E-Rechnung

Funktionsvorstellung

E-Rechnung ist eine wichtige Funktion von GTG CRM, die Unternehmen hilft, alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen zentral, automatisch und effizient zu verwalten.

Warum E-Rechnungen verwalten?

Im Geschäftsleben gibt es zwei wichtigste Konzepte:

Konzept	Beschreibung	Rechnungstyp
Umsatz	Betrag, der aus Verkäufen erzielt wird	Ausgehende Rechnung (an Kunden ausgestellt)
Kosten	Betrag, der für den Weiterverkauf gekauft wird	Eingehende Rechnung (vom Lieferanten an Sie ausgestellt)

GTG CRM hilft Ihnen, Rechnungen zu erstellen und Rechnungen zu verwalten extrem einfach!

Hervorgehobene Funktionen

1. Verwaltung eingehender Rechnungen

Manuelles Hochladen von Rechnungen

• Ziehen und Ablegen oder Auswahl von PDF-Rechnungsdateien
• Das System erkennt und extrahiert automatisch Informationen
• Unterstützt komplexe Rechnungen mit mehreren Artikeln

Automatische Sammlung aus E-Mails

Dies ist eine besondere Funktion von GTG CRM!

• Verbinden Sie die Unternehmens-E-Mail mit GTG CRM
• Aktivieren Sie die Funktion "Rechnungen automatisch sammeln"
• Das System ruft automatisch Rechnungen aus der E-Mail ab und importiert sie in das System

💡 Vorteil: Sie müssen Rechnungen nicht mehr monatlich manuell herunterladen! Alle eingehenden Rechnungen werden ordentlich gesammelt, der Buchhalter muss sie nur noch herunterladen und die Steuererklärung erstellen.

Dedizierte Posteingänge für Rechnungen (Invoice Mailboxes)

Sie können jetzt dedizierte Posteingänge für Rechnungen erstellen – komplett getrennt von Kundenbetreuungs-E-Mail-Kanälen (Messaging).

• Erstellen Sie einen oder mehrere Posteingänge nur für eingehende Rechnungen (z. B. invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Separate Berechtigungen: Nur autorisierte Personen (Buchhalter, Finanzmanager) können den Rechnungs-Posteingang einsehen – normale Geschäfts-E-Mails werden nicht vermischt
• Alle an diese Posteingänge gesendeten Rechnungen werden automatisch in der Liste „Eingehende Rechnungen“ gesammelt
• Die Liste „Eingehende Rechnungen“ kann nach Posteingangsquelle gefiltert werden – so wissen Sie genau, aus welchem Posteingang die Rechnung stammt, ohne Verwechslungen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Zweigstellen

💡 Vorteil: Eingehende Rechnungen gehen nicht mehr in den Posteingängen des Kundenservices unter. Der Buchhalter hat ein eigenes, sauberes „Rechnungsarchiv“, das nach Quelle gefiltert werden kann – die monatliche Abstimmung ist viel schneller.

2. Ausgehende Rechnungen (MwSt.) erstellen

GTG CRM hat sich mit führenden Anbietern von elektronischen Rechnungen verbunden:

Anbieter	Beschreibung
S-Invoice (Viettel)	Viettel elektronische Rechnung
MISA	Buchhaltungs- und E-Rechnungssoftware

Einfache Rechnungserstellung

• Wählen Sie eine passende Rechnungsvorlage
• Geben Sie die Käuferinformationen ein (Name, Steuernummer, Adresse)
• Fügen Sie Produkte/Dienstleistungen mit Stückpreis, Menge, Steuersatz hinzu
• Unterstützt Rabatte pro Artikel
• PDF-Vorschau vor dem Ausstellen

3. Ersatzrechnungen

Wenn eine ausgestellte Rechnung geändert werden muss (Kundenrücksendungen, Fehler usw.):

• Erstellen Sie eine Ersatzrechnung direkt aus der Originalrechnung
• Ändern Sie Produktinformationen, Mengen, Preise
• Das System verknüpft sich automatisch mit der Originalrechnung

💡 Hinweis: Eine Ersatzrechnung ist nur eine Möglichkeit der Bearbeitung nach dem Ausstellen. Wenn eine Rechnung vollständig storniert werden muss (nicht geändert), verwenden Sie die Funktion Rechnung stornieren im folgenden Abschnitt.

4. Elektronische Rechnungen stornieren

Wenn eine ausgestellte Rechnung vollständig storniert werden muss (falscher Kunde, schwerwiegender Fehler, Bestellung storniert...), unterstützt GTG CRM die Stornierung elektronischer Rechnungen direkt im System bei beiden Anbietern:

Anbieter	Rechnung stornieren
S-Invoice (Viettel)	✅ Direkt über API stornieren
MISA	✅ Direkt über API stornieren

• Öffnen Sie die ausgestellte Rechnung → wählen Sie „Rechnung stornieren“ → bestätigen Sie
• GTG CRM sendet den Stornierungsbefehl an den Anbieter (S-Invoice/MISA) und aktualisiert den Rechnungsstatus
• Automatische Buchungsumkehr (JE reversal): Wenn die Rechnung bereits in den Büchern erfasst wurde, erstellt das System automatisch eine Umkehrbuchung – Umsatz, Steuern und Verbindlichkeiten werden auf den richtigen Saldo zurückgesetzt, keine manuelle Anpassung durch den Buchhalter erforderlich

💡 Vorteil: Das Stornieren von Rechnungen ist keine „separate Anmeldung in der Software des Anbieters + manuelle Buchungsanpassung mehr“. Eine Aktion in GTG CRM – die Rechnung wird korrekt storniert und die Bücher stimmen sofort überein. (Weitere Informationen zur doppelten Buchführung finden Sie in den Buchhaltungs-Funktionen von GTG CRM.)

5. Synchronisation & Verwaltung

• Rechnungssynchronisation vom Anbieter zu GTG CRM
• PDF-Download ausgestellter Rechnungen
• Bearbeiten von Rechnungsdetails bei Bedarf
• Zahlungsstatus verfolgen (Bezahlt / Unbezahlt)

Vorteile für Unternehmen

Vorteil	Beschreibung
Zeitersparnis	Automatische Sammlung eingehender Rechnungen per E-Mail
Zentrale Verwaltung	Alle eingehenden/ausgehenden Rechnungen an einem Ort
Anbieterintegration	Direkte Rechnungsstellung über S-Invoice, MISA
Einfache Berichterstattung	Buchhalter können leicht herunterladen und Steuerberichte erstellen
Ersatzrechnungen	Schnelle Bearbeitung von Anpassungen und Rückerstattungen
Sichere Rechnungsstornierung	Stornieren von S-Invoice/MISA-Rechnungen mit einer Aktion – automatische Buchungsumkehr, Bücher stimmen überein
Dedizierter Rechnungs-Posteingang	Sammeln eingehender Rechnungen in einem separaten Posteingang, mit Berechtigungsverwaltung und Quellfilterung
Verfolgung von Verbindlichkeiten	Kenntnis des Zahlungsstatus jeder Rechnung

Integration mit GTG CRM

Die E-Rechnungsfunktion ist tief in andere Module von GTG CRM integriert:

• Kundenverwaltung (CRM): Verknüpfung von Rechnungen mit Kunden
• Auftragsverwaltung: Automatische Rechnungserstellung nach Abschluss des Auftrags
• Berichte: Umsatz- und Kostenerfassung nach Rechnung

Fazit

E-Rechnung von GTG CRM ist die umfassende Lösung, die Unternehmen hilft: - ✅ Automatische Verwaltung eingehender Rechnungen (mit dediziertem Rechnungs-Posteingang, Quellfilterung) - ✅ Einfache Erstellung von Mehrwertsteuerrechnungen - ✅ Sichere Stornierung von Rechnungen – automatische Buchungsumkehr, Bücher stimmen überein - ✅ Zeitersparnis für Buchhalter - ✅ Einhaltung von Steuerbestimmungen

Testen Sie es noch heute!

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Dokumentation gehört zu GTG CRM – einem umfassenden Kundenbeziehungsmanagement-System