Vergleich von 3 Arten elektronischer Rechnungen: Mit Code, ohne Code und mit Steuerbehördencode – Welche sollten Sie wählen?

Seit die elektronische Rechnung durch die Bestimmungen der Steuerbehörde obligatorisch geworden ist, sind viele Ladenbesitzer, Einzelhändler und Geschäftsinhaber unsicher, welche Art von elektronischer Rechnung für ihren Geschäftsumfang und ihre Besonderheiten am besten geeignet ist. Die drei gängigsten Arten von elektronischen Rechnungen sind derzeit Rechnungen mit einem Code der Steuerbehörde, Rechnungen ohne Code der Steuerbehörde und Rechnungen mit einem Code der Steuerbehörde (auch als gedruckte Rechnung bezeichnet) – jede Art hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.

Die Wahl der richtigen Rechnungsart hilft dem Unternehmen nicht nur, die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, sondern optimiert auch die Betriebskosten und Verkaufsprozesse. Dieser Artikel wird die 3 Arten von elektronischen Rechnungen im Detail analysieren, ihre Vor- und Nachteile vergleichen und Ihnen helfen, die am besten geeignete Entscheidung zu treffen.

1. Elektronische Rechnung mit Code der Steuerbehörde (CQT)

Konzept

Eine elektronische Rechnung mit einem Code der Steuerbehörde ist eine Rechnung, die von der Steuerbehörde mit einem Bestätigungscode versehen wird, bevor sie an den Kunden gesendet wird. Dieser Code besteht aus einer eindeutigen Zeichenfolge, die von der Steuerbehörde erstellt und auf der Rechnung angebracht wird, um deren Gültigkeit zu bestätigen.

Anwendungsbereich

Gemäß Dekret 123/2020/ND-CP müssen Unternehmen mit einem hohen Steuerrisiko Rechnungen mit Code verwenden:

• Neu gegründete Unternehmen, die noch nicht 12 Monate tätig sind
• Unternehmen, die vorübergehend ihren Betrieb eingestellt haben, Steuerschulden haben oder ein Steuerrisiko aufweisen
• Haushalte und Einzelunternehmer mit einem Umsatz von 1 Milliarde VND pro Jahr oder mehr
• Unternehmen, die in sensiblen Branchen tätig sind (Abfallstoffe, Benzin, Öl usw.)

Verfahren zur Ausstellung

1. Das Unternehmen erstellt die Rechnung in der Buchhaltungssoftware oder im Managementsystem
2. Die Rechnungsdaten werden an das Portal der Steuerbehörde gesendet
3. Die Steuerbehörde prüft und vergibt innerhalb von 1-2 Sekunden einen Bestätigungscode
4. Das Unternehmen erhält die Rechnung mit dem Code und sendet sie an den Kunden

Vorteile

Transparenz und strenge Kontrolle: Die Steuerbehörde erhält die Rechnungsinformationen in Echtzeit, wodurch Steuerbetrug reduziert wird.

Niedrige Kosten: Unternehmen zahlen keine Gebühren an Rechnungsserviceanbieter, sondern müssen sich nur registrieren und die kostenlose Nutzung über das Portal der Steuerbehörde in Anspruch nehmen.

Hohe Rechtmäßigkeit: Rechnungen werden direkt von der Steuerbehörde bestätigt und haben eine absolute Rechtsgültigkeit.

Nachteile

Abhängigkeit vom Steuersystem: Wenn das System der Steuerbehörde ausfällt oder gewartet wird, können Unternehmen keine Rechnungen ausstellen.

Langsamere Geschwindigkeit: Im Vergleich zu Rechnungen ohne Code kann das Warten auf die Codevergabe durch die Steuerbehörde in einigen Fällen zu Verzögerungen führen.

Begrenzte Flexibilität: Nicht geeignet für Unternehmen, die kurzfristig eine große Menge an Rechnungen ausstellen müssen.

2. Elektronische Rechnung ohne Code der Steuerbehörde (CQT)

Konzept

Eine elektronische Rechnung ohne Code ist eine Rechnung, die vom Unternehmen selbst über einen Anbieter von elektronischen Rechnungsdiensten (einen von der Steuerbehörde zugelassenen Anbieter) ausgestellt wird und keinen Bestätigungscode vor dem Versand an den Kunden erfordert.

Anwendungsbereich

Unternehmen dürfen elektronische Rechnungen ohne Code verwenden, wenn sie die folgenden Bedingungen erfüllen:

• Seit mindestens 12 Monaten tätig
• Keine Steuerschulden, keine Steuerverstöße
• Nicht als risikoreich für die Besteuerung gemäß der Bewertung der Steuerbehörde eingestuft
• Nutzt die Dienste eines legalen Anbieters von elektronischen Rechnungen

Verfahren zur Ausstellung

1. Das Unternehmen schließt einen Vertrag mit einem Anbieter von elektronischen Rechnungsdiensten ab
2. Die Rechnung wird in der Software erstellt und direkt an den Kunden gesendet
3. Die Rechnungsdaten werden periodisch (täglich/monatlich) über den Anbieter an die Steuerbehörde gesendet

Vorteile

Schnelle Geschwindigkeit: Sofortige Rechnungserstellung, kein Warten auf die Bestätigung der Steuerbehörden.

Unabhängig vom Steuersystem: Unternehmen können weiterhin Rechnungen ausstellen, auch wenn das System der Allgemeinen Steuerbehörde ausfällt.

Hohe Flexibilität: Geeignet für Unternehmen mit großem Transaktionsvolumen, die eine Stapelrechnungsstellung benötigen.

Einfache Integration: Dienstleister verfügen in der Regel über APIs und Integrationsfunktionen mit Vertriebsmanagementsoftware.

Nachteile

Servicekosten: Unternehmen müssen für den elektronischen Rechnungsdienstleister bezahlen, je nach Servicepaket zwischen mehreren Millionen und zehn Millionen VND pro Jahr.

Anwendungsbedingungen: Nicht jedes Unternehmen ist berechtigt, insbesondere neue Unternehmen oder solche mit Steuerrisiken.

Rechtliche Haftung: Unternehmen sind selbst für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit ausgestellter Rechnungen verantwortlich.

3. Elektronische Rechnung mit CQT-Code (Druckauftrag)

Konzept

Eine Rechnung mit Steuernummer, auch als Druckauftragsrechnung auf Anfrage bezeichnet, ist eine Rechnung, die mit einer von der Steuerbehörde zugewiesenen Nummer vorgedruckt ist. Dies ist eine Übergangsform von der Papierform zur elektronischen Rechnung und wird in der Regel für Einheiten angewendet, die nicht über die Voraussetzungen verfügen oder nicht bereit sind, vollständig auf elektronische Rechnungen umzusteigen.

Anwendbare Zielgruppe

• Kleine Unternehmen, Gewerbetreibende mit einem Umsatz unter 1 Milliarde VND/Jahr
• Einheiten, die in abgelegenen Gebieten mit eingeschränkter technologischer Infrastruktur tätig sind
• Sonderfälle gemäß den Vorschriften der Steuerbehörden

Nutzungsprozess

1. Unternehmen beantragen bei der Steuerbehörde die Anzahl der benötigten Rechnungen
2. Die Steuerbehörde weist die Rechnungsnummer zu
3. Unternehmen lassen Rechnungen bei einer zugelassenen Druckerei drucken
4. Verwendung von Papierbelegen mit Codes für Transaktionen mit Kunden

Vorteile

Geeignet für kleine Unternehmen: Keine komplexe technologische Infrastruktur erforderlich.

Einfacher Prozess: Einfach zu bedienen, keine Internetverbindung bei der Rechnungserstellung erforderlich.

Geringe Anfangskosten: Keine Investition in Software oder elektronische Rechnungsdienste erforderlich.

Nachteile

Veraltet: Nicht zeitgemäß für den aktuellen Digitalisierungstrend, wird allmählich abgeschafft.

Schwierige Verwaltung: Leicht zu verlieren, schwerer nachzuschlagen und zu speichern als elektronische Rechnungen.

Unflexibel: Bei Fehlern müssen Papierbelege storniert und der Steuerbehörde gemeldet werden.

Zeitliche Begrenzung: Gemäß dem Fahrplan wird diese Art von Rechnung schrittweise vollständig durch elektronische Rechnungen ersetzt.

Vergleichstabelle von 3 Rechnungstypen

Kriterium	Mit CQT-Code	Ohne CQT-Code	CQT-Code (Druckauftrag)
Rechnungsstellungsgeschwindigkeit	Langsam (1-2s)	Schnell (sofortig)	Mittel
Kosten	Kostenlos	3-15 Mio. VND/Jahr	Druckkosten
Internetabhängigkeit	Ja	Ja	Nein
Verwaltung	Einfach	Einfach	Schwierig
Flexibilität	Niedrig	Hoch	Sehr niedrig
Trend	Weit verbreitet	Weit verbreitet	Wird abgeschafft

Welche Art von Rechnung soll gewählt werden?

Wählen Sie eine Rechnung MIT CODE, wenn Sie:

• Als neu gegründetes Unternehmen oder Kleingewerbe mit einem Umsatz von über 1 Milliarde/Jahr
• Möchten Sie Servicekosten sparen
• Kein zu großes Transaktionsvolumen in kurzer Zeit
• Priorisieren Sie absolute Transparenz und Compliance

Wählen Sie eine Rechnung OHNE CODE, wenn Sie:

• Ein seit über 12 Monaten stabiles Unternehmen sind
• Ein großes Bestellvolumen haben und schnell Rechnungen ausstellen müssen
• Auf vielen E-Commerce-Plattformen verkaufen und eine automatische Integration benötigen
• Bereit sind, für Geschwindigkeit und Flexibilität für den Dienst zu bezahlen

Wählen Sie eine Rechnung MIT CQT-CODE (Druckbestellung), wenn Sie:

• Ein kleines Gewerbe mit einem Umsatz von unter 1 Milliarde/Jahr sind
• In einer Region tätig sind, die keine Internetverbindung hat
• Eine temporäre Lösung für die digitale Transformation benötigen

Fazit

Die Wahl der richtigen Art von elektronischer Rechnung hängt von der Größe des Geschäfts, dem Transaktionsvolumen und der Entwicklungsstrategie des Unternehmens ab. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen verwenden heute Rechnungen mit Codes, da diese kostengünstig sind und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Große Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen wählen dagegen oft Rechnungen ohne Codes, um den Betriebsprozess zu optimieren.

Um Shop-Betreibern und Kleingewerbetreibenden die einfache und schnelle Ausstellung elektronischer Rechnungen zu erleichtern, hat GTG CRM die Funktion zur direkten Ausstellung elektronischer Rechnungen aus Bestellungen integriert. Sie können sich mit führenden Rechnungsanbietern verbinden, automatisch Rechnungen aus Bestellinformationen erstellen und Rechnungen mit wenigen einfachen Schritten an Kunden senden. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.