Einführung in die Funktionen

Elektronische Rechnungen ist eine wichtige Funktion von GTG CRM, die Unternehmen hilft, alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen zentral, automatisch und effizient zu verwalten.

Benutzeroberfläche für elektronische Rechnungen

Warum müssen elektronische Rechnungen verwaltet werden?

Im Geschäftsleben gibt es zwei wichtigste Konzepte:

Konzept Beschreibung Rechnungstyp
Umsatz Der erhaltene Betrag aus dem Verkauf Ausgangsrechnung (an Kunden ausgestellt)
Kosten Der Betrag für gekaufte Waren zum Weiterverkauf Eingangsrechnung (vom Lieferanten an Sie ausgestellt)

GTG CRM hilft Ihnen, Rechnungen auszustellen und Rechnungen zu verwalten extrem einfach!

Besondere Funktionen

1. Verwaltung von Eingangsrechnungen

Verwaltung von Eingangsrechnungen

Manuelles Hochladen von Rechnungen

  • Ziehen und Ablegen oder Auswahl einer PDF-Rechnungsdatei
  • Das System erkennt und extrahiert Informationen automatisch
  • Unterstützung für komplexe Rechnungen mit mehreren Produkten

Automatische Erfassung per E-Mail

Dies ist eine besondere Funktion von GTG CRM!

  • Verbinden Sie Ihre Unternehmens-E-Mail mit GTG CRM
  • Aktivieren Sie die Funktion "Automatische Rechnungserfassung"
  • Das System holt automatisch Rechnungen aus der E-Mail und importiert sie in das System

Automatische Erfassung per E-Mail

💡 Vorteil: Sie müssen keine Rechnungen mehr monatlich manuell herunterladen! Alle Eingangsrechnungen werden ordentlich gesammelt, und die Buchhaltung muss sie nur noch herunterladen und die Steuererklärung erstellen.

Eigene Rechnungs-Postfächer (Invoice Mailboxes)

Jetzt können Sie eigene Rechnungs-Postfächer erstellen – komplett getrennt von den Kundenkommunikations-E-Mail-Kanälen (Messaging).

  • Erstellen Sie ein oder mehrere Postfächer ausschließlich für Eingangsrechnungen (z. B. invoice@company.com, ketoan@company.com)
  • Separate Berechtigungen: Nur autorisierte Personen (Buchhaltung, Finanzmanagement) können das Rechnungs-Postfach sehen – normale Geschäfts-E-Mails werden nicht vermischt
  • Alle an diese Postfächer gesendeten Rechnungen werden automatisch in der Liste „Eingehende Rechnungen“ gesammelt
  • Die Liste „Eingehende Rechnungen“ kann nach Absender-Postfach gefiltert werden (source mailbox) – Sie wissen genau, aus welchem Postfach die Rechnung stammt, kein Durcheinander mehr zwischen verschiedenen Abteilungen oder Zweigniederlassungen

💡 Vorteil: Eingangsrechnungen gehen nicht mehr in den Postfächern der Kundenbetreuung unter. Die Buchhaltung hat ein eigenes, sauberes „Rechnungsarchiv“, das nach Quelle gefiltert werden kann – der Monatsabgleich ist dadurch viel schneller.

Belegen direkt auf jeder Eingangsrechnung speichern

Lieferantenrechnung an einem Ort, Zahlungsanweisung an einem anderen, Vertrag woanders. Jede Eingangsrechnung kann mehrere Dateien gleichzeitig speichern:

  • Lieferantenrechnungen, Zahlungsnachweise (z. B. Überweisungsaufträge), Verträge oder Bestellungen, Lieferscheine und andere Dateien; jede Datei mit Name, hinzugefügt von und Hinzufügedatum
  • Lieferantenrechnungen können von Ihnen hochgeladen, vom verbundenen Rechnungs-Posteingang empfangen oder vom Finanzamt bezogen werden. Für Rechnungen, denen noch keine Datei zugeordnet ist, fügen Sie diese über das "+" Symbol in der Spalte "Dokumente" hinzu. Übrige Dateien, einschließlich derjenigen, die Sie per E-Mail oder Zalo auf Ihren Computer heruntergeladen haben, fügen Sie ebenfalls einzeln zu jeder Rechnung hinzu.
  • Alte Dateien werden beim Hinzufügen neuer Dateien nicht überschrieben, und das Entfernen einer Datei verbirgt sie nur vor der Rechnung, ohne sie vollständig zu löschen.
  • Wenn der Lieferant eine überarbeitete Rechnung erneut sendet, liest GTG CRM die Datei (PDFs und Bilder werden mit KI gelesen und kosten jeweils 2 KI-Credits; XML wird direkt gelesen und kostet keine KI-Credits). Die Zahlen in der Datei werden neben den gespeicherten Zahlen angezeigt, damit Sie jede Zahl und jede Zeile vergleichen können. Zahlen aus der neuen Datei werden erst in die Rechnung übernommen, wenn die Person mit der Berechtigung "Kaufrechnungsdaten bestätigen" auf "Daten aus dieser Datei verwenden" klickt.
  • Filter zum Auffinden von Rechnungen ohne Zahlungsnachweis und eine Schaltfläche zum Herunterladen der Anhänge aller übereinstimmenden Rechnungen als .zip-Datei mit einem Indexblatt.

Dokumententabelle einer Eingangsrechnung: Lieferantenrechnung und Zahlungsnachweis nach Typ sortiert, jede Datei mit Name, Größe, Hinzufügedatum und hinzugefügt von, darunter die Historie der Rechnung.

Sie hängen Rechnungen, Zahlungsnachweise, Verträge und Lieferscheine an die entsprechende Eingangsrechnung der jeweiligen Anschaffung an. Wenn Sie eine Rechnung öffnen, sehen Sie alle zugehörigen Dateien, und Sie können den gesamten Satz auf einmal herunterladen. Wenn der Lieferant eine überarbeitete Rechnung erneut sendet, müssen Sie nichts neu eingeben. Sie vergleichen die Zahlen in der Datei mit den gespeicherten Zahlen und wählen dann, ob Sie die neuen Daten verwenden oder die aktuellen Daten beibehalten möchten. Das Hinzufügen von Dateien ändert keine Zahlen auf der Rechnung.

Um es auszuprobieren, klicken Sie am Ende der Seite auf die Schaltfläche "Kostenlos testen".

2. Ausgangsrechnungen (MwSt.) erstellen

GTG CRM hat sich mit angesehenen Anbietern elektronischer Rechnungen verbunden:

Anbieter Beschreibung
S-Invoice (Viettel) Viettel elektronische Rechnung
MISA Buchhaltungs- und E-Rechnungssoftware

Anbieter verbinden

Einfache Rechnungserstellung

Neue Rechnung erstellen

  • Wählen Sie eine passende Rechnungsvorlage aus
  • Geben Sie die Käuferinformationen ein (Name, Steuernummer, Adresse)
  • Fügen Sie Produkte/Dienstleistungen mit Stückpreis, Menge und Steuersatz hinzu
  • Rabatte auf Produkte werden unterstützt
  • PDF-Vorschau vor dem Export anzeigen

PDF-Rechnungsvorschau

3. Ersatzrechnungen

Wenn eine erstellte Rechnung angepasst werden muss (Kunde sendet Ware zurück, Fehler...):

Ersatzrechnung

  • Erstellen Sie eine Ersatzrechnung direkt aus der Originalrechnung
  • Passen Sie Produktinformationen, Menge und Preis an
  • Das System verknüpft automatisch mit der Originalrechnung

💡 Hinweis: Eine Ersatzrechnung ist nur eine Möglichkeit der Nachbearbeitung nach Erstellung. Wenn die Rechnung vollständig storniert werden muss (keine Anpassung), verwenden Sie die Funktion Rechnung stornieren im folgenden Abschnitt.

4. Elektronische Rechnungen stornieren

Wenn eine erstellte Rechnung vollständig storniert werden muss (falscher Kunde, schwerwiegender Fehler, Auftragsstornierung...), unterstützt GTG CRM das Stornieren elektronischer Rechnungen direkt im System für beide Anbieter:

Anbieter Rechnung stornieren
S-Invoice (Viettel) ✅ Direkt über API stornieren
MISA ✅ Direkt über API stornieren
  • Ausgestellte Rechnung öffnen → "Rechnung stornieren" auswählen → bestätigen
  • GTG CRM sendet den Stornierungsbefehl an den Anbieter (S-Invoice/MISA) und aktualisiert den Rechnungsstatus
  • Automatische Buchungsumkehr (JE reversal): Wenn die Rechnung bereits in der Buchhaltung erfasst wurde, erstellt das System automatisch eine Umkehrbuchung – Umsatzerlöse, Steuern und Verbindlichkeiten werden auf den ursprünglichen Saldo zurückgesetzt, ohne dass manuelle Anpassungen durch den Buchhalter erforderlich sind.

💡 Vorteil: Das Stornieren von Rechnungen ist nicht mehr ein Vorgang, bei dem man sich separat in die Software des Anbieters einloggen und die Bücher manuell ändern muss. Ein Vorgang in GTG CRM – die Rechnung wird korrekt storniert und die Bücher gleichen sich automatisch ab. (Mehr über doppelte Buchführung in den Funktionen Buchhaltung von GTG CRM.)

5. Synchronisation & Verwaltung

  • Rechnungssynchronisation vom Anbieter zu GTG CRM
  • PDF herunterladen von ausgestellten Rechnungen
  • Bearbeiten von Rechnungsinformationen bei Bedarf
  • Zahlungsstatus verfolgen (Bezahlt / Unbezahlt)

Ausgestellte Rechnung

Vorteile für Unternehmen

Vorteil Beschreibung
Zeitersparnis Automatischer Abruf von Eingangsrechnungen per E-Mail
Zentrale Verwaltung Alle Eingangs-/Ausgangsrechnungen an einem Ort
Anbieteranbindung Direkte Rechnungserstellung über S-Invoice, MISA
Einfache Berichterstattung Buchhalter können einfach Berichte herunterladen und Steuermeldungen erstellen
Ersatzrechnungen Schnelle Bearbeitung von Anpassungen und Rückerstattungen
Sichere Rechnung stornieren Stornierung von S-Invoice/MISA-Rechnungen in einem Schritt – automatische Umkehrbuchung, Bücher gleichen sich automatisch ab
Eigenes Rechnungs-Postfach Sammeln von Eingangsrechnungen in einem eigenen Postfach, Berechtigungen und Filter nach Quelle
Forderungsüberwachung Kenntnis des Zahlungsstatus jeder Rechnung

Integration mit GTG CRM

Elektronische Rechnungen sind tief in andere Module von GTG CRM integriert:

  • Kundenverwaltung (CRM): Verknüpfung von Rechnungen mit Kunden
  • Auftragsverwaltung: Automatische Rechnungserstellung nach Abschluss der Bestellung
  • Berichte: Umsatz- und Kostenerfassung anhand von Rechnungen

Fazit

Elektronische Rechnungen von GTG CRM sind eine umfassende Lösung, die Unternehmen hilft: - ✅ Automatische Verwaltung von Eingangsrechnungen (inkl. eigenem Rechnungs-Postfach, Filter nach Quelle) - ✅ Einfache Erstellung von Mehrwertsteuerrechnungen - ✅ Sichere Rechnung stornieren – automatische Umkehrbuchung, Bücher gleichen sich automatisch ab - ✅ Zeitersparnis für Buchhalter - ✅ Einhaltung von Steuervorschriften

Erleben Sie es noch heute!

Dokumentation von GTG CRM – Umfassendes Kundenbeziehungsmanagement-System

Bereit, diese Funktion kostenlos für Ihr Unternehmen auszuprobieren?

Kostenlos testen