Σύγκριση 3 τύπων ηλεκτρονικών τιμολογίων: Με κωδικό, χωρίς κωδικό και κωδικό φορολογικής αρχής - Ποιον πρέπει να επιλέξετε;

Από τότε που τα ηλεκτρονικά τιμολόγια έγιναν υποχρεωτικά βάσει των κανονισμών της Γενικής Υπηρεσίας Φορολογίας, πολλοί καταστηματάρχες, λιανοπωλητές και επιχειρήσεις εξακολουθούν να μην είναι σίγουροι ποιος τύπος ηλεκτρονικού τιμολογίου ταιριάζει καλύτερα στο μέγεθος και τα χαρακτηριστικά της επιχείρησής τους. Οι τρεις πιο συνηθισμένοι τύποι ηλεκτρονικών τιμολογίων που διατίθενται σήμερα είναι τα τιμολόγια με κωδικούς φορολογικής αρχής, τα τιμολόγια χωρίς κωδικούς φορολογικής αρχής και τα τιμολόγια με κωδικούς φορολογικής αρχής (γνωστά και ως έντυπα τιμολόγια) – το καθένα με τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.

Η επιλογή του σωστού τύπου τιμολογίου όχι μόνο βοηθά τις επιχειρήσεις να συμμορφώνονται με τη νομοθεσία, αλλά βελτιστοποιεί επίσης το λειτουργικό κόστος και τις διαδικασίες πωλήσεων. Αυτό το άρθρο θα αναλύσει λεπτομερώς τρεις τύπους ηλεκτρονικών τιμολογίων, θα συγκρίνει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους και θα σας βοηθήσει να λάβετε την καταλληλότερη απόφαση.

1. Ηλεκτρονικά τιμολόγια με κωδικούς φορολογικής αρχής.

Εννοια

Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο με κωδικό φορολογικής αρχής είναι ένα τιμολόγιο στο οποίο έχει εκδοθεί κωδικός επαλήθευσης από τη Γενική Διεύθυνση Φορολογίας πριν από την αποστολή του στον πελάτη. Αυτός ο κωδικός αποτελείται από μια μοναδική συμβολοσειρά χαρακτήρων που δημιουργείται από την φορολογική αρχή και επισυνάπτεται στο τιμολόγιο για να επιβεβαιωθεί η εγκυρότητά του.

Εφαρμοστέα θέματα

Σύμφωνα με το Διάταγμα 123/2020/ND-CP, οι επιχειρήσεις που χαρακτηρίζονται ως υψηλού φορολογικού κινδύνου υποχρεούνται να χρησιμοποιούν τιμολόγια με κωδικούς:

• Νεοσύστατες επιχειρήσεις που δεν λειτουργούν εδώ και 12 μήνες
• Επιχειρήσεις που έχουν προσωρινά ανασταλεί από τη λειτουργία τους, έχουν φορολογικές οφειλές ή ενέχουν φορολογικούς κινδύνους.
• Οικιακές επιχειρήσεις και ατομικές επιχειρήσεις με ετήσιο εισόδημα 1 δισεκατομμυρίου VND ή περισσότερο.
• Επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε ευαίσθητους τομείς (παλιοσίδερα, πετρέλαιο κ.λπ.)

Διαδικασία έκδοσης

1. Οι επιχειρήσεις δημιουργούν τιμολόγια χρησιμοποιώντας λογισμικό λογιστικής ή ένα σύστημα διαχείρισης.
2. Υποβάλετε τα δεδομένα τιμολογίου στην πύλη της Γενικής Διεύθυνσης Φορολογίας.
3. Οι φορολογικές αρχές θα ελέγξουν και θα εκδώσουν τον κωδικό επαλήθευσης εντός 1-2 δευτερολέπτων.
4. Οι επιχειρήσεις λαμβάνουν τιμολόγια με κωδικούς και τα αποστέλλουν στους πελάτες.

Πλεονέκτημα

Διαφάνεια και αυστηρός έλεγχος: Οι φορολογικές αρχές έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες των τιμολογίων σε πραγματικό χρόνο, ελαχιστοποιώντας τη φορολογική απάτη.

Χαμηλό κόστος: Οι επιχειρήσεις δεν χρειάζεται να καταβάλλουν τέλη στον πάροχο υπηρεσιών τιμολόγησης. Απλώς χρειάζεται να εγγραφούν και να τον χρησιμοποιούν δωρεάν μέσω της πύλης της Γενικής Διεύθυνσης Φορολογίας.

Υψηλή νομική εγκυρότητα: Το τιμολόγιο πιστοποιείται απευθείας από την φορολογική αρχή, εξασφαλίζοντας απόλυτη νομική εγκυρότητα.

Μειονεκτήματα

Εξάρτηση από το φορολογικό σύστημα: Όταν το σύστημα της Γενικής Υπηρεσίας Φορολογίας αντιμετωπίζει προβλήματα ή προβλήματα συντήρησης, οι επιχειρήσεις ενδέχεται να μην είναι σε θέση να εκδώσουν τιμολόγια.

Χαμηλότερη ταχύτητα: Σε σύγκριση με τα τιμολόγια χωρίς κωδικούς, η αναμονή για την έκδοση κωδικού από τις φορολογικές αρχές μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις σε ορισμένες περιπτώσεις.

Περιορισμοί ευελιξίας: Δεν είναι κατάλληλο για επιχειρήσεις που χρειάζεται να εκδίδουν τιμολόγια μαζικά σε σύντομο χρονικό διάστημα.

2. Ηλεκτρονικά Τιμολόγια Χωρίς Κωδικούς Φορολογικής Αρχής

Εννοια

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια χωρίς κωδικό είναι τιμολόγια που εκδίδονται από τις ίδιες τις επιχειρήσεις μέσω ενός παρόχου υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης τιμολογίων (έναν πάροχο εγκεκριμένο από τη Γενική Διεύθυνση Φορολογίας) και δεν απαιτούν κωδικό επαλήθευσης πριν από την αποστολή τους στους πελάτες.

Εφαρμοστέα θέματα

Οι επιχειρήσεις επιτρέπεται να χρησιμοποιούν τιμολόγια χωρίς κωδικούς εάν πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

• Λειτουργεί για 12 μήνες ή περισσότερο.
• Καμία εκκρεμής φορολογική οφειλή, καμία φορολογική παράβαση.
• Δεν κατατάσσεται ως φορολογούμενος υψηλού κινδύνου σύμφωνα με την αξιολόγηση των φορολογικών αρχών.
• Χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες ενός νόμιμου παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης;

Διαδικασία έκδοσης

1. Οι επιχειρήσεις υπογράφουν συμβάσεις με οργανισμούς που παρέχουν υπηρεσίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
2. Δημιουργήστε τιμολόγια χρησιμοποιώντας το λογισμικό και στείλτε τα απευθείας στους πελάτες.
3. Τακτική (ημερησίως/μηνιαίως) αποστολή δεδομένων τιμολογίου στις φορολογικές αρχές μέσω του προμηθευτή.

Πλεονέκτημα

Γρήγορη ταχύτητα: Άμεση έκδοση τιμολογίου, χωρίς να χρειάζεται να περιμένετε επιβεβαίωση από τις φορολογικές αρχές.

Ανεξαρτησία από το φορολογικό σύστημα: Οι επιχειρήσεις μπορούν να εκδίδουν τιμολόγια ακόμη και αν το σύστημα της Γενικής Διεύθυνσης Φορολογίας αντιμετωπίζει προβλήματα.

Υψηλή ευελιξία: Κατάλληλο για επιχειρήσεις με υψηλό όγκο συναλλαγών που απαιτούν μαζική έκδοση τιμολογίων.

Εύκολη ενσωμάτωση: Οι πάροχοι υπηρεσιών συχνά διαθέτουν API και λειτουργίες που ενσωματώνονται με λογισμικό διαχείρισης πωλήσεων.

Μειονεκτήματα

Κόστος υπηρεσιών: Οι επιχειρήσεις πρέπει να καταβάλλουν τέλη στον πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης, τα οποία κυμαίνονται από μερικά εκατομμύρια έως δεκάδες εκατομμύρια VND ετησίως, ανάλογα με το πακέτο υπηρεσιών.

Απαιτήσεις επιλεξιμότητας: Δεν είναι όλες οι επιχειρήσεις επιλέξιμες για χρήση αυτής της υπηρεσίας, ειδικά οι νέες επιχειρήσεις ή εκείνες που αντιμετωπίζουν φορολογικούς κινδύνους.

Νομική ευθύνη: Οι επιχειρήσεις φέρουν την αποκλειστική ευθύνη για την ακρίβεια και τη νομιμότητα των τιμολογίων που εκδίδουν.

3. Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο με Κωδικό Φορολογικής Αρχής (Εκτύπωση κατ' απαίτηση)

Εννοια

Τα τιμολόγια που εκδίδονται από την φορολογική αρχή, γνωστά και ως εκτυπωμένα τιμολόγια κατ' απαίτηση, είναι προεκτυπωμένα τιμολόγια με κωδικό που έχει εκχωρηθεί από την φορολογική αρχή. Πρόκειται για μια μεταβατική μορφή από τα έντυπα τιμολόγια στα ηλεκτρονικά τιμολόγια, η οποία συνήθως εφαρμόζεται σε επιχειρήσεις που δεν πληρούν ακόμη τις απαιτήσεις ή δεν είναι έτοιμες να μεταβούν πλήρως σε ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Εφαρμοστέα θέματα

• Μικρές επιχειρήσεις και νοικοκυριά με ετήσια έσοδα κάτω του 1 δισεκατομμυρίου VND.
• Η μονάδα λειτουργεί σε απομακρυσμένες, αγροτικές περιοχές που δεν διαθέτουν τεχνολογική υποδομή.
• Ειδικές περιπτώσεις όπως ορίζονται από τις φορολογικές αρχές.

Οδηγίες χρήσης

1. Οι επιχειρήσεις καταχωρούν στις φορολογικές αρχές τον αριθμό των τιμολογίων που χρειάζονται να χρησιμοποιήσουν.
2. Η φορολογική αρχή εκδίδει αριθμούς τιμολογίων.
3. Οι επιχειρήσεις μπορούν να εκτυπώσουν τα τιμολόγιά τους σε εξουσιοδοτημένα τυπογραφεία.
4. Χρησιμοποιήστε έντυπα τιμολόγια με κωδικούς για συναλλαγές με πελάτες.

Πλεονέκτημα

Κατάλληλο για μικρές επιχειρήσεις: Δεν απαιτεί πολύπλοκη τεχνολογική υποδομή.

Απλή διαδικασία: Εύκολη στη χρήση, δεν απαιτείται σύνδεση στο διαδίκτυο κατά τη δημιουργία τιμολογίων.

Χαμηλό αρχικό κόστος: Δεν απαιτείται επένδυση σε λογισμικό ή υπηρεσίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Μειονεκτήματα

Ξεπερασμένο: Δεν συμβαδίζει με τις τρέχουσες τάσεις ψηφιοποίησης, σταδιακά καταργείται.

Προκλήσεις διαχείρισης: Επιρρεπείς σε απώλειες, δύσκολο να ανακτηθούν και να αποθηκευτούν σε σύγκριση με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Άκαμπτο: Εάν υπάρχουν σφάλματα, το έντυπο τιμολόγιο πρέπει να ακυρωθεί και να αναφερθεί στις φορολογικές αρχές.

Χρονικό όριο: Σύμφωνα με τον οδικό χάρτη, αυτός ο τύπος τιμολογίου θα αντικατασταθεί σταδιακά πλήρως από ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Συγκριτικός Πίνακας 3 Τύπων Τιμολογίων

Ποιον τύπο τιμολογίου πρέπει να επιλέξετε;

Επιλέξτε τιμολόγια με κωδικούς εάν:

• Αυτό ισχύει για νεοσύστατες επιχειρήσεις ή οικιακές επιχειρήσεις με ετήσια έσοδα που υπερβαίνουν το 1 δισεκατομμύριο VND.
• Θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα από το κόστος των υπηρεσιών;
• Δεν υπήρξε πολύ μεγάλος όγκος συναλλαγών βραχυπρόθεσμα.
• Η διαφάνεια και η αυστηρή συμμόρφωση αποτελούν τις κορυφαίες προτεραιότητές μας.

Επιλέξτε την επιλογή τιμολογίου ΧΩΡΙΣ ΚΩΔΙΚΟ εάν:

• Μια επιχείρηση που λειτουργεί σταθερά για πάνω από 12 μήνες.
• Έχουμε μεγάλο όγκο παραγγελιών και πρέπει να εκδίδουμε τιμολόγια γρήγορα.
• Η πώληση σε πολλαπλές πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου απαιτεί αυτοματοποιημένη ενσωμάτωση.
• Πρόθυμος να πληρώσει για την υπηρεσία με αντάλλαγμα ταχύτητα και ευελιξία.

Επιλέξτε το τιμολόγιο TAX CODE (Εντολή εκτύπωσης) εάν:

• Ως μικρή επιχείρηση, τα έσοδά μας είναι λιγότερα από 1 δισεκατομμύριο VND ετησίως.
• Λειτουργία σε περιοχές χωρίς πρόσβαση στο διαδίκτυο.
• Απαιτούνται προσωρινές λύσεις κατά την περίοδο του ψηφιακού μετασχηματισμού.

Καταλήγω

Η επιλογή του σωστού τύπου ηλεκτρονικού τιμολογίου εξαρτάται από την κλίμακα της επιχείρησης, τον όγκο συναλλαγών και τη στρατηγική ανάπτυξης. Οι περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) χρησιμοποιούν επί του παρόντος τιμολόγια με κωδικούς λόγω του χαμηλότερου κόστους τους και της συμμόρφωσής τους με τις νομικές απαιτήσεις. Εν τω μεταξύ, οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις με υψηλούς όγκους συναλλαγών συχνά επιλέγουν τιμολόγια χωρίς κωδικούς για να βελτιστοποιήσουν τις λειτουργικές τους διαδικασίες.

Για να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες καταστημάτων και τις επιχειρήσεις να εκδίδουν ηλεκτρονικά τιμολόγια εύκολα και γρήγορα, το GTG CRM έχει ενσωματώσει μια λειτουργία που επιτρέπει την άμεση δημιουργία ηλεκτρονικών τιμολογίων από παραγγελίες. Μπορείτε να συνδεθείτε με κορυφαίους παρόχους τιμολογίων, να δημιουργήσετε αυτόματα τιμολόγια από τις πληροφορίες της παραγγελίας και να στείλετε τιμολόγια στους πελάτες με λίγα μόνο απλά βήματα. Αυτό εξοικονομεί χρόνο, μειώνει τα σφάλματα και διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους νομικούς κανονισμούς.