Από το αρχείο Excel έως το τουριστικό κέντρο που λειτουργεί ομαλά με το GTG CRM

«Τα ταξίδια είναι εμπειρία, αλλά για να έχουν οι πελάτες καλή εμπειρία, χρειάζεστε καλύτερες διαδικασίες λειτουργίας.»

Αυτά είναι τα λόγια της κας Minh Nguyet, ιδρύτριας της GoExplore Travel – ενός τουριστικού κέντρου που ειδικεύεται στην οργάνωση εκδρομών στην Κεντρική Βιετνάμ για εγχώριους και διεθνείς πελάτες.

Ξεκινώντας με μόλις 5 υπαλλήλους και 3 βασικές εκδρομές (Hoi An, Hue, Ba Na Hills), η GoExplore αντιμετώπισε την κατάσταση του «απρογραμμάτιστου, ξεχασμένων πελατών» – κάτι που δεν είναι ασυνήθιστο σε μικρές τουριστικές εταιρείες.

«Ο πελάτης έστελνε μήνυμα στο Facebook ρωτώντας για εκδρομή, ο υπάλληλος το κατέγραφε σε ένα σημειωματάριο. Την επόμενη μέρα, κάποιος άλλος καλούσε πίσω, αλλά δεν ήξερε αν ο πελάτης είχε ήδη ενημερωθεί. Κάθε εβδομάδα, έχανα ώρες ελέγχοντας τα πάντα στο Excel. Μερικές φορές, ένα μικρό λάθος προκαλούσε την αναβολή ολόκληρης της ομάδας.»

Και τότε η κα Nguyet αποφάσισε να «ψηφιοποιηθεί πραγματικά», αντί απλώς να κάνει διαφημίσεις και να χρησιμοποιεί chat για πωλήσεις εκδρομών.

Landing Page AI – Όταν οι πελάτες «αγγίζουν» την εκδρομή από την πρώτη ματιά

Παλαιότερα, η GoExplore διαφήμιζε εκδρομές κυρίως μέσω Facebook. Πολλές αναρτήσεις, ωραίες φωτογραφίες, αλλά οι πελάτες διάβαζαν και… προχωρούσαν, χωρίς να αφήνουν πληροφορίες.

Με το Landing Page AI στο GTG CRM, η κα Nguyet δεν χρειάστηκε να προσλάβει γραφίστα ή προγραμματιστή.

Το σύστημα διαθέτει ήδη μια βιβλιοθήκη προτύπων Landing Page ειδικά για τον κλάδο του τουρισμού, ενσωματώνοντας φόρμες συλλογής στοιχείων πελατών για εγγραφή σε εκδρομές.

Απλώς επιλέγει το πρότυπο που της αρέσει, εισάγει μερικές βασικές πληροφορίες όπως το όνομα της εκδρομής, τον προορισμό, την ημερομηνία αναχώρησης, και το GTG CRM αναλαμβάνει τα υπόλοιπα.

Το AI του GTG CRM υποστηρίζει:

• Σύνταξη ελκυστικής και SEO-friendly περιγραφής εκδρομής
• Δημιουργία εικόνων που ταιριάζουν με το θέμα

«Σε μόλις 10 λεπτά, είχα μια ολοκληρωμένη σελίδα παρουσίασης εκδρομής – από το περιεχόμενο, τις εικόνες, μέχρι τη φόρμα εγγραφής. Χωρίς σχεδιασμό, χωρίς επεξεργασία.»

Όλα τα δεδομένα εγγραφής πελατών εισέρχονται αυτόματα στο CRM, βοηθώντας την ομάδα πωλήσεων να επιβεβαιώσει άμεσα, χωρίς να χάσει κανέναν πελάτη.

Ως αποτέλεσμα, μέσα σε 1 εβδομάδα, το πρώτο landing page της GoExplore έφερε πάνω από 200 εγγραφές για εκδρομές, 5 φορές περισσότερες από τις συνηθισμένες διαφημιστικές αναρτήσεις στο Facebook.

CRM – Όλοι οι πελάτες, όλες οι εκδρομές, όλα σε μία οθόνη

Παλαιότερα, η GoExplore χρησιμοποιούσε Excel για να αποθηκεύει πληροφορίες πελατών. Κάθε άτομο σε μια στήλη, κάθε εκδρομή σε ένα φύλλο εργασίας.

Τώρα, όλα τα δεδομένα πελατών διαχειρίζονται κεντρικά στο GTG CRM, με πλήρεις πληροφορίες:

• Ονοματεπώνυμο, αριθμός τηλεφώνου, email
• Ενδιαφερόμενη εκδρομή και προγραμματισμένη ημερομηνία αναχώρησης
• Κατάσταση (νέος – υπό διαπραγμάτευση – προκαταβολή – ολοκληρώθηκε)
• Σημειώσεις από τον σύμβουλο πωλήσεων

Όταν ο πελάτης καλεί, απλώς εισάγετε τον αριθμό τηλεφώνου και όλο το ιστορικό εμφανίζεται αμέσως: ποια εκδρομή έχει κάνει ο πελάτης, πώς ανταποκρίθηκε, ποιος υπάλληλος είναι υπεύθυνος.

Όχι πια «αγχώδεις μεταβιβάσεις κλήσεων» – όλα είναι ξεκάθαρα.

«Μια φορά, ένας Αυστραλός πελάτης κάλεσε ξανά για να κλείσει επιπλέον εκδρομή στη Ντα Νανγκ - Χιουέ. Μάθαμε αμέσως ότι την προηγούμενη εβδομάδα είχαν κάνει εκδρομή στην Χόι Αν, τους αρέσει η χορτοφαγική κουζίνα και μένουν σε ξενοδοχείο κοντά στο ποτάμι. Έτσι, με λίγα λεπτά συμβουλών, δέχτηκαν αμέσως.»

Αυτή είναι η δύναμη του CRM – μετατρέποντας τα δεδομένα σε εξατομικευμένη εμπειρία.

Εργασίες – Διαχείριση εργασιών όπως επαγγελματικός συντονισμός εκδρομών

Ένα άλλο μεγάλο πρόβλημα της GoExplore ήταν... όλοι πίστευαν ότι κάποιος άλλος το έκανε.

Ο πελάτης ρωτά, κανείς δεν απαντά γιατί νόμιζε ότι κάποιος άλλος είχε ήδη απαντήσει. Ο πελάτης έχει κάνει προκαταβολή αλλά ξεχάστηκε η επιβεβαίωση.

Με τις Εργασίες στο GTG CRM, η κυρία Nguyệt άρχισε να δημιουργεί εργασίες για κάθε υπάλληλο:

• «Επιβεβαίωση εκδρομής Ντα Νανγκ – 10 π.μ. αύριο»
• «Αποστολή συμβολαίου εκδρομής στην κυρία Mai – προθεσμία 2 μ.μ. σήμερα»
• «Προετοιμασία λίστας πελατών για τον οδηγό Huy»

Όλα εμφανίζονται σε ένα μοναδικό dashboard – ποιος κάνει τι, μέχρι πού, έχει ολοκληρωθεί ή όχι.

«Δεν χρειάζεται πλέον να στέλνω μηνύματα στην ομάδα του Zalo κάθε πρωί. Απλά ανοίγω το GTG CRM και ξέρω αμέσως ποιος κάνει τι.»

Αποτέλεσμα: Όταν τα ταξίδια λειτουργούν με δεδομένα και συναισθήματα

Μετά από 2 μήνες εφαρμογής του GTG CRM, η GoExplore Travel έχει υποστεί μια σαφή μεταμόρφωση:

• Αύξηση στον αριθμό των εκδρομών που ξεκινούν 28%
• Αύξηση στα έσοδα 35%
• Ποσοστό επανερχόμενων πελατών έφτασε το 30%
• Το προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών εξοικονομεί 40% του χρόνου διαχείρισης προγραμμάτων και εργασιών

Αλλά για την κυρία Nguyệt, το πιο σημαντικό είναι η «ανακούφιση»:

«Τώρα, δεν ανησυχώ πια μήπως χάσω ραντεβού, ξεχάσω πελάτη ή μπερδευτώ με τις προθεσμίες. Μπορώ να αφιερώνω περισσότερο χρόνο για να σχεδιάζω νέες εκδρομές – αυτό που αγαπώ περισσότερο.»

Συμπέρασμα

Η ιστορία της GoExplore Travel δείχνει: «Η καλή διαχείριση της διαδικασίας είναι το θεμέλιο μιας ολοκληρωμένης εμπειρίας ταξιδιού.»

Το GTG CRM βοηθά τα ταξιδιωτικά γραφεία και τους οργανισμούς να λειτουργούν σαν μια ολοκληρωμένη ορχήστρα – από την προσέλκυση πελατών, την επεξεργασία πληροφοριών, την ανάθεση εργασιών μέχρι την εξυπηρέτηση μετά την εκδρομή – όλα συνδεδεμένα σε μία πλατφόρμα.