Οδηγός Χρήσης: Προσλήψεις / ATS στο GTG CRM

Τι θα μπορείτε να κάνετε μετά από αυτό το σεμινάριο

Δημιουργία αγγελίας εργασίας + JD με AI → εύρεση υποψηφίων στο LinkedIn → προσθήκη υποψηφίων με μεταφορά και απόθεση CV (AI διαβάζει + βαθμολογεί) → διαχείριση ροής kanban → δημιουργία και αποστολή προσφοράς → προγραμματισμός & αποστολή πρόσκλησης συνέντευξης → πρόσληψη υποψηφίων ως υπαλλήλους.

Προετοιμασία

#	Προϋπόθεση	Γιατί χρειάζεται
1	Σύνδεση στο GTG CRM, με δικαιώματα HRM_MANAGE_RECRUITMENT (ή HRM_MANAGE_EMPLOYEE).	Για να δημιουργήσετε αγγελίες, να βρείτε υποψηφίους, να βαθμολογήσετε, να στείλετε προσφορές, να προγραμματίσετε συνεντεύξεις, να προσλάβετε.
2	(Προαιρετικά) Ένα συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο στις Ρυθμίσεις Προσωπικού.	Απαιτείται μόνο όταν στέλνετε προσκλήσεις / προσκλήσεις συνέντευξης.
3	Workspace με πιστώσεις (credits).	Η ανάγνωση CV + βαθμολόγηση AI + δημιουργία JD + εύρεση υποψηφίων στο LinkedIn χρεώνονται.

Βήμα 1 — Δημιουργία αγγελίας εργασίας + JD με AI

1. Αριστερή γραμμή πλοήγησης → Προσωπικό → Προσλήψεις (Recruitment) → + Νέα αγγελία εργασίας.
2. Συμπληρώστε: Τίτλος εργασίας, Τμήμα, Τοποθεσία, Επίπεδο, Τύπος, Χώρα, Αριθμός.
3. Εισαγάγετε Κύριες Απαιτήσεις → πατήστε ✨ Δημιουργία με AI δίπλα στο πεδίο Περιγραφή Εργασίας → πατήστε Αποθήκευση.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το πεδίο μισθού εμφανίζει διαχωριστικό χιλιάδων + επιλογή νομίσματος. Εάν υπάρχει ενεργός μισθολογική κλίμακα, εμφανίζεται αναπτυσσόμενο μενού Εφαρμογή μισθολογικής κλίμακας που συμπληρώνεται αυτόματα με το εύρος μισθού. Μετά από λίγα δευτερόλεπτα, το πεδίο Περιγραφή Εργασίας συμπληρώνεται με δομημένο JD (ευθύνες / απαιτήσεις / μπόνους / παροχές). Μετά την αποθήκευση, η αγγελία εμφανίζεται στη λίστα με κατάσταση OPEN/Draft.

Βήμα 2 — Εύρεση υποψηφίων στο LinkedIn

1. Στη γραμμή της αγγελίας εργασίας, πατήστε ΡΟΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (Pipeline) → ανοίγει ο πίνακας kanban → πατήστε ΕΥΡΕΣΗ ΣΤΟ LINKEDIN.
2. Η τοποθεσία συμπληρώνεται αυτόματα από την αγγελία. Ορίστε Εταιρεία/δεξιότητες (π.χ. Solution Architect) → πατήστε ΕΥΡΕΣΗ.
3. Επιλέξτε 1-2 υποψηφίους → ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΣΤΗ ΡΟΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Εμφανίζεται μια λίστα με δημόσια προφίλ LinkedIn (avatar με γράμματα, όνομα, τίτλος εργασίας @ εταιρεία, τοποθεσία, ετικέτα "αναζήτηση εργασίας" όταν υπάρχει). Οι επιλεγμένοι υποψήφιοι εμφανίζονται στη στήλη Πηγή με βασικό προφίλ. Το κουμπί Φόρτωση περισσότερων ανακτά περισσότερες σελίδες υποψηφίων.

Βήμα 3 — Προσθήκη υποψηφίων με μεταφορά και απόθεση CV (AI διαβάζει + βαθμολογεί)

1. Στον πίνακα ροής εργασίας, πατήστε ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥ → σύρετε ένα CV (PDF/DOCX) στο πεδίο απόθεσης.
2. Περιμένετε "Διαβάζεται το CV…" → τα πεδία (όνομα, email, τηλέφωνο, τίτλος εργασίας) συμπληρώνονται αυτόματα από το CV.
3. Πατήστε Αποθήκευση.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Εμφανίζεται "Το AI βαθμολογεί…" και μετά ένα toast "Προστέθηκε — βαθμολογία συμβατότητας AI: NN/100". Ο υποψήφιος εμφανίζεται στη στήλη Πηγή με μια χρωματιστή κάρτα βαθμολογίας (πράσινο ≥75, κίτρινο 50–74, κόκκινο <50).

Βήμα 4 — Διαχείριση ροής kanban + σημειώσεις

1. Κάντε κλικ στην κάρτα υποψηφίου → ανοίγει η λεπτομέρεια υποψηφίου.
2. Δείτε την καρτέλα Επικοινωνία (email/τηλέφωνο/σύνδεσμος LinkedIn/λήψη CV), βαθμολογία AI + αιτιολόγηση, προφίλ.
3. Αλλάξτε την κατάσταση μέσω του αναπτυσσόμενου μενού → π.χ. Screening. Προσθέστε μια Σημείωση και μετά Προσθήκη σημείωσης.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η κάρτα μετακινείται σε νέα στήλη, η μέτρηση ενημερώνεται. Η σημείωση εμφανίζεται με χρονοσφραγίδα και αποθηκεύεται μετά την ανανέωση της σελίδας.

Βήμα 5 — Δημιουργία και αποστολή προσφοράς στον υποψήφιο

1. Στις λεπτομέρειες του υποψηφίου → καρτέλα Προσφορές (Offers) → ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ (Create offer) (τίτλος θέσης, μισθός, νόμισμα· μπορείτε να κάνετε κλικ στο ✦ Πρόταση μισθού (AI)) → Αποθήκευση (Save). Η προσφορά εμφανίζεται στην κατάσταση Προσχέδιο (Draft).
2. Στη γραμμή της προσφοράς σε κατάσταση Προσχέδιο, κάντε κλικ στο ΛΗΨΗ (Download) για να λάβετε την επίσημη επιστολή προσφοράς σε μορφή .docx (ανάλογα με τη χώρα). (Δεν υπάρχει ξεχωριστό κουμπί "Δημιουργία επιστολής (AI)" — το κείμενο της επιστολής δημιουργείται και λαμβάνεται απευθείας από το κουμπί ΛΗΨΗ/Download της προσφοράς.)
3. (Απαιτείται email υποψηφίου + συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο) Κάντε κλικ στο ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΣΤΟΝ ΥΠΟΨΗΦΙΟ (Send to candidate).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η προσφορά σε κατάσταση Προσχέδιο εμφανίζεται με τον μισθό + τίτλο θέσης· το κλικ στο ΛΗΨΗ (Download) θα κατεβάσει το αρχείο της επιστολής προσφοράς (π.χ. Job_Offer_Letter_(Formal).docx). Κατά την αποστολή: μήνυμα toast "email στάλθηκε", η κατάσταση αλλάζει σε Στάλθηκε (Sent). Εάν ο υποψήφιος δεν έχει email, το κουμπί Αποστολή στον υποψήφιο είναι απενεργοποιημένο με tooltip που υπενθυμίζει την προσθήκη email (χωρίς σφάλμα backend).

Βήμα 6 — Προγραμματισμός και αποστολή πρόσκλησης για συνέντευξη

1. Στις λεπτομέρειες του υποψηφίου → καρτέλα Συνεντεύξεις (Interviews) → ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗΣ (Schedule interview) → συμπληρώστε Πότε (When) (ώρα), Τύπος (Type) (μορφή, προεπιλογή Βίντεο), Ελάχιστο (Min) (διάρκεια σε λεπτά), Τοποθεσία / σύνδεσμος (Location / link) (διεύθυνση ή σύνδεσμος συνάντησης), Συνεντευξιαστές (Interviewers) (εξεταστές) → ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ (Save).
2. (Απαιτείται email + γραμματοκιβώτιο) Στη γραμμή της συνέντευξης που μόλις δημιουργήθηκε, κάντε κλικ στο ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗΣ (Send invite).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Εμφανίζεται μια γραμμή συνέντευξης σε κατάσταση Προγραμματισμένη (Scheduled) με ημερομηνία · μορφή · σύνδεσμο · εξεταστή, μαζί με τα κουμπιά ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗΣ / ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ (Complete) / ΑΚΥΡΩΣΗ (Cancel). Κατά την αποστολή της πρόσκλησης: μήνυμα toast "στάλθηκε", ο υποψήφιος λαμβάνει email με ημερομηνία/μορφή/σύνδεσμο — η ώρα εμφανίζεται με βάση τη ζώνη ώρας σας, ο τίτλος του email φέρει το όνομα της εταιρείας.

Βήμα 7 — Πρόσληψη υποψηφίου → αυτόματη δημιουργία εργαζομένου

1. Στον υποψήφιο που έχει προσφορά αποδεκτή (με μισθό), κάντε κλικ στο Πρόσληψη (Hire) (ή επιλέξτε την κατάσταση Προσλήφθηκε (Hired) και στη συνέχεια επιβεβαιώστε).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Μήνυμα toast "Προσλήφθηκε — δημιουργήθηκε εργαζόμενος EMP-xxxx"· ο υποψήφιος μεταβαίνει στη στήλη Προσλήφθηκε (Hired). Στην ενότητα Ανθρώπινο Δυναμικό → Εργαζόμενοι, αυτό το άτομο εμφανίζεται ως πραγματικός εργαζόμενος (με βιογραφικό + στοιχεία) και έχει δημιουργηθεί προσχέδιο σύμβασης εργασίας από την προσφορά — απλώς ελέγξτε το και Ενεργοποιήστε το.

ℹ️ Σημείωση: Το κουμπί Πρόσληψη (Hire) βρίσκεται στο πλαίσιο λεπτομερειών του υποψηφίου. Μετά την πρόσληψη, ο υποψήφιος εμφανίζεται στην οθόνη Ανθρώπινο Δυναμικό → Εργαζόμενοι ως πραγματικός εργαζόμενος (κωδικός EMP-xxxx, με βιογραφικό + στοιχεία) μαζί με ένα προσχέδιο σύμβασης εργασίας — το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού απλώς το ελέγχει και το Ενεργοποιεί.

Πίνακας γρήγορης αναφοράς αναμενόμενων αποτελεσμάτων

Ενέργεια	Το αποτέλεσμα που θα δείτε
Δημιουργία δημοσίευσης + ✨ Δημιουργία με AI (Βήμα 1)	Δομημένη JD σε δευτερόλεπτα; Δημοσίευση OPEN/Draft
Εύρεση στο LinkedIn (Βήμα 2)	Δημόσιο προφίλ + avatar γραμμάτων; προσθήκη στη στήλη Sourcing; Φόρτωση περισσότερων
Μεταφορά CV (Βήμα 3)	Φόρμα συμπληρωμένη αυτόματα + "Προστέθηκε — Βαθμολογία AI: NN/100" + χρωματιστή ετικέτα βαθμολογίας
Αλλαγή στήλης + σημειώσεις (Βήμα 4)	Ετικέτα μεταφοράς στήλης, μετρητές ενημερωμένοι; σημειώσεις με χρονοσφραγίδα, αποθηκεύονται
Δημιουργία + αποστολή προσφοράς (Βήμα 5)	Κείμενο προσφοράς + Λήψη; αποστολή → "Απεστάλη"; έλλειψη email → κουμπί κλειδώματος + tooltip
Συνέντευξη (Βήμα 6)	Γραμμή "Προγραμματισμένη"; αποστολή → email ανά ζώνη ώρας + όνομα εταιρείας
Πρόσληψη (Βήμα 7)	"Προσλήφθηκε — EMP-xxxx"; εργαζόμενος + προσχέδιο σύμβασης εργασίας αυτόματα δημιουργημένο

Σημειώσεις

• Αποστολή προσφοράς / πρόσκλησης απαιτεί συνδεδεμένο εισερχόμενο (Ρυθμίσεις HR) και υποψήφιο με email. Εάν όχι, το σύστημα εμφανίζει ένα φιλικό μήνυμα, αλλά το κείμενο εξακολουθεί να είναι λήψιμο.
• Εύρεση στο LinkedIn χρησιμοποιεί δημόσιες πηγές (SERP) – χωρίς φωτογραφίες προφίλ (χρησιμοποιεί avatar γραμμάτων) και χωρίς διαθέσιμα email/τηλέφωνα. Βελτιώστε το προφίλ ανεβάζοντας ένα CV και βαθμολογώντας ξανά.
• Δικαιώματα πρόσληψης μπορούν να εκχωρηθούν ανεξάρτητα από τα δικαιώματα διαχείρισης υπαλλήλων (HRM_*_RECRUITMENT). Μετά την εκχώρηση δικαιωμάτων, αποσυνδεθείτε και συνδεθείτε ξανά για να λάβετε το νέο token δικαιωμάτων.