Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο

Εισαγωγή στη Λειτουργία

Ηλεκτρονικά Τιμολόγια είναι μια σημαντική λειτουργία του GTG CRM που βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα τιμολόγια με συγκεντρωτικό, αυτοματοποιημένο και αποτελεσματικό τρόπο.

Γιατί Χρειάζεται η Διαχείριση Ηλεκτρονικών Τιμολογίων;

Στις επιχειρήσεις, υπάρχουν δύο από τις πιο σημαντικές έννοιες:

Έννοια	Περιγραφή	Τύπος τιμολογίου
Έσοδα	Το ποσό που εισπράττεται από τις πωλήσεις	Εξερχόμενο τιμολόγιο (εκδίδεται στον πελάτη)
Έξοδα	Το ποσό που δαπανάται για αγορές εμπορευμάτων προς πώληση	Εισερχόμενο τιμολόγιο (εκδίδεται από τον προμηθευτή προς εσάς)

Το GTG CRM σας βοηθά να εκδίδετε τιμολόγια και να διαχειρίζεστε τιμολόγια με εξαιρετική ευκολία!

Κύρια Χαρακτηριστικά

1. Διαχείριση Εισερχόμενων Τιμολογίων

Χειροκίνητη μεταφόρτωση τιμολογίων

• Σύρετε και αποθέστε ή επιλέξτε το αρχείο PDF του τιμολογίου
• Το σύστημα αναγνωρίζει και εξάγει αυτόματα τις πληροφορίες
• Υποστηρίζει σύνθετα τιμολόγια με πολλαπλά προϊόντα

Αυτόματη συλλογή από Email

Αυτή είναι μια ξεχωριστή λειτουργία του GTG CRM!

• Συνδέστε το εταιρικό email με το GTG CRM
• Ενεργοποιήστε τη λειτουργία "Αυτόματη συλλογή τιμολογίων"
• Το σύστημα συλλέγει αυτόματα τα τιμολόγια από το email και τα εισάγει στο σύστημα

💡 Πλεονέκτημα: Δεν χρειάζεται πλέον να κατεβάζετε τα τιμολόγια χειροκίνητα κάθε μήνα! Όλα τα εισερχόμενα τιμολόγια συλλέγονται τακτοποιημένα, και η λογιστική χρειάζεται μόνο να τα κατεβάσει και να συντάξει τη φορολογική αναφορά.

Ξεχωριστά γραμματοκιβώτια τιμολογίων (Invoice Mailboxes)

Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά γραμματοκιβώτια τιμολογίων — πλήρως διαχωρισμένα από τα κανάλια email εξυπηρέτησης πελατών (messaging).

• Δημιουργήστε ένα ή περισσότερα γραμματοκιβώτια αφιερωμένα αποκλειστικά στα εισερχόμενα τιμολόγια (π.χ.: invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Ξεχωριστά δικαιώματα πρόσβασης: μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες (λογιστές, οικονομικοί διαχειριστές) μπορούν να δουν το γραμματοκιβώτιο τιμολογίων — τα συνηθισμένα επαγγελματικά email δεν αναμειγνύονται
• Όλα τα τιμολόγια που αποστέλλονται σε αυτά τα γραμματοκιβώτια συγκεντρώνονται αυτόματα στη λίστα "Εισερχόμενα Τιμολόγια" (Incoming Invoices)
• Η λίστα "Εισερχόμενα Τιμολόγια" μπορεί να φιλτραριστεί ανά πηγή γραμματοκιβωτίου (source mailbox) — βλέπετε αμέσως ποιο τιμολόγιο προέρχεται από ποιο γραμματοκιβώτιο, χωρίς σύγχυση μεταξύ τμημάτων ή υποκαταστημάτων

💡 Πλεονέκτημα: Τα εισερχόμενα τιμολόγια δεν χάνονται πια μέσα στο γραμματοκιβώτιο εξυπηρέτησης πελατών. Η λογιστική έχει ένα ξεχωριστό, καθαρό "αρχείο τιμολογίων", με δυνατότητα φιλτραρίσματος ανά πηγή — ο μηνιαίος συμφωνητικός έλεγχος γίνεται πολύ πιο γρήγορα.

Διατήρηση δικαιολογητικών απευθείας σε κάθε τιμολόγιο αγοράς

Το τιμολόγιο του προμηθευτή σε ένα μέρος, η εντολή πληρωμής σε άλλο, το συμβόλαιο αλλού. Κάθε τιμολόγιο αγοράς μπορεί να διατηρεί πολλά αρχεία ταυτόχρονα:

• Τιμολόγια προμηθευτή, παραστατικά πληρωμής (π.χ. εντολή πληρωμής), συμβόλαια ή παραγγελίες, δελτία παράδοσης και άλλα αρχεία· κάθε αρχείο με όνομα, προσθήκη από και ημερομηνία προσθήκης
• Τα τιμολόγια προμηθευτή μπορούν να τα ανεβάσετε εσείς, να ληφθούν από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο τιμολογίων ή να ανακτηθούν από τη φορολογική αρχή. Όποιο τιμολόγιο δεν έχει αρχείο, το προσθέτετε με το σύμβολο "+" στο πεδίο "Παραστατικό". Τα υπόλοιπα αρχεία, ακόμη και όσα έχετε κατεβάσει από e-mail ή Zalo στον υπολογιστή σας, τα προσθέτετε επίσης σε κάθε τιμολόγιο ξεχωριστά
• Τα παλιά αρχεία δεν αντικαθίστανται όταν προσθέτετε νέο αρχείο, και η αφαίρεση ενός αρχείου απλώς το αποκρύπτει από το τιμολόγιο, χωρίς να το διαγράφει οριστικά
• Όταν ο προμηθευτής στέλνει ξανά το διορθωμένο τιμολόγιο, το GTG CRM διαβάζει το αρχείο (PDF και εικόνες διαβάζονται με AI, με κόστος 2 AI credits ανά ανάγνωση· τα XML διαβάζονται απευθείας και δεν καταναλώνουν AI credits). Τα δεδομένα στο αρχείο εμφανίζονται δίπλα στα αποθηκευμένα δεδομένα, ώστε να συγκρίνετε κάθε αριθμό, ακόμη και κάθε γραμμή είδους. Τα δεδομένα από το νέο αρχείο γράφονται στο τιμολόγιο μόνο όταν ο χρήστης με δικαίωμα "Επιβεβαίωση στοιχείων τιμολογίου αγοράς" πατήσει "Χρήση των δεδομένων σε αυτό το αρχείο"
• Φίλτρο που βρίσκει τα τιμολόγια χωρίς παραστατικό πληρωμής, και ένα κουμπί για λήψη των συνημμένων αρχείων των τιμολογίων που ταιριάζουν στο φίλτρο ως αρχείο .zip μαζί με πίνακα ευρετηρίου

Επισυνάπτετε το τιμολόγιο, τα παραστατικά πληρωμής, τα συμβόλαια και τα δελτία παράδοσης στο τιμολόγιο αγοράς της ίδιας αυτής αγοράς. Ανοίγοντας ένα τιμολόγιο βλέπετε ολόκληρο το σύνολο αρχείων, και μπορείτε να το κατεβάσετε όλο μαζί με μία κίνηση. Όταν ο προμηθευτής στέλνει ξανά το διορθωμένο τιμολόγιο, δεν χρειάζεται να τα ξαναπληκτρολογήσετε. Βλέπετε τα στοιχεία στο αρχείο δίπλα στα αποθηκευμένα στοιχεία για να συγκρίνετε κάθε αριθμό και έπειτα επιλέγετε αν θα χρησιμοποιήσετε τα νέα στοιχεία ή θα διατηρήσετε τα τρέχοντα. Η προσθήκη αρχείων δεν αλλάζει αυτόματα κανέναν αριθμό στο τιμολόγιο.

Για να το δοκιμάσετε, πατήστε το κουμπί "Δωρεάν δοκιμή" στο τέλος της σελίδας.

2. Έκδοση ΦΠΑ Τιμολογίων

Το GTG CRM έχει συνδεθεί με αξιόπιστους παρόχους ηλεκτρονικών τιμολογίων:

Πάροχος	Περιγραφή
S-Invoice (Viettel)	Ηλεκτρονικό τιμολόγιο Viettel
MISA	Λογιστικό λογισμικό και ηλεκτρονικά τιμολόγια

Δημιουργία τιμολογίων με ευκολία

• Επιλέξτε το κατάλληλο πρότυπο τιμολογίου
• Εισαγάγετε τα στοιχεία του αγοραστή (όνομα, ΑΦΜ, διεύθυνση)
• Προσθέστε προϊόντα/υπηρεσίες με τιμή μονάδας, ποσότητα, συντελεστή φόρου
• Υποστήριξη εκπτώσεων ανά προϊόν
• Προεπισκόπηση PDF πριν την έκδοση

3. Τιμολόγιο Αντικατάστασης

Όταν χρειάζεται να γίνει διόρθωση σε ήδη εκδοθέν τιμολόγιο (επιστροφή πελάτη, σφάλμα...):

• Δημιουργήστε τιμολόγιο αντικατάστασης απευθείας από το αρχικό τιμολόγιο
• Προσαρμόστε τα στοιχεία προϊόντος, την ποσότητα, την τιμή
• Το σύστημα συνδέεται αυτόματα με το αρχικό τιμολόγιο

💡 Σημείωση: Η αντικατάσταση είναι μόνο ένας τρόπος χειρισμού μετά την έκδοση. Όταν ένα τιμολόγιο πρέπει να ακυρωθεί πλήρως (όχι να διορθωθεί), χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Ακύρωση τιμολογίου στην ενότητα παρακάτω.

4. Ακύρωση Ηλεκτρονικού Τιμολογίου

Όταν ένα ήδη εκδοθέν τιμολόγιο πρέπει να ακυρωθεί πλήρως (έκδοση σε λάθος πελάτη, σοβαρό σφάλμα, ακύρωση παραγγελίας...), το GTG CRM υποστηρίζει την ακύρωση ηλεκτρονικού τιμολογίου απευθείας μέσα στο σύστημα και για τους δύο παρόχους:

Πάροχος	Ακύρωση τιμολογίου
S-Invoice (Viettel)	✅ Ακύρωση απευθείας μέσω API
MISA	✅ Ακύρωση απευθείας μέσω API

• Ανοίξτε το εκδοθέν τιμολόγιο → επιλέξτε "Ακύρωση τιμολογίου" → επιβεβαιώστε
• Το GTG CRM στέλνει την εντολή ακύρωσης στον πάροχο (S-Invoice/MISA) και ενημερώνει την κατάσταση του τιμολογίου
• Αυτόματη αντιστροφή λογιστικής εγγραφής (JE reversal): εάν το τιμολόγιο έχει ήδη καταχωριστεί στα λογιστικά βιβλία, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα αντιστρεπτική εγγραφή — τα έσοδα, ο φόρος και οι απαιτήσεις επανέρχονται στο σωστό υπόλοιπο, χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη διόρθωση από τον λογιστή

💡 Πλεονέκτημα: Η ακύρωση τιμολογίου δεν είναι πλέον μια διαδικασία «ξεχωριστή σύνδεση στο λογισμικό του παρόχου + χειροκίνητη διόρθωση στα βιβλία». Μία ενέργεια στο GTG CRM — το τιμολόγιο ακυρώνεται σωστά σύμφωνα με τη διαδικασία και τα βιβλία συμφωνούν αυτόματα αμέσως. (Δείτε περισσότερα για τη διπλογραφική λογιστική στο σύνολο λειτουργιών Λογιστική του GTG CRM.)

5. Συγχρονισμός & Διαχείριση

• Συγχρονισμός τιμολογίων από τον πάροχο στο GTG CRM
• Λήψη PDF του εκδοθέντος τιμολογίου
• Επεξεργασία των στοιχείων του τιμολογίου όταν χρειάζεται
• Παρακολούθηση κατάστασης πληρωμής (Πληρωμένο / Απλήρωτο)

Οφέλη για την Επιχείρηση

Όφελος	Περιγραφή
Εξοικονόμηση χρόνου	Αυτόματη συλλογή εισερχόμενων τιμολογίων από το email
Κεντρική διαχείριση	Όλα τα εισερχόμενα/εξερχόμενα τιμολόγια σε ένα μέρος
Σύνδεση με παρόχους	Έκδοση τιμολογίων απευθείας μέσω S-Invoice, MISA
Εύκολη αναφορά	Η λογιστική μπορεί εύκολα να κατεβάσει και να συντάξει φορολογικές αναφορές
Αντικαταστατικό τιμολόγιο	Γρήγορος χειρισμός διορθώσεων και επιστροφών
Ασφαλής ακύρωση τιμολογίου	Ακύρωση τιμολογίου S-Invoice/MISA με 1 ενέργεια — αυτόματη αντιστροφή εγγραφών, αυτόματη συμφωνία βιβλίων
Ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο τιμολογίων	Συγκέντρωση των εισερχόμενων τιμολογίων σε ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο, με δικαιώματα & φίλτρα ανά πηγή
Παρακολούθηση απαιτήσεων	Γνωρίζετε την κατάσταση πληρωμής κάθε τιμολογίου

Ενσωμάτωση με το GTG CRM

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια είναι βαθιά ενσωματωμένα με άλλες ενότητες του GTG CRM:

• Διαχείριση πελατών (CRM): Σύνδεση του τιμολογίου με τον πελάτη
• Διαχείριση παραγγελιών: Αυτόματη έκδοση τιμολογίου όταν ολοκληρώνεται η παραγγελία
• Αναφορές: Στατιστικά εσόδων, εξόδων ανά τιμολόγιο

Συμπέρασμα

Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο του GTG CRM είναι μια ολοκληρωμένη λύση που βοηθά τις επιχειρήσεις: - ✅ Να διαχειρίζονται αυτόματα τα εισερχόμενα τιμολόγια (με ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο τιμολογίων, φίλτρα ανά πηγή) - ✅ Να εκδίδουν τιμολόγια VAT εύκολα - ✅ Να ακυρώνουν τιμολόγια με ασφάλεια — αυτόματη αντιστροφή εγγραφών, αυτόματη συμφωνία βιβλίων - ✅ Να εξοικονομούν χρόνο για τη λογιστική - ✅ Να συμμορφώνονται με τους φορολογικούς κανονισμούς

Δοκιμάστε το σήμερα κιόλας!

Το έγγραφο ανήκει στο GTG CRM - Ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης σχέσεων με πελάτες