Λάθη στην έκδοση τιμολογίων που οδηγούν σε πρόστιμα: πρόστιμα, παραγραφή και τρόπος αντιμετώπισης

Κατά τη διαχείριση των φόρων, τα τιμολόγια δεν είναι μόνο συνηθισμένα λογιστικά έγγραφα, αλλά και άμεση βάση για την αρχή των φόρων για τον προσδιορισμό των εσόδων, των δαπανών και της φορολογικής υποχρέωσης της επιχείρησης. Στην πραγματικότητα, πολλές επιχειρήσεις και νοικοκυριά επεβλήθησαν κυρώσεις όχι επειδή παραβίασαν σκόπιμα, αλλά επειδή εξέδωσαν τιμολόγια σε λάθος χρόνο, για λανθασμένη φύση συναλλαγής ή χρησιμοποίησαν άκυρα τιμολόγια.

Το παρακάτω άρθρο συνοψίζει τις συχνές παραβάσεις κατά την έκδοση τιμολογίων που επιφέρουν κυρώσεις, μαζί με το συγκεκριμένο ύψος των προστίμων, την προθεσμία επιβολής κυρώσεων και πώς να χειριστείτε την περίπτωση κατά την οποία έχει εκδοθεί λανθασμένο τιμολόγιο, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να προλαμβάνουν προληπτικά νομικούς κινδύνους.

Λάθος 1: Έκδοση τιμολογίου εκτός χρόνου

Πότε θεωρείται ότι έχει εκδοθεί τιμολόγιο εκτός χρόνου;

Μια επιχείρηση θεωρείται ότι εξέδωσε τιμολόγιο εκτός χρόνου όταν το τιμολόγιο δεν έχει εκδοθεί τη στιγμή που ο νόμος ορίζει, συμπεριλαμβανομένων των συνηθισμένων περιπτώσεων:

• Τα αγαθά έχουν παραδοθεί ή οι υπηρεσίες έχουν ολοκληρωθεί, αλλά το τιμολόγιο εκδόθηκε καθυστερημένα
• Έκδοση τιμολογίου πριν από την παράδοση των αγαθών ή πριν από την ολοκλήρωση των υπηρεσιών
• Καταγραφή τιμολογίου εκτός της λογιστικής περιόδου, που οδηγεί σε ανακρίβεια εσόδων και φορολογικών υποχρεώσεων
• Αυτό το σφάλμα εντοπίζεται συνήθως όταν η φορολογική αρχή αντιπαραβάλλει την πραγματική στιγμή της συναλλαγής με τα δεδομένα των ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Πρόστιμα για την έκδοση τιμολογίου εκτός χρόνου

Σύμφωνα με το Διάταγμα 125/2020/ND-CP (ισχύει έως και πριν τις 16/01/2026)

• Επίπληξη: Εφαρμόζεται όταν εκδίδεται τιμολόγιο εκτός χρόνου, αλλά δεν καθυστερεί η φορολογική υποχρέωση και υπάρχουν ελαφρυντικές περιστάσεις
• Πρόστιμο από 3.000.000 έως 5.000.000 đồng: Εφαρμόζεται όταν εκδίδεται τιμολόγιο εκτός χρόνου, αλλά δεν οδηγεί σε καθυστέρηση της φορολογικής υποχρέωσης
• Πρόστιμο από 4.000.000 έως 8.000.000 đồng: Εφαρμόζεται για την παράβαση της έκδοσης τιμολογίου εκτός χρόνου σύμφωνα με τους κανονισμούς πώλησης αγαθών, παροχής υπηρεσιών

Σύμφωνα με το Διάταγμα 310/2025/ND-CP (ισχύει από 16/01/2026)

Το ύψος του προστίμου καθορίζεται βάσει του αριθμού των τιμολογίων που παραβιάζουν τον κανονισμό:

• Πρόστιμο: Εμπορεύματα προσφορών, διαφημίσεις, δείγματα, για, ως δώρο, δωρεά· εσωτερικά· εξαγωγή εμπορευμάτων με τη μορφή δανεισμού, παραχώρησης ή επιστροφής εμπορευμάτων· έκδοση τιμολογίου 01 αριθμός τιμολογίου
• Πρόστιμο 500.000 - 1.500.000 δονγκ: Από 02 - λιγότερο από 10 αριθμούς τιμολογίων (εξαγωγή εμπορευμάτων με τη μορφή δανεισμού, παραχώρησης ή επιστροφής εμπορευμάτων)· 01 αριθμός τιμολογίου (έκδοση τιμολογίου σε λάθος χρόνο κατά την πώληση αγαθών/υπηρεσιών)
• Πρόστιμο 2.000.000 - 5.000.000 δονγκ: Από 10 - λιγότερο από 50 αριθμούς τιμολογίων (εξαγωγή εμπορευμάτων με τη μορφή δανεισμού, παραχώρησης ή επιστροφής εμπορευμάτων)· Από 01- λιγότερο από 10 αριθμούς τιμολογίων (έκδοση τιμολογίου σε λάθος χρόνο κατά την πώληση αγαθών/υπηρεσιών)
• Πρόστιμο 5.000.000 - 15.000.000 δονγκ: Από 50 - λιγότερο από 100 αριθμούς τιμολογίων (εξαγωγή εμπορευμάτων με τη μορφή δανεισμού, παραχώρησης ή επιστροφής εμπορευμάτων)· Από 10 - λιγότερο από 20 αριθμούς τιμολογίων (έκδοση τιμολογίου σε λάθος χρόνο κατά την πώληση αγαθών/υπηρεσιών)
• Πρόστιμο 15.000.000 - 30.000.000 δονγκ: Από 100 αριθμούς τιμολογίων και άνω (εξαγωγή εμπορευμάτων με τη μορφή δανεισμού, παραχώρησης ή επιστροφής εμπορευμάτων)· Από 10 - λιγότερο από 20 αριθμούς τιμολογίων (έκδοση τιμολογίου σε λάθος χρόνο κατά την πώληση αγαθών/υπηρεσιών)
• Πρόστιμο 30.000.000 - 50.000.000 δονγκ: 50 - λιγότερο από 100 αριθμούς τιμολογίων (πώληση αγαθών, παροχή υπηρεσιών)
• Πρόστιμο 50.000.000 - 70.000.000 δονγκ: Από 100 αριθμούς τιμολογίων και άνω (πώληση αγαθών, παροχή υπηρεσιών)

Χειρισμός έκδοσης τιμολογίου σε λάθος χρόνο

Για τον πωλητή

• Προσδιορίστε ξανά την ημερομηνία της πραγματικής συναλλαγής
• Δηλώστε ΦΠΑ και καταγράψτε τα φορολογητέα κέρδη για τον φόρο εισοδήματος στον περίοδο που προέκυψε η συναλλαγή, όχι με βάση την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου
• Διορθώστε τη δήλωση φόρου εάν έχει δηλωθεί λανθασμένη περίοδος

Για τον αγοραστή

• Δηλώστε τον ΦΠΑ εισροών στην περίοδο λήψης του τιμολογίου
• Καταγράψτε τα έξοδα για τον φόρο εισοδήματος στον περίοδο της πραγματικής συναλλαγής

Εάν εντοπιστεί τιμολόγιο με λάθος χρόνο, ο αγοραστής θα πρέπει να ζητήσει από τον πωλητή να το διορθώσει άμεσα για να αποφευχθεί ο κίνδυνος χρήσης μη έγκυρου τιμολογίου.

Ενδεικτικό παράδειγμα

Τιμολόγιο εκδόθηκε στις 01/01/2026 αλλά τα αγαθά παραδόθηκαν στις 31/12/2025:

• Ο πωλητής καταγράφει τα έσοδα και δηλώνει φόρο κατά την περίοδο Δεκεμβρίου 2025
• Ο αγοραστής δηλώνει ΦΠΑ κατά τον Ιανουάριο 2026, αλλά καταγράφει τα έξοδα κατά το έτος 2025

Σφάλμα 2: Έκδοση φανταστικών τιμολογίων ή χρήση μη νόμιμων τιμολογίων

Τι είναι τα φανταστικά τιμολόγια;

Τα φανταστικά τιμολόγια είναι τιμολόγια που δεν αντικατοπτρίζουν την πραγματική οικονομική συναλλαγή, συμπεριλαμβανομένων:

• Εικονικό τιμολόγιο, χωρίς πραγματική συναλλαγή: Το τιμολόγιο περιέχει πλήρεις πληροφορίες, αλλά η αγοραπωλησία αγαθών, υπηρεσιών δεν πραγματοποιείται στην πραγματικότητα, ή πραγματοποιείται μόνο μερικώς.
• Αντανάκλαση της πραγματικής αξίας: Το τιμολόγιο αναγράφει αξία υψηλότερη ή χαμηλότερη από την πραγματική αξία των πωληθέντων αγαθών, υπηρεσιών.
• Τιμολόγιο χωρίς υποχρεωτικό περιεχόμενο: Το τιμολόγιο δεν περιέχει πλήρεις πληροφορίες όπως όνομα, διεύθυνση, φορολογικός αριθμός πωλητή και αγοραστή, ημερομηνία, περιγραφή αγαθών/υπηρεσιών, μονάδα μέτρησης, ποσότητα, τιμή μονάδας, συνολικό ποσό σύμφωνα με τη νομοθεσία.
• Τιμολόγιο με σβήσιμο, τροποποίηση χωρίς νόμιμη διαδικασία: Το τιμολόγιο έχει σβηστεί, τροποποιηθεί χωρίς να τηρούνται οι κανονισμοί τροποποίησης τιμολογίων.
• Ανισορροπία μεταξύ των αντιγράφων του τιμολογίου: Η αξία στα αντίγραφα του τιμολογίου αποκλίνει, δεν ταιριάζει μεταξύ τους.
• Χρήση τιμολογίου άλλου οργανισμού, ατόμου για νομιμοποίηση: Χρήση τιμολογίου που δεν ανήκει στην επιχείρησή σας για να αποδείξετε αγορές ή πωλήσεις αγαθών, υπηρεσιών.
• Χρήση τιμολογίου που έχει κριθεί παράνομο από τις αρμόδιες αρχές: Τιμολόγιο που έχει κριθεί παράνομο από την εφορία, την αστυνομία ή άλλες αρμόδιες αρχές.
• Τιμολόγιο που έχει εκδοθεί από οργανισμό χωρίς αρμοδιότητα έκδοσης τιμολογίων, ή τιμολόγιο που δεν έχει ακόμη αξία χρήσης.

Πρόστιμα για την έκδοση εικονικών τιμολογίων

Επιβολή προστίμου για ανακριβή δήλωση που οδηγεί σε έλλειψη οφειλόμενου φόρου ή αύξηση του φόρου που έχει απαλλαγεί, μειωθεί, επιστραφεί

Πρόστιμο 20% επί του ποσού του φόρου που δηλώθηκε ελλιπώς ή του ποσού του φόρου που έχει απαλλαγεί, μειωθεί, επιστραφεί υπερβαίνοντας τους κανονισμούς, για τη χρήση παράνομων τιμολογίων, αποδείξεων για τη λογιστικοποίηση της αξίας των αγορασθέντων αγαθών, υπηρεσιών, μειώνοντας τον οφειλόμενο φόρο ή αυξάνοντας τον φόρο που πρέπει να επιστραφεί, τον φόρο που πρέπει να απαλλαγεί, να μειωθεί, αλλά όταν οι φορολογικές αρχές διενεργούν έλεγχο, ο αγοραστής αποδεικνύει ότι το σφάλμα χρήσης του παράνομου τιμολογίου, απόδειξης οφείλεται στον πωλητή και ο αγοραστής έχει τηρήσει την λογιστική παρακολούθηση πλήρως σύμφωνα με τους κανονισμούς.

Επιβολή προστίμου για φοροδιαφυγή (Άρθρο 17 του Διατάγματος 125/2020/ND-CP): Ανάλογα με τη σοβαρότητα της παράβασης και τις επιβαρυντικές/ελαφρυντικές συνθήκες, τα συγκεκριμένα πρόστιμα είναι τα εξής:

• Πρόστιμο ίσο με 1 φορά το ποσό του φόρου που διαφεύγει, εάν ο παραβάτης έχει τουλάχιστον μία ελαφρυντική συνθήκη.
• Πρόστιμο ίσο με 1,5 φορά το ποσό του φόρου που διαφεύγει, εάν δεν υπάρχουν επιβαρυντικές ή ελαφρυντικές συνθήκες.
• Πρόστιμο ίσο με 2 φορές το ποσό του φόρου που διαφεύγει, εάν υπάρχει μία επιβαρυντική συνθήκη.
• Πρόστιμο ίσο με 2,5 φορές το ποσό του φόρου που διαφεύγει, εάν υπάρχουν δύο επιβαρυντικές συνθήκες.
• Πρόστιμο ίσο με 3 φορές το ποσό του φόρου που διαφεύγει, εάν υπάρχουν τουλάχιστον τρεις επιβαρυντικές συνθήκες.

Σε σοβαρές περιπτώσεις, τα φυσικά πρόσωπα και οι εμπορικές νομικές οντότητες μπορούν να διωχθούν ποινικά σύμφωνα με τον Ποινικό Κώδικα.

Τρόπος αντιμετώπισης όταν εντοπίζονται τιμολόγια με ενδείξεις εικονικότητας

Όταν εντοπίζονται τιμολόγια που δεν αντικατοπτρίζουν σωστά τη συναλλαγή:

• Διακόψτε τη χρήση αυτού του τιμολογίου για φορολογικές δηλώσεις
• Επανεξετάστε όλες τις συμβάσεις, τα έγγραφα παράδοσης-παραλαβής, τα έγγραφα πληρωμής
• Προσαρμόστε τα λογιστικά βιβλία και τα φορολογικά αρχεία εάν έχουν καταγραφεί λανθασμένα
• Συνεργαστείτε ενεργά με τις φορολογικές αρχές σε περιπτώσεις υψηλού κινδύνου

Η συνέχιση της χρήσης λανθασμένων τιμολογίων μετά την ανακάλυψη μπορεί να θεωρηθεί εσκεμμένη παράβαση, με αποτέλεσμα βαρύτερες κυρώσεις.

Χρόνος παραγραφής για παραβάσεις τιμολογίων

Σύμφωνα με τη νομοθεσία για την επιβολή κυρώσεων για παραβάσεις σε θέματα φόρων και τιμολογίων, ο χρόνος παραγραφής για διοικητικές παραβάσεις σχετικά με τιμολόγια είναι 02 έτη.

Τρόπος υπολογισμού του χρόνου παραγραφής:

• Για παραβάσεις που έχουν ολοκληρωθεί, ο χρόνος παραγραφής υπολογίζεται από την ημερομηνία λήξης της παράβασης.
• Για παραβάσεις που βρίσκονται σε εξέλιξη, ο χρόνος παραγραφής υπολογίζεται από την ημερομηνία που την εντόπισαν οι αρμόδιες αρχές.

Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και αν η επιχείρηση έχει διορθώσει το λάθος, ο κίνδυνος επιβολής κυρώσεων υφίσταται για 02 χρόνια.

Συμπέρασμα

Τα λάθη στην έκδοση τιμολογίων, από λάθος χρονική στιγμή έως έκδοση εικονικών τιμολογίων, έχουν σαφείς κανόνες επιβολής κυρώσεων και χρόνος παραγραφής που φτάνει έως και 02 έτη. Στο πλαίσιο της συνεχώς αυξανόμενης διαχείρισης φόρων με βάση ηλεκτρονικά δεδομένα, η έκδοση τιμολογίων που δεν αντικατοπτρίζουν την πραγματική φύση μιας συναλλαγής ενέχει σοβαρούς κινδύνους επιβολής κυρώσεων, αναδρομικών εισπράξεων και νομικής ευθύνης.

Η ενεργητική παρακολούθηση των πωλήσεων, των εσόδων και της χρονικής στιγμής έκδοσης των τιμολογίων από την αρχή είναι ο βασικός παράγοντας για τη μείωση των κινδύνων για την επιχείρηση. Με μια κεντρική πλατφόρμα διαχείρισης όπως το GTG CRM, οι επιχειρήσεις μπορούν να παρακολουθούν τις παραγγελίες, τα έσοδα και τα τιμολόγια στο ίδιο σύστημα, επιτρέποντας έτσι την έκδοση τιμολογίων την κατάλληλη στιγμή, την διαφάνεια στα δεδομένα πωλήσεων και την υποστήριξη για την εξορθολογικοποίηση των φορολογικών υποχρεώσεων, ιδιαίτερα για ατομικές επιχειρήσεις και μικρές επιχειρήσεις που αντιμετωπίζουν πιέσεις για σταθερό φόρο και φορολογικούς ελέγχους.