Hướng Dẫn Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Quốc Tế Trên GTG CRM

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Chọn thị trường phát hành (áp hệ thống tài khoản + thuế + tiền tệ) → kiểm tra mạng phát hành trong phệ cần) kết nối tài khoản hoặc token của riêng bạn → tạo một hóa đơn quốc tế đúng chuản nưỰớc gửi qua mạng/cổng phù hợp → theo dõi trạng thái truyền và tải PDF hóa đơn theo mẫu. Tất cả trong một hệ thống, không cần phần mềm hóa đơn riêng cho từng nước.

Chuẩn bị trước

1. Đăng nhập GTG CRM, có quyền Quản lý hóa đơn (ERP). — Để tạo và phát hành hóa đơn.

2. Có quyền Quản lý hệ thống tài khoản (Διαχείριση λογιστικού σχεδίου). — Để áp hệ thống tài khoản theo quốc gia ở Bước 1.

3. Có danh tính thuế của doanh nghiệp bạn ở thị trường phát hành (mã số thuế / UEN / NIP…). — Hóa đơn hợp lệ cần đúng danh tính thuế người bán.

4. (Chỉ thị trường có cổng chính phủ, ví dụ Ba Lan) Có token ủy quyền KSeF lấy từ cổng chính phủ. — Để nộp hóa đơn qua cổng KSeF.

5. Thị trường phát hành đang ở trạng thái sẵn sàng. — Một số thị trường còn đang triển khai — khi đó bạn vẫn lưu nháp được, việc gửi chính thức.

Bước 1 — Chọn thị trường & áp hệ thống tài khoản

Vào Kế toán → Thiết lập (Λογιστική → Ρύθμιση) .

Ở phần chọn quốc gia, chọn nước bạn phát hành hóa đơn — ví dụ Singapore (hoặc Ba Lan, Nhật Bản, Μαλαισία).

Nhấn Áp dụng (Εφαρμογή) để tạo hệ thống tài khoản, đặt chuẩn kế toán, đơn vị tiền tệ thua vàơh nước đó.

✅ Kết quả mong đợi : χώρος εργασίας hiển thị đúng chuẩn kế toán và tiền tệ của nước bạn chọn (ví dúng chuụ tệ SGD , thuế GST 9% ). Hệ thống tài khoản mới xuất hiện trong danh sách tài khoản.

💡 Mẹo : mỗi χώρο εργασίας dùng một quốc gia/chuẩn kế toán. Muốn đổi nước phải Επαναφορά trước. Sau khi đã ghi bút toán, hệ thống tài khoản sẽ bị khóa để bảo vệ sổ sách.

Bước 2 — Kiểm tra kết nối phát hành

Vào Thiết lập → Hóa đơn → Kết nối phát hành (Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση → Σύνδεση ηλεκτρονικού τιμολογίου) .

Xem mục Mạng (Δίκτυο) và Trạng thái (Κατάσταση) : - Với thị trường Peppol (ΕΕ/ΕΟΧ, Σιγκαπούρη, Nhật, Úc, Μαλαισία): "Trạng tháingƝth mạng mặc định của GTG" — bạn phát hành được ngay, không cần lập tài khoản. - Với thị trường có cổng chính phủ (ví dụ Ba Lan — KSeF): trang hiển thị các trường cần nhập (mã sụ Ba Lan — KSeF):

✅ Kết quả mong đợi : bạn thấy rõ hóa đơn của mình sẽ đi qua mạng mặc định của GTG hay của GTG hay cỡit khoản/token riêng ; và nút "Kết nối tài khoản của bạn (Συνδέστε το δικό σας)" sẵn sàng nếu bạn muốn tự chủ.

Bước 3 — Kết nối tài khoản hoặc token của bạn (khi cần)

Bỏ qua bước này nếu bạn dùng mạng mặc định của GTG cho thị trường Peppol. Thực hiện bước này khi bạn muốn phát hành dưới tài khoản riêng (BYO), hoặc khi thị trường bắt buᙣic Ba Lan — KSeF).

Trên trang Kết nối phát hành , nhấn Kết nối tài khoản của bạn (Συνδέστε το δικό σας) .

Nhập thông tin theo thị trường: - Peppol (BYO) : Αναγνωριστικό λογαριασμού + κλειδί API (và Base URL nếu co). - Ba Lan (KSeF) : Mã số thuế (NIP) + Token KSeF (dán token lấy từ cổng chính phủ).

Nhấn Xác thực & Kết nối (Επαλήθευση και σύνδεση) .

✅ Kết quả mong đợi : hệ thống xác thực khóa/token ngay lúc kết nối. Nếu đúng, trạng thái đổi thành "Đã kết nối — tài khoản của bạn (Συνδεδεμένος — δικός σας)" , hiển thị danh tính •••1580) và ngày kết nối, kèm nút Ngắt kết nối (Αποσύνδεση) . Nếu khóa sai, trang báo lỗi ngay và không lưu.

ℹ️ Khóa/token được lưu mã hóa và không bao giờ hiển thị lại . Bạn có thể Ngắt kết nối bất cứ lúc nào để quay về mạng mặc định của GTG.

Bước 4 — Tạo hóa đơn quốc tế

Vào ERP → Hóa đơn → Hóa đơn xuất mới (Νέο εξερχόμενο τιμολόγιο) .

Với thị trường Peppol, biểu mẫu hiện dải báo xanh "Hóa đơn điện tử sẵn sàng qua mạp tħnôlạng GTG (Peppol) khoản riêng" (không có các trường nhà cung cấp/mẫu số/ký hiệu như hóa đơn Việt Nam).

Nhập thông tin người mua , chú ý trường mã số thuế đã tự đổi nhãn theo nước — ví dụ Singapore là "GST Reg." Nhập một mã hợp lệ (ví dụ 200912345A).

Chọn/để đơn vị tiền tệ theo thị trường (ví dụ SGD ); kiểm tra tỷ giá hiển thị.

Thêm dòng hàng, ví dụ: Συμβουλευτικές υπηρεσίες · Số lượng 1 · Đơn giá 1.000 · Πέμπτη 9%.

Nhấn Lưu nháp (Αποθήκευση ως πρόχειρο) .

✅ Kết quả mong đợi : hóa đơn nháp được tạo, hiển thị đúng thuế và tổng tiền (ví dụ 90 S$ , 90 t $90 S$ GST. ). Nếu bạn nhập mã số thuế sai định dạng (ví dụ 12345), trường báo đỏ ngay: "Ο αριθμός GST Reg (UEN) δεν είναι έγκυρος" và

Bước 5 — Phát hành hóa đơn

Mở hóa đơn nháp vừa tạo.

Nhấn Phát hành hóa đơn (Τιμολόγιο έκδοσης) .

Trong hộp xác nhận, kiểm tra lại thông tin rồi nhấn Xác nhận (Επιβεβαίωση) .

✅ Kết quả mong đợi : hiện thông báo "Το τιμολόγιο εκδόθηκε με επιτυχία" (Phát hành hóa đơn thành công ) và màn hình chuyển về Quah ơnh điện tử (Διαχείριση Ηλεκτρονικών Τιμολογίων) . Hóa đơn được gửi qua mạng/cổng phù hợp và nhận về mã giao dịch truyền.

ℹ️ Với Ba Lan (KSeF), sau khi phát hành hệ thống nhận về biên nhận chính thức (UPO) từ cổng chính vày phỰu đơn.

Bước 6 — Theo dõi trạng thái truyền & tải PDF

Trong danh sách Quản lý hóa đơn điện tử , mở hóa đơn vừa phát hành.

Xem dòng hoạt động (Δραστηριότητα) của hóa đơn — các mốc đã gửi → đã giao/được chấp nhận → (bếu có) lý do trên mạng.

Nhấn Tải PDF (Λήψη PDF) để lấy bản hóa đơn theo mẫu.

✅ Kết quả mong đợi : dòng hoạt động hiển thị trạng thái truyền của hóa đơn (ví dụ đã gụ đã gồi giao/được chấp nhận ). Bản PDF tải về đúng nhãn tài liệu, nhãn thuế và đơn vị tiền tệ của thị trường.

ℹ️ Một số thị trường đang triển khai có thể chưa bật gửi chính thức hoặc chưa đủ trển truạng vẫn tạo và lưu nháp hóa đơn được; các trạng thái sẽ hiện đầy đủ khi thị trường sẵn sàng.

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Chọn quốc gia ở Kế toán → Thiết lập — Áp đúng chuẩn kế toán, tiền tệ và thuế của nước đore S, SF, 9% S.

Mở trang Kết nối phát hành — Thấy mạng phát hành + trạng thái («Đang dùng mạng mặc định của GTGtrưỷn nhập)

Xác thực & Kết nối tài khoản/token — "Đã kết nối — tài khoản của bạn", hiện danh tính đã che + nút Ngết

Nhập mã số thuế sai định dạng — Trường báo đỏ "The … δεν ισχύει", không cho lưu

Lưu nháp hóa đơn — Hóa đơn nháp với đúng thuế và tổng tiền theo thị trường

Phát hành hóa đơn — "Το τιμολόγιο εκδόθηκε με επιτυχία" + chuyển về danh sách Quản lý hóa đơn điện tử

Mở hóa đơn đã phát hành — Dòng hoạt động ghi trạng thái truyền; nút Tải PDF hoạt động

Λού φι

Quyền hạn : cần quyền Quản lý hóa đơn (ERP) để phát hành và quyền Quản lý hệ thống tài khohể thống tài khoản theo quốc gia.

Một χώρος εργασίας = một quốc gia/chuẩn kế toán. Muốn đổi nước phải Επαναφορά trước; sau khi đã ghi bút toán, hệ thống tài khoản bị khóa.

Mạng mặc định của GTG vs tài khoản của bạn : với thị trường Peppol, bạn phát hành đưỡng m ngay định; kết nối tài khoản riêng (BYO) là tùy chọn. Với cổng chính phủ như KSeF, cần dán token trước khi phát hành.

Lộ trình theo thị trường : năng lực mở theo từng thị trường. Thị trường đang triển khai vẫn cho tạo/lưu nháp; việc gửi chính thức bật khi sẵn sàng.

Muốn phát hành hóa đơn trong nước Việt Nam , xem bài "Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Điện Tử Với GTG C" này chỉ dành cho hóa đơn quốc tế / xuyên biên giới .