Richtig verkaufen von Dienstleistungen: Dienstleistungskatalog, gemischte Angebote & Verträge → Ratenrechnungen → Automatisierte Buchhaltung

Funktionsvorstellung

GTG CRM ist seit langem stark im Verkauf von Produkten: Warenkatalog, Lagerbestand, Bestellungen, Rechnungen. Aber wenn Sie Dienstleistungen verkaufen – Agenturen, Beratungen, Spas/Kliniken, Freiberufler, B2B-Anbieter – mussten Sie bisher "Schlupflöcher" finden: Dienstleistungen als Dummy-Produkte ohne Lagerbestand anlegen und keine echten Verträge abschließen (nur Angebote, keine Unterschriften, keine Vertragsparteien, kein Zahlungsplan).

Ab sofort unterstützt GTG CRM den Verkauf von Dienstleistungen als erstklassigen Bürger: ein Katalog (Catalog), der sowohl Produkte als auch Dienstleistungen enthält, gemischte Angebote (ein Angebot mit Produkten und Dienstleistungen) und echte Verträge (Contract) – mit Partei B, Abnahmemarkierungen, zweisprachig, Versand & Unterzeichnung, dann Ratenrechnungen erstellen → automatische Buchung in der Buchhaltung.

Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind

Alte Vorgehensweise	Konsequenz
Dienstleistungen müssen als "Dummy-Produkte ohne Lagerbestand" angelegt werden	Unübersichtlicher Katalog, falsche Lagerlogik
Ein Angebot für Produkte, ein separater Vertrag für Dienstleistungen	Zwei Dokumente, zweimal erstellen
Kein Vertrag mit Partei B / keine Abnahmemarkierungen	Schwierige Bindung, schwierige Phasenabnahme
Word-Vertrag + Zahlungsverfolgung in Excel	Zahlungsfristen vergessen, nicht wissen, wie viel geschuldet wird
Nach der Unterzeichnung manuelle Umsatzbuchung	Rechnungserstellung vergessen, Verbuchung vergessen

GTG CRM verbindet einen kontinuierlichen Fluss: Dienstleistung → gemischtes Angebot → Vertrag → Versand & Unterzeichnung → Ratenrechnungen → Umsatzbuchungen & Geldeingang – keine Schlupflöcher, keine doppelte Dateneingabe.

Highlights

1. Ein Katalog für Produkte und Dienstleistungen

• Im Menü CRM → Catalog: Produkte, Dienstleistungen, Termine – wo definiert wird, "was Sie verkaufen", zusammen unter einer einzigen Überschrift.
• Dienstleistungen mit Preisen und Abrechnungszyklen: einmalig (one-time) oder wiederkehrend (recurring – monatlich…). Produkte können auch wiederkehrende Abonnements sein.
• Dieselbe konsolidierte Liste wird vom Angebots-/Vertragszeilenauswahl verwendet – Auswahl von Produkten und Dienstleistungen an einem Ort.

2. Gemischte Angebote – Ein Angebot, Produkte und Dienstleistungen

• Fügen Sie Zeilen vom Typ Dienstleistung (z.B. „Webdesign“, „SEO pro Monat“) und vom Typ Produkt (z.B. „Hosting-Lizenz“ × 3) in dasselbe Angebot ein.
• Jede Zeile hat eine Typ-Markierung (Dienstleistung = grün, Produkt = blau); die Dienstleistungszeile zeigt den Abrechnungszyklus an.
• Angebotsstatus: DRAFT → SENT → ACCEPTED; wenn Akzeptiert, wird die Schaltfläche In Vertrag konvertieren angezeigt.

3. Echte Verträge – Partei B, Abnahme, Zweisprachigkeit

• In Vertrag konvertieren behält den Typ/Zyklus jeder Zeile bei; die Gesamtsumme wird in eine einmalige Gesamtsumme und eine monatliche Gesamtsumme + MwSt. aufgeteilt.
• Partei B (Party B) kann eine Einzelperson oder ein Unternehmen sein; Informationen (Rechtsform, Steuernummer, Adresse, Vertreter) können automatisch ausgefüllt werden, wenn Unternehmensdaten vorhanden sind – dank der Funktion zur Anreicherung von Unternehmensinformationen.
• Abnahmemarkierungen (Nghiệm thu) werden bei der Vertragserstellung festgelegt und leiten den Zahlungsplan.
• Zweisprachige Verträge (bis zu 2 Sprachen) + E-Mails in der jeweiligen Sprache, mit Markenbranding.
• Verträge können auch direkte Produktzeilen enthalten (ohne über ein Angebot zu gehen) – ein Vertrag kann sowohl Produkte als auch Dienstleistungen enthalten.

4. Senden → Unterschreiben → Ratenrechnungen erstellen

Praktischer und rechtlich korrekter Unterzeichnungsprozess:

1. An den Kunden senden: Das System rendert den Vertrag im Format Word (.docx) (kann bearbeitet/verhandelt werden) und sendet ihn per E-Mail an den Kunden. Status DRAFT → SENT.
2. Kunde unterschreibt außerhalb des Systems (Papier/Softcopy) und sendet ihn zurück.
3. Unterschriebene Version hochladen: Angehängte unterschriebene Datei (im System gespeichert) → Erfassen des Unterzeichners, des Zeitpunkts der Unterzeichnung. SENT → SIGNED → ACTIVE.
4. Ratenrechnungen erstellen: Für jede Zahlungstranche die Rechnungsvorschau anzeigen → bestätigen → Rechnung über den bestehenden ERP/Rechnungsworkflow erstellen.

ℹ️ Hinweis: Die Rechnungserstellung erfordert, dass der Arbeitsbereich mit einem E-Rechnungsanbieter / Steueranbieter verbunden ist. Der gesamte Workflow zur Erstellung von Dienstleistungen, Angeboten, Verträgen, Versand & Herunterladen der unterschriebenen Version kann normal genutzt werden; nur der Schritt der Rechnungserstellung erfordert diese Verbindung.

5. Rechnung → Automatische Buchung in der Buchhaltung

• Ein unterschriebener Vertrag = Verpflichtung, noch keine Finanztransaktion – daher werden keine Buchungen bei der Unterzeichnung vorgenommen.
• Bei Rechnungserstellung erfolgt die Buchung: Forderungen (131) / Umsatzerlöse (511) / Mehrwertsteuer (3331) – läuft über die vorhandene automatische Rechnungsbuchhaltungsmaschine.
• Bei Zahlungseingang: Kasse (111/112) / Forderungen (131).

Die gesamte vorhandene automatische Buchhaltungsmaschine wird wiederverwendet – keine "selbstgemachten" GL-Codes, der Workflow gehört Ihnen und kann angepasst werden.

Vorteile für Unternehmen

Funktion	Reale Vorteile für Sie
Ein Katalog (Produkte + Dienstleistungen)	Keine "Dummy-Produkte" mehr, sauberer und korrekter Katalog
Gemischte Angebote	Ein Dokument statt zwei; weniger Neuerstellung
Verträge mit Partei B + Abnahme	Klare Bindungen, phasenweise Abnahme
Ratenrechnungen nach Zeitplan	Keine Zahlung vergessen, immer wissen, wie viel geschuldet wird
Rechnung → automatische Buchung	Umsatz korrekt verbucht, keine manuelle Eingabe
Automatische Ausfüllung von Unternehmensinformationen	Partei B & Steuernummer werden für Verträge/Rechnungen vorausgefüllt

Für wen geeignet?

• Marketing-/Werbeagenturen (ICP3) verkaufen monatliche Dienstleistungspakete.
• Berater, Freiberufler, B2B-Anbieter, die Verträge und Ratenrechnungen benötigen.
• Spas, Kliniken, Schulungszentren verkaufen Dienstleistungen zusammen mit Produkten.
• Unternehmen, die sowohl Produkte als auch Dienstleistungen verkaufen und ein einziges Angebot / einen einzigen Vertrag wünschen.

Wie anfangen?

Gehen Sie zu CRM → Catalog → Dienstleistungen, um Ihre erste Dienstleistung zu erstellen, dann erstellen Sie ein gemischtes Angebot und konvertieren Sie es in einen Vertrag. Sehen Sie sich die Schritt-für-Schritt-Anleitung im Artikel "Anleitung zur Nutzung von Dienstleistungsverkauf & Verträgen" an.

Kostenlose Testversion – keine Kreditkarte erforderlich.

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