Οδηγός χρήστη για τον έλεγχο πρόσβασης - GTG CRM

1. Πρόσβαση Δικαιωμάτων

Βήμα 1: Σύνδεση στο GTG CRM

Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο GTG CRM.

Βήμα 2: Άνοιγμα του Μενού Ρυθμίσεων

Στο αριστερό μενού, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο Settings (Ρυθμίσεις).

Βήμα 3: Επιλογή Δικαιωμάτων

Στο μενού Settings, κάντε κλικ στο Permissions (Δικαιώματα).

2. Προβολή Προεπιλεγμένων Ρόλων

Το GTG CRM παρέχει 3 προεπιλεγμένους ρόλους:

Administrator

Ιδιότητα	Τιμή
Όνομα	Administrator
Δικαιώματα	Πλήρη δικαιώματα στην πλατφόρμα
Περιγραφή	Υπέρτατο δικαίωμα, διαχειρίζεται ολόκληρο το σύστημα
Settings	Αυτόματα έχει όλα τα δικαιώματα Settings (από 5/2026)

Marketing Manager

Ιδιότητα	Τιμή
Όνομα	Marketing Manager
Δικαιώματα	Διαχείριση marketing, προβολή αναφορών
Περιγραφή	Για τον διαχειριστή της ομάδας marketing

Marketing Staff

Ιδιότητα	Τιμή
Όνομα	Marketing Staff
Δικαιώματα	Εκτέλεση εργασιών marketing
Περιγραφή	Για το προσωπικό marketing

3. Δημιουργία Νέου Ρόλου

Βήμα 1: Κλικ στο "Προσθήκη Ρόλου"

Στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης, κάντε κλικ στο κουμπί "Add Role" (Προσθήκη Ρόλου).

Βήμα 2: Ορισμός Ονόματος Ρόλου

Εισαγάγετε ένα όνομα για τον νέο ρόλο (π.χ., "Sales", "Support", "Warehouse").

Βήμα 3: Προσθήκη Περιγραφής (Προαιρετικό)

Μια σύντομη περιγραφή αυτού του ρόλου για εύκολη διαχείριση αργότερα.

Παράδειγμα: - Όνομα: Sales - Περιγραφή: Υπάλληλος πωλήσεων, διαχειρίζεται πελάτες και παραγγελίες

4. Προσαρμογή Δικαιωμάτων

Δομή Δικαιωμάτων

Κάθε ενότητα έχει ξεχωριστά δικαιώματα:

Module
├── Create (Δημιουργία)
├── View (Προβολή)
├── Update (Ενημέρωση)
├── Delete (Διαγραφή)
└── Άλλα ειδικά δικαιώματα

Ενεργοποίηση/Απενεργοποίηση Δικαιωμάτων

Χρησιμοποιήστε το διακόπτη για να ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε κάθε δικαίωμα: - Toggle ON: Επιτρέπει - Toggle OFF: Δεν επιτρέπει

Δικαιώματα ανά Ενότητα

Automation Workflow

Δικαίωμα	Convention A	Περιγραφή
Create	AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE	Δημιουργία νέου workflow
View	AUTOMATION_WORKFLOW_VIEW	Προβολή λίστας και λεπτομερειών workflow
Update	AUTOMATION_WORKFLOW_UPDATE	Επεξεργασία workflow
Delete	AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE	Διαγραφή workflow

Landing Page

Δικαίωμα	Περιγραφή
Δημιουργία	Δημιουργία νέας σελίδας προορισμού
Ενημέρωση	Επεξεργασία σελίδας προορισμού
Δημοσίευση	Δημοσίευση σελίδας προορισμού
Αποδημοσίευση	Αποδημοσίευση
Διαγραφή	Διαγραφή σελίδας προορισμού
Τροποποίηση Προσαρμοσμένου Τομέα	Ρύθμιση προσαρμοσμένου τομέα

Μάρκετινγκ

Δικαίωμα	Περιγραφή
Προβολή Δημοσιεύσεων Κοινωνικών Δικτύων	Προβολή δημοσιεύσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
Διαχείριση Εκστρατειών	Διαχείριση εκστρατειών

CRM

Δικαίωμα	Σύμβαση A	Περιγραφή
Προβολή Όλων των Επαφών	CRM_VIEW_ALL_CONTACT	Προβολή όλων των επαφών
Προβολή Αντικειμένου	CRM_OBJECT_VIEW	Προβολή λεπτομερειών επαφής

Email & Μηνύματα

Ενότητα	Δικαίωμα
Email	Δημιουργία, Αποστολή, Προβολή, Διαγραφή
Μηνύματα	Προβολή, Απάντηση, Διαχείριση

Χρεώσεις

Δικαίωμα	Σύμβαση A	Περιγραφή
Προβολή Τιμολογίου	BILLING_VIEW_INVOICE	Προβολή τιμολογίου
Προσθήκη Μεθόδου Πληρωμής	BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD	Προσθήκη μεθόδου πληρωμής

Ρυθμίσεις / Χώρος Εργασίας

Δικαίωμα	Σύμβαση A	Περιγραφή
Διαχείριση Χρηστών	WORKSPACE_ACTION_USER	Διαχείριση χρηστών
Προβολή Χρεώσεων	WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER	Προβολή πληροφοριών χρεώσεων

Αποθήκευση Ρόλου

Αφού ολοκληρώσετε την προσαρμογή, κάντε κλικ στο "Αποθήκευση" για να δημιουργήσετε έναν ρόλο.

5. Ανάθεση Ρόλου σε Χρήστη

Βήμα 1: Άνοιγμα "Διαχείριση Χρηστών"

"Λίστα Χρηστών" εδώ είναι όλοι οι χρήστες στον χώρο εργασίας.

Βήμα 2: Εύρεση Χρήστη

Βρείτε τον χρήστη στον οποίο θέλετε να αναθέσετε δικαιώματα στη λίστα.

Βήμα 3: Επιλογή Ρόλου

Στη στήλη "Ρόλος", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού για να ανοίξετε τη λίστα ρόλων.

Βήμα 4: Ανάθεση Ρόλου

Επιλέξτε τον κατάλληλο ρόλο από το αναπτυσσόμενο μενού. Ο ρόλος θα ανατεθεί αμέσως.

Βήμα 5: Επιβεβαίωση

Ελέγξτε ξανά εάν ο ρόλος έχει ανατεθεί σωστά.

6. Διαχείριση Ρόλων

Επεξεργασία Ρόλου

1. Κάντε κλικ στον ρόλο που θέλετε να επεξεργαστείτε
2. Αλλάξτε τα δικαιώματα
3. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση

Διαγραφή Ρόλου

1. Κάντε κλικ στον ρόλο που θέλετε να διαγράψετε
2. Κάντε κλικ στο Διαγραφή Ρόλου
3. Επιβεβαιώστε τη διαγραφή

Σημείωση: Δεν μπορείτε να διαγράψετε προεπιλεγμένους ρόλους (Διαχειριστής, Διευθυντής Μάρκετινγκ, Προσωπικό Μάρκετινγκ).

Πραγματικό Παράδειγμα

Παράδειγμα 1: Δημιουργία Ρόλου "Πωλητής"

Στόχος: Οι πωλητές χρειάζονται να διαχειρίζονται πελάτες, να στέλνουν μηνύματα και email.

Ανατεθειμένα Δικαιώματα: - CRM: CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW - Μηνύματα: Όλα - Email: Όλα - Αυτοματισμός: AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE, Προβολή, Ενημέρωση - Σελίδα προορισμού: Δημιουργία, Ενημέρωση, Δημοσίευση, Προβολή - Μάρκετινγκ: Μόνο Προβολή

Δικαιώματα που ΔΕΝ έχουν ανατεθεί: - AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE - Διαγραφή σελίδας προορισμού - Διαχείριση εκστρατειών μάρκετινγκ

Παράδειγμα 2: Δημιουργία Ρόλου "Υποστήριξη"

Στόχος: Το προσωπικό υποστήριξης χρειάζεται μόνο να βλέπει μηνύματα και να απαντά σε πελάτες.

Ανατεθειμένα Δικαιώματα: - Μηνύματα: Προβολή, Απάντηση - CRM: CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW - Email: Μόνο Προβολή

Δικαιώματα ΔΕΝ χορηγούνται: - Όλα τα άλλα δικαιώματα

Παράδειγμα 3: Δημιουργία Ρόλου "Finance"

Στόχος: Ο λογιστής διαχειρίζεται τιμολόγια και μεθόδους πληρωμής.

Δικαιώματα που χορηγούνται: - BILLING_VIEW_INVOICE — Προβολή τιμολογίου - BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD — Προσθήκη μεθόδου πληρωμής - WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER — Προβολή πληροφοριών χρέωσης

7. Σύμβαση Α - Ονομασία Δικαιωμάτων DOMAIN_ACTION_OBJECT (Νέο 5/2026)

Όλα τα ονόματα δικαιωμάτων στο GTG CRM έχουν τυποποιηθεί σύμφωνα με τη Σύμβαση Α — DOMAIN_ACTION_OBJECT.

Πώς να διαβάσετε τα ονόματα δικαιωμάτων της Σύμβασης Α

BILLING_VIEW_INVOICE
   │       │      │
   │       │      └── Αντικείμενο: INVOICE (αντικείμενο: τιμολόγιο)
   │       └── Ενέργεια: VIEW (ενέργεια: προβολή)
   └── Τομέας: BILLING (τομέας: χρέωση)

Πίνακας Ονομάτων Δικαιωμάτων ανά Τομέα

Τομέας	Όνομα Δικαιώματος	Σημασία
BILLING_	BILLING_VIEW_INVOICE	Προβολή τιμολογίου
BILLING_	BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD	Προσθήκη μεθόδου πληρωμής
WORKSPACE_	WORKSPACE_ACTION_USER	Διαχείριση χρηστών χώρου εργασίας
WORKSPACE_	WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER	Προβολή πληροφοριών χρέωσης χώρου εργασίας
AUTOMATION_	AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE	Δημιουργία ροής εργασίας αυτοματισμού
AUTOMATION_	AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE	Διαγραφή ροής εργασίας αυτοματισμού
CRM_	CRM_OBJECT_VIEW	Προβολή αντικειμένων CRM
CRM_	CRM_VIEW_ALL_CONTACT	Προβολή όλων των επαφών

Γιατί η αλλαγή ονόματος;

Προηγουμένως, τα ονόματα των δικαιωμάτων ήταν ασυνεπή: SEND_EMAIL, CREATE_LANDING_PAGE, VIEW_BILLING — ήταν δύσκολο να βρεθούν και να ελεγχθούν όταν ένας χώρος εργασίας είχε πολλά δικαιώματα.

Η Σύμβαση Α το επιλύει με: - Ομαδοποίηση ανά Τομέα → βρίσκοντας BILLING_, βλέπεις αμέσως όλα τα δικαιώματα χρέωσης - Συνεπής Ενέργεια → VIEW είναι πάντα προβολή, CREATE είναι πάντα δημιουργία - Εύκολος Έλεγχος → πληκτρολογώντας το όνομα του τομέα, φιλτράρονται όλες οι σχετικές ομάδες δικαιωμάτων

8. Ο Διαχειριστής έχει Αυτόματη Πρόσβαση στις Ρυθμίσεις

Ο Διαχειριστής θα λάβει επιπλέον μεμονωμένα δικαιώματα WORKSPACE_* για να αποκτήσει πρόσβαση στο μενού Ρυθμίσεις.

Ο Διαχειριστής έχει αυτόματα όλα τα δικαιώματα Ρυθμίσεων — δεν χρειάζεται να αντιστοιχιστούν επιπλέον.

Σημαντικές Σημειώσεις

Βέλτιστες Πρακτικές

1. Αρχή Ελάχιστων Δικαιωμάτων: Παραχωρήστε μόνο τα απαραίτητα δικαιώματα για τον εκάστοτε ρόλο
2. Επανεξέταση Περιοδικά: Ελέγξτε ξανά τα δικαιώματα όταν ένας υπάλληλος αλλάζει θέση
3. Δημιουργία Αντιγράφων Ασφαλείας πριν τη Διαγραφή: Καταγράψτε τη διαμόρφωση του ρόλου πριν τον διαγράψετε
4. Δοκιμή Δικαιωμάτων: Συνδεθείτε με έναν λογαριασμό στον οποίο έχουν αντιστοιχιστεί δικαιώματα για να ελέγξετε στην πράξη

Ασφάλεια

• Μόνο ο Διαχειριστής μπορεί να διαχειρίζεται την κατανομή δικαιωμάτων
• Μην μοιράζεστε λογαριασμούς Διαχειριστή
• Όλες οι αλλαγές στα δικαιώματα καταγράφονται αυτόματα

Συχνές Ερωτήσεις

Ε: Μπορεί να αντιστοιχιστεί πολλοί ρόλοι σε 1 άτομο;

Α: Προς το παρόν, σε κάθε χρήστη μπορεί να αντιστοιχιστεί μόνο 1 ρόλος.

Ε: Έχει άμεση επίδραση ο νέος ρόλος;

Α: Ναι, ο ρόλος εφαρμόζεται αμέσως μετά την αντιστοίχιση.

Ε: Μπορεί να γίνει επαναφορά των δικαιωμάτων;

Α: Μπορείτε να αντιστοιχίσετε ξανά οποιονδήποτε άλλο ρόλο ανά πάσα στιγμή.

Ε: Πού εμφανίζονται τα ονόματα δικαιωμάτων σύμφωνα με τη Σύμβαση Α;

Α: Στο περιβάλλον Ρυθμίσεων → Κατανομή Δικαιωμάτων, κάθε εναλλαγή δικαιώματος εμφανίζει το όνομα σύμφωνα με τη Σύμβαση Α για εύκολη αναζήτηση.

Συμπέρασμα

Με τη λειτουργία Κατανομή Δικαιωμάτων στο GTG CRM:

• Επέκταση της ομάδας ασφαλείας - ο καθένας κάνει μόνο το σωστό μέρος
• Έλεγχος πρόσβασης σε κρίσιμα δεδομένα
• Convention A - τυποποιημένα ονόματα δικαιωμάτων, εύκολο για έλεγχο ανά τομέα
• Ο διαχειριστής έχει αυτόματα τις Ρυθμίσεις - όχι πλέον λανθασμένες διαμορφώσεις
• Επαγγελματική λειτουργία όπως μια μεγάλη επιχείρηση