Im täglichen Geschäftsbetrieb stoßen viele Unternehmen, Geschäfte und Einzelunternehmer auf die Situation, dass sie Rechnungen an Kunden ausgestellt haben, aber noch keine Eingangsrechnungen von Lieferanten erhalten haben. Dies kann auf Lieferverzögerungen oder mangelhafte interne Prozesse zurückzuführen sein. Unabhängig vom Grund birgt das Fehlen von Eingangsrechnungen erhebliche Risiken. Dies ist nicht nur ein technisches Buchhaltungsproblem, sondern beeinträchtigt auch direkt die Steuerschuld, abzugsfähige Ausgaben und sogar die rechtliche Existenz des Unternehmens. Wenn nicht rechtzeitig und richtig gehandelt wird, kann das Unternehmen mit Bußgeldern, Nachzahlungen von Steuern oder der Gefahr konfrontiert werden, als Nutzer ungültiger Rechnungen zu gelten. Dieser Artikel hilft Ihnen, die einschlägigen rechtlichen Bestimmungen, die spezifischen Risiken des Fehlens von Eingangsbelegen, die Vorgehensweise zur Nachverfolgung und Überprüfung elektronischer Rechnungen sowie intelligente Rechnungsverwaltungslösungen zur Vermeidung von Verstößen zu verstehen.

Was sind Eingangsrechnungen und warum sind sie wichtig?

Gemäß Dekret 123/2020/ND-CP sind Rechnungen offizielle Buchhaltungsbelege, die vom Verkäufer bei der Übergabe von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen erstellt werden. Eingangsrechnungen sind die Belege, die ein Unternehmen von einem Lieferanten erhält, wenn es Rohstoffe, Waren, Dienstleistungen oder Vermögenswerte für die Produktion und den Geschäftsbetrieb kauft. Die Rolle von Eingangsrechnungen geht über die bloße Bestätigung von Kauf- und Verkaufsgeschäften hinaus. Sie sind auch die Grundlage für den Abzug der Mehrwertsteuer, die Berechnung abzugsfähiger Ausgaben bei der Körperschaftsteuererklärung und der Nachweis der Warenherkunft bei behördlichen Prüfungen. Das Fehlen von Eingangsrechnungen bedeutet, dass das Unternehmen die entstandenen Ausgaben nicht nachweisen kann, obwohl diese tatsächlich vollständig bezahlt wurden.

Erlaubt das Gesetz die Ausstellung von Ausgangsrechnungen ohne Eingangsrechnungen?

Gemäß Artikel 9 des Dekrets 123/2020, geändert durch Dekret 70/2025, ist der Zeitpunkt der Ausstellung einer Ausgangsrechnung wie folgt festgelegt: Für den Verkauf von Waren ist der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung die Übertragung des Eigentums oder Nutzungsrechts an den Waren an den Käufer, unabhängig davon, ob die Zahlung bereits erfolgt ist oder nicht. Für die Erbringung von Dienstleistungen muss die Rechnung unmittelbar nach Abschluss der Dienstleistung oder nach Erhalt der Zahlung ausgestellt werden, wenn die Zahlung vor oder während der Erbringung der Dienstleistung erfolgt. Diese Bestimmung verlangt nicht, dass Unternehmen über Eingangsrechnungen verfügen müssen, bevor sie Ausgangsrechnungen ausstellen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen frei handeln können, ohne Eingangsbelege zu benötigen. Das Gesetz verlangt, dass alle Kauf- und Verkaufsgeschäfte von Waren und Dienstleistungen von registrierten Unternehmen und Einzelpersonen mit Rechnungen versehen werden. Wenn Eingangsrechnungen bei Bedarf nicht vorgelegt werden können, steht das Unternehmen vor einer Reihe schwerwiegender rechtlicher und finanzieller Konsequenzen.

Spezifische Risiken bei fehlenden Eingangsrechnungen

Verlust des Rechts auf Vorsteuerabzug

Bei fehlenden gültigen Eingangsrechnungen kann das Unternehmen die an den Lieferanten gezahlte Mehrwertsteuer nicht abziehen. Dies führt zu einer erheblichen Erhöhung der zu zahlenden Steuer. Wenn Sie beispielsweise Waren im Wert von 220 Millionen VND verkaufen und eine Rechnung über 20 Millionen VND Mehrwertsteuer ausstellen, aber keine Eingangsrechnung zum Abzug haben, müssen Sie die vollen 20 Millionen VND zahlen, anstatt nur die Differenz zwischen Ausgangs- und Eingangssteuer.

Kosten werden bei der Steuererklärung nicht anerkannt

Damit eine Ausgabe als abzugsfähige Ausgabe berücksichtigt werden kann, müssen vollständige Rechnungen und Belege vorliegen. Bei fehlenden Eingangsrechnungen werden alle Kosten für den Kauf von Waren und Dienstleistungen von den abzugsfähigen Ausgaben bei der Berechnung der Körperschaftsteuer ausgeschlossen. Dies führt zu einem höheren steuerpflichtigen Gewinn und das Unternehmen zahlt mehr Körperschaftsteuer als tatsächlich angefallen.

Risiko von Verwaltungsstrafen

Gemäß Dekret 98/2020 und seinen Änderungsbestimmungen kann bei Unternehmen, die Waren mit unklarer Herkunft und Herkunft handeln, die Strafe je nach Warenwert bis zu mehreren zehn Millionen VND betragen. Insbesondere wenn der Warenwert 100 Millionen VND oder mehr beträgt, kann die Strafe zwischen 40 Millionen und 50 Millionen VND liegen.

Nachzahlung von Steuern und Verzugszinsen

Bei Inspektionen und Prüfungen gleichen Steuerbehörden Eingangs- und Ausgangsrechnungen ab. Stellt das Unternehmen keine Eingangsbelege fest, können ihm die Mehrwertsteuer und die Körperschaftsteuer nachversteuert werden, zuzüglich Verzugszinsen pro Tag. Dies ist ein erheblicher finanzieller Schaden, insbesondere für kleine Unternehmen.

Auswirkungen auf Reputation und Geschäftsaktivitäten

Intransparenz bei Buchhaltungsunterlagen lässt Partner, Banken und Aufsichtsbehörden die Rechtmäßigkeit der Geschäftstätigkeit anzweifeln. Dies wirkt sich auf die Kreditaufnahme, die Teilnahme an Ausschreibungen und die Zusammenarbeit mit Großpartnern aus.

Risiko strafrechtlicher Verfolgung

Bei Anzeichen von Betrug oder der Verwendung ungültiger Rechnungen kann das Unternehmen strafrechtlich verfolgt werden. Dies ist das schwerwiegendste Risiko, das zu Gefängnisstrafen oder zur Aussetzung des Geschäftsbetriebs führen kann.

So recherchieren und überprüfen Sie Eingangs-E-Rechnungen

Um Eingangsrechnungen proaktiv zu verwalten und deren Gültigkeit zu prüfen, können Unternehmen direkt über das Online-Portal der Steuerverwaltung recherchieren. Hier ist eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Schritt 1: Greifen Sie auf die Website https://hoadondientu.gdt.gov.vn zu.

Schritt 2: Melden Sie sich mit der Steuernummer und dem von der Steuerbehörde vergebenen Passwort an.

Schritt 3: Wählen Sie auf der Hauptoberfläche den Menüpunkt "Recherche" und dann "Rechnung suchen".

Schritt 4: Wählen Sie anschließend den Menüpunkt "Eingangs-E-Rechnungen suchen".

Schritt 5: Geben Sie die Steuernummer des Verkäufers ein, wenn Sie Rechnungen von einem bestimmten Lieferanten suchen möchten. Wenn Sie alle Eingangsrechnungen anzeigen möchten, lassen Sie dieses Feld leer.

Schritt 6: Wählen Sie unter "Prüfergebnis" die Option "Alle" oder filtern Sie nach einem bestimmten Status, falls erforderlich.

Schritt 7: Geben Sie den gesuchten Zeitraum im Feld "Rechnungsdatum" ein.

Schritt 8: Klicken Sie auf "Suchen". Das System zeigt die Ergebnisse in zwei Registerkarten an: "E-Rechnung" (enthält Rechnungen mit Steuernummern) und "Aus dem Kassensystem erstellte Rechnung" (falls zutreffend).

Wenn Sie eine Liste der Rechnungen exportieren müssen, können Sie auf die Schaltfläche "Rechnung exportieren" klicken, um eine Excel-Datei für den Abgleich und die Archivierung herunterzuladen. Schritte zur Suche und Überprüfung von Rechnungen

Intelligente Rechnungslösung mit GTG CRM

Um das Risiko fehlender Eingangsrechnungen zu vermeiden und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten, benötigen Unternehmen ein strenges und automatisiertes System zur Verwaltung von Belegen. GTG CRM bietet eine umfassende Rechnungsverwaltungsfunktion, die es Unternehmen ermöglicht, sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen streng zu kontrollieren.

Automatisierter und genauer Export von Ausgangsrechnungen

GTG CRM ermöglicht es Unternehmen, Ausgangs-E-Rechnungen unmittelbar nach einer Verkaufstransaktion zu erstellen. Das System synchronisiert automatisch Informationen aus der Bestellung, was Zeit spart und Fehler reduziert. Alle Rechnungen werden sicher gespeichert und können bei Bedarf einfach recherchiert und abgeglichen werden.

Automatisierte Erfassung und Verwaltung von Eingangsrechnungen

Eine der herausragenden Funktionen von GTG CRM ist die automatische Erfassung von Eingangsrechnungen. Das System verbindet sich direkt mit E-Mails, lädt automatisch alle Eingangsrechnungen (Rechnungen, die per E-Mail gesendet werden) herunter und speichert sie. Dies entlastet die Buchhaltung von der Sorge, Belege zu verlieren oder den Abgleich von Rechnungen zu vergessen.

Praktische Vorteile der Nutzung von GTG CRM

Erstens verfügen Unternehmen immer über vollständige Eingangsbelege, um die Herkunft der Waren nachzuweisen und Strafen oder Steuernachforderungen zu vermeiden. Zweitens wird der Abgleich von Eingangs- und Ausgangsrechnungen einfach und schnell, was hilft, Abweichungen oder fehlende Angaben rechtzeitig zu erkennen. Drittens können Unternehmen die Mehrwertsteuer vollständig abziehen, ihre Steuerpflichten optimieren und unnötige Kosten senken.

Zweitens werden alle Belege elektronisch gespeichert und sind bei Bedarf für Berichte, Prüfungen oder Steuerabrechnungen leicht abrufbar. Schließlich hilft das System Unternehmen, die gesetzlichen Vorschriften für Rechnungen vollständig einzuhalten, rechtliche Risiken zu vermeiden und die Geschäftsreputation zu schützen.

Schlussfolgerung

Die Ausstellung von Ausgangsrechnungen ohne entsprechende Eingangsrechnungen ist nicht nur ein technisches Problem, sondern birgt auch erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken. Unternehmen müssen Belege proaktiv und streng verwalten, unterstützende Tools zur Automatisierung von Prozessen einsetzen und die vollständige Einhaltung der Vorschriften gewährleisten. GTG CRM mit seinen Funktionen für die automatische Ausstellung von Ausgangsrechnungen und die Erfassung von Eingangsrechnungen ist eine umfassende Lösung, die Unternehmen in der digitalen Ära zu mehr Transparenz, Effizienz und Sicherheit verhilft.

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