Οδηγός Διαχείρισης Εστιατορίων & Καφέ στο GTG CRM - Βήμα προς Βήμα, από το Μενού έως τα Βιβλία

Αυτό το άρθρο σας καθοδηγεί στη δημιουργία ενός πλήρους καταστήματος στο GTG CRM και στην εκτέλεση μιας πραγματικής πώλησης, από τη δημιουργία πιάτων, την επισύναψη συνταγών, την εισαγωγή υλικών, έως την πώληση στο ταμείο/εξυπηρέτηση τραπεζιών και την προβολή αυτόματων λογιστικών βιβλίων. Ακολουθήστε την σωστή σειρά. Κάθε βήμα έχει το αναμενόμενο αποτέλεσμα για να μπορείτε να ελέγχετε.

Εφάπαξ προετοιμασία (Ο διαχειριστής το κάνει 1 φορά για κάθε workspace)

1. Ενεργοποίηση Λογιστικής

Finance & HR → Accounting → Chart of Accounts → Load Template → επιλέξτε Vietnam (VAS TT99/2025).

✅ Εμφανίζεται το "Template applied: 176 accounts..." και ενεργοποιούνται 3 αυτοματισμοί πωλήσεων (καταγραφή εσόδων, καταγραφή κόστους πωληθέντων, καταγραφή είσπραξης).

2. Δημιουργία Αποθήκης

Operations → Warehouse Management → Warehouses → + CREATE → συμπληρώστε το όνομα "Κύρια Αποθήκη", στοιχεία επικοινωνίας, διεύθυνση → CREATE.

✅ Η Κύρια Αποθήκη εμφανίζεται στη λίστα αποθηκών.

3. Σύνδεση POS με την αποθήκη

Sales & CRM → Catalog → F&B Menu → καρτέλα "Set up F&B" → Outlet (POS store) → επιλέξτε Κύρια Αποθήκη → Set as store.

✅ Εμφανίζεται το "Store set" (πράσινο σημάδι τσεκ).

4. Προσθήκη τραπεζιών (αν υπάρχει εξυπηρέτηση στο τραπέζι)

F&B Menu → Add sample tables.

✅ Τα τραπέζια T1–T5 εμφανίζονται.

Μέρος Α: Δημιουργία ενός σύνθετου προϊόντος + συνταγή (π.χ. καφές με γάλα)

5. Δημιουργία προϊόντος προς πώληση

Catalog → Product Hub → CREATE: Όνομα "Καφές με γάλα", For sale ON, For production ON, VAT "8", Τιμή πώλησης "35000", Product type "Finished good", Stock unit "Piece (pcs)" → CREATE.

✅ "Καφές με γάλα" είναι Finished good, τιμή ₫35.000.

6. Δημιουργία υλικών

Product Hub → CREATE (κάθε υλικό): "Κόκκοι καφέ" (Raw material, μονάδα "Gram"), "Συμπυκνωμένο γάλα" (Raw material, μονάδα "Millilitre"), έχοντας For sale OFF, For production ON.

✅ Δύο υλικά ενεργά, απόθεμα 0.

7. Ορισμός μετατροπών μονάδων

Ανοίξτε κάθε υλικό → Manufacturing → Unit conversions: "Κόκκοι καφέ" 1 "Kilogram" = 1000 "Gram"; "Συμπυκνωμένο γάλα" 1 "Box" = 1000 "Millilitre".

✅ Η αγορά 1 kg προσθέτει 1000 g στο απόθεμα. 1 κιβώτιο προσθέτει 1000 ml.

8. Δημιουργία συνταγής

Operations → Manufacturing → Bills of Materials → Create BOM για "Καφές με γάλα" → προσθέστε 2 συστατικά (κόκκοι καφέ + συμπυκνωμένο γάλα, ποσότητα ανά φλιτζάνι) → Create.

✅ Η συνταγή συνδέεται με τον "Καφέ με γάλα".

Μέρος Β: Εισαγωγή υλικών στην αποθήκη

9. Αγορά

Operations → Warehouse Management → Purchase Orders → δημιουργήστε PO για `Κόκκοι καφέ` + `Συμπυκνωμένο γάλα` με την τιμή εισαγωγής → στείλτε.

✅ Η PO είναι σε κατάσταση αναμονής λήψης.

10. Παραλαβή (stock-in)

Λήψη βάσει PO → αύξηση αποθέματος, και κόστος πωληθέντων = πραγματική τιμή εισαγωγής.

✅ Απόθεμα "Κόκκοι καφέ" / "Συμπυκνωμένο γάλα" > 0.

Μέρος Γ: Πώληση ενός φλιτζανιού στο ταμείο

11. Άνοιγμα POS

("pos.dev" / εφαρμογή πωλήσεων) → σύνδεση με λογαριασμό Ταμείου.

12. Πωλήσεις

Επιλογή "Καφές με γάλα" → (προαιρετικό) επιλογή επιπέδου ζάχαρης → Είσπραξη (Μετρητά) → εκτύπωση απόδειξης.

✅ Εκτυπώθηκε απόδειξη· καταχωρήθηκε συναλλαγή.

13. Έλεγχος αποθέματος & λογιστική

Επιστροφή στην πύλη: απόθεμα `Κόκκοι καφέ`/`Συσκευασμένο γάλα` μειώθηκε κατά τη σωστή ποσότητα συνταγής (backflush); Λογιστική → Ημερολόγιο → υπάρχουν 3 εγγραφές (είσπραξη, έσοδα, κόστος πωληθέντων).

✅ Το απόθεμα μειώθηκε σωστά· 3 εγγραφές ισορροπημένες.

Μέρος D: Σερβίρισμα στο τραπέζι + οθόνη κουζίνας (dine-in)

14. Άνοιγμα καρτέλας τραπεζιού

Στο POS επιλογή τραπεζιού `T1` → προσθήκη αντικειμένου → Αποστολή (στην κουζίνα).

✅ Άνοιξε η καρτέλα `T1`, τα αντικείμενα στάλθηκαν.

15. Επεξεργασία κουζίνας (KDS)

Σύνδεση με λογαριασμό Κουζίνας → οθόνη κουζίνας → αλλαγή κατάστασης ticket Νέο → Σε εξέλιξη → ΕΤΟΙΜΟ.

✅ Η κατάσταση του ticket άλλαξε ανάλογα με τη δράση.

16. Είσπραξη & κλείσιμο τραπεζιού

Ο ταμίας εισπράττει χρήματα για την καρτέλα `T1` → κλείσιμο τραπεζιού.

✅ Το τραπέζι `T1` είναι ξανά ελεύθερο· η λογιστική καταγράφει όπως στο Μέρος C.

Μέρος E: Προαιρετικές χρεώσεις & επιστροφές (προχωρημένο)

17. Προσθήκες με χρέωση

(Διαχειριστής) Μενού F&B → ομάδα επιλογών → προσθήκη add-on "+1 shot espresso" με σύνδεση υλικού → αποθήκευση. Κατά την πώληση add-on: πρόσθετη χρέωση + σωστή αφαίρεση υλικού.

✅ Το add-on χρεώνεται και αφαιρείται από το απόθεμα.

18. Επιστροφή αντικειμένων / επιστροφή χρημάτων

(Διαχειριστής) επιλογή συναλλαγής → Επιστροφή: επαναπώληση είδους → επιστροφή στο απόθεμα· παρασκευασμένο είδος → επιστροφή χρημάτων, καταγραφή απώλειας.

✅ Η λογιστική διορθώνεται σωστά ανάλογα με τον τύπο επιστροφής.

> Έτοιμοι να ανοίξετε το κατάστημά σας; Ξεκινήστε δωρεάν, χωρίς κάρτα.

> 👉 Εγγραφή: https://gtgcrm.com/vi/signup

Δείτε τη σύνοψη των δυνατοτήτων: Διαχείριση εστιατορίων & καφέ.