Οδηγός για την έκδοση διεθνών ηλεκτρονικών τιμολογίων στο GTG CRM

Τι θα μπορείτε να κάνετε μετά από αυτήν την καθοδήγηση

Επιλογή αγοράς έκδοσης (εφαρμογή συστήματος λογαριασμών + φόρων + νομισμάτων) → έλεγχος δικτύου έκδοσης στην ενότητα Συνδέσεις → (όταν χρειάζεται) σύνδεση δικών σας λογαριασμών ή token → δημιουργία διεθνούς τιμολογίου σύμφωνα με τα πρότυπα της χώρας του αγοραστή → έκδοση και αποστολή μέσω του κατάλληλου δικτύου/πύλης → παρακολούθηση της κατάστασης μετάδοσης και λήψη του PDF του τιμολογίου σύμφωνα με το πρότυπο. Όλα σε ένα σύστημα, χωρίς την ανάγκη ξεχωριστού λογισμικού τιμολόγησης για κάθε χώρα.

Προετοιμασία

1. Είσοδος στο GTG CRM, με δικαιώματα Διαχειριστή Τιμολογίων (ERP). — Για τη δημιουργία και έκδοση τιμολογίων.

2. Έχετε δικαιώματα Διαχειριστή Συστήματος Λογαριασμών (Manage Chart of Accounts). — Για την εφαρμογή του συστήματος λογαριασμών ανά χώρα στο Βήμα 1.

3. Έχετε τη φορολογική ταυτότητα της επιχείρησής σας στην αγορά έκδοσης (ΑΦΜ / UEN / NIP…). — Ένα έγκυρο τιμολόγιο απαιτεί τη σωστή φορολογική ταυτότητα του πωλητή.

4. (Μόνο για αγορές με κυβερνητική πύλη, π.χ. Πολωνία) Έχετε token εξουσιοδότησης KSeF που λαμβάνεται από την κυβερνητική πύλη. — Για την υποβολή τιμολογίων μέσω της πύλης KSeF.

5. Η αγορά έκδοσης είναι σε κατάσταση ετοιμότητας. — Ορισμένες αγορές βρίσκονται ακόμη υπό υλοποίηση — σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε ακόμα να αποθηκεύετε ως πρόχειρα, η επίσημη αποστολή θα ενεργοποιηθεί αργότερα.

Βήμα 1 — Επιλογή αγοράς & εφαρμογή συστήματος λογαριασμών

Πηγαίνετε στο Λογιστική → Ρύθμιση (Accounting → Setup).

Στην ενότητα επιλογής χώρας, επιλέξτε τη χώρα όπου εκδίδετε το τιμολόγιο — π.χ. Σιγκαπούρη (ή Πολωνία, Ιαπωνία, Μαλαισία…).

Πατήστε Εφαρμογή (Apply) για να δημιουργήσετε το σύστημα λογαριασμών, να ορίσετε λογιστικά πρότυπα, νόμισμα και φορολογικό προφίλ αυτής της χώρας.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: ο χώρος εργασίας εμφανίζει τα σωστά λογιστικά πρότυπα και νόμισμα της χώρας που επιλέξατε (π.χ. Σιγκαπούρη: πρότυπο SFRS, νόμισμα SGD, φόρος GST 9%). Ένα νέο σύστημα λογαριασμών εμφανίζεται στη λίστα λογαριασμών.

💡 Συμβουλή: κάθε χώρος εργασίας χρησιμοποιεί μία χώρα/λογιστικό πρότυπο. Αν θέλετε να αλλάξετε χώρα, πρέπει πρώτα να Επαναφέρετε (Reset). Αφού έχετε καταγράψει εγγραφές, το σύστημα λογαριασμών θα κλειδωθεί για την προστασία των βιβλίων.

Βήμα 2 — Έλεγχος σύνδεσης έκδοσης

Πηγαίνετε στο Ρύθμιση → Τιμολόγηση → Σύνδεση έκδοσης (Settings → Invoicing → E-invoice Connection).

Ελέγξτε την ενότητα Δίκτυο (Network) και Κατάσταση (Status): - Για τις αγορές Peppol που λειτουργούν επί του παρόντος στο προεπιλεγμένο δίκτυο της GTG (Σιγκαπούρη, Ιαπωνία, Μαλαισία, Ολλανδία, Σουηδία και Δανία: η κατάσταση είναι συνήθως «Χρησιμοποιείται το προεπιλεγμένο δίκτυο της GTG» — μπορείτε να εκδώσετε αμέσως, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε λογαριασμό. Η Αυστραλία και οι υπόλοιπες 11 χώρες της ΕΕ (συμπεριλαμβανομένης της Γαλλίας, της Ιταλίας, της Ισπανίας) δεν λειτουργούν επί του παρόντος στο προεπιλεγμένο δίκτυο — τα τιμολόγιά σας θα αποθηκεύονται ως πρόχειρα έως ότου η σύνδεση είναι έτοιμη (βλ. ενότητα «Οδικός χάρτης ανά αγορά» παρακάτω). - Για τις αγορές με κυβερνητική πύλη (π.χ. Πολωνία — KSeF): η σελίδα εμφανίζει τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν (ΑΦΜ NIP + token KSeF) — η σύνδεση KSeF δεν λειτουργεί επί του παρόντος στο GTG CRM· αυτά τα πεδία εμφανίζονται έτοιμα για τη στιγμή που θα ενεργοποιηθεί η σύνδεση, τα τιμολόγια της Πολωνίας θα αποθηκεύονται ως πρόχειρα.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: βλέπετε ξεκάθαρα εάν το τιμολόγιό σας θα περάσει από το προεπιλεγμένο δίκτυο της GTG ή εάν χρειάζεται ξεχωριστή σύνδεση λογαριασμού/token· και το κουμπί «Σύνδεση δικού σας λογαριασμού (Connect your own)» είναι διαθέσιμο εάν θέλετε αυτονομία.

Βήμα 3 — Σύνδεση δικού σας λογαριασμού ή token (όταν χρειάζεται)

Παραλείψτε αυτό το βήμα εάν χρησιμοποιείτε το προεπιλεγμένο δίκτυο της GTG για τις αγορές Peppol. Εκτελέστε αυτό το βήμα όταν θέλετε να εκδώσετε υπό δικό σας λογαριασμό (BYO), ή όταν η αγορά απαιτεί σύνδεση (π.χ. Πολωνία — KSeF).

Στη σελίδα Σύνδεση έκδοσης, πατήστε Σύνδεση δικού σας λογαριασμού (Connect your own).

Εισαγάγετε τις πληροφορίες ανά αγορά: - Peppol (BYO): Αναγνωριστικό Λογαριασμού + Κλειδί API (και Base URL, αν υπάρχει). - Πολωνία (KSeF): Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (NIP) + Token KSeF (επικολλήστε το token που λαμβάνεται από την κυβερνητική πύλη) — αυτή η σύνδεση ΔΕΝ είναι ακόμη ενεργή· η επικόλληση του token εδώ δεν μπορεί ακόμη να εκδοθεί στο KSeF.

Πατήστε Επαλήθευση & Σύνδεση (Verify & Connect).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: το σύστημα επαληθεύει το κλειδί/token αμέσως κατά τη σύνδεση. Αν είναι σωστό, η κατάσταση αλλάζει σε "Συνδέθηκε — ο δικός σας λογαριασμός (Connected — your own)", εμφανίζει την κρυπτογραφημένη ταυτότητα (π.χ. acct •••1580) και την ημερομηνία σύνδεσης, μαζί με το κουμπί Αποσύνδεση (Disconnect). Αν το κλειδί είναι λάθος, η σελίδα εμφανίζει αμέσως σφάλμα και ΔΕΝ αποθηκεύεται.

ℹ️ Το κλειδί/token αποθηκεύεται κρυπτογραφημένο και δεν εμφανίζεται ποτέ ξανά. Μπορείτε να Αποσυνδεθείτε ανά πάσα στιγμή για να επιστρέψετε στο προεπιλεγμένο δίκτυο του GTG.

Βήμα 4 — Δημιουργία διεθνούς τιμολογίου

Μεταβείτε στο ERP → Τιμολόγια → Νέο Εξερχόμενο Τιμολόγιο (New Outgoing Invoice).

Για την αγορά Peppol, η φόρμα εμφανίζει μια μπλε γραμμή ειδοποίησης "Ηλεκτρονικό τιμολόγιο έτοιμο μέσω δικτύου GTG (Peppol) — δεν απαιτείται ξεχωριστός λογαριασμός" (χωρίς πεδία προμηθευτή/αριθμού προτύπου/σειράς όπως στα τιμολόγια Βιετνάμ).

Εισαγάγετε τα στοιχεία του αγοραστή, προσέξτε το πεδίο αριθμός φορολογικού μητρώου που έχει αλλάξει ετικέτα ανάλογα με τη χώρα — π.χ. για τη Σιγκαπούρη είναι "GST Reg No (UEN)". Εισαγάγετε έναν έγκυρο κωδικό (π.χ. 200912345A).

Επιλέξτε/αφήστε το νόμισμα ανάλογα με την αγορά (π.χ. SGD); ελέγξτε την εμφανιζόμενη ισοτιμία.

Προσθέστε μια γραμμή αντικειμένων, π.χ.: Υπηρεσίες συμβούλων · Ποσότητα 1 · Μοναδιαία τιμή 1.000 · Φόρος 9%.

Πατήστε Αποθήκευση ως πρόχειρο (Save as Draft).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: το πρόχειρο τιμολόγιο δημιουργείται, εμφανίζει σωστά τον φόρο και το συνολικό ποσό (π.χ. ΦΠΑ S$90.00, σύνολο S$1,090.00). Αν εισαγάγετε τον αριθμό φορολογικού μητρώου σε λανθασμένη μορφή (π.χ. 12345), το πεδίο εμφανίζει αμέσως κόκκινο σφάλμα: "The GST Reg No (UEN) is not valid" και δεν επιτρέπει την αποθήκευση.

Βήμα 5 — Έκδοση τιμολογίου

Ανοίξτε το πρόχειρο τιμολόγιο που δημιουργήθηκε.

Πατήστε Έκδοση Τιμολογίου (Issue Invoice).

Στο παράθυρο επιβεβαίωσης, ελέγξτε ξανά τα στοιχεία και πατήστε Επιβεβαίωση (Confirm).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: εμφανίζεται το μήνυμα "Invoice issued successfully" (Το τιμολόγιο εκδόθηκε επιτυχώς) και η οθόνη επιστρέφει στη λίστα Διαχείριση Ηλεκτρονικών Τιμολογίων (E-Invoice Management). Το τιμολόγιο αποστέλλεται μέσω του κατάλληλου δικτύου/πύλης και λαμβάνεται κωδικός συναλλαγής μεταφοράς.

ℹ️ Η σύνδεση KSeF (Πολωνία) δεν είναι ακόμη ενεργή στο GTG CRM, οπότε αυτό το βήμα δεν ισχύει ακόμη για την Πολωνία — τα τιμολόγια Πολωνίας θα αποθηκεύονται πλέον ως πρόχειρα μέχρι να είναι διαθέσιμη η σύνδεση.

Βήμα 6 — Παρακολούθηση κατάστασης μεταφοράς & λήψη PDF

Στη λίστα Διαχείριση Ηλεκτρονικών Τιμολογίων, ανοίξτε το τιμολόγιο που εκδόθηκε.

Δείτε τη γραμμή δραστηριότητας (Activity) του τιμολογίου — τα ορόσημα *απεστάλη → παραδόθηκε/αποδοχή → (αν υπάρχει) απορρίφθηκε με λόγο* στο δίκτυο.

Πατήστε Λήψη PDF (Download PDF) για να λάβετε την έκδοση τιμολογίου σύμφωνα με το πρότυπο.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: η γραμμή δραστηριότητας εμφανίζει την κατάσταση μεταφοράς του τιμολογίου (π.χ. *απεστάλη μέσω Peppol*, μετά *παραδόθηκε/αποδοχή*). Η λήψη του PDF είναι σωστή ως προς την ετικέτα του εγγράφου, την ετικέτα του φόρου και το νόμισμα της αγοράς.

ℹ️ Ορισμένες αγορές που βρίσκονται σε φάση υλοποίησης ενδέχεται να μην έχουν ακόμη ενεργοποιήσει την επίσημη αποστολή ή να μην έχουν επαρκείς καταστάσεις μεταφοράς — σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε τιμολόγια ως πρόχειρα· οι καταστάσεις θα εμφανίζονται πλήρως όταν η αγορά είναι έτοιμη.

Γρήγορος πίνακας αναφοράς αναμενόμενων αποτελεσμάτων

Επιλέξτε χώρα στο Λογιστική → Ρυθμίσεις — Εφαρμόστε τα κατάλληλα λογιστικά πρότυπα, νόμισμα και φόρους για αυτήν τη χώρα (π.χ. Σιγκαπούρη: SFRS, SGD, GST 9%)

Ανοίξτε τη σελίδα Σύνδεση έκδοσης — Δείτε το δίκτυο έκδοσης + την κατάσταση ("Χρήση προεπιλεγμένου δικτύου GTG" ή πεδίο προς εισαγωγή)

Επαλήθευση & Σύνδεση λογαριασμού/token — "Συνδέθηκε — ο λογαριασμός σας", εμφάνιση κρυπτογραφημένης ταυτότητας + κουμπί Αποσύνδεση

Εισαγωγή μη έγκυρου αριθμού φορολογικού μητρώου — Το πεδίο εμφανίζεται κόκκινο "The … is not valid", δεν επιτρέπεται η αποθήκευση

Αποθήκευση προσχεδίου τιμολογίου — Προσχέδιο τιμολογίου με σωστό φόρο και συνολικό ποσό για την αγορά

Έκδοση τιμολογίου — "Invoice issued successfully" + επαναφορά στη λίστα Διαχείριση ηλεκτρονικών τιμολογίων

Ανοίξτε ένα εκδοθέν τιμολόγιο — Η γραμμή δραστηριότητας καταγράφει την κατάσταση μετάδοσης· το κουμπί Λήψη PDF είναι ενεργό

Σημειώσεις

Δικαιώματα: απαιτούνται δικαιώματα Διαχείριση Τιμολογίων (ERP) για την έκδοση και δικαιώματα Διαχείριση Συστήματος Λογαριασμών για την εφαρμογή του συστήματος λογαριασμών ανά χώρα.

Ένας workspace = μία χώρα/λογιστικό πρότυπο. Για να αλλάξετε χώρα, πρέπει πρώτα να κάνετε Επαναφορά· αφού καταγραφούν λογιστικές εγγραφές, το σύστημα λογαριασμών κλειδώνει.

Προεπιλεγμένο δίκτυο GTG vs. ο δικός σας λογαριασμός: για τις ενεργές αγορές Peppol (Σιγκαπούρη, Ιαπωνία, Μαλαισία, Ολλανδία, Σουηδία και Δανία), μπορείτε να εκδώσετε αμέσως χρησιμοποιώντας το προεπιλεγμένο δίκτυο· η σύνδεση του δικού σας λογαριασμού (BYO) είναι προαιρετική. Για κυβερνητικές πύλες όπως το KSeF, απαιτείται η επικόλληση token πριν από την έκδοση — η σύνδεση KSeF ΔΕΝ είναι προς το παρόν ενεργή στο GTG CRM.

Διαδρομή ανά αγορά: οι δυνατότητες ανοίγουν ανάλογα με την αγορά. Οι αγορές που βρίσκονται σε ανάπτυξη εξακολουθούν να επιτρέπουν τη δημιουργία/αποθήκευση προσχεδίων· η επίσημη αποστολή ενεργοποιείται όταν είναι έτοιμη.

Για να εκδώσετε τιμολόγια εντός Βιετνάμ, ανατρέξτε στο άρθρο "Οδηγός Εξαγωγής Ηλεκτρονικών Τιμολογίων με GTG CRM — Από το Α έως το Ω" — αυτό το άρθρο αφορά μόνο διεθνή / διασυνοριακά τιμολόγια.