Οδηγός χρήστη: Διαχείριση εργασιών 2.0 στο GTG CRM

Τι θα μπορείτε να κάνετε αφού ακολουθήσετε αυτόν τον οδηγό;

Γρήγορη προβολή λιστών εργασιών κατά χρώμα κατάστασης/προθεσμίας και πίνακα "Σήμερα" → δημιουργία εργασίας με λίστα ελέγχου, ώρα έναρξης, πολλαπλούς αναθεωρητές και ενδιαφερόμενους φορείς → επισύναψη αρχείων από τη Βιβλιοθήκη και εισαγωγή εσωτερικών συνδέσμων → διαίρεση σε υποεργασίες και προβολή συγκεντρωτικής προόδου → σύνδεση εργασιών με Προσφορές/Παραγγελίες → σχολιασμός και αναφορά συμπαικτών (@mention) → ολοκλήρωση της εργασίας → προβολή της καρτέλας Analytics και παρακολούθηση της Δραστηριότητας 360 → ενεργοποίηση αυτοματοποίησης εργασιών.

Δεν είστε ακόμη εξοικειωμένοι με τις λειτουργίες; Δείτε την προεπισκόπηση της Διαχείρισης Εργασιών 2.0 .

Προετοιμαστείτε εκ των προτέρων

1. Συνδεθείτε στο GTG CRM, αποκτήστε πρόσβαση στη μονάδα CRM → Εργασίες. — Εδώ δημιουργείτε και διαχειρίζεστε εργασίες.

2. (Απαιτείται) Υπάρχει ήδη διαθέσιμη μια Συμφωνία/Παραγγελία/Τιμολόγιο για σύνδεση. — Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σύνδεσης σχετικού αντικειμένου.

3. (Συνιστάται) Να έχετε μερικούς συναδέλφους στον χώρο εργασίας. — Για να ορίσετε κριτές, σχετικά άτομα και να αναφέρετε ονόματα στα σχόλια.

Βήμα 1 — Γρήγορη σάρωση της λίστας υποχρεώσεων: χρώμα κατάστασης/προθεσμίας + καρτέλα «Σήμερα»

1. Μεταβείτε στο CRM → Εργασίες .
2. Παρατηρήστε τις ροές εργασίας: κάθε κατάσταση έχει διαφορετικό χρωματικό τόνο. Οι εργασίες που πλησιάζουν στην προθεσμία τους έχουν χρώμα κεχριμπαρένιο, ενώ εκείνες που έχουν εκκρεμότητα έχουν χρώμα κόκκινο.
3. Στο επάνω μέρος της σελίδας, δείτε τον πίνακα "Σήμερα" : κάντε κλικ στις ομάδες "Ληξιπρόθεσμες / Οφειλόμενες σήμερα / Σύντομα Οφειλόμενες / Υψηλής προτεραιότητας / Οι εργασίες μου" για γρήγορο φιλτράρισμα.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Η λίστα εμφανίζει χρώματα ανάλογα με την κατάσταση και την προθεσμία. Κάνοντας κλικ σε μια ομάδα στον πίνακα "Σήμερα" θα φιλτράρεται η λίστα σε αυτήν τη συγκεκριμένη ομάδα.

💡 Κάντε κλικ στην επιλογή "Πρόταση Τεχνητής Νοημοσύνης" για να λάβετε ένα πρόγραμμα με προτεραιότητα για την ημέρα (αυτή η λειτουργία χρησιμοποιεί μονάδες).

Βήμα 2 — Δημιουργήστε εργασίες με λίστες ελέγχου, ώρες έναρξης, υπεύθυνους έγκρισης και σχετικά μέρη.

1. Κάντε κλικ για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία.
2. Εισαγάγετε Τίτλο, Περιγραφή, Προθεσμία, Προτεραιότητα και Υπεύθυνο Πρόσωπο .
3. Ορίστε την ώρα έναρξης και προσθέστε τα σχετικά άτομα (αυτά που πρέπει να παρακολουθούν την εργασία).
4. Στην ενότητα ρόλων, ορίστε έναν ή περισσότερους Επιθεωρητές και Αναφορείς εάν η διαδικασία απαιτεί έγκριση/παρακολούθηση.
5. Προσθέστε μια λίστα ελέγχου με τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε κατά τη διαδικασία δημιουργίας.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Η εργασία δημιουργείται με μια λίστα ελέγχου, ώρα έναρξης, μια λίστα κριτών (πολλά άτομα) και τα σχετικά μέρη να εμφανίζονται πλήρως.

Βήμα 3 — Επισύναψη αρχείων από τη Βιβλιοθήκη και εισαγωγή εσωτερικών συνδέσμων

1. Στον χώρο εργασίας σας, ανοίξτε την ενότητα Συνημμένα → επιλέξτε την καρτέλα "Επιλογή από τη βιβλιοθήκη" για να ανακτήσετε αρχεία/εικόνες που είναι ήδη διαθέσιμα στον χώρο εργασίας σας.
2. Ανοίξτε την ενότητα Σύνδεσμοι → επιλέξτε "Εισαγωγή εσωτερικού συνδέσμου" για να επισυνάψετε τον ιστότοπο του χώρου εργασίας σας, τη σελίδα προορισμού ή την ανάρτησή σας.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Αρχεία από τη Βιβλιοθήκη και εσωτερικοί σύνδεσμοι επισυνάπτονται στην εργασία χωρίς να χρειάζεται να μεταφορτωθούν ξανά ή να επικολληθούν χειροκίνητα οι διευθύνσεις URL.

Βήμα 4 — Χωρίστε τις εργασίες σε υποεργασίες και παρακολουθήστε την πρόοδο να συσσωρεύεται αυτόματα.

1. Ανοίξτε τη νεοδημιουργημένη εργασία και προσθέστε δευτερεύουσες εργασίες — μπορούν να δημιουργηθούν έως και δύο επίπεδα. Κάθε δευτερεύουσα εργασία έχει τον δικό της υπεύθυνο, προθεσμία και κατάσταση.
2. Ολοκληρώστε τις δευτερεύουσες εργασίες σταδιακά.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Η γραμμή προόδου της γονικής εργασίας θα συσσωρεύεται αυτόματα με βάση τον αριθμό των ολοκληρωμένων θυγατρικών εργασιών — δεν χρειάζεται να εισαγάγετε χειροκίνητα το ποσοστό.

Βήμα 5 — Συνδέστε την εργασία με τη Συμφωνία, το Προϊόν, την Παραγγελία ή το Τιμολόγιο

1. Στην εργασία σας, ανοίξτε την ενότητα σχετικά αντικείμενα .
2. Επισυνάψτε την αντίστοιχη Προσφορά / Προϊόν / Παραγγελία / Τιμολόγιο.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Η εργασία θα εμφανίσει τα συνδεδεμένα αντικείμενα. Από αυτήν τη Συμφωνία/Παραγγελία, θα δείτε επίσης τις σχετικές εργασίες.

Βήμα 6 — Σχολιάστε και αναφέρετε (@mention) τους συμπαίκτες σας

1. Ανοίξτε την καρτέλα Σχόλια Εργασίας και εισαγάγετε το σχόλιό σας.
2. Πληκτρολογήστε @ και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα ενός συμπαίκτη για να αναφέρετε . Δημοσιεύστε ένα σχόλιο.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Το όνομα που αναφέρεται εμφανίζεται με μπλε χρώμα . Το άτομο που αναφέρεται λαμβάνει μια ειδοποίηση στην εφαρμογή (και email εάν είναι ενεργοποιημένη η αυτοματοποίηση υπενθυμίσεων μέσω email — δείτε το Βήμα 10).

Βήμα 7 — Ολοκληρώστε την εργασία

1. Σημειώστε την εργασία ως ολοκληρωμένη.

✅ Αναμενόμενα αποτελέσματα : Η κατάσταση και ο χρόνος ολοκλήρωσης καταγράφονται από το σύστημα (όχι με βάση προσωπικά ρολόγια), διασφαλίζοντας συνεπή δεδομένα για σύγκριση και αναφορά.

Βήμα 8 — Δείτε την καρτέλα Ανάλυση: όγκος ανά άτομο

1. Στο μενού Εργασίες , ανοίξτε την καρτέλα Ανάλυση .
2. Δείτε κάρτες και γραφήματα επισκόπησης. Κάντε κλικ σε ένα μέλος για να δείτε λεπτομερώς τι κάνει αυτό το άτομο.

✅ Αναμενόμενα αποτελέσματα : Η καρτέλα Analytics εμφανίζει συνολικές εργασίες / τρέχουσες εργασίες / ολοκληρωμένες εργασίες / εκκρεμείς εργασίες / ποσοστό ολοκλήρωσης + τάση και ένα γράφημα όγκου ανά άτομο .

Βήμα 9 — Παρακολούθηση των εξελίξεων στη Δραστηριότητα 360

1. Ανοίξτε την καρτέλα Activity 360 της εργασίας.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Ένα ευανάγνωστο χρονοδιάγραμμα που δείχνει όλα όσα συνέβησαν γύρω από την εργασία (δημιουργήθηκε, ενημερώθηκε, ολοκληρώθηκε, συνδέθηκε, σχολιάστηκε) — ποιος έκανε τι και πότε.

Βήμα 10 — Ενεργοποίηση αυτοματοποίησης εργασιών

1. Στο μενού Εργασίες , ανοίξτε την καρτέλα Αυτοματοποίηση (ή μεταβείτε στο αποθετήριο Αυτοματισμού , στο σύμπλεγμα Εργασίες).
2. Ενεργοποιήστε κατάλληλα σενάρια: ειδοποιήσεις όταν ανατίθεται μια νέα εργασία , όταν αλλάζει κατάσταση , όταν ολοκληρώνεται μια εργασία και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν αναφέρεται σε σχόλια .

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Οι σχετικές ειδοποιήσεις αποστέλλονται αυτόματα. Όταν είναι ενεργοποιημένα τα email με αναφορά ονόματος, το άτομο που αναφέρεται με @ λαμβάνει επιπλέον email πέρα ​​από τις ειδοποιήσεις εντός εφαρμογής.

Πίνακας γρήγορης αναζήτησης για τα αναμενόμενα αποτελέσματα

Άνοιγμα της λίστας Εργασίες — Οι εργασίες έχουν χρωματική κωδικοποίηση κατά κατάσταση/προθεσμία. Η καρτέλα "Σήμερα" ομαδοποιεί τις εργασίες που πρέπει να υποβληθούν σε επεξεργασία.

Δημιουργία εργασίας + λίστας ελέγχου + υπευθύνων έγκρισης — Εργασία με λίστα ελέγχου, πολλαπλούς υπευθύνους έγκρισης, ώρα έναρξης, εμπλεκόμενα άτομα, άτομα που εμπλέκονται.

Επισύναψη από Βιβλιοθήκη / Εσωτερικοί Σύνδεσμοι — Επισύναψη αρχείων και εσωτερικών συνδέσμων χωρίς μεταφόρτωση/επικόλληση URL.

Προσθήκη δευτερευουσών εργασιών — Η πρόοδος των γονικών εργασιών συσσωρεύεται αυτόματα.

Επισύναψη σχετικών αντικειμένων — Προσφορές/Προϊόντα/Παραγγελίες/Τιμολόγια συνδεδεμένα και προς τις δύο κατευθύνσεις

Σχόλιο + @αναφορά — Το όνομα επισημαίνεται με μπλε χρώμα. Το άτομο στο οποίο γίνεται η υπενθύμιση λαμβάνει ειδοποιήσεις (και email, εάν είναι ενεργοποιημένη).

Ολοκληρωμένη εργασία — Χρόνος ολοκλήρωσης που καταγράφεται από το σύστημα

Ανοίξτε την καρτέλα Ανάλυση — Όγκος ανά άτομο + ολοκληρωμένη τάση

Άνοιγμα Δραστηριότητας 360 — Χρονολόγιο προόδου εργασίας

Ενεργοποίηση αυτοματισμού — Ειδοποιήσεις ανάθεσης/αλλαγής/ολοκλήρωσης κατάστασης εργασίας + υπενθυμίσεις μέσω email

Σημείωμα

• Οι δευτερεύουσες εργασίες υποστηρίζουν έως και δύο επίπεδα — αρκετά για να τα αναλύσουν χωρίς να γίνουν περίπλοκα.
• Η πρόοδος της γονικής εργασίας αθροίζεται αυτόματα από τις θυγατρικές εργασίες — προσαρμόστε την κατάσταση των θυγατρικών εργασιών, μην προσαρμόζετε χειροκίνητα το ποσοστό της γονικής εργασίας.
• Ο αξιολογητής μπορεί να είναι πολλά άτομα . Το άτομο που υποβάλλει την αναφορά παραμένει το ίδιο.
• Το email όταν αναφέρεται είναι μια επιλογή ενεργοποίησης/απενεργοποίησης για ολόκληρο τον χώρο εργασίας. Οι ειδοποιήσεις εντός εφαρμογής αποστέλλονται πάντα στο άτομο που αναφέρεται @.
• Τα συνημμένα από τη Βιβλιοθήκη ανακτούν αρχεία από ολόκληρο τον χώρο εργασίας. Οι εσωτερικοί σύνδεσμοι υποδεικνύουν μόνο δημοσιευμένους ιστότοπους/σελίδες προορισμού/άρθρα.
• Ο αυτοματισμός μπορεί να εξακολουθεί να δημιουργεί/αναθέτει εργασίες σε εσάς όπως και πριν (για παράδειγμα, όταν μια συμφωνία μεταβαίνει σε μια νέα φάση).