Εξαγωγή τιμολογίων πωλήσεων χωρίς τιμολόγια αγορών: Κίνδυνοι και σωστοί νομικοί χειρισμοί

Στην καθημερινή επιχειρηματική λειτουργία, πολλές επιχειρήσεις, καταστήματα και ατομικές εμπορικές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν την κατάσταση όπου έχουν εκδώσει τιμολόγια στους πελάτες τους, αλλά δεν έχουν λάβει ακόμη τα έγγραφα αγορών από τους προμηθευτές. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε καθυστερήσεις των προμηθευτών ή σε ανεπαρκείς εσωτερικές διαδικασίες, αλλά ανεξάρτητα από την αιτία, η έλλειψη τιμολογίων αγορών εγκυμονεί σοβαρές συνέπειες.

Αυτό δεν είναι απλώς ένα τεχνικό ζήτημα λογιστικής, αλλά επηρεάζει άμεσα τις φορολογικές υποχρεώσεις, τα επιτρεπόμενα έξοδα, ακόμη και τη νομική ύπαρξη της επιχείρησης. Εάν δεν αντιμετωπιστεί έγκαιρα και σωστά, η επιχείρηση μπορεί να αντιμετωπίσει διοικητικά πρόστιμα, αναδρομικές φορολογικές χρεώσεις, ή τον κίνδυνο να θεωρηθεί ότι χρησιμοποιεί παράνομα τιμολόγια.

Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις σχετικές νομικές διατάξεις, τους συγκεκριμένους κινδύνους που συνδέονται με την έλλειψη εγγράφων αγορών, πώς να αναζητήσετε και να επαληθεύσετε ηλεκτρονικά τιμολόγια, καθώς και έξυπνες λύσεις διαχείρισης τιμολογίων για την πρόληψη παραπτωμάτων.

Τι είναι τα τιμολόγια αγορών και γιατί είναι σημαντικά;

Σύμφωνα με το Διάταγμα 123/2020/ND-CP, τιμολόγιο είναι το επίσημο λογιστικό έγγραφο που εκδίδεται από τον πωλητή κατά την παράδοση αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών. Τα τιμολόγια αγορών είναι τα έγγραφα που λαμβάνει η επιχείρηση από τους προμηθευτές όταν αγοράζει πρώτες ύλες, αγαθά, υπηρεσίες ή περιουσιακά στοιχεία για την παραγωγή και την επιχείρηση.

Ο ρόλος των τιμολογίων αγορών δεν περιορίζεται απλώς στην απόδειξη συναλλαγών αγοράς-πώλησης. Αποτελούν επίσης τη βάση για την έκπτωση του φόρου προστιθέμενης αξίας, τον υπολογισμό των επιτρεπόμενων εξόδων κατά την εκκαθάριση του φόρου εισοδήματος επιχειρήσεων, και την απόδειξη της προέλευσης των αγαθών κατά τους ελέγχους των αρμόδιων αρχών. Η απουσία τιμολογίων αγορών σημαίνει ότι η επιχείρηση δεν μπορεί να αποδείξει τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν, ακόμα κι αν αυτά έχουν εξοφληθεί πλήρως.

Επιτρέπει η νομοθεσία την έκδοση τιμολογίων πωλήσεων χωρίς τιμολόγια αγορών;

Σύμφωνα με το Άρθρο 9 του Διατάγματος 123/2020, όπως τροποποιήθηκε από το Διάταγμα 70/2025, η χρονική στιγμή έκδοσης του τιμολογίου πωλήσεων καθορίζεται ως εξής:

Για την πώληση αγαθών, η έκδοση του τιμολογίου γίνεται κατά τη μεταβίβαση της κυριότητας ή του δικαιώματος χρήσης των αγαθών στον αγοραστή, ανεξάρτητα από το αν έχει εισπραχθεί ή όχι το ποσό. Για την παροχή υπηρεσιών, το τιμολόγιο πρέπει να εκδίδεται αμέσως μόλις ολοκληρωθεί η υπηρεσία, ή κατά την είσπραξη του ποσού εάν η είσπραξη γίνεται προκαταβολικά ή κατά τη διάρκεια της παροχής της υπηρεσίας.

Αυτός ο κανονισμός δεν απαιτεί από την επιχείρηση να έχει τιμολόγια αγορών πριν εκδώσει τιμολόγια πωλήσεων. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις μπορούν να λειτουργούν ελεύθερα χωρίς έγγραφα αγορών. Η νομοθεσία απαιτεί όλες οι συναλλαγές αγοράς-πώλησης αγαθών και υπηρεσιών από οργανισμούς και ιδιώτες με εμπορική εγγραφή να έχουν τιμολόγια. Εάν δεν παρουσιάσει τα τιμολόγια αγορών όταν είναι απαραίτητο, η επιχείρηση θα αντιμετωπίσει μια σειρά από σοβαρές νομικές και οικονομικές συνέπειες.

Συγκεκριμένοι κίνδυνοι που σχετίζονται με την έλλειψη τιμολογίων αγορών

Απώλεια του δικαιώματος έκπτωσης φόρου προστιθέμενης αξίας

Όταν δεν υπάρχουν έγκυρα τιμολόγια αγορών, η επιχείρηση δεν θα μπορεί να εκπέσει τον ΦΠΑ που έχει καταβληθεί στους προμηθευτές. Αυτό αυξάνει σημαντικά το ποσό του φόρου που πρέπει να καταβληθεί. Για παράδειγμα, αν πουλάτε αγαθά και εκδίδετε τιμολόγιο αξίας 220 εκατομμυρίων VND, συμπεριλαμβανομένων 20 εκατομμυρίων VND ΦΠΑ, αλλά δεν έχετε τιμολόγια αγορών για έκπτωση, θα πρέπει να πληρώσετε ολόκληρα τα 20 εκατομμύρια VND αντί για τη διαφορά μεταξύ του φόρου πωλήσεων και του φόρου αγορών.

Μη αναγνώριση εξόδων κατά την εκκαθάριση του φόρου

Για να αναγνωριστεί ένα έξοδο ως επιτρεπόμενο, πρέπει να συνοδεύεται από πλήρη τιμολόγια και έγγραφα. Εάν λείπουν τιμολόγια αγορών, όλα τα έξοδα αγοράς αγαθών και υπηρεσιών θα αποκλειστούν από τα εκπεμπόμενα έξοδα κατά τον υπολογισμό του φόρου εισοδήματος επιχειρήσεων. Ως αποτέλεσμα, το φορολογητέο κέρδος αυξάνεται, και η επιχείρηση πρέπει να πληρώσει περισσότερο φόρο εισοδήματος επιχειρήσεων από ό,τι πραγματικά.

Κίνδυνος διοικητικών κυρώσεων

Σύμφωνα με το Διάταγμα 98/2020 και τις τροποποιήσεις του, εάν μια επιχείρηση εμπορεύεται αγαθά ασαφούς προέλευσης, το πρόστιμο μπορεί να φτάσει δεκάδες εκατομμύρια VND, ανάλογα με την αξία των αγαθών. Συγκεκριμένα, εάν η αξία των αγαθών είναι 100 εκατομμύρια VND ή περισσότερο, το πρόστιμο μπορεί να κυμαίνεται από 40 έως 50 εκατομμύρια VND.

Αναδρομικές φορολογικές χρεώσεις και τόκοι υπερημερίας

Κατά τη διάρκεια ελέγχων, οι φορολογικές αρχές θα συγκρίνουν τα τιμολόγια αγορών και πωλήσεων. Εάν εντοπιστεί έλλειψη εγγράφων αγορών, η επιχείρηση μπορεί να αντιμετωπίσει αναδρομικές χρεώσεις τόσο για τον ΦΠΑ όσο και για τον φόρο εισοδήματος επιχειρήσεων, μαζί με τόκους υπερημερίας καθημερινά. Αυτή είναι μια μεγάλη οικονομική ζημία, ειδικά για μικρές επιχειρήσεις.

Επιπτώσεις στην αξιοπιστία και τις επιχειρηματικές δραστηριότητες

Η έλλειψη διαφάνειας στα λογιστικά έγγραφα προκαλεί αμφιβολίες στους συνεργάτες, τις τράπεζες και τις αρμόδιες αρχές σχετικά με τη νομιμότητα των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Αυτό επηρεάζει την ικανότητα δανεισμού, τη συμμετοχή σε διαγωνισμούς και τη συνεργασία με μεγάλους εταίρους.

Κίνδυνος ποινικής δίωξης

Σε περιπτώσεις ενδείξεων απάτης ή χρήσης παράνομων τιμολογίων, η επιχείρηση μπορεί να αντιμετωπίσει ποινική δίωξη. Αυτός είναι ο σοβαρότερος κίνδυνος, που μπορεί να οδηγήσει σε ποινές φυλάκισης ή αναστολή λειτουργίας της επιχείρησης.

Πώς να αναζητήσετε και να επαληθεύσετε ηλεκτρονικά τιμολόγια αγορών

Για να διαχειρίζεστε προληπτικά και να ελέγχετε την εγκυρότητα των τιμολογίων αγορών, οι επιχειρήσεις μπορούν να αναζητήσουν απευθείας στην ηλεκτρονική πύλη της Γενικής Διεύθυνσης Φορολογικών Εσόδων. Ακολουθεί μια αναλυτική οδηγία βήμα προς βήμα:

Βήμα 1: Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Βήμα 2: Συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τον φορολογικό σας κωδικό και τον κωδικό πρόσβασης που έχει εκδοθεί από την φορολογική αρχή.

Βήμα 3: Στην κύρια οθόνη, επιλέξτε την ενότητα "Αναζήτηση", στη συνέχεια επιλέξτε "Αναζήτηση τιμολογίου".

Βήμα 4: Συνεχίστε επιλέγοντας την ενότητα "Αναζήτηση ηλεκτρονικού τιμολογίου αγορών".

Βήμα 5: Εισαγάγετε τον φορολογικό κωδικό του πωλητή εάν θέλετε να αναζητήσετε τιμολόγια από έναν συγκεκριμένο προμηθευτή. Εάν θέλετε να δείτε όλα τα τιμολόγια αγορών, μπορείτε να αφήσετε αυτό το πεδίο κενό.

Βήμα 6: Επιλέξτε "Όλα" στην ενότητα "Αποτελέσματα ελέγχου", ή φιλτράρετε με βάση μια συγκεκριμένη κατάσταση εάν είναι απαραίτητο.

Βήμα 7: Εισαγάγετε το χρονικό διάστημα που θέλετε να αναζητήσετε στο πεδίο "Ημερομηνία έκδοσης τιμολογίου".

Βήμα 8: Πατήστε "Αναζήτηση". Το σύστημα θα εμφανίσει τα αποτελέσματα σε δύο καρτέλες: "Ηλεκτρονικό τιμολόγιο" (που περιέχει τιμολόγια με κωδικό από τη φορολογική αρχή) και "Τιμολόγιο που δημιουργήθηκε από ταμειακή μηχανή" (εάν ισχύει).

Εάν χρειάζεστε εξαγωγή λίστας τιμολογίων, μπορείτε να πατήσετε το κουμπί "Εξαγωγή τιμολογίου" για να κατεβάσετε ένα αρχείο Excel για σκοπούς αντιπαραβολής και αρχειοθέτησης.

Έξυπνη λύση διαχείρισης τιμολογίων με το GTG CRM

Για να αποφύγετε τους κινδύνους έλλειψης τιμολογίων αγορών και να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία, οι επιχειρήσεις χρειάζονται ένα αυστηρό και αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Το GTG CRM προσφέρει μια ολοκληρωμένη λειτουργία διαχείρισης τιμολογίων, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να ελέγχουν αυστηρά τόσο τα τιμολόγια πωλήσεων όσο και τα τιμολόγια αγορών.

Αυτόματη και ακριβής έκδοση τιμολογίων πωλήσεων

Το GTG CRM επιτρέπει στις επιχειρήσεις να εκδίδουν ηλεκτρονικά τιμολόγια πωλήσεων αμέσως μόλις πραγματοποιείται μια συναλλαγή πώλησης. Το σύστημα συγχρονίζει αυτόματα τις πληροφορίες από την παραγγελία, εξοικονομώντας χρόνο και μειώνοντας τα λάθη. Όλα τα τιμολόγια αποθηκεύονται με ασφάλεια, καθιστώντας εύκολη την αναζήτηση και την αντιπαραβολή όταν είναι απαραίτητο.

Αυτόματη συλλογή και διαχείριση τιμολογίων αγορών

Μία από τις εξαιρετικές λειτουργίες του GTG CRM είναι η ικανότητά του να συλλέγει αυτόματα τιμολόγια αγορών. Το σύστημα συνδέεται απευθείας με το email, κατεβάζει και αποθηκεύει αυτόματα όλα τα τιμολόγια αγορών (τιμολόγια που αποστέλλονται μέσω email). Αυτό βοηθά τους λογιστές να μην ανησυχούν πλέον για την απώλεια εγγράφων ή την παράλειψη αντιπαραβολής τιμολογίων.

Πρακτικά οφέλη από τη χρήση του GTG CRM

Πρώτον, η επιχείρηση διαθέτει πάντα επαρκή έγγραφα αγορών για να αποδείξει την προέλευση των αγαθών, αποφεύγοντας πρόστιμα ή αναδρομικές φορολογικές χρεώσεις. Δεύτερον, η αντιπαραβολή τιμολογίων αγορών και πωλήσεων γίνεται απλή και γρήγορη, βοηθώντας στον έγκαιρο εντοπισμό αποκλίσεων ή ελλείψεων. Τρίτον, η επιχείρηση μπορεί να εκπέσει πλήρως τον ΦΠΑ, βελτιστοποιώντας τις φορολογικές υποχρεώσεις και μειώνοντας τα περιττά έξοδα.

Δεύτερον, όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται ηλεκτρονικά, καθιστώντας εύκολη την ανάκτηση όταν χρειάζεται για αναφορές, ελέγχους ή φορολογικές εκκαθαρίσεις. Τέλος, το σύστημα βοηθά την επιχείρηση να συμμορφώνεται πλήρως με τους νομικούς κανονισμούς σχετικά με τα τιμολόγια, να αποφεύγει νομικούς κινδύνους και να προστατεύει την επιχειρηματική της φήμη.

Συμπέρασμα

Η έκδοση τιμολογίων πωλήσεων χωρίς τιμολόγια αγορών δεν είναι απλώς ένα τεχνικό ζήτημα, αλλά εγκυμονεί πολλούς νομικούς και οικονομικούς κινδύνους. Οι επιχειρήσεις πρέπει να διαχειρίζονται προληπτικά τα έγγραφα, να χρησιμοποιούν εργαλεία υποστήριξης για αυτοματοποίηση των διαδικασιών και να διασφαλίζουν την πλήρη συμμόρφωση με τους κανονισμούς. Το GTG CRM, με τη λειτουργία αυτόματης έκδοσης τιμολογίων πωλήσεων και αυτόματης συλλογής τιμολογίων αγορών, αποτελεί μια ολοκληρωμένη λύση που βοηθά τις επιχειρήσεις να λειτουργούν με μεγαλύτερη διαφάνεια, αποτελεσματικότητα και ασφάλεια στην ψηφιακή εποχή.