Ausstellen von Ausgangsrechnungen ohne Eingangsrechnungen: Risiken und korrekte Vorgehensweise

Im täglichen Geschäftsbetrieb stehen viele Unternehmen, Geschäfte und Kleinbetriebe vor der Situation, dass sie bereits Rechnungen an Kunden ausgestellt haben, aber noch keine Wareneingangsbelege von ihren Lieferanten erhalten haben. Dies kann an Verzögerungen seitens des Lieferanten oder an unzureichenden internen Prozessen liegen. Unabhängig vom Grund birgt das Fehlen von Eingangsrechnungen erhebliche Risiken.

Dies ist nicht nur ein technisches Problem in der Buchhaltung, sondern beeinträchtigt auch direkt die Steuerschuld, abzugsfähige Ausgaben und sogar die rechtliche Existenz des Unternehmens. Wenn nicht rechtzeitig und korrekt gehandelt wird, kann das Unternehmen mit Bußgeldern, Steuernachzahlungen oder der Einstufung als Nutzer ungültiger Rechnungen konfrontiert werden.

Dieser Artikel hilft Ihnen, die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, die spezifischen Risiken bei fehlenden Eingangsbelegen, die Vorgehensweise zur Abfrage und Überprüfung von elektronischen Rechnungen sowie intelligente Rechnungsmanagementlösungen zur Vermeidung von Verstößen zu verstehen.

Was ist eine Eingangsrechnung und warum ist sie wichtig?

Gemäß Verordnung Nr. 123/2020/ND-CP sind Rechnungen offizielle Buchhaltungsbelege, die vom Verkäufer beim Übergang von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen ausgestellt werden. Eingangsrechnungen sind die Belege, die ein Unternehmen von Lieferanten erhält, wenn es Rohstoffe, Waren, Dienstleistungen oder Vermögenswerte für die Produktion und den Geschäftsbetrieb kauft.

Die Rolle von Eingangsrechnungen beschränkt sich nicht nur auf den Nachweis von Kauf- und Verkaufsgeschäften. Sie dienen auch als Grundlage für die Abzugsfähigkeit der Mehrwertsteuer, die Berechnung abzugsfähiger Ausgaben bei der Körperschaftsteuererklärung und den Nachweis der Warenherkunft bei Kontrollen durch die zuständigen Behörden. Das Fehlen von Eingangsrechnungen bedeutet, dass das Unternehmen die angefallenen Ausgaben nicht nachweisen kann, obwohl diese tatsächlich vollständig bezahlt wurden.

Erlaubt das Gesetz die Ausstellung von Ausgangsrechnungen ohne Eingangsrechnungen?

Gemäß Artikel 9 der Verordnung Nr. 123/2020, geändert durch Verordnung Nr. 70/2025, ist der Zeitpunkt der Ausstellung einer Ausgangsrechnung wie folgt geregelt:

Beim Verkauf von Waren ist der Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Übertragung des Eigentums oder des Nutzungsrechts an den Käufer, unabhängig davon, ob die Zahlung bereits erfolgt ist oder nicht. Bei der Erbringung von Dienstleistungen muss die Rechnung unmittelbar nach Abschluss der Dienstleistung ausgestellt werden, oder bei Vorauszahlung, wenn diese vor oder während der Erbringung der Dienstleistung erfolgt.

Diese Regelung verlangt nicht, dass ein Unternehmen über eine Eingangsrechnung verfügt, bevor es eine Ausgangsrechnung ausstellt. Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen frei handeln können, ohne Eingangsbelege zu benötigen. Das Gesetz verlangt, dass alle Kauf- und Verkaufsgeschäfte von Waren und Dienstleistungen von registrierten Unternehmen und Einzelpersonen über Rechnungen abgewickelt werden. Wenn Eingangsrechnungen bei Bedarf nicht vorgelegt werden können, hat das Unternehmen eine Reihe schwerwiegender rechtlicher und finanzieller Konsequenzen zu tragen.

Spezifische Risiken bei fehlenden Eingangsrechnungen

Verlust des Rechts auf Vorsteuerabzug

Ohne gültige Eingangsrechnungen kann das Unternehmen die an den Lieferanten gezahlte Mehrwertsteuer nicht abziehen. Dies führt zu einer erheblichen Erhöhung der zu zahlenden Steuer. Wenn Sie beispielsweise Waren im Wert von 220 Millionen VND verkaufen, einschließlich 20 Millionen VND Mehrwertsteuer, und keine Eingangsrechnungen zum Abzug haben, müssen Sie die vollen 20 Millionen VND zahlen, anstatt nur die Differenz zwischen Ausgangs- und Eingangssteuer.

Ausgaben werden bei der Steuererklärung nicht anerkannt

Damit eine Ausgabe als abzugsfähige Ausgabe anerkannt wird, müssen vollständige Rechnungen und Belege vorliegen. Bei fehlenden Eingangsrechnungen werden alle Ausgaben für den Kauf von Waren und Dienstleistungen von den abzugsfähigen Ausgaben bei der Berechnung der Körperschaftsteuer ausgeschlossen. Dies führt zu einer Erhöhung des steuerpflichtigen Gewinns und zu einer höheren Körperschaftsteuerzahlung als tatsächlich nötig.

Risiko von Ordnungsgeldern

Gemäß Verordnung Nr. 98/2020 und ihren Änderungen kann das Bußgeld für Unternehmen, die Waren mit unklarer Herkunft oder Herkunft handeln, bis zu mehreren zehn Millionen VND betragen, abhängig vom Warenwert. Insbesondere bei Warenwerten ab 100 Millionen VND kann das Bußgeld zwischen 40 und 50 Millionen VND liegen.

Steuernachzahlungen und Verzugszinsen

Bei Prüfungen und Kontrollen gleicht das Finanzamt die Eingangs- und Ausgangsrechnungen ab. Bei Feststellung fehlender Eingangsbelege kann das Unternehmen zur Nachzahlung von Mehrwertsteuer und Körperschaftsteuer sowie zu Verzugszinsen pro Tag verpflichtet werden. Dies stellt einen erheblichen finanziellen Verlust dar, insbesondere für kleine Unternehmen.

Auswirkungen auf Reputation und Geschäftsbetrieb

Mangelnde Transparenz bei Buchhaltungsbelegen erweckt bei Partnern, Banken und Behörden Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Geschäftstätigkeit. Dies beeinträchtigt die Fähigkeit, Kredite zu erhalten, an Ausschreibungen teilzunehmen und mit großen Partnern zusammenzuarbeiten.

Risiko der strafrechtlichen Verfolgung

Bei Anzeichen von Betrug oder der Verwendung ungültiger Rechnungen kann das Unternehmen strafrechtlich verfolgt werden. Dies ist das schwerwiegendste Risiko, das zu Haftstrafen oder zur Schließung des Geschäftsbetriebs führen kann.

So suchen und überprüfen Sie elektronische Eingangsrechnungen

Um Eingangsrechnungen proaktiv zu verwalten und ihre Gültigkeit zu überprüfen, können Unternehmen direkt auf dem Online-Portal der Generalsteuerbehörde nachschlagen. Hier ist eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Schritt 1: Besuchen Sie die Website https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Schritt 2: Melden Sie sich mit der von der Steuerbehörde vergebenen Steuernummer und dem Passwort an.

Schritt 3: Wählen Sie im Hauptmenü die Option „Suche“ und dann „Rechnungssuche“.

Schritt 4: Wählen Sie weiterhin die Option „Suche nach elektronischen Eingangsrechnungen“.

Schritt 5: Geben Sie die Steuernummer des Verkäufers ein, wenn Sie Rechnungen von einem bestimmten Lieferanten suchen möchten. Um alle Eingangsrechnungen anzuzeigen, lassen Sie dieses Feld leer.

Schritt 6: Wählen Sie unter „Prüfergebnis“ die Option „Alle“ oder filtern Sie bei Bedarf nach einem bestimmten Status.

Schritt 7: Geben Sie im Feld „Rechnungsdatum“ den gewünschten Suchzeitraum ein.

Schritt 8: Klicken Sie auf „Suchen“. Das System zeigt die Ergebnisse in zwei Reitern an: „Elektronische Rechnungen“ (enthält Rechnungen mit Steuerbehörden-Code) und „Vom Kassenapparat erstellte Rechnungen“ (falls zutreffend).

Wenn Sie eine Rechnungsliste exportieren müssen, können Sie auf die Schaltfläche „Rechnung exportieren“ klicken, um eine Excel-Datei für Abgleich und Archivierung herunterzuladen.

Intelligente Rechnungsmanagementlösung mit GTG CRM

Um das Risiko fehlender Eingangsrechnungen zu vermeiden und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten, benötigen Unternehmen ein strenges und automatisiertes Belegmanagementsystem. GTG CRM bietet eine umfassende Rechnungsverwaltungsfunktion, die es Unternehmen ermöglicht, sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen streng zu kontrollieren.

Automatische und präzise Ausstellung von Ausgangsrechnungen

GTG CRM ermöglicht es Unternehmen, elektronische Ausgangsrechnungen unmittelbar nach einer Verkaufstransaktion auszustellen. Das System synchronisiert automatisch Informationen aus Bestellungen und spart so Zeit und reduziert Fehler. Alle Rechnungen werden sicher gespeichert und sind bei Bedarf leicht abrufbar und abgleichbar.

Automatische Erfassung und Verwaltung von Eingangsrechnungen

Eine der herausragenden Funktionen von GTG CRM ist die automatische Erfassung von Eingangsrechnungen. Das System verbindet sich direkt mit E-Mails und lädt automatisch alle Eingangsrechnungen herunter und speichert sie (Rechnungen, die per E-Mail eingehen). Dies befreit die Buchhaltung von der Sorge, Belege zu verlieren oder den Abgleich von Rechnungen zu vergessen.

Praktische Vorteile der Verwendung von GTG CRM

Erstens verfügen Unternehmen immer über vollständige Eingangsbelege, um die Warenherkunft nachzuweisen und Bußgelder oder Steuernachzahlungen zu vermeiden. Zweitens wird der Abgleich von Eingangs- und Ausgangsrechnungen einfach und schnell, wodurch Abweichungen oder fehlende Beträge rechtzeitig erkannt werden können. Drittens können Unternehmen die Mehrwertsteuer vollständig abziehen, ihre Steuerschuld optimieren und unnötige Kosten senken.

Zweitens werden alle Belege elektronisch gespeichert und sind bei Bedarf für Berichte, Prüfungen oder Steuererklärungen leicht abrufbar. Schließlich hilft das System Unternehmen, die gesetzlichen Bestimmungen zu Rechnungen vollständig einzuhalten, Rechtsrisiken zu vermeiden und ihre Geschäftsreputation zu schützen.

Fazit

Die Ausstellung von Ausgangsrechnungen ohne Eingangsrechnungen ist nicht nur ein technisches Problem, sondern birgt auch zahlreiche rechtliche und finanzielle Risiken. Unternehmen müssen Belege proaktiv streng verwalten, unterstützende Tools zur Automatisierung von Prozessen nutzen und die vollständige Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. GTG CRM mit seiner automatischen Ausstellung von Ausgangsrechnungen und der Erfassung von Eingangsrechnungen ist eine umfassende Lösung, die Unternehmen hilft, in diesem digitalen Zeitalter transparenter, effizienter und sicherer zu agieren.