Personalmanagement & Gehaltsabrechnung direkt im CRM – Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung & Einkommensteuer werden automatisch berechnet

Einführung in die Funktionen

Sie verkaufen, verwalten Lagerbestände, erstellen Rechnungen und führen Buchhaltung auf GTG CRM. Aber was ist mit der Gehaltsabrechnung am Monatsende? Immer noch eine separate Excel-Datei, immer noch manuelles Abtippen der Sozialversicherungsbeiträge, der Einkommensteuer, immer noch manuelles Übertragen von Zahlen in die Buchhaltung. Und jedes Mal, wenn der Staat die Sätze oder den Mindestlohn ändert, sind Sie besorgt, dass die Software die Gesetze falsch berechnet.

Das gehört ab heute der Vergangenheit an.

GTG CRM verfügt über ein vollständiges Modul für Personalwesen (HRM) — Gehaltsabrechnung: Verwaltung von Mitarbeiterprofilen, Arbeitsverträgen, monatliche Gehaltsabrechnung und jede Gehaltsabrechnung generiert automatisch einen Buchungssatz für die Bilanz – alles im selben System, das Sie für Vertrieb und Buchhaltung verwenden. Die Gehaltsabrechnung wird anhand von vorgefertigten nationalen Datensätzen (standardmäßig Vietnam: Sozialversicherung/Krankenversicherung/Arbeitslosenversicherung + progressive Einkommensteuer) berechnet. Und der wichtige neue Punkt: GTG stellt gesetzliche Zahlen mit Quellenangaben zur Verfügung, und Sie können sie einsehen und für Ihre Situation selbst anpassen – Sie haben die Kontrolle über die Endzahlen, keine Blackbox.

Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind

Gehaltsabrechnung in Excel, Buchhaltung in anderer Software — 2-3-fache Dateneingabe, leicht abweichende Zahlen zwischen Gehalt und Buchhaltung

Manuelle Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen und Einkommensteuer nach Formel — Ein Fehler in der Steuerklasse → Abweichung in der gesamten Tabelle, Risiko bei der Steuerprüfung

Manuelle Erstellung von Arbeitsverträgen in Word — Jeder Mitarbeiter muss neu erstellt werden, leicht zu übersehende Klauseln

Buchung des „Gehaltsaufwands“ erst nach Abschluss der Gehaltsabrechnung — Vergessen der Verbuchung oder falsche Verbuchung auf den Konten 334/642

Nicht kennen der Raten/Schwellenwerte der verwendeten Software, nicht änderbar — Wenn sich das Gesetz ändert oder die Situation anders ist → müssen auf den Anbieter warten, keine Autonomie

Mitarbeiterakten sind verstreut — Kein zentraler Ort zur Erfassung von Informationen, Verträgen, Gehältern

GTG CRM fasst alles in einer einzigen Datenquelle zusammen: Mitarbeiter → Verträge → Gehaltsabrechnung → Buchhaltungssätze, automatisiert und nahtlos — keine separate Personalsoftware, keine doppelte Dateneingabe.

Highlights

1. Mitarbeiterprofile & Arbeitsverträge an einem Ort

• Vollständige Mitarbeiterprofile: Name, Position, Abteilung, Personalausweis/Reisepass, Fähigkeiten, Erfahrung, Berufserfahrung, Dienstalter — und angehängte Dokumente für jede Person.
• Arbeitsverträge (AV): Erstellung von Verträgen pro Mitarbeiter (Vertragsart, Laufzeit, Grundgehalt, Zulagen). Jeder Mitarbeiter hat einen gültigen Vertrag — das System behält die Kontrolle.
• Vertragserstellung mit KI: Klicken Sie auf „Mit KI erstellen“, um einen standardmäßigen AV-Text (DOCX/PDF) zu generieren, der die Markeninformationen Ihres Unternehmens automatisch einfügt; oder laden Sie eine unterschriebene Kopie hoch.
• Urlaubstage nach Dienstalter, Verlängerung/Kündigung/Anhang von AVs — Verwaltung des gesamten Lebenszyklus des Vertrags.

💡 Schnelle Eingabe vorhandener Daten: Haben Sie bereits eine Mitarbeiterliste in Excel? Verwenden Sie den Massenimport über CSV, um alle Ihre Mitarbeiter in wenigen Minuten in das System zu übertragen.

2. Monatliche Gehaltsabrechnung — Automatisch nach den Standards Ihres Landes

• Ein-Klick-Gehaltsabrechnung: Das System berechnet Bruttogehalt → Sozialversicherungs-/Krankenversicherungs-/Arbeitslosenversicherungsbeiträge → Einkommensteuer → Nettogehalt für jeden Mitarbeiter.
• Vorgefertigte nationale Datensätze: Standardmäßig Vietnam (Sozialversicherung wird auf Basis des vollen Gehalts berechnet, progressive Einkommensteuertabelle, anteilige Berechnung nach Tagen bei Ein- oder Austritt mitten im Monat, regionale Mindestlöhne und kumulierte Einkünfte seit Jahresbeginn zur korrekten Steuerberechnung). Neben Vietnam bietet GTG auch Datensätze für die Gehaltsabrechnung in vielen anderen Ländern an – wählen Sie das richtige Land und es läuft.
• Zusätzliche/Sonderzahlungen (Off-Cycle), strukturierte Zusatzleistungen und Leistungsprämien → eine einmalige Einkommenszahlung → Gehaltsabrechnung — alles im selben Prozess integriert.
• Gehaltsabrechnung (Payslip) direkt von Ihrer E-Mail-Adresse gesendet — Mitarbeiter erhalten E-Mails mit der Gehaltsabrechnung von Ihrer Firmenadresse, nicht von einer unbekannten Adresse.

3. Datensätze für die Gehaltsabrechnung – GTG liefert Standardwerte mit Quellenangaben, Sie kontrollieren die Zahlen (NEU)

Dies ist eine große Veränderung für Ihre Beruhigung. Früher waren die gesetzlichen Zahlen (Sozialversicherungsbeitragssätze, Schwellenwerte, Steuerstufen, Obergrenzen) fest vorgegeben – nur der Anbieter konnte sie ändern. Jetzt können Sie sie einsehen und selbst anpassen direkt im Bereich Gehaltsabrechnungseinstellungen.

• Standardwerte mit Quellenangaben und Gültigkeitsjahr: Jeder Posten zeigt den Standardwert von GTG zusammen mit der Referenzquelle und dem Gültigkeitsjahr an (z. B. „GTG-Standard: X % – Quelle ..., 2026“), damit Sie wissen, woher Sie ändern.
• Sie passen es an Ihre Situation an: Korrigieren Sie den Satz, die Schwellenwerte, die Steuerstufen, die Obergrenzen entsprechend der Unternehmensrealität; die nächste Gehaltsabrechnung verwendet sofort Ihre Zahlen.
• Zurücksetzen auf Standardwerte jederzeit möglich: Ein Klick, um zu den von GTG bereitgestellten Standardwerten zurückzukehren.
• Alle Änderungen werden protokolliert: Wer hat was geändert, von welchem Wert zu welchem Wert – da dies Daten sind, die sich direkt auf das tatsächliche Gehalt auswirken.

ℹ️ Warum das wichtig ist: GTG „bestätigt die gesetzlichen Zahlen nicht für Sie“, damit Sie dafür verantwortlich sind. GTG stellt transparente, mit Quellenangaben versehene und bearbeitbare Standardwerte zur Verfügung – Sie (oder Ihr Buchhalter) sind derjenige, der die endgültigen Zahlen einsehen, anpassen und kontrollieren, genau wie es jede professionelle Gehaltsabrechnungssoftware tut.

4. Gehaltsabrechnung abschließen → Automatische Buchung im Hauptbuch

Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung finalisieren, verbucht GTG CRM automatisch den Buchungssatz für die Gehaltskosten im Hauptbuch – unter Verwendung desselben Automatisierungsmechanismus für die Buchhaltung, der auch für Rechnungen und Zahlungen verwendet wird.

• Ausgeglichener Buchungssatz (Soll Lohnkosten / Haben Verbindlichkeiten gegenüber Arbeitnehmern 334 + Sozialversicherungsbeiträge). Die einbehaltene Einkommensteuer wird separat abgebucht, wenn sie anfällt.
• Buchungsregeln können eingesehen und bearbeitet werden – dies ist Ihr Workflow, keine Blackbox.
• Das Nettogehalt bleibt bis zur Auszahlung auf dem Konto 334 „offen“ – gemäß dem Grundsatz der Buchhaltung.
• Sie sehen den Buchungssatz sofort im Workflow-Journal und im Hauptbuch / in den Buchungssätzen, genau wie Rechnungen gebucht werden.

5. Gehaltstabelle (Salary Scale) & Personalentscheidungen

• Gehaltsübersicht (Salary Scale): KI schlägt Gehaltsstufen basierend auf der Position + Mindestlohnpaket pro Region + Standardtext vor; dient als Grundlage für Rekrutierung und Angebotserstellung.
• Entscheidungen über Belohnungen / Disziplinarmaßnahmen / Kündigungen: Erstellung von Entscheidungsdokumenten (globaler Standardvorlage + vietnamesischer Standardsatz).

6. Rollenbasierte Berechtigungen — Schutz von Gehaltsdaten

Gehalt, Bankkonten und Steuernummern sind sensible Daten. GTG CRM unterscheidet zwischen "Mitarbeiter anzeigen" und "Gehalt anzeigen":

• Personen, die nur die Berechtigung haben, die Mitarbeiterkontakte einzusehen, werden kein Gehalt/Bank/Steuer sehen — diese Felder sind serverseitig ausgeblendet, nicht nur auf der Benutzeroberfläche.
• Zwei vordefinierte Rollen werden vorgeschlagen: HR Manager (volle Berechtigungen) und HR Viewer (nur Kontakte).
• Protokollierung des Zugriffs: Das System zeichnet auf, wer wann welche Gehaltsinformationen eingesehen hat — für den Geschäftsinhaber zur Überprüfung.

7. Zuweisung von Plattformzugriff für Mitarbeiter (NEU)

Mitarbeiter eingestellt, Profile erstellt — wie greifen diese Mitarbeiter auf GTG CRM zu? Früher mussten Sie sich an Einstellungen → Benutzerverwaltung erinnern, die E-Mail erneut eingeben, die bereits im Mitarbeiterprofil hinterlegt war, und dann die Rolle von Grund auf neu auswählen. Jetzt kann dies direkt im Mitarbeiterprofil über die Schaltfläche Plattformzugriff zuweisen erfolgen.

• E-Mail und Name werden aus dem Mitarbeiterprofil übernommen — kein erneutes Eingeben, kein Risiko von Tippfehlern.
• Rollen werden basierend auf der Position vorgeschlagen: Wenn Ihr Workspace bereits eine Rolle mit demselben Namen wie die Mitarbeiterposition hat (z. B. Position "Kassierer" stimmt mit einer vordefinierten Rolle überein), wählt das System diese automatisch aus — Sie müssen nur bestätigen oder sie ändern, wenn Sie möchten.

• Hat der Mitarbeiter bereits ein Konto? Das System erkennt und verknüpft es automatisch — keine erneute Einladung, keine zusätzlichen Sitze, keine Änderung der bestehenden Rolle. Dies ist häufig der Fall bei Personen, die Sie vor dem Vorhandensein dieser Schaltfläche manuell eingeladen haben.
• Kein Konto vorhanden → Einladung wird per E-Mail versendet mit der gewählten Rolle. GTG CRM informiert Sie immer, bevor Sie auf Bestätigen klicken: „Diese Aktion fügt Ihrem aktuellen Abonnement einen weiteren Sitz hinzu.“ — keine versteckten Kosten.
• Der Mitarbeiterprofil zeigt sofort den Zugriffsstatus an: Wartet auf Aktivierung oder ist bereits nutzbar, welche Rolle, wer hat ihn zugewiesen und wann — alles in einer 360°-Ansicht zusammen mit dem Vertrag und dem Gehalt des Mitarbeiters.

• Wenn Sie Mitarbeiter entlassen, gibt es auf dem Bildschirm zur Vertragsbeendigung eine zusätzliche Option (nicht automatisch aktiviert) "Gleichzeitig die Plattformzugänge widerrufen". Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie das System zwingen, jemanden auszuwählen, der die Aufgaben und Profile, die derzeit dem Mitarbeiter gehören, übernimmt – damit keine unvollendeten Aufgaben vergessen werden, wenn die Zugänge widerrufen werden.

ℹ️ Wer kann diesen Button sehen: Personalverantwortliche mit der Berechtigung, Mitarbeiterprofile zu verwalten, sehen den Button "Zugang gewähren", aber die tatsächliche Erteilung des Zugangs muss immer noch von der richtigen Person mit der Berechtigung zur Verwaltung der Benutzer des Arbeitsbereichs genehmigt werden. Wenn Sie nicht über ausreichende Berechtigungen verfügen, wird klar angezeigt, dass Sie einen Administrator um Hilfe bitten müssen, und nicht stillschweigend fehlschlagen.

Sehen Sie sich die detaillierten Schritte in der Anleitung zur Verwendung von Personalwesen & Gehaltsabrechnung an.

Vorteile für Unternehmen

Automatische Gehaltsabrechnung + Sozialversicherung + Einkommensteuer – Kein manuelles Rechnen mehr, keine Steuerklassen-Fehler mehr – Gehaltsabrechnung in wenigen Minuten erledigt

Gesetzesdatensatz mit Zitaten, den Sie selbst anpassen können – Seien Sie zuversichtlich, dass alles gesetzlich konform ist, behalten Sie die Kontrolle über die Zahlen und passen Sie Gesetzesänderungen selbst an, ohne auf andere warten zu müssen

Datensätze für Vietnam und viele andere Länder – Zahlen Sie Gehälter nach den richtigen Standards, auch wenn Sie in andere Märkte expandieren

Gehaltsabrechnung → Automatische Buchung – Kein Vergessen der Lohnkostenbuchung, keine falschen Konten

Eine Plattform für Personal + Vertrieb + Buchhaltung – Weniger Software zu kaufen, ein Ort zum Abgleichen

Arbeitsverträge mit KI erstellt – Jeder Arbeitsvertrag in wenigen Sekunden, professionell und mit Ihrem Branding

Berechtigungsmanagement für sensible Gehaltsdaten + Zugriffsprotokollierung – Gehälter werden angemessen geschützt, mit einer Prüfspur

Massenhafte Mitarbeiterimportierung aus CSV – Übertragen Sie alle Mitarbeiter in wenigen Minuten in das System

Für Wen Geeignet?

• KMU-Geschäftsinhaber, die Personal und Gehaltsabrechnung verwalten möchten, ohne zusätzliche HR-Software zu kaufen.
• Personal-/Verwaltungsabteilungen, die einen einzigen Ort für die Verwaltung von Profilen, Verträgen und Gehaltsabrechnungen benötigen.
• Buchhalter, die möchten, dass die Lohnkosten automatisch in die Bücher eingetragen werden, mit den richtigen Konten und dem richtigen Zeitraum – und die die Raten/Schwellenwerte an die tatsächliche Situation anpassen möchten.
• Unternehmen mit internationaler Tätigkeit, die nach den richtigen Standards in jedem Land über dasselbe System Gehalt zahlen müssen.

Wie Fängt Man An?

Das Personalmodul ist bereits in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden. Gehen Sie zu Personal → Einstellungen, aktivieren Sie Gehaltsabrechnung, wählen Sie den nationalen Datensatz (Standard ist Vietnam), überprüfen und passen Sie die gesetzlichen Posten an Ihre Situation an und fügen Sie dann Ihren ersten Mitarbeiter hinzu. Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von Personalwesen & Gehaltsabrechnung an oder lesen Sie warum es wichtig ist, Gehälter gesetzeskonform abzurechnen und dabei die Kontrolle über die Zahlen zu behalten.

Kostenlos testen – keine Kreditkarte erforderlich.

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