Σύγκριση 3 Τύπων Ηλεκτρονικών Τιμολογίων: Με Κωδικό, Χωρίς Κωδικό, Κωδικός CQT - Ποιον Τύπο να Επιλέξετε;

Από τότε που τα ηλεκτρονικά τιμολόγια έγιναν υποχρεωτικά σύμφωνα με τους κανονισμούς της Γενικής Γραμματείας Φορολογικών Εσόδων, πολλοί ιδιοκτήτες καταστημάτων, λιανοπωλητές και ατομικές επιχειρήσεις εξακολουθούν να διστάζουν σχετικά με το ποιον τύπο ηλεκτρονικού τιμολογίου να επιλέξουν, ώστε να ταιριάζει με την κλίμακα και τα ειδικά χαρακτηριστικά της επιχείρησής τους. Οι τρεις πιο δημοφιλείς τύποι ηλεκτρονικών τιμολογίων σήμερα είναι τα τιμολόγια με κωδικό της φορολογικής αρχής, τα τιμολόγια χωρίς κωδικό της φορολογικής αρχής και τα τιμολόγια με κωδικό της φορολογικής αρχής (γνωστά και ως τιμολόγια κατά παραγγελία) – κάθε τύπος έχει τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.

Η σωστή επιλογή τιμολογίου όχι μόνο βοηθά τις επιχειρήσεις να συμμορφώνονται με το νόμο, αλλά και βελτιστοποιεί το λειτουργικό κόστος και τις διαδικασίες πωλήσεων. Αυτό το άρθρο θα αναλύσει λεπτομερώς τους 3 τύπους ηλεκτρονικών τιμολογίων, θα συγκρίνει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα και θα σας βοηθήσει να λάβετε την καταλληλότερη απόφαση.

1. Ηλεκτρονικά Τιμολόγια Με Κωδικό CQT

Έννοια

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια με κωδικό της φορολογικής αρχής είναι τιμολόγια που λαμβάνουν έναν κωδικό επαλήθευσης από τη Γενική Γραμματεία Φορολογικών Εσόδων πριν αποσταλούν στον πελάτη. Αυτός ο κωδικός περιλαμβάνει μια μοναδική αλυσίδα χαρακτήρων που δημιουργείται και επισυνάπτεται στο τιμολόγιο από τη φορολογική αρχή για να επιβεβαιώσει την εγκυρότητά του.

Εφαρμοστέοι Κανόνες

Σύμφωνα με το Διάταγμα 123/2020/ND-CP, οι επιχειρήσεις που θεωρούνται υψηλού φορολογικού κινδύνου είναι υποχρεωμένες να χρησιμοποιούν τιμολόγια με κωδικό:

• Νεοσύστατες επιχειρήσεις με δραστηριότητα μικρότερη των 12 μηνών
• Επιχειρήσεις που βρίσκονται σε προσωρινή διακοπή εργασιών, χρωστούν φόρους ή αντιμετωπίζουν φορολογικό κίνδυνο
• Ατομικές επιχειρήσεις και φυσικά πρόσωπα που ασκούν εμπορική δραστηριότητα με έσοδα 1 δισεκατομμυρίου VND/έτος ή περισσότερο
• Επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε ευαίσθητους τομείς (π.χ. απορρίμματα, πετρέλαιο κ.λπ.)

Διαδικασία Έκδοσης

1. Η επιχείρηση εκδίδει το τιμολόγιο στο λογιστικό λογισμικό ή στο σύστημα διαχείρισης
2. Υποβάλλει τα δεδομένα του τιμολογίου στην πύλη της Γενικής Γραμματείας Φορολογικών Εσόδων
3. Η φορολογική αρχή ελέγχει και εκδίδει τον κωδικό επαλήθευσης εντός 1-2 δευτερολέπτων
4. Η επιχείρηση λαμβάνει το τιμολόγιο με τον κωδικό και το αποστέλλει στον πελάτη

Πλεονεκτήματα

Διαφάνεια και αυστηρός έλεγχος: Η φορολογική αρχή έχει πρόσβαση στις πληροφορίες των τιμολογίων σε πραγματικό χρόνο, μειώνοντας τη φοροδιαφυγή.

Χαμηλό κόστος: Οι επιχειρήσεις δεν πληρώνουν τέλη σε παρόχους υπηρεσιών τιμολογίων, απλά εγγράφονται και χρησιμοποιούν δωρεάν μέσω της πύλης της Γενικής Γραμματείας Φορολογικών Εσόδων.

Υψηλή νομική ισχύς: Το τιμολόγιο επιβεβαιώνεται απευθείας από τη φορολογική αρχή, διασφαλίζοντας απόλυτη νομική αξία.

Μειονεκτήματα

Εξάρτηση από το φορολογικό σύστημα: Όταν το σύστημα της Γενικής Γραμματείας Φορολογικών Εσόδων αντιμετωπίζει πρόβλημα ή συντήρηση, η επιχείρηση δεν μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο.

Χαμηλότερη ταχύτητα: Σε σύγκριση με τα τιμολόγια χωρίς κωδικό, η αναμονή για την έκδοση κωδικού από τη φορολογική αρχή μπορεί να προκαλέσει καθυστερήσεις σε ορισμένες περιπτώσεις.

Περιορισμένη ευελιξία: Δεν είναι κατάλληλο για επιχειρήσεις που χρειάζονται να εκδίδουν μαζικά τιμολόγια σε σύντομο χρονικό διάστημα.

2. Ηλεκτρονικά Τιμολόγια Χωρίς Κωδικό CQT

Έννοια

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια χωρίς κωδικό είναι τιμολόγια που εκδίδονται από την επιχείρηση μέσω ενός οργανισμού παρόχου ηλεκτρονικών τιμολογίων (πάροχος εγκεκριμένος από τη Γενική Γραμματεία Φορολογικών Εσόδων), χωρίς να χρειάζεται κωδικός επαλήθευσης πριν την αποστολή στον πελάτη.

Εφαρμοστέοι Κανόνες

Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν τιμολόγια χωρίς κωδικό εάν πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

• Έχουν δραστηριότητα για 12 μήνες ή περισσότερο
• Δεν έχουν φορολογικές οφειλές, ούτε παραβάσεις φορολογικού χαρακτήρα
• Δεν θεωρούνται υψηλού φορολογικού κινδύνου σύμφωνα με την εκτίμηση της φορολογικής αρχής
• Χρησιμοποιούν υπηρεσίες από νόμιμο πάροχο ηλεκτρονικών τιμολογίων

Διαδικασία Έκδοσης

1. Η επιχείρηση συνάπτει σύμβαση με τον πάροχο ηλεκτρονικών τιμολογίων
2. Εκδίδει το τιμολόγιο μέσω του λογισμικού και το αποστέλλει απευθείας στον πελάτη
3. Σε τακτά χρονικά διαστήματα (ημερήσια/μηνιαία) αποστέλλει τα δεδομένα του τιμολογίου στη φορολογική αρχή μέσω του παρόχου

Πλεονεκτήματα

Ταχύτητα: Άμεση έκδοση τιμολογίου, χωρίς αναμονή επιβεβαίωσης από τη φορολογική αρχή.

Μη εξάρτηση από το φορολογικό σύστημα: Οι επιχειρήσεις μπορούν να εκδίδουν τιμολόγια ακόμα και αν το σύστημα της Γενικής Γραμματείας Φορολογικών Εσόδων αντιμετωπίζει πρόβλημα.

Υψηλή ευελιξία: Κατάλληλο για επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο συναλλαγών, που χρειάζονται μαζική έκδοση τιμολογίων.

Εύκολη ενσωμάτωση: Οι πάροχοι υπηρεσιών συνήθως παρέχουν API και δυνατότητες ενσωμάτωσης με λογισμικό διαχείρισης πωλήσεων.

Μειονεκτήματα

Κόστος υπηρεσιών: Οι επιχειρήσεις πρέπει να πληρώνουν τέλη στον πάροχο ηλεκτρονικών τιμολογίων, κυμαινόμενα από μερικά εκατομμύρια έως δεκάδες εκατομμύρια VND/έτος ανάλογα με το πακέτο υπηρεσιών.

Προϋποθέσεις εφαρμογής: Δεν πληρούν όλες οι επιχειρήσεις τις προϋποθέσεις χρήσης, ειδικά οι νεοσύστατες ή αυτές με φορολογικό κίνδυνο.

Νομική ευθύνη: Οι επιχειρήσεις φέρουν την ευθύνη για την ακρίβεια και τη νομιμότητα των εκδοθέντων τιμολογίων.

3. Ηλεκτρονικά Τιμολόγια Με Κωδικό CQT (Κατά Παραγγελία)

Έννοια

Τα τιμολόγια με κωδικό της φορολογικής αρχής, γνωστά και ως τιμολόγια κατά παραγγελία, είναι τιμολόγια που εκτυπώνονται εκ των προτέρων με έναν αριθμό κωδικού που εκδίδεται από τη φορολογική αρχή. Πρόκειται για μια μεταβατική μορφή από τα έντυπα τιμολόγια στα ηλεκτρονικά τιμολόγια, που συνήθως εφαρμόζεται σε μονάδες που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις ή δεν είναι έτοιμες για πλήρη μετάβαση σε ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Εφαρμοστέοι Κανόνες

• Μικρές επιχειρήσεις, ατομικές επιχειρήσεις με έσοδα κάτω από 1 δισεκατομμύριο VND/έτος
• Μονάδες που δραστηριοποιούνται σε απομακρυσμένες περιοχές, χωρίς πρόσβαση σε τεχνολογικές υποδομές
• Ειδικές περιπτώσεις σύμφωνα με τους κανονισμούς της φορολογικής αρχής

Διαδικασία Χρήσης

1. Η επιχείρηση εγγράφεται στη φορολογική αρχή για τον αριθμό των τιμολογίων που χρειάζεται να χρησιμοποιήσει
2. Η φορολογική αρχή εκδίδει τον αριθμό κωδικού του τιμολογίου
3. Η επιχείρηση εκτυπώνει τα τιμολόγια σε εγκεκριμένη μονάδα εκτύπωσης
4. Χρησιμοποιεί τα έντυπα τιμολόγια με τον κωδικό για συναλλαγές με πελάτες

Πλεονεκτήματα

Κατάλληλο για μικρές επιχειρήσεις: Δεν απαιτεί πολύπλοκες τεχνολογικές υποδομές.

Απλή διαδικασία: Εύκολο στη χρήση, δεν απαιτεί σύνδεση στο διαδίκτυο κατά την έκδοση τιμολογίου.

Χαμηλό αρχικό κόστος: Δεν απαιτείται επένδυση σε λογισμικό ή υπηρεσίες ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Μειονεκτήματα

Ξεπερασμένο: Δεν είναι σύμφωνο με την τρέχουσα τάση ψηφιοποίησης, σταδιακά καταργείται.

Δύσκολη διαχείριση: Εύκολη απώλεια, δυσκολία αναζήτησης και αποθήκευσης σε σύγκριση με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Μη ευέλικτο: Σε περίπτωση λάθους, πρέπει να ακυρωθεί το έντυπο τιμολόγιο και να αναφερθεί στη φορολογική αρχή.

Χρονικός περιορισμός: Σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, αυτός ο τύπος τιμολογίου θα αντικατασταθεί σταδιακά πλήρως από ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Πίνακας Σύγκρισης 3 Τύπων Τιμολογίων

Κριτήριο	Με Κωδικό CQT	Χωρίς Κωδικό CQT	Κωδικός CQT (Κατά Παραγγελία)
Ταχύτητα έκδοσης	Αργή (1-2 δευτ.)	Γρήγορη (άμεση)	Μέτρια
Κόστος	Δωρεάν	3-15 εκατ./έτος	Κόστος εκτύπωσης
Εξάρτηση από internet	Ναι	Ναι	Όχι
Διαχείριση	Εύκολη	Εύκολη	Δύσκολη
Ευελιξία	Χαμηλή	Υψηλή	Πολύ χαμηλή
Τάση	Δημοφιλής	Δημοφιλής	Καταργείται

Ποιον Τύπο Τιμολογίου να Επιλέξετε;

Επιλέξτε τιμολόγιο ΜΕ ΚΩΔΙΚΟ CQT εάν:

• Είστε νεοσύστατη επιχείρηση ή ατομική επιχείρηση με έσοδα άνω του 1 δισεκατομμυρίου VND/έτος
• Θέλετε να εξοικονομήσετε κόστος υπηρεσιών
• Δεν έχετε πολύ μεγάλο όγκο συναλλαγών σε σύντομο χρονικό διάστημα
• Προτιμάτε απόλυτη διαφάνεια και συμμόρφωση

Επιλέξτε τιμολόγιο ΧΩΡΙΣ ΚΩΔΙΚΟ CQT εάν:

• Είστε σταθερά λειτουργούσα επιχείρηση για πάνω από 12 μήνες
• Έχετε μεγάλο όγκο παραγγελιών, χρειάζεστε γρήγορη έκδοση τιμολογίων
• Πουλάτε σε πολλές πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου, χρειάζεστε αυτόματη ενσωμάτωση
• Είστε διατεθειμένοι να πληρώσετε για υπηρεσίες για να κερδίσετε ταχύτητα και ευελιξία

Επιλέξτε τιμολόγιο ΜΕ ΚΩΔΙΚΟ CQT (Κατά Παραγγελία) εάν:

• Είστε μικρή ατομική επιχείρηση, με έσοδα κάτω του 1 δισεκατομμυρίου VND/έτος
• Δραστηριοποιείστε σε περιοχή χωρίς πρόσβαση στο διαδίκτυο
• Χρειάζεστε μια προσωρινή λύση κατά τη διάρκεια της ψηφιακής μετάβασης

Συμπέρασμα

Η επιλογή του κατάλληλου τύπου ηλεκτρονικού τιμολογίου εξαρτάται από την κλίμακα της επιχείρησης, τον όγκο των συναλλαγών και τη στρατηγική ανάπτυξης της επιχείρησης. Οι περισσότερες μικρομεσαίες επιχειρήσεις σήμερα χρησιμοποιούν τιμολόγια με κωδικό λόγω του χαμηλού κόστους και της πλήρους συμμόρφωσης με τις νομικές απαιτήσεις. Εν τω μεταξύ, οι μεγάλες επιχειρήσεις με υψηλό όγκο συναλλαγών επιλέγουν συνήθως τιμολόγια χωρίς κωδικό για τη βελτιστοποίηση των λειτουργικών διαδικασιών.

Για να υποστηρίξουμε τους ιδιοκτήτες καταστημάτων και ατομικές επιχειρήσεις στην εύκολη και γρήγορη έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, το GTG CRM έχει ενσωματώσει τη λειτουργία άμεσης έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων από τις παραγγελίες. Μπορείτε να συνδεθείτε με κορυφαίους παρόχους τιμολογίων, να δημιουργήσετε αυτόματα τιμολόγια από τις πληροφορίες της παραγγελίας και να στείλετε τιμολόγια στους πελάτες με λίγες απλές κινήσεις. Αυτό βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου, τη μείωση λαθών και τη διασφάλιση της πλήρους συμμόρφωσης με τους νομικούς κανονισμούς.