Vergleich von 3 Arten von elektronischen Rechnungen: Mit Code, ohne Code, Code der CQT - Welche Art wählen?

Seitdem elektronische Rechnungen gemäß den Vorschriften der Steuerbehörde obligatorisch geworden sind, sind viele Shop-Besitzer, Einzelhändler und Kleinunternehmer immer noch unsicher, welche Art von elektronischer Rechnung für ihr Geschäft am besten geeignet ist. Die drei gängigsten Arten von elektronischen Rechnungen sind derzeit Rechnungen mit einem Code der Steuerbehörde, Rechnungen ohne einen Code der Steuerbehörde und Rechnungen mit einem Code der Steuerbehörde (auch als gedruckte Rechnungen bekannt) – jede Art hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.

Die richtige Wahl der Rechnungsart hilft Unternehmen nicht nur, die Gesetze einzuhalten, sondern optimiert auch die Betriebskosten und den Verkaufsprozess. Dieser Artikel analysiert die 3 Arten von elektronischen Rechnungen im Detail, vergleicht ihre Vor- und Nachteile und hilft Ihnen bei der besten Entscheidung.

1. Elektronische Rechnung mit CQT-Code

Konzept

Eine elektronische Rechnung mit einem Code der Steuerbehörde ist eine Rechnung, die von der Steuerbehörde mit einem Bestätigungscode versehen wird, bevor sie an den Kunden gesendet wird. Dieser Code besteht aus einer eindeutigen Zeichenfolge, die von der Steuerbehörde generiert und der Rechnung beigefügt wird, um deren Gültigkeit zu bestätigen.

Zielgruppe

Gemäß Dekret 123/2020/ND-CP müssen Unternehmen mit hohem Steuerrisiko Rechnungen mit Code verwenden:

• Neu gegründete Unternehmen, die noch nicht 12 Monate tätig sind
• Unternehmen, die vorübergehend den Geschäftsbetrieb aussetzen, Steuerschulden haben oder ein Steuerrisiko aufweisen
• Kleinunternehmer und Einzelunternehmer mit einem Umsatz von 1 Milliarde VND/Jahr oder mehr
• Unternehmen, die in sensiblen Sektoren tätig sind (Altmetall, Benzin, Öl usw.)

Ausstellungsprozess

1. Das Unternehmen erstellt die Rechnung in der Buchhaltungssoftware oder im Managementsystem
2. Die Rechnungsdaten werden an das Portal der Steuerbehörde gesendet
3. Die Steuerbehörde prüft und weist innerhalb von 1-2 Sekunden einen Bestätigungscode zu
4. Das Unternehmen erhält die Rechnung mit dem Code und sendet sie an den Kunden

Vorteile

Transparenz und strenge Kontrolle: Die Steuerbehörde erhält Rechnungsdaten in Echtzeit, was Steuerbetrug minimiert.

Geringe Kosten: Unternehmen müssen keine Gebühren an Rechnungsdienstleister zahlen, sondern können sich einfach registrieren und das Portal der Steuerbehörde kostenlos nutzen.

Hohe Rechtsgültigkeit: Rechnungen werden direkt von der Steuerbehörde bestätigt und haben absolute Rechtsgültigkeit.

Nachteile

Abhängigkeit vom Steuersystem: Wenn das System der Steuerbehörde ausfällt oder gewartet wird, kann das Unternehmen keine Rechnungen ausstellen.

Langsamere Geschwindigkeit: Im Vergleich zu Rechnungen ohne Code kann das Warten auf die Zuweisung eines Codes durch die Steuerbehörde in einigen Fällen zu Verzögerungen führen.

Begrenzte Flexibilität: Nicht geeignet für Unternehmen, die große Mengen an Rechnungen in kurzer Zeit ausstellen müssen.

2. Elektronische Rechnung ohne CQT-Code

Konzept

Eine elektronische Rechnung ohne Code ist eine Rechnung, die das Unternehmen selbst über einen Anbieter von elektronischen Rechnungsdiensten (von der Steuerbehörde zugelassen) ausstellt, ohne dass vor dem Versand an den Kunden ein Bestätigungscode erforderlich ist.

Zielgruppe

Unternehmen können Rechnungen ohne Code verwenden, wenn sie die folgenden Bedingungen erfüllen:

• Seit 12 Monaten oder länger tätig
• Keine Steuerschulden, keine Steuerverstöße
• Nicht als hohes Steuerrisiko eingestuft von der Steuerbehörde
• Nutzt die Dienste eines legalen Anbieters von elektronischen Rechnungen

Ausstellungsprozess

1. Das Unternehmen schließt einen Vertrag mit einem Anbieter von elektronischen Rechnungsdiensten ab
2. Rechnungen werden in der Software erstellt und direkt an den Kunden gesendet
3. Regelmäßig (täglich/monatlich) werden die Rechnungsdaten über den Anbieter an die Steuerbehörde gesendet

Vorteile

Schnelle Geschwindigkeit: Rechnungen werden sofort ausgestellt, ohne auf Bestätigung von der Steuerbehörde warten zu müssen.

Unabhängigkeit vom Steuersystem: Unternehmen können auch dann Rechnungen ausstellen, wenn das System der Steuerbehörde ausfällt.

Hohe Flexibilität: Geeignet für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen, die viele Rechnungen in kurzer Zeit ausstellen müssen.

Einfache Integration: Dienstanbieter verfügen in der Regel über APIs und Funktionen zur Integration mit Vertriebsmanagement-Software.

Nachteile

Servicekosten: Unternehmen müssen Gebühren an den Anbieter von elektronischen Rechnungsdiensten zahlen, die je nach Servicepaket von einigen Millionen bis zu zehn Millionen VND/Jahr reichen.

Anwendungsbedingungen: Nicht alle Unternehmen sind berechtigt, diese zu nutzen, insbesondere neue Unternehmen oder solche mit Steuerrisiken.

Rechtliche Verantwortung: Unternehmen sind selbst für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der ausgestellten Rechnungen verantwortlich.

3. Elektronische Rechnung mit CQT-Code (Druck)

Konzept

Eine elektronische Rechnung mit einem Code der Steuerbehörde, auch bekannt als bedruckte Rechnung auf Anfrage, ist eine Rechnung, die mit einer von der Steuerbehörde zugewiesenen Nummer vordruckt. Dies ist ein Übergangsformat von der Papierrechnung zur elektronischen Rechnung, das in der Regel für Einheiten verwendet wird, die noch nicht die Voraussetzungen erfüllen oder noch nicht vollständig auf elektronische Rechnungen umgestellt haben.

Zielgruppe

• Kleine Unternehmen, Kleinunternehmer mit einem Umsatz unter 1 Milliarde VND/Jahr
• Einheiten, die in abgelegenen Gebieten tätig sind und keine technologische Infrastruktur haben
• Sonderfälle gemäß den Vorschriften der Steuerbehörde

Verwendungsprozess

1. Das Unternehmen beantragt bei der Steuerbehörde die Anzahl der benötigten Rechnungen
2. Die Steuerbehörde weist den Rechnungen eine Codenummer zu
3. Das Unternehmen druckt die Rechnungen bei einer autorisierten Druckerei
4. Verwendung von Papierrechnungen mit Code für Transaktionen mit Kunden

Vorteile

Geeignet für Kleinunternehmen: Erfordert keine komplexe technologische Infrastruktur.

Einfacher Prozess: Einfach zu bedienen, keine Internetverbindung beim Ausstellen von Rechnungen erforderlich.

Geringe Anfangskosten: Keine Investition in Software oder elektronische Rechnungsdienste erforderlich.

Nachteile

Veraltet: Nicht mehr zeitgemäß im Trend der Digitalisierung und wird allmählich abgeschafft.

Schwierige Verwaltung: Leichter Verlust, schwieriger nachzuschlagen und zu speichern als elektronische Rechnungen.

Nicht flexibel: Bei Fehlern muss die Papierrechnung storniert und der Steuerbehörde gemeldet werden.

Zeitliche Begrenzung: Laut Plan wird diese Art von Rechnung schrittweise vollständig durch elektronische Rechnungen ersetzt.

Vergleichstabelle der 3 Rechnungstypen

Kriterium	Mit CQT-Code	Ohne CQT-Code	CQT-Code (Druck)
Ausstellungsgeschwindigkeit	Langsam (1-2s)	Schnell (sofort)	Mittel
Kosten	Kostenlos	3-15 Mio. VND/Jahr	Druckkosten
Internetabhängigkeit	Ja	Ja	Nein
Verwaltung	Einfach	Einfach	Schwierig
Flexibilität	Niedrig	Hoch	Sehr niedrig
Trend	Weit verbreitet	Weit verbreitet	Wird abgeschafft

Welche Art von Rechnung sollte gewählt werden?

Wählen Sie eine Rechnung MIT CODE, wenn Sie:

• Ein neu gegründetes Unternehmen oder ein Kleinunternehmer mit einem Umsatz von über 1 Milliarde VND/Jahr sind
• Servicekosten sparen möchten
• Kein zu großes Transaktionsvolumen in kurzer Zeit haben
• Priorität auf Transparenz und absolute Compliance legen

Wählen Sie eine Rechnung OHNE CODE, wenn Sie:

• Ein Unternehmen sind, das seit über 12 Monaten stabil tätig ist
• Ein großes Bestellvolumen haben und Rechnungen schnell ausstellen müssen
• Auf mehreren E-Commerce-Plattformen verkaufen und automatische Integration benötigen
• Bereit sind, für Service zu bezahlen, um Geschwindigkeit und Flexibilität zu erhalten

Wählen Sie eine Rechnung MIT CQT-CODE (Druck), wenn Sie:

• Ein kleines Kleinunternehmen mit einem Umsatz von unter 1 Milliarde VND/Jahr sind
• In einer Region tätig sind, in der keine Internetverbindung besteht
• Eine vorläufige Lösung während der digitalen Transformation benötigen

Schlussfolgerung

Die Wahl der richtigen elektronischen Rechnungsart hängt von der Größe des Geschäfts, dem Transaktionsvolumen und der Entwicklungsstrategie des Unternehmens ab. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen verwenden derzeit Rechnungen mit Code aufgrund der geringen Kosten und der vollständigen Einhaltung der rechtlichen Anforderungen. Große Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen wählen hingegen Rechnungen ohne Code, um ihren Betriebsprozess zu optimieren.

Um Shop-Besitzern und Kleinunternehmern die einfache und schnelle Ausstellung elektronischer Rechnungen zu erleichtern, hat GTG CRM eine Funktion integriert, mit der elektronische Rechnungen direkt aus Bestellungen ausgestellt werden können. Sie können sich mit führenden Anbietern von elektronischen Rechnungen verbinden, Rechnungen automatisch aus Bestellinformationen erstellen und Rechnungen mit wenigen einfachen Schritten an Ihre Kunden senden. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.