Giới Thiệu Tính Năng
Đội chăm sóc khách hàng của bạn đang phải mở một phần mềm tổng đài riêng, ghi số điện thoại ra giấy, rồi quay lại CRM nhập tay từng cuộc gọi? Khách quen gọi tới mà nhân viên vẫn phải hỏi lại "Anh/chị tên gì, mua đơn nào ạ?" vì thông tin nằm ở một nơi khác. Cuối tháng sếp muốn biết gọi bao nhiêu cuộc, bao nhiêu cuộc nhỡ, ai nghe nhiều nhất — không ai trả lời được.
Điều đó kết thúc từ hôm nay. GTG CRM đưa cả tổng đài vào ngay trong cùng một hệ thống: bạn lấy số điện thoại tổng đài ngay trong phần mềm, gọi đi và nhận cuộc gọi trực tiếp trên trình duyệt (không cần cài đặt, không cần điện thoại bàn), gọi nội bộ giữa các thành viên, mở cuộc hội nghị nhiều người, ghi âm và tự động tạo bản ghi thoại phân theo từng người nói. Mỗi cuộc gọi tự động lưu vào hồ sơ khách hàng 360°.
Vấn Đề Mà Doanh Nghiệp Đang Gặp
| Cách làm cũ | Hệ quả |
|---|---|
| Dùng tổng đài/phần mềm gọi tách rời khỏi CRM | Nhân viên phải nhảy qua lại 2–3 ứng dụng, dễ bỏ sót thông tin |
| Muốn có số tổng đài phải tự đi đăng ký với nhà mạng, cấu hình kỹ thuật | Rào cản lớn với doanh nghiệp nhỏ, mất nhiều ngày mới gọi được |
| Nhập tay lịch sử cuộc gọi vào CRM | Tốn thời gian, dữ liệu thiếu và không chính xác |
| Không ghi âm hoặc ghi âm rời rạc, không có nội dung dạng chữ | Không thể tra lại, không đào tạo được nhân viên, dễ tranh chấp |
| Không có báo cáo cuộc gọi | Sếp không biết khối lượng gọi, tỉ lệ nhỡ, hiệu suất từng người |
GTG CRM gộp tất cả về một nguồn dữ liệu duy nhất: số điện thoại, cuộc gọi, ghi âm, bản ghi thoại và báo cáo đều nằm cạnh hồ sơ khách hàng.
Điểm Nổi Bật
1. Lấy số tổng đài ngay trong GTG CRM
Không cần tài khoản nhà cung cấp thoại, không cần kiến thức kỹ thuật. Bạn chỉ cần chọn quốc gia → chọn số → xác nhận, GTG CRM lo toàn bộ phần kỹ thuật phía sau, chi phí quy về credit minh bạch.
- Có số gọi được ngay với nhiều quốc gia — không phải chờ đăng ký thủ tục bên ngoài.
- Quản lý vòng đời số: gia hạn, tạm ngắt (vẫn giữ chỗ số), kết nối lại đúng số cũ, hoặc bỏ hẳn khi không dùng — bạn luôn kiểm soát chi phí.
- Đã có sẵn số riêng? Vẫn có lựa chọn nâng cao để kết nối số điện thoại có sẵn của bạn.
ℹ️ Một số quốc gia có quản lý cần xác minh danh tính (KYC) một lần trước khi cấp số (xem mục 6). Số điện thoại Việt Nam (+84) hiện được cấp dưới dạng số quốc tế.
2. Gọi đi & nhận cuộc gọi ngay trên trình duyệt — có bàn phím số
Cả tổng đài nằm gọn trong trình duyệt. Bấm bàn phím số để gọi nhanh, hoặc bấm nút gọi ngay trên hồ sơ khách hàng. Khi có cuộc gọi đến, một thông báo hiện lên kèm thông tin người gọi để bạn Trả lời hoặc Từ chối.
- Không cài đặt, không điện thoại bàn — chỉ cần trình duyệt và tai nghe có micro.
- Hiện thông tin khách ngay khi có cuộc gọi: nếu số đã có trong CRM, bạn thấy tên và lịch sử; nếu là khách mới, bạn tạo liên hệ ngay trong lúc gọi.
- Vừa nói vừa ghi chú, tạo việc cần làm — không rời màn hình.
3. Gọi nội bộ giữa các thành viên
Cần hỏi nhanh đồng nghiệp? Mở tab Gọi nội bộ, chọn thành viên (được nhóm theo chức danh) và gọi thẳng trên trình duyệt — không tốn cước gọi ra ngoài. Trạng thái online / bận / offline hiển thị theo thời gian thực để bạn biết ai đang rảnh.
- Trao đổi nội bộ nhanh, không cần số điện thoại riêng của nhau.
- Chi phí cuộc gọi nội bộ thấp hơn cuộc gọi ra ngoài.
4. Hội nghị nhiều người — thêm người ngay giữa cuộc gọi
Đang gọi mà cần thêm quản lý hoặc bộ phận kỹ thuật vào cùng nghe? Bấm "Thêm người" để mời thêm thành viên vào cuộc hội nghị — cuộc gọi đang diễn ra không bị gián đoạn, không ai bị rớt.
- Xử lý các tình huống cần nhiều bộ phận cùng tham gia (bán hàng + kỹ thuật + khách).
- Cả cuộc hội nghị vẫn được ghi âm và tạo bản ghi thoại như thường.
5. Ghi âm cuộc gọi & bản ghi thoại theo từng người nói
Bật ghi âm để lưu lại toàn bộ cuộc gọi, và bật Chuyển giọng nói thành văn bản (Voice-to-Text) để tự động tạo bản ghi thoại — hiển thị như một đoạn hội thoại phân rõ ai nói câu nào, theo đúng thứ tự thời gian.
- Nghe lại bất cứ lúc nào, bản ghi được lưu trữ an toàn trên hạ tầng của GTG.
- Đọc thay vì nghe: bản ghi thoại dạng chữ giúp tra cứu và tìm kiếm nhanh, hỗ trợ tiếng Việt.
- Đào tạo & giải quyết tranh chấp dễ dàng nhờ bằng chứng cuộc gọi đầy đủ.
ℹ️ Ghi âm và Chuyển giọng nói thành văn bản là tùy chọn bật/tắt cho từng workspace (trong phần Cài đặt cuộc gọi). Bạn hoàn toàn kiểm soát việc có ghi âm hay không.
6. Xác minh KYC cho số ở quốc gia có quản lý
Với các quốc gia yêu cầu định danh, GTG CRM hướng dẫn bạn nộp hồ sơ xác minh (KYC) một lần ngay trong phần mềm. Chỉ khi hồ sơ được duyệt, số mới được cấp — không thu phí trước khi hồ sơ được duyệt, minh bạch và an toàn.
- Bạn không phải tự làm việc với cơ quan/nhà mạng — quy trình được số hóa gọn trong CRM.
- Trạng thái hồ sơ ("đang chờ duyệt" / "đã duyệt" / "bị từ chối") hiển thị rõ ràng.
7. Nhật ký, Bảng điều khiển & Timeline khách hàng 360°
Mọi cuộc gọi tự động vào Nhật ký cuộc gọi (tìm kiếm, lọc theo hướng gọi, nhân viên, cuộc nhỡ, kèm chi phí và nút nghe lại) và lên Bảng điều khiển (khối lượng gọi, tỉ lệ nhỡ, tổng phút, tổng chi phí, thống kê theo từng nhân viên). Cuộc gọi cũng hiện ngay trên timeline 360° của khách hàng liên quan.
- Sếp nắm được bức tranh tổng thể; trưởng nhóm theo dõi hiệu suất từng người.
- Nhân viên thấy đầy đủ lịch sử tương tác của khách ngay khi mở hồ sơ.
Chi Phí Minh Bạch — Tính Theo Giây Thực Tế
Cuộc gọi được tính theo từng giây thực tế, không làm tròn phút như tổng đài truyền thống — bạn không trả tiền cho thời gian không dùng.
| Loại cuộc gọi | Cách tính |
|---|---|
| Gọi ra/vào với khách hàng | 5 credits/giây |
| Gọi nội bộ giữa thành viên | 3 credits/giây (rẻ hơn) |
| Thời điểm tính | Từ khi kết nối đến khi cúp máy |
Hệ thống tạm giữ credit khi bắt đầu và chỉ trừ đúng theo giây thực tế khi kết thúc, hoàn lại phần dư — bạn không bao giờ bị trừ nhiều hơn thời gian gọi thật. Trước mỗi cuộc gọi, GTG CRM tự động kiểm tra số dư credit; nếu không đủ, hệ thống báo trước và gợi ý nạp thêm.
ℹ️ Chi phí thuê số điện thoại tổng đài (theo gói tháng, trả bằng credit) được tính riêng với cước cuộc gọi, và luôn hiển thị rõ ràng trước khi bạn xác nhận.
Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
| Tính năng | Lợi ích thực tế cho bạn |
|---|---|
| Lấy số & gọi ngay trong CRM | Bắt đầu chăm sóc khách qua điện thoại chỉ trong vài phút, không rào cản kỹ thuật |
| Gọi trên trình duyệt + bàn phím số | Cả đội làm việc mọi nơi, chỉ cần trình duyệt và tai nghe |
| Gọi nội bộ | Phối hợp nội bộ nhanh, tiết kiệm cước |
| Hội nghị & thêm người giữa cuộc gọi | Xử lý tình huống phức tạp cần nhiều bộ phận cùng tham gia |
| Ghi âm + bản ghi thoại theo người nói | Tra cứu, đào tạo, và bằng chứng rõ ràng khi cần |
| Nhật ký + Bảng điều khiển + 360° | Ra quyết định dựa trên số liệu, không bỏ sót khách hàng |
| Tính theo giây + kiểm tra credit | Chi phí minh bạch, không lãng phí |
Phù Hợp Với Ai?
- Chủ doanh nghiệp SMB muốn có tổng đài chuyên nghiệp mà không phải đầu tư tổng đài vật lý.
- Đội bán hàng qua điện thoại (telesales) cần gọi nhanh và ghi nhận đầy đủ vào CRM.
- Bộ phận chăm sóc khách hàng & hỗ trợ cần thấy lịch sử khách ngay khi có cuộc gọi.
- Trưởng nhóm / quản lý cần báo cáo khối lượng gọi, tỉ lệ nhỡ và hiệu suất nhân viên.
Bắt Đầu Như Thế Nào?
Vào module Call Center trong GTG CRM, mở tab Kết nối để lấy số tổng đài (hoặc kết nối số có sẵn), bật Cài đặt cuộc gọi nếu muốn ghi âm, rồi bắt đầu gọi. Các bước chi tiết có trong bài "Hướng Dẫn Sử Dụng Call Center Trên GTG CRM".
Dùng thử miễn phí — không cần thẻ tín dụng.
