Personalverwaltung & Gehaltsabrechnung direkt im CRM — Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Sozialversicherung & Einkommensteuer automatisch verbucht

Funktionsübersicht

Sie verkaufen, verwalten Lagerbestände, erstellen Rechnungen und führen Buchhaltung in GTG CRM. Aber was ist mit der Gehaltsabrechnung am Monatsende? Immer noch eine separate Excel-Datei, immer noch mühsames Abtippen der Sozialversicherungsbeiträge und Einkommensteuer, immer noch manuelles Übertragen von Zahlen in die Buchhaltungsbücher. Und jedes Mal, wenn die Regierung die Sätze oder den Mindestlohn ändert, machen Sie sich Sorgen, dass die Software die Gesetze falsch berechnet.

Das hat von heute an ein Ende.

GTG CRM verfügt über ein umfassendes Modul Personalwesen (HRM) — Gehaltsabrechnung: Verwaltung von Mitarbeiterprofilen, Arbeitsverträgen, monatliche Gehaltsabrechnungen und jede Gehaltsabrechnung generiert automatisch einen ausgleichenden Buchungssatz im Hauptbuch — alles innerhalb desselben Systems, das Sie für Vertrieb und Buchhaltung verwenden. Die Lohnabrechnung wird gemäß vordefinierten nationalen Datensätzen (standardmäßig Vietnam: Sozialversicherungsbeiträge/Krankenversicherung/Arbeitslosenversicherung + progressive Einkommensteuer) berechnet. Und das Wichtigste: GTG stellt Ihnen gesetzliche Zahlen mit Quellenangaben zur Verfügung, und Sie können sie einsehen und an Ihre spezifische Situation anpassen — Sie kontrollieren die endgültigen Zahlen, keine Blackbox.

Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind

Alte Methode	Konsequenz
Gehaltsabrechnung in Excel, Buchhaltung in anderer Software	Daten zweimal bis dreimal eingeben, Inkonsistenzen zwischen Gehalt und Büchern
Sozialversicherung, Einkommensteuer manuell nach Formel berechnen	Ein Fehler bei einer Steuerstufe → fehlerhafte Tabelle, Risiko bei der Steuererklärung
Arbeitsverträge manuell in Word erstellen	Jeder Mitarbeiter muss einmal neu erstellen, vergessene Klauseln leicht möglich
Gehalt festlegen, dann erst „Gehaltskosten“ buchen	Buchung vergessen oder falsches Konto 334/642 verwenden
Nicht wissen, welche Raten/Schwellenwerte die Software verwendet, nicht ändern können	Gesetzesänderungen oder andere Situationen → warten auf den Anbieter, keine Eigenständigkeit
Mitarbeiterakten an verschiedenen Orten verteilt	Kein zentraler Ort für Informationen, Verträge, Gehälter

GTG CRM fasst alles in einer einzigen Datenquelle zusammen: Mitarbeiter → Verträge → Lohnabrechnung → Buchungssatz, automatisch und nahtlos — keine separate Personalsoftware, keine doppelte Dateneingabe.

Highlights

1. Mitarbeiterprofile & Arbeitsverträge an einem Ort

• Vollständige Mitarbeiterprofile: Name, Position, Abteilung, Personalausweis/Reisepass, Fähigkeiten, Erfahrung, Berufserfahrung, Dienstalter — und angehängte Dokumente für jede Person.
• Arbeitsverträge (AV): Verträge pro Mitarbeiter erstellen (Vertragsart, Laufzeit, Grundgehalt, Zulagen). Jeder Mitarbeiter hat einen gültigen Vertrag — das System kontrolliert dies automatisch.
• Vertragsentwurf mit KI: Klicken Sie auf „Mit KI erstellen“, um einen standardmäßigen AV-Text (DOCX/PDF) zu generieren, der automatisch die Markeninformationen Ihres Unternehmens einfügt; oder laden Sie eine unterzeichnete Kopie hoch.
• Urlaubstage je nach Dienstalter, Vertragsverlängerung / -kündigung / -anhänge — Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus.

💡 Schnelleingabe bestehender Daten: Haben Sie bereits eine Mitarbeiterliste in Excel? Verwenden Sie die Masseneingabe über CSV, um alle Mitarbeiter in wenigen Minuten in das System zu importieren.

2. Monatliche Lohnabrechnung — Automatisch nach den Standards Ihres Landes

• Ein-Klick-Gehaltsabrechnung: Das System berechnet Bruttogehalt → Sozialversicherungs-/Krankenversicherungs-/Arbeitslosenversicherungsbeiträge → Einkommensteuer → Nettogehalt für jeden Mitarbeiter.
• Vordefinierte nationale Datensätze: Standardmäßig Vietnam (Sozialversicherung auf Basis des vollen Gehalts, progressive Einkommensteuertabelle, tageweise Verhältnismäßigkeit bei Ein-/Austritt während des Monats, Berücksichtigung des Mindestlohns und der kumulierten Einkünfte seit Jahresbeginn für korrekte Steuerberechnung). Neben Vietnam hat GTG auch Datensätze für viele andere Länder erstellt — wählen Sie das richtige Land und Sie können loslegen.
• Zusätzliche/außerplanmäßige Gehaltszahlungen (off-cycle), strukturierte Zusatzleistungen und Leistungsentscheidungen → einmalige Einkommenszahlungen → Gehaltsabrechnung — alles in demselben Prozess integriert.
• Gehaltsabrechnungen (payslips) per E-Mail von Ihrem eigenen Postfach — Mitarbeiter erhalten Gehaltsabrechnungen von Ihrer Firmenadresse, nicht von einer unbekannten Adresse.

3. Datensatz für Gehaltsabrechnungen — GTG liefert standardmäßig mit Quellenangaben, Sie haben die Kontrolle über die Zahlen (NEU)

Dies ist eine bedeutende Verbesserung für Ihre Sicherheit. Zuvor waren die Gesetzeszahlen (Sozialversicherungssätze, Schwellenwerte, Steuerstufen, Obergrenzen) fest — nur der Anbieter konnte sie ändern. Jetzt können Sie sie einsehen und direkt in den Einstellungen zur Gehaltsabrechnung ändern.

• Standardmäßig mit Quellenangaben und Gültigkeitsjahr: Jede Komponente zeigt die Standardzahl von GTG mit Referenzquelle und Gültigkeitsjahr (z. B. „GTG Standard: X % — Quelle ..., 2026“), damit Sie wissen, von wo aus Sie bearbeiten.
• Sie passen die Zahlen an Ihre Situation an: Ändern Sie Sätze, Schwellenwerte, Stufen, Obergrenzen entsprechend den tatsächlichen Gegebenheiten Ihres Unternehmens; die nächste Gehaltsabrechnungsperiode verwendet sofort Ihre Zahlen.
• Auf Standard zurücksetzen jederzeit: Mit einem Klick können Sie zu den von GTG bereitgestellten Zahlen zurückkehren.
• Alle Änderungen werden protokolliert: Wer hat was geändert, von welchem Wert zu welchem Wert — da dies Daten sind, die sich direkt auf das tatsächliche Gehalt auswirken.

ℹ️ Warum das wichtig ist: GTG gibt Ihnen keine „verbindliche gesetzliche Zahl“ vor, für die Sie dann haftbar gemacht werden. GTG liefert Ihnen einen transparenten Standard mit Quellenangaben, der geändert werden kann — Sie (oder Ihr Buchhalter) sind derjenige, der die Zahlen prüft, anpasst und die endgültigen Zahlen kontrolliert, genau wie alle professionellen Gehaltsabrechnungssoftware funktioniert.

4. Gehaltsabrechnung abschließen → Automatisch ins Hauptbuch

Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung finalisieren, bucht GTG CRM automatisch die Gehaltskosten auf das Hauptbuch — unter Verwendung desselben Automatisierungsmechanismus, der auch für Rechnungen und Zahlungen gilt.

• Ausgleichender Buchungssatz (Soll Gehaltskosten / Haben Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 334 + Sozialversicherungsabzüge). Die einbehaltene Einkommensteuer wird separat bei Entstehung gebucht.
• Buchungsregeln können eingesehen und angepasst werden — dies ist Ihr Workflow, keine Blackbox.
• Das Nettogehalt wird auf dem Konto 334 „hangen“ bleiben, bis es ausgezahlt wird — gemäß den Buchhaltungsprinzipien.
• Sie sehen den Buchungssatz sofort im Workflow-Protokoll und im Hauptbuch/Buchungssatz, genau wie Rechnungen verbucht werden.

5. Gehaltsskala & Personalentscheidungen

• Gehaltsskala: KI schlägt Gehaltsstufen nach Position + Mindestlohnpaket + standardmäßige Textvorlagen vor; dient als Grundlage für Rekrutierung und Angebotserstellung.
• Entscheidungen über Belohnungen / Disziplinarmaßnahmen / Kündigungen: Erstellung von Entscheidungsdokumenten (globale Standardvorlage + vietnamesische Standardvorlagen).

6. Berechtigungsverwaltung für sensible Daten — Schutz von Gehaltsdaten

Gehälter, Bankkonten, Steuernummern sind sensible Daten. GTG CRM unterscheidet zwischen „Mitarbeiter anzeigen“ und „Gehalt anzeigen“:

• Benutzer mit der Berechtigung, nur Mitarbeiterkontakte anzuzeigen, sehen keine Gehälter/Bankverbindungen/Steuern — diese Felder sind bereits serverseitig ausgeblendet, nicht nur in der Benutzeroberfläche.
• Zwei vordefinierte Berechtigungsgruppen: HR Manager (volle Rechte) und HR Viewer (nur Kontakte).
• Zugriffsprotokollierung: Das System protokolliert, wer Gehaltsinformationen eingesehen hat — damit Geschäftsinhaber eine Audit-Spur haben.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Funktion	Praktischer Nutzen für Sie
Automatische Berechnung von Gehältern + Sozialversicherung + Einkommensteuer	Kein manuelles Rechnen, keine Steuerfehler mehr — Gehaltsabrechnung in wenigen Minuten abgeschlossen
Gesetzliche Datensätze mit Quellenangaben, die Sie anpassen können	Gesetzeskonformität sichergestellt, Kontrolle über Zahlen, Gesetzesänderungen selbstständig umsetzen, ohne auf andere warten zu müssen
Datensätze für Vietnam und viele andere Länder	Korrekte Gehaltsabrechnung gemäß Standards, auch bei Expansion in andere Märkte
Gehaltsabrechnung abschließen → automatische Buchung	Keine Vergessene Buchung von Gehaltskosten, keine falschen Konten
Eine Plattform für Personalwesen + Vertrieb + Buchhaltung	Weniger Software zu kaufen, ein Ort für den Abgleich
Vertragsentwurf mit KI	Jeder Arbeitsvertrag in Sekunden erstellt, standardkonform, mit integriertem Branding
Berechtigungsverwaltung für sensible Gehälter + Zugriffsprotokollierung	Gehälter werden korrekt geschützt, mit Audit-Spur
Mitarbeiter-Massenimport aus CSV	Alle Mitarbeiter in wenigen Minuten in das System übertragen

Für wen ist das geeignet?

• KMU-Geschäftsinhaber, die Personal und Gehaltsabrechnung verwalten möchten, ohne zusätzliche separate HR-Software kaufen zu müssen.
• Personal-/Verwaltungsabteilungen, die einen zentralen Ort für die Verwaltung von Profilen, Verträgen und Lohnabrechnungen benötigen.
• Buchhalter, die möchten, dass Gehaltskosten automatisch, mit dem richtigen Konto und im richtigen Zeitraum gebucht werden — und die Sätze/Schwellenwerte entsprechend der tatsächlichen Situation anpassen möchten.
• Unternehmen mit Aktivitäten in mehreren Ländern, die gemäß den Standards jedes Landes über dasselbe System abrechnen müssen.

Wie fängt man an?

Das Personalmodul ist bereits in Ihrem Workspace verfügbar. Gehen Sie zu Personal → Einstellungen, aktivieren Sie Gehaltsabrechnung, wählen Sie das nationale Datensatzset (standardmäßig Vietnam), überprüfen und passen Sie die gesetzlichen Komponenten an Ihre Situation an, und fügen Sie dann den ersten Mitarbeiter hinzu. Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung von Personal & Gehaltsabrechnung an oder lesen Sie, warum es wichtig ist, die Gehälter gesetzeskonform abzurechnen und trotzdem die Zahlen zu kontrollieren.

Kostenlos testen — keine Kreditkarte erforderlich.

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