Personalmanagement & Gehaltsabrechnung direkt im CRM – Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung & Einkommensteuer werden automatisch berechnet

Funktionsübersicht

Sie verkaufen, verwalten Lagerbestände, stellen Rechnungen aus und führen Buchhaltung in GTG CRM. Aber wie sieht es mit der Gehaltsabrechnung für Ihre Mitarbeiter am Monatsende aus? Immer noch eine separate Excel-Tabelle, immer noch das Abtippen der Sozialversicherungsbeiträge und der Einkommensteuer, immer noch das manuelle Übertragen von Zahlen in das Hauptbuch. Und jedes Mal, wenn sich die staatlichen Sätze oder der Mindestlohn ändern, fürchten Sie, dass die Software die gesetzlichen Bestimmungen falsch berechnet.

Das hat ab heute ein Ende.

GTG CRM bietet ein vollständiges Modul für Personalwesen (HRM) — Gehaltsabrechnung: Verwaltung von Mitarbeiterakten, Arbeitsverträgen, monatliche Gehaltsabrechnung und jede Lohnabrechnung generiert automatisch einen passenden Buchungssatz im Hauptbuch — alles innerhalb desselben Systems, das Sie für Vertrieb und Buchhaltung verwenden. Die Gehaltsabrechnung basiert auf einem vorgefertigten nationalen Datensatz — aktuell vollständig abgedeckt für Vietnam (Sozialversicherung/Krankenversicherung/Arbeitslosenversicherung, Gewerkschaftsbeiträge, die vom Unternehmen zu zahlen sind, progressive Einkommensteuer), weitere Länder werden vorbereitet — und der wichtige neue Punkt: GTG stellt die gesetzlichen Standardwerte bereit, aber Sie können sie einsehen und selbst anpassen, um Ihre spezifische Situation widerzuspiegeln — Sie haben die Kontrolle über die endgültigen Zahlen, nicht eine Blackbox.

Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind

Gehaltsabrechnung in Excel, Buchhaltung in einer anderen Software — Doppelte oder dreifache Dateneingabe, leicht inkonsistente Zahlen zwischen Gehaltsabrechnung und Hauptbuch

Sozialversicherung, Einkommensteuer manuell nach Formel berechnet — Ein Fehler in einer Steuerstufe führt zu falschen gesamten Gehaltsabrechnungen, Risiko bei Steuerprüfungen

Arbeitsverträge manuell in Word erstellt — Jeder Mitarbeiter erfordert eine erneute Erstellung, leicht übersehene Klauseln

Gehaltsabrechnung abgeschlossen, bevor die "Lohnkosten" im Hauptbuch erfasst werden — Vergessene Buchung oder falsche Konten (334/642) verwendet

Unsicherheit über die Raten/Schwellenwerte der verwendeten Software, keine Möglichkeit zur Änderung — Bei Gesetzesänderungen oder unterschiedlichen Situationen müssen Sie auf den Anbieter warten, keine Eigenständigkeit

Mitarbeiterakten sind an verschiedenen Orten verteilt — Kein zentraler Ort zur Verwaltung von Informationen, Verträgen und Gehaltsabrechnungen

GTG CRM konsolidiert alles in einer einzigen Datenquelle: Mitarbeiter → Verträge → Gehaltsabrechnung → Buchungssatz, automatisch und nahtlos — keine separate Personalsoftware, keine doppelte Dateneingabe.

Highlights

1. Mitarbeiterakten & Arbeitsverträge an einem Ort

• Vollständige Mitarbeiterprofile: Name, Position, Abteilung, Personalausweis/Reisepass, Fähigkeiten, Erfahrung, Berufserfahrung, Dienstalter — und zugehörige Dokumente für jeden Mitarbeiter.
• Arbeitsverträge (AV): Erstellung von Verträgen pro Mitarbeiter (Vertragsart, Laufzeit, Grundgehalt, Zulagen). Jeder Mitarbeiter hat einen gültigen Vertrag — das System kontrolliert dies automatisch.
• Vertragserstellung mit KI: Klicken Sie auf "Mit KI erstellen", um einen standardmäßigen Arbeitsvertrag (DOCX/PDF) zu generieren, der automatisch Ihre Unternehmensmarkeninformationen einfügt; oder laden Sie eine bereits unterzeichnete Version hoch.
• Urlaubstage basierend auf Dienstalter, Vertragsverlängerung / -beendigung / Vertragsanhänge — Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus.

💡 Schnelle Eingabe bestehender Daten: Haben Sie bereits eine Mitarbeiterliste in Excel? Nutzen Sie die Stapelverarbeitung per CSV, um alle Ihre Mitarbeiter innerhalb weniger Minuten in das System zu importieren.

2. Monatliche Gehaltsabrechnung — Automatisch nach vietnamesischen Standards

• Ein Klick zur Gehaltsabrechnung: Das System berechnet Bruttolohn → Sozialversicherungs-/Krankenversicherungs-/Arbeitslosenversicherungsbeiträge → Einkommensteuer → Nettogehalt für jeden Mitarbeiter.
• Vorgefertigter nationaler Datensatz: Derzeit für Vietnam verfügbar (Sozialversicherung/Krankenversicherung/Arbeitslosenversicherung auf Basis des Vollgehalts berechnet, Gewerkschaftsbeitrag 2 % vom Arbeitgeberanteil, progressive Einkommensteuerstufen, tageweise anteilige Berechnung bei Ein-/Austritt während des Monats, regionale Mindestlöhne und kumulierte Einkünfte seit Jahresbeginn zur korrekten Steuerberechnung). Automatisierte Lohnbuchhaltung ist derzeit für Vietnam verfügbar; Datensätze für andere Länder werden vorbereitet.
• Zusätzliche/außerplanmäßige Gehaltszahlungen (Off-Cycle), strukturierte Leistungen und Leistungsprämienentscheidungen → einmalige Einkünfte → Gehaltsabrechnung — alles in einem Prozess gebündelt.
• Gehaltsabrechnungen per E-Mail von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse — Mitarbeiter erhalten Gehaltsabrechnungen von Ihrer Unternehmensadresse, nicht von einer unbekannten Adresse.

3. Gehaltsabrechnungsdatensatz — GTG-Standard, Sie haben die Kontrolle über die Zahlen (NEU)

Dies ist eine wichtige Änderung für Ihre Sicherheit. Früher waren die gesetzlichen Zahlen (Sozialversicherungsbeitragssätze, Schwellenwerte, Steuerstufen, Obergrenzen) fest – nur der Anbieter konnte sie ändern. Jetzt können Sie sie einsehen und selbst anpassen direkt im Bereich Gehaltsabrechnungseinstellungen.

• Von GTG bereitgestellte Standardwerte, die Sie überprüfen und steuern: Jeder Posten zeigt die Standardwerte von GTG an, damit Sie wissen, wovon Sie ausgehen. Die wichtigsten Rechtsgrundlagen für den vietnamesischen Datensatz sind: Sozialversicherungsgesetz 2024, Arbeitsgesetz 2025, Einkommensteuergesetz 2025, Gewerkschaftsgesetz zusammen mit den Verordnungen 105/2026/ND-CP und 293/2025/ND-CP. Für Gewerkschaftsbeiträge gilt: GTG berechnet und verbucht diesen Posten, die Zahlung an die Gewerkschaft erfolgt durch das Unternehmen; wenn die zuständige Gewerkschaftsorganisation Ihrer Einheit eine Reduzierung, Aussetzung oder Befreiung der Zahlung genehmigt hat, passen Sie den Satz entsprechend an.
• Sie passen die Einstellungen an Ihre Situation an: Ändern Sie Sätze, Schwellenwerte, Stufen und Obergrenzen entsprechend der tatsächlichen Situation Ihres Unternehmens; die nächste Gehaltsabrechnung verwendet sofort Ihre Zahlen.
• Standardwerte jederzeit zurücksetzen: Mit einem Klick kehren Sie zu den von GTG bereitgestellten Zahlen zurück.
• Alle Änderungen werden protokolliert: wer hat was geändert, von welchem Wert zu welchem Wert – da dies Daten sind, die sich direkt auf das tatsächliche Gehalt auswirken.

ℹ️ Warum das wichtig ist: GTG „garantiert“ nicht eine gesetzliche Zahl für Sie und lässt Sie dafür die Verantwortung tragen. GTG stellt einen transparenten und anpassbaren Standardwert bereit – Sie (oder Ihr Buchhalter) sind derjenige, der die endgültige Zahl überprüft, anpasst und dafür verantwortlich ist, genau wie jede professionelle Gehaltsabrechnungssoftware funktioniert.

4. Gehaltsabrechnung abschließen → Automatische Buchung im Hauptbuch

Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung finalisieren, bucht GTG CRM automatisch den Gehaltsaufwand im Hauptbuch – unter Verwendung desselben Automatisierungsmechanismus, der bereits für Rechnungen und Zahlungen verwendet wird.

• Ausgeglichener Buchungssatz (Soll Gehaltsaufwendungen / Haben Verbindlichkeiten gegenüber Arbeitnehmern 334 + Sozialversicherungs- und Gewerkschaftsbeiträge 3382). Die einbehaltene Einkommensteuer wird separat zum Zeitpunkt ihres Entstehens abgerechnet und verbucht.
• Buchungsregeln können eingesehen und bearbeitet werden – dies ist ein Workflow, der Ihnen gehört, keine Blackbox.
• Das tatsächlich gezahlte Gehalt wird bis zur Auszahlung auf dem Konto „Verbindlichkeiten gegenüber Arbeitnehmern (334)“ „geparkt“ – gemäß den Rechnungslegungsgrundsätzen.
• Sie sehen den Buchungssatz sofort im Workflow-Journal und im Hauptbuch / Journal, genau wie Rechnungen verbucht werden.

5. Gehaltstabelle (Salary Scale) & Personalentscheidungen

• Gehaltstabelle (Salary Scale): KI schlägt Gehaltsstufen pro Position vor + Mindestlohn der Region + Standardtext; dient als Grundlage für die Einstellung und Angebotsabgabe.
• Entscheidungen über Belohnung / Disziplinierung / Kündigung: Erstellung von Entscheidungsdokumenten (globale Standardvorlagen + vietnamesische Standardvorlagen).

6. Rollenbasierte Berechtigungen — Schutz von Gehaltsdaten

Gehälter, Bankkonten, Steuernummern sind sensible Daten. GTG CRM unterscheidet zwischen "Mitarbeiter sehen können" und "Gehalt sehen können":

• Benutzer mit nur der Berechtigung, Mitarbeiterverzeichnisse einzusehen, sehen keine Gehälter/Bankdaten/Steuern — diese Felder sind direkt auf dem Server ausgeblendet, nicht nur in der Benutzeroberfläche.
• Zwei vordefinierte Berechtigungsgruppen: HR Manager (volle Berechtigung) und HR Viewer (nur Verzeichnis).
• Zugriffsprotokollierung: Das System protokolliert, wer welche Gehaltsinformationen eingesehen hat — für den Geschäftsinhaber als Prüfspur.

7. Plattformzugriff für Mitarbeiter gewähren (NEU)

Mitarbeiter eingestellt, Mitarbeiterprofile erstellt — wie tritt dieser Mitarbeiter dann in GTG CRM ein? Früher mussten Sie unter Einstellungen → Benutzerverwaltung gehen, die im Mitarbeiterprofil eingegebene E-Mail-Adresse erneut eingeben und die Rolle von Grund auf selbst auswählen. Jetzt können Sie dies direkt im Mitarbeiterprofil mit der Schaltfläche Plattformzugriff gewähren tun.

• E-Mail und Name werden aus dem Mitarbeiterprofil übernommen — kein erneutes Tippen, keine Angst vor falschen E-Mail-Eingaben.
• Vorgeschlagene Rollen passend zur Berufsbezeichnung: Wenn Ihr Workspace bereits eine Rolle mit demselben Namen wie die Berufsbezeichnung des Mitarbeiters hat (z. B. die Berufsbezeichnung "Kassierer" passt zu einer voreingestellten Rolle), wählt das System diese automatisch aus — Sie müssen nur noch bestätigen oder sie nach Wunsch ändern.

• Hat der Mitarbeiter bereits ein Konto? Das System erkennt und verknüpft es automatisch — keine erneute Einladung, keine zusätzliche Sitzberechnung, keine Änderung der bestehenden Rolle. Dieser Fall ist sehr häufig bei denen, die Sie vor dem Erscheinen dieser Schaltfläche manuell eingeladen haben.
• Noch kein Konto → Einladung per E-Mail wird gesendet mit der ausgewählten Rolle. GTG CRM gibt vor der Bestätigung immer deutlich an: "Diese Aktion fügt Ihrem aktuellen Abonnement einen Sitz hinzu." — keine versteckten Gebühren.
• Der Mitarbeiterprofil zeigt sofort den Zugriffsstatus an: Wartet auf Aktivierung oder ist bereits nutzbar, welche Rolle, wer hat sie gewährt und wann — im 360°-Überblick zusammen mit dem Vertrag und der Gehaltstabelle dieses Mitarbeiters.

• Beim Kündigen eines Mitarbeiters gibt es auf dem Bildschirm zur Vertragsbeendigung eine zusätzliche Option (nicht automatisch aktiviert) "Gleichzeitig Plattformzugriff widerrufen". Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie auswählen, wer die Aufgaben und Akten des betreffenden Mitarbeiters übernehmen soll – damit keine unvollendeten Angelegenheiten übersehen werden, wenn der Zugriff entzogen wird.

ℹ️ Wer sieht diesen Button: Personalverantwortliche mit der Berechtigung zur Verwaltung von Mitarbeiterprofilen sehen den Button "Zugriff gewähren", die tatsächliche Gewährung des Zugriffs erfordert jedoch die Genehmigung der Person mit den Benutzerverwaltungsrechten des Workspaces. Wenn Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, wird klar angezeigt, dass Sie einen Administrator um Bestätigung bitten müssen, und es schlägt nicht stillschweigend fehl.

Sehen Sie die detaillierten Schritte in der Anleitung zur Verwendung von Personalwesen & Gehaltsabrechnung.

Vorteile für Unternehmen

Automatische Gehaltsabrechnung + Sozialversicherung + Einkommensteuer — Kein manuelles Rechnen mehr, keine Steuerstaffel-Abweichungen mehr — Gehaltsabrechnung in wenigen Minuten abgeschlossen.

Standard-Gesetzesdatensätze, die Sie anpassen können — Verlassen Sie sich auf die Gesetzeskonformität, kontrollieren Sie Ihre Zahlen, passen Sie Gesetzesänderungen selbst an, ohne auf andere warten zu müssen.

Datensätze für Vietnam, weitere Länder werden vorbereitet — Eine Plattform zur schrittweisen Erweiterung auf andere Märkte.

Gehaltsabrechnung abschließen → automatische Buchung — Keine Vergessene Erfassung von Gehaltskosten, keine falschen Konten.

Eine Plattform für Personalwesen + Vertrieb + Buchhaltung — Weniger Software zu kaufen, ein Ort zur Abstimmung.

Verträge werden von KI erstellt — Arbeitsverträge in wenigen Sekunden, standardisiert, mit Ihrem Branding.

Feinfühlige Gehaltsberechtigungsverteilung + Zugriffsprotokoll — Gehälter werden korrekt geschützt, mit Audit-Trails.

Massenimport von Mitarbeitern aus CSV — Übertragen Sie alle Mitarbeiter in wenigen Minuten in das System.

Für wen ist das geeignet?

• KMU-Geschäftsführer, die Personal und Gehaltsabrechnung verwalten möchten, ohne zusätzliche HR-Software kaufen zu müssen.
• Personal-/Verwaltungsabteilung, die einen einzigen Ort für die Verwaltung von Profilen, Verträgen und Gehaltsabrechnungen benötigt.
• Buchhalter, die möchten, dass die Gehaltskosten automatisch verbucht werden, auf den richtigen Konten, im richtigen Zeitraum – und die ihre Raten/Schwellenwerte an die Realität anpassen möchten.
• Unternehmen in Vietnam, die in mehrere Länder expandieren (oder dies planen) und ihre Gehaltsabrechnung auf demselben System durchführen möchten (Länder außerhalb Vietnams werden vorbereitet).

Wie fängt man an?

Das Personalwesen-Modul ist bereits in Ihrem Workspace verfügbar. Beginnen Sie unter Personalwesen → Mitarbeiter: Fügen Sie Ihr erstes Mitarbeiterprofil hinzu (oder importieren Sie eine ganze Liste aus CSV) und erstellen Sie dann für jeden Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag. Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von Personalwesen & Gehaltsabrechnung an oder lesen Sie warum die gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung bei gleichzeitiger Kontrolle über Ihre Zahlen wichtig ist.

Kostenlose Testversion – keine Kreditkarte erforderlich.

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