Dienstleistungen richtig verkaufen: Servicekatalog, gemischte Preisgestaltung & Verträge → Ratenzahlung → Automatisierte Buchhaltung

Einführung in die Funktionen

GTG CRM war schon immer stark im Verkauf von Produkten: Warenkatalog, Lagerbestand, Bestellungen, Rechnungen. Aber wenn Sie Dienstleistungen verkaufen — Agentur, Beratung, Spa/Klinik, Freiberufler, B2B-Anbieter — mussten Sie sich bisher „behelfen“: Dienstleistungen als fiktives Produkt ohne Lagerbestand anlegen und keine echten Verträge haben (nur Angebote, keine Unterschriften, keine Vertragsparteien, kein Zahlungsplan).

Ab heute unterstützt GTG CRM den Verkauf von Dienstleistungen als vollwertige Entität: Ein Katalog (Catalog), der sowohl Produkte als auch Dienstleistungen enthält, gemischte Angebote (ein Angebot mit sowohl Produkten als auch Dienstleistungen) und echte Verträge (Contract) — mit einer Gegenpartei, Abnahmemarkern, zweisprachig, zum Senden & Unterzeichnen, dann periodische Rechnungsstellung → automatische Buchung.

Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind

Alter Ansatz	Konsequenz
Dienstleistungen als „fiktives Produkt ohne Lagerbestand“ anlegen	Unordnung im Katalog, falsche Lagerlogik
Ein Angebot für Produkte, ein separater Vertrag für Dienstleistungen	Zwei Dokumente, zweimal Erstellung
Keine Verträge mit Gegenpartei / Abnahmemarkern	Schwierige Bindung, schwierige schrittweise Abnahme
Word-Verträge + Zahlungsverfolgung in Excel	Zahlungsperioden vergessen, unklar, wie viel geschuldet wird
Erst nach Unterzeichnung manuell Umsatzerlöse verbuchen	Rechnungsstellung vergessen, Verbuchung vergessen

GTG CRM verbindet einen einzigen Fluss: Dienstleistung → gemischtes Angebot → Vertrag → Senden & Unterzeichnen → periodische Rechnungen → Umsatzbuchungen & Geldeingang — keine Behelfe, keine doppelte Dateneingabe.

Highlights

1. Ein Katalog für Produkte und Dienstleistungen

• Im Menü CRM → Catalog: Produkte, Dienstleistungen, Termine — wo definiert wird, „was Sie verkaufen“, unter einer einzigen Überschrift zusammengefasst.
• Dienstleistungen mit Preisen und Abrechnungszyklen: einmalig (one-time) oder wiederkehrend (recurring — monatlich…). Produkte können auch wiederkehrende Abonnements sein.
• Diese einheitliche Liste ist es, die der Auswahl von Angebots-/Vertragspositionen dient — wählen Sie Produkte und Dienstleistungen an einem Ort aus.

2. Gemischte Angebote — Ein Angebot, sowohl Produkte als auch Dienstleistungen

• Fügen Sie Zeilen vom Typ Dienstleistung (z.B. „Webdesign“, „SEO pro Monat“) und Zeilen vom Typ Produkt (z.B. „Hosting-Lizenz“ × 3) innerhalb desselben Angebots hinzu.
• Jede Zeile hat ein Tag „Typ“ (Dienstleistung = grün, Produkt = blau); die Dienstleistungszeile zeigt den Abrechnungszyklus an.
• Angebote sind DRAFT → SENT → ACCEPTED; wenn Akzeptiert, wird die Schaltfläche In Vertrag konvertieren angezeigt.

3. Echte Verträge — Gegenpartei, Abnahme, zweisprachig

• Umwandlung in Vertrag behält das Zeilenformat/den Zyklus bei; die Gesamtsumme wird in Gesamtsumme auf einmal und monatliche Gesamtsumme + MwSt. aufgeteilt.
• Partei B kann eine Einzelperson oder ein Unternehmen sein; Informationen (Name, Steuernummer, Adresse, Vertreter) können automatisch ausgefüllt werden, sobald Unternehmensdaten vorhanden sind – dank der Funktion zur Anreicherung von Unternehmensinformationen.
• Abnahmemeldungen (Abnahme) werden bei der Vertragserstellung festgelegt und leiten den Zahlungsplan.
• Zweisprachige Verträge (maximal 2 Sprachen) + E-Mails in der jeweiligen Sprache, mit Branding.
• Verträge können auch direkte Produktlinien beibehalten (ohne Angebot) – ein Vertrag kann sowohl Produkte als auch Dienstleistungen enthalten.

4. Senden → Unterzeichnen → Abschlagsrechnungen erstellen

Praktischer, rechtlich korrekter Unterzeichnungsprozess:

1. An Kunden senden: Das System rendert den Vertrag im Format Word (.docx) (kann bearbeitet/verhandelt werden) und sendet ihn per E-Mail an den Kunden. Status DRAFT → SENT.
2. Kunde unterzeichnet außerhalb des Systems (Papier/Softcopy) und sendet ihn zurück.
3. Unterzeichnete Version hochladen: Hochladen der unterzeichneten Datei (im System gespeichert) → Erfassung des Unterzeichners und des Zeitpunkts der Unterzeichnung. SENT → SIGNED → ACTIVE.
4. Abschlagsrechnungen erstellen: Für jede Zahlungspart, Rechnungsvorschau anzeigen → bestätigen → Rechnung über den bestehenden ERP/Rechnungsfluss erstellen.

ℹ️ Hinweis: Für die Rechnungserstellung ist ein mit elektronischer Rechnung / Steueranbieter verbundener Workspace erforderlich. Der gesamte Workflow zur Erstellung von Dienstleistungen, Angeboten, Verträgen, zum Senden & Herunterladen von unterzeichneten Versionen funktioniert weiterhin normal; nur der Schritt der Rechnungserstellung erfordert diese Verbindung.

5. Rechnung → Automatische Buchung

• Unterzeichneter Vertrag = Verpflichtung, noch keine Finanztransaktion – daher keine Buchung bei Unterzeichnung.
• Bei Rechnungserstellung wird gebucht: Debit Forderungen (131) / Credit Umsatzerlöse (511) / Credit Umsatzsteuer (3331) — über die bestehende automatische Rechnungsbuchungsmaschine.
• Bei Zahlungseingang: Debit Kasse (111/112) / Credit Forderungen (131).

Es wird die bestehende automatische Buchungsmaschine wiederverwendet – keine "selbstgebauten" GL-Codes, der Workflow gehört Ihnen und kann angepasst werden.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Funktion	Praktischer Vorteil für Sie
Ein Katalog (Produkte + Dienstleistungen)	Keine "Pseudo-Produkte" mehr, saubere und korrekte Kategorien
Gemischte Angebote	Ein Dokument statt zwei; weniger Korrekturaufwand
Vertrag mit Partei B + Abnahme	Klare Bindungen, phasenweise Abnahme
Abschlagsrechnungen nach Zeitplan	Keine Forderungen vergessen, immer wissen, wie viel geschuldet wird
Rechnung → automatische Buchung	Umsatzerlöse korrekt verbucht, keine manuelle Eingabe
Unternehmensdaten automatisch ausgefüllt	Partei B & Steuernummer vorab für Verträge/Rechnungen ausgefüllt

Für wen ist das geeignet?

• Marketing-/Werbeagenturen (ICP3), die monatliche Dienstleistungspakete verkaufen.
• Berater, Freelancer, B2B-Anbieter, die Verträge und Abschlagsrechnungen benötigen.
• Spas, Kliniken, Schulungszentren, die Dienstleistungen zusammen mit Produkten verkaufen.
• Unternehmen, die sowohl Produkte als auch Dienstleistungen verkaufen und ein einziges Angebot/einen einzigen Vertrag wünschen.

Wie fange ich an?

Gehen Sie zu CRM → Katalog → Dienstleistungen, um Ihre erste Dienstleistung zu erstellen, erstellen Sie dann ein gemischtes Angebot und wandeln Sie es in einen Vertrag um. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Artikel "Leitfaden zur Nutzung von Vertrieb & Verträgen".

Kostenlose Testversion – keine Kreditkarte erforderlich.

→ Kostenlos mit GTG CRM starten