Agency marketing quản lý nhiều khách hàng cùng lúc — mỗi khách hàng cần email drip campaign, follow-up lead, nhắc nhở thanh toán, gửi báo cáo hàng tuần. Nếu làm tay, bạn cần 1 nhân viên chỉ để gửi email và nhắn tin. Với automation, máy làm thay — chính xác 100%, 24/7.
10 Workflow Agency Cần Thiết Lập
1. Nuôi Dưỡng Lead
Trigger: Lead mới từ landing page / Facebook Lead Ads
```
Lead mới (từ Facebook Ads → landing page → form)
↓ (ngay lập tức)
📧 Email 1: Chào mừng + Tài liệu miễn phí
↓ (2 ngày)
📧 Email 2: Case study ngành tương tự
↓ (4 ngày)
📧 Email 3: So sánh giải pháp
↓ (7 ngày)
📧 Email 4: "Đặt lịch tư vấn miễn phí"
↓ (nếu không phản hồi sau 14 ngày)
⚡ Tạo task cho sale: "Gọi điện follow-up"
```
2. Chào Mừng Khách Hàng Mới
Trigger: Khách hàng ký hợp đồng (deal won trong CRM)
```
Deal "Won"
↓ (ngay lập tức)
📧 Email: Chào mừng khách hàng mới + Checklist onboarding
↓ (1 ngày)
⚡ Tạo workspace riêng cho khách hàng
↓ (2 ngày)
📧 Email: Hướng dẫn truy cập dashboard
↓ (7 ngày)
📧 Email: "Tuần đầu tiên — Mọi thứ ổn chứ?"
```
3. Nhắc Lịch Hẹn
Trigger: Cuộc họp/lịch hẹn được tạo
```
Cuộc họp tạo
↓ (trước 24h)
📧 Email + 💬 Zalo: Nhắc lịch họp
↓ (trước 1h)
💬 Zalo: "Cuộc họp trong 1 giờ nữa — link Zoom: ..."
↓ (sau cuộc họp)
📧 Email: Ghi chú cuộc họp + các bước cần thực hiện
```
4. Báo Cáo Hàng Tháng Tự Động
Trigger: Ngày 1 mỗi tháng
```
Ngày 1 hàng tháng
↓
📊 Tự động tạo báo cáo tháng trước
↓
📧 Gửi email cho khách hàng: "Báo cáo tháng X đính kèm"
↓
⚡ Tạo task: "Xem lại báo cáo với team"
```
5. Phục Hồi Giỏ Hàng Bị Bỏ Lỡ (Khách Hàng E-commerce)
Trigger: Khách hàng thêm vào giỏ hàng nhưng không thanh toán
```
Giỏ hàng bị bỏ (30 phút)
↓
📧 Email: "Bạn quên gì trong giỏ hàng?"
↓ (nếu không mua sau 4 giờ)
📧 Email: "Ưu đãi 10% — Hoàn tất đơn hàng ngay"
↓ (nếu không mua sau 24 giờ)
💬 Zalo: "Sản phẩm X sắp hết hàng!"
```
6. Lịch Nội Dung Mạng Xã Hội
Trigger: Lịch đăng bài hàng tuần
```
Mỗi thứ 2, 4, 6
↓
🤖 AI tạo bản nháp nội dung
↓
⚡ Tạo task: "Xem lại & phê duyệt nội dung"
↓ (khi được phê duyệt)
📱 Tự động đăng bài lên Facebook + Instagram
```
7. Thu Thập Phản Hồi Khách Hàng
Trigger: Sau khi hoàn thành dịch vụ / dự án
```
Dự án hoàn thành
↓ (sau 2 ngày)
📧 Email: "Đánh giá dịch vụ của chúng tôi" + Link khảo sát
↓ (nếu đánh giá > 4 sao)
📧 Email: "Cảm ơn! Mời viết đánh giá trên Google"
↓ (nếu đánh giá < 3 sao)
⚡ Cảnh báo: Thông báo cho người quản lý xử lý
```
8. Nhắc Thanh Toán Hóa Đơn
Trigger: Hóa đơn tạo / sắp đến hạn
```
Hóa đơn tạo
↓ (ngay lập tức)
📧 Email: Gửi hóa đơn cho khách hàng
↓ (trước 3 ngày đến hạn)
📧 Email: "Nhắc nhở: Hóa đơn #X đến hạn ngày Y"
↓ (ngày đến hạn, nếu chưa thanh toán)
💬 Zalo: "Hóa đơn #X đã đến hạn — Vui lòng thanh toán"
↓ (quá hạn 7 ngày)
⚡ Cảnh báo: Thông báo cho người quản lý tài khoản
```
9. Bán Thêm / Bán Chéo
Trigger: Khách hàng hoàn thành dự án + kết quả tốt
```
Dự án hoàn thành + KPI đạt
↓ (sau 7 ngày)
📧 Email: "Kết quả tuyệt vời! Muốn mở rộng quy mô?"
↓ (gợi ý)
📧 Email: Gói dịch vụ nâng cao / dịch vụ bổ sung
↓ (nếu quan tâm)
⚡ Tạo deal mới trong CRM
```
10. Khôi Phục Khách Hàng Cũ
Trigger: Khách hàng hết hợp đồng > 30 ngày
```
Hợp đồng hết hạn > 30 ngày
↓
📧 Email: "Chúng tôi có gì mới — cập nhật cho bạn"
↓ (7 ngày)
📧 Email: Ưu đãi đặc biệt cho "khách hàng quay lại"
↓ (14 ngày, nếu không phản hồi)
⚡ Tạo task: "Người quản lý tài khoản gọi điện"
```
Cách Thiết Lập Trên GTG CRM
Trình tạo Automation của GTG CRM cho phép tạo workflow bằng trình chỉnh sửa trực quan:
- Chọn Trigger: Liên hệ mới, Thay đổi Deal, Thời gian, Sự kiện tùy chỉnh
- Kéo thả Hành động: Gửi Email, Gửi Zalo, Chờ, Nếu/Thì, Tạo Task
- Cá nhân hóa: Sử dụng thẻ nối ({tên}, {công_ty}, {sản_phẩm})
- Kiểm tra: Chạy thử với 1 liên hệ
- Bật: Workflow hoạt động 24/7
Gói Đề Xuất Cho Agency
| Gói | Giá | Số lượng workflow | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| Cơ Bản | 199,000đ/tháng | 3 workflow | Cộng tác viên cá nhân |
| Khởi Đầu | 449,000đ/tháng | 10 workflow | Agency nhỏ |
| Tăng Trưởng | 639,000đ/tháng | Không giới hạn | Agency tầm trung |
| Chuyên Nghiệp | 1,029,000đ/tháng | Không giới hạn + nâng cao | Agency lớn |
Kết luận
Automation giúp agency giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công như gửi email, nhắc lịch hay follow-up khách hàng. Khi các workflow được thiết lập đúng, nhiều quy trình marketing và chăm sóc khách hàng có thể vận hành tự động 24/7. Với GTG CRM, agency có thể xây dựng các workflow này ngay trong một hệ thống duy nhất, giúp quản lý leads, khách hàng và chiến dịch hiệu quả hơn mà không cần thêm nhiều công cụ rời rạc.
Bắt Đầu Miễn Phí
36,888 tín dụng → thiết lập 3 workflow đầu tiên → xem kết quả trong tuần đầu.
