Funktionsübersicht

Elektronische Rechnungen sind eine wichtige Funktion von GTG CRM, die Unternehmen dabei hilft, alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen zentral, automatisch und effizient zu verwalten.

Benutzeroberfläche für elektronische Rechnungen

Warum elektronische Rechnungen verwalten?

Im Geschäftsleben gibt es zwei wichtigste Konzepte:

Konzept Beschreibung Rechnungstyp
Umsatz Einnahmen aus dem Verkauf Ausgangsrechnung (an Kunden ausgestellt)
Kosten Betrag für den Kauf von Waren zum Verkauf Eingangsrechnung (vom Lieferanten an Sie ausgestellt)

GTG CRM hilft Ihnen, Rechnungen auszustellen und Rechnungen zu verwalten extrem einfach!

Hervorgehobene Funktionen

1. Verwaltung eingehender Rechnungen

Verwaltung eingehender Rechnungen

Manuelles Hochladen von Rechnungen

  • Ziehen und Ablegen oder Auswahl einer PDF-Rechnungsdatei
  • Das System erkennt und extrahiert Informationen automatisch
  • Unterstützt komplexe Rechnungen mit mehreren Produkten

Automatische Sammlung aus E-Mails

Dies ist eine besondere Funktion von GTG CRM!

  • Verbinden Sie Ihre Unternehmens-E-Mail mit GTG CRM
  • Aktivieren Sie die Funktion "Automatische Rechnungserfassung"
  • Das System ruft automatisch Rechnungen aus E-Mails ab und importiert sie in das System

Automatische Sammlung aus E-Mail

💡 Vorteil: Sie müssen monatlich keine Rechnungen mehr manuell herunterladen! Alle eingehenden Rechnungen werden ordentlich gesammelt, der Buchhalter muss sie nur noch herunterladen und die Steuererklärung vorbereiten.

Eigene Rechnungs-Postfächer (Invoice Mailboxes)

Jetzt können Sie eigene Rechnungs-Postfächer erstellen – komplett getrennt von Kundenservice-E-Mail-Kanälen (Messaging).

  • Erstellen Sie ein oder mehrere Postfächer speziell für eingehende Rechnungen (z. B. invoice@company.com, ketoan@company.com)
  • Separate Berechtigungen: Nur autorisierte Personen (Buchhalter, Finanzmanager) können das Rechnungs-Postfach einsehen – normale Geschäftsemails werden nicht vermischt
  • Alle an diese Postfächer gesendeten Rechnungen werden automatisch in der Liste "Eingehende Rechnungen" (Incoming Invoices) gesammelt
  • Die Liste "Eingehende Rechnungen" kann nach dem Quell-Postfach gefiltert werden – Sie wissen genau, aus welchem Postfach die Rechnung stammt, kein Durcheinander mehr zwischen verschiedenen Abteilungen oder Zweigstellen

💡 Vorteil: Eingehende Rechnungen gehen nicht mehr in den Kundenservice-Postfächern unter. Buchhalter haben ein eigenes, sauberes "Rechnungsarchiv", das nach Quelle gefiltert werden kann – der Monatsabgleich ist deutlich schneller.

2. Ausgangsrechnungen (Umsatzsteuer) ausstellen

GTG CRM hat sich mit seriösen Anbietern von elektronischen Rechnungen zusammengeschlossen:

Anbieter Beschreibung
S-Invoice (Viettel) Viettel elektronische Rechnung
MISA Buchhaltungssoftware und elektronische Rechnungen

Anbieterverbindung

Rechnungen einfach erstellen

Neue Rechnung erstellen

  • Wählen Sie die passende Rechnungsvorlage
  • Geben Sie die Käuferinformationen ein (Name, Steuernummer, Adresse)
  • Fügen Sie Produkte/Dienstleistungen mit Einzelpreis, Menge und Steuersatz hinzu
  • Unterstützung von Rabatten pro Produkt
  • PDF-Vorschau vor dem Export

PDF-Rechnungsvorschau

3. Ersatzausstellung von Rechnungen

Wenn eine ausgestellte Rechnung korrigiert werden muss (Kunde retourniert Ware, Fehler...):

Ersatzrechnung

  • Erstellen Sie eine Ersatzrechnung direkt aus der Originalrechnung
  • Korrigieren Sie Produktinformationen, Menge, Preis
  • Das System verknüpft automatisch mit der Originalrechnung

💡 Hinweis: Die Ersatzausstellung ist nur eine Möglichkeit zur nachträglichen Korrektur. Wenn eine Rechnung vollständig storniert werden muss (nicht nur korrigiert), verwenden Sie die Funktion Rechnung stornieren im folgenden Abschnitt.

4. Stornierung von elektronischen Rechnungen

Wenn eine ausgestellte Rechnung vollständig storniert werden muss (falscher Kunde, schwerwiegender Fehler, Bestellung storniert...), unterstützt GTG CRM die Stornierung elektronischer Rechnungen direkt im System für beide Anbieter:

Anbieter Rechnung stornieren
S-Invoice (Viettel) ✅ Direkt per API stornieren
MISA ✅ Direkt per API stornieren
  • Öffnen Sie die ausgestellte Rechnung → wählen Sie "Rechnung stornieren" → bestätigen Sie
  • GTG CRM sendet den Stornierungsbefehl an den Anbieter (S-Invoice/MISA) und aktualisiert den Rechnungsstatus
  • Automatische Buchungsumkehr (JE reversal): Wenn die Rechnung bereits in der Buchhaltung erfasst wurde, erstellt das System automatisch eine umgekehrte Buchung — Umsatz, Steuern und Verbindlichkeiten werden auf den ursprünglichen Saldo zurückgeführt, ohne dass die Buchhaltung manuell angepasst werden muss

💡 Vorteil: Das Stornieren von Rechnungen ist kein Vorgang mehr, bei dem Sie sich separat in der Software des Anbieters anmelden und die Bücher manuell anpassen müssen. Ein Vorgang in GTG CRM — die Rechnung wird korrekt storniert und die Bücher stimmen sofort überein. (Weitere Informationen zur doppelten Buchführung finden Sie in den Funktionen des Moduls Buchhaltung von GTG CRM.)

5. Synchronisierung & Verwaltung

  • Rechnungssynchronisierung vom Anbieter zu GTG CRM
  • PDF-Download ausgestellter Rechnungen
  • Bearbeitung von Rechnungsinformationen bei Bedarf
  • Überwachung des Zahlungsstatus (Bezahlt / Unbezahlt)

Ausgestellte Rechnung

Vorteile für Unternehmen

Vorteil Beschreibung
Zeitersparnis Automatisches Sammeln von Eingangsrechnungen per E-Mail
Zentrale Verwaltung Alle Eingangs-/Ausgangsrechnungen an einem Ort
Lieferantenanbindung Direkte Rechnungserstellung über S-Invoice, MISA
Einfache Berichterstellung Buchhalter können Berichte zur Steuererklärung einfach herunterladen und erstellen
Ersatzrechnungen Schnelle Bearbeitung von Korrekturen und Rückerstattungen
Sichere Rechnungslöschung S-Invoice/MISA-Rechnungen mit einer Aktion stornieren — automatische Buchungsumkehr, Bücher stimmen überein
Separater Rechnungs-Posteingang Eingangsrechnungen in einem separaten Posteingang sammeln, Berechtigungen vergeben & nach Quelle filtern
Schuldenverfolgung Den Zahlungsstatus jeder Rechnung kennen

Integration mit GTG CRM

Elektronische Rechnungen sind tief in die anderen Module von GTG CRM integriert:

  • Kundenverwaltung (CRM): Rechnungen mit Kunden verknüpfen
  • Auftragsverwaltung: Automatische Rechnungserstellung nach Auftragsabschluss
  • Berichte: Umsatz- und Kostentatistik pro Rechnung

Fazit

Elektronische Rechnungen von GTG CRM sind eine umfassende Lösung, die Unternehmen dabei hilft: - ✅ Automatisierte Verwaltung von Eingangsrechnungen (inkl. separatem Rechnungseingangspostfach, Filter nach Quelle) - ✅ Einfache Erstellung von MwSt.-Rechnungen - ✅ Sichere Rechnung stornieren — automatische Buchungsumkehr, abgeglichene Bücher - ✅ Zeitersparnis für Buchhalter - ✅ Einhaltung von Steuergesetzen

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