Täglich erhalten Sie 50-100 Bestellungen von Shopee, Lazada, TikTok Shop, Ihrer Website. Gemäß den Vorschriften muss für jede Bestellung eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Bei manueller Bearbeitung: Rechnungssoftware öffnen → Kundenname eingeben → Produkt eingeben → Betrag eingeben → unterschreiben → senden. Jede Rechnung dauert 3-5 Minuten → 100 Rechnungen = 5-8 Stunden/Tag nur für die Rechnungseingabe.
Problem: Bestellungen an einem Ort, Rechnungen an einem anderen
| Aktuelles System | Problem |
|---|---|
| Bestellungen auf Shopee/Lazada | Kundeninformationen müssen in die E-Rechnungssoftware kopiert werden |
| Kundeninformationen auf E-Commerce-Plattformen | Name, Adresse, Steueridentifikationsnummer müssen erneut eingegeben werden |
| Produkte bereits in der Bestellung enthalten | Produktname, Stückpreis, Steuer müssen erneut eingegeben werden |
| Gesamtbetrag auf der Plattform berechnet | Muss erneut eingegeben werden → fehleranfällig |
Ergebnis: Zeitverschwendung, leichte Fehleranfälligkeit, und wenn die Steuerbehörde prüft – werden Rechnungen festgestellt, die nicht mit den Bestellungen übereinstimmen.
Lösung: Bestellung abgeschlossen → Rechnung automatisch
GTG CRM verbindet Bestellungen mit elektronischen Rechnungen im selben System:
```
Bestellungen von Shopee/Lazada/TikTok Shop
↓ (Synchronisiert mit GTG CRM)
Bestellungen im Order Hub
↓ (Verarbeitet: bestätigt, verpackt, geliefert)
Bestellungen → Status "Abgeschlossen"
↓ (AUTOMATISCH)
System erstellt E-Rechnung:
- Käuferinformationen: aus der Bestellung
- Produktliste: aus der Bestellung
- Menge, Stückpreis: aus der Bestellung
- Steuersatz: gemäß Konfiguration
- Gesamtbetrag: automatisch berechnet
↓ (AUTOMATISCH)
Digitale Signatur → An Steuerbehörde senden → Per E-Mail an Kunden senden
```
Gesamter Prozess: 0 Minuten manuelle Bedienung.
Einrichtung
Schritt 1: E-Commerce-Plattformen verbinden
Gehen Sie zu Einstellungen → Plattformen verbinden:
- Shopee: Seller Center anmelden → Autorisieren
- Lazada: Ähnlich
- TikTok Shop: Ähnlich
Nach der Verbindung werden alle Bestellungen automatisch an GTG CRM übermittelt.
Schritt 2: Automatische Rechnungskonfiguration
Gehen Sie zu E-Rechnungsverwaltung → Automatische Einstellungen:
| Konfiguration | Optionen |
|---|---|
| Automatische Rechnungserstellung bei abgeschlossener Bestellung | ✅ Aktivieren / ❌ Deaktivieren |
| Rechnung senden an Kunden via | E-Mail / SMS / Beide |
| Automatische Signatur (HSM) | ✅ Aktivieren (falls vorhanden) / ❌ Manuelle Signatur |
Schritt 3: Produkt-Mapping
GTG CRM ordnet automatisch Produkte auf der Plattform Produkte im System zu:
- Produktname
- SKU-Nummer
- Einzelpreis
- Einheit
Einmaliges Mapping → gilt für alle nachfolgenden Bestellungen.
Automatische Szenarien
Szenario 1: Shopee-Bestellung → E-Rechnung
```
- Kunde bestellt auf Shopee
- Bestellung wird mit GTG CRM synchronisiert (automatisch)
- Mitarbeiter bestätigt + verpackt + versendet
- Shopee bestätigt "Erfolgreiche Lieferung"
- GTG CRM automatisch:
a. Erstellt E-Rechnung
b. Signiert
c. Sendet an Steuerbehörde
d. Sendet E-Rechnung per E-Mail an den Kunden
```
Szenario 2: Bestellung vom Website → E-Rechnung
```
- Kunde kauft auf der Website ein (GTG CRM Website Builder)
- Bestellung wird im System erstellt (automatisch)
- Zahlung bestätigt
- Lieferung abgeschlossen
- E-Rechnung wird automatisch erstellt + versendet
```
Szenario 3: Manuelle Bestellung (im Geschäft) → E-Rechnung
```
- Mitarbeiter erstellt Bestellung in GTG CRM
- Kunde bezahlt
- "Abgeschlossen" markieren
- E-Rechnung wird automatisch erstellt + versendet
```
Tatsächliche Ergebnisse
| Metrik | Vorher (manuell) | Nachher (automatisch GTG CRM) |
|---|---|---|
| Zeit für Rechnungserstellung/Bestellung | 3-5 Minuten | 0 Minuten (automatisch) |
| 100 Bestellungen/Tag | 5-8 Stunden Rechnungseingabe | 0 Stunden |
| Fehler (falscher Betrag, falscher Name) | 5-10% | < 0.1% |
| Abgleich Bestellungen - Rechnungen | Nicht garantiert | 100% (gleiche Quelldaten) |
| Kunde erhält Rechnung | Manuell, oft vergessen | Automatisch nach Lieferung |
Wer sollte es verwenden?
| Zielgruppe | Grund |
|---|---|
| E-Commerce-Verkäufer (Shopee, Lazada, TikTok) | 50-500 Bestellungen/Tag → manuelle Eingabe nicht möglich |
| Einzelhandelsgeschäfte | Rechnungen sofort beim Verkauf ausstellen |
| B2B-Unternehmen | Genaue Rechnungen für Partner |
| E-Commerce + Rechnungen | Bidirektionale Synchronisation, nie fehlerhaft |
Preistabelle
| Paket | Preis | Credits | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Kostenlos | 0₫ | 36.888 Credits (1x) | Testversion |
| Basis | 199.000₫/Monat | 80.000 | < 50 Bestellungen/Tag |
| Starter | 449.000₫/Monat | 192.600 | 50-100 Bestellungen/Tag |
| Wachstum | 639.000₫/Monat | 275.000 | 100-300 Bestellungen/Tag |
| Professionell | 1.029.000₫/Monat | 448.000 | 300+ Bestellungen/Tag |
Schlussfolgerung
Wenn Sie auf mehreren Kanälen wie Shopee, Lazada, TikTok Shop oder Ihrer Website verkaufen, hilft Ihnen die Nutzung einer zentralisierten Verwaltungsplattform wie GTG CRM, Bestellungen, Lager, Kunden und elektronische Rechnungen in einem einheitlichen Prozess zu verbinden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Transparenz und Genauigkeit bei der Umsatzverwaltung und hilft so dem Unternehmen, effizient zu arbeiten und bereit für die Geschäftsausweitung zu sein.
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