Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο

Εισαγωγή Λειτουργίας

Ηλεκτρονικά Τιμολόγια είναι μια βασική λειτουργία του GTG CRM που βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα τιμολόγια συγκεντρωτικά, αυτοματοποιημένα και αποτελεσματικά.

Γιατί Χρειάζεστε Διαχείριση Ηλεκτρονικών Τιμολογίων;

Στην επιχειρηματικότητα, υπάρχουν δύο από τις πιο σημαντικές έννοιες:

Έννοια	Περιγραφή	Τύπος Τιμολογίου
Έσοδα	Τα χρήματα που εισπράττονται από πωλήσεις	Εξερχόμενο τιμολόγιο (που εκδίδεται σε πελάτη)
Έξοδα	Τα χρήματα που πληρώνονται για την αγορά αγαθών προς πώληση	Εισερχόμενο τιμολόγιο (που εκδίδεται από προμηθευτή σε εσάς)

Το GTG CRM σας βοηθά να εκδίδετε τιμολόγια και να διαχειρίζεστε τιμολόγια εξαιρετικά εύκολα!

Εξαιρετικές Λειτουργίες

1. Διαχείριση Εισερχόμενων Τιμολογίων

Χειροκίνητη Μεταφόρτωση Τιμολογίων

• Σύρετε και αφήστε ή επιλέξτε αρχεία PDF τιμολογίων
• Το σύστημα αναγνωρίζει και εξάγει αυτόματα πληροφορίες
• Υποστηρίζει σύνθετα τιμολόγια με πολλά προϊόντα

Αυτόματη Συλλογή από Email

Αυτή είναι μια ειδική λειτουργία του GTG CRM!

• Συνδέστε το εταιρικό email με το GTG CRM
• Ενεργοποιήστε τη λειτουργία "Αυτόματη Συλλογή Τιμολογίων"
• Το σύστημα λαμβάνει αυτόματα τιμολόγια από το email και τα εισάγει στο σύστημα

💡 Όφελος: Δεν χρειάζεται πλέον να κατεβάζετε χειροκίνητα τιμολόγια κάθε μήνα! Όλα τα εισερχόμενα τιμολόγια συλλέγονται τακτοποιημένα, ο λογιστής απλώς τα κατεβάζει και υποβάλλει φορολογικές δηλώσεις.

Ξεχωριστά Εισερχόμενα Email Τιμολογίων (Invoice Mailboxes)

Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά εισερχόμενα email για τιμολόγια — εντελώς ξεχωριστά από τα κανάλια email εξυπηρέτησης πελατών (μηνύματα).

• Δημιουργήστε ένα ή περισσότερα εισερχόμενα email ειδικά για εισερχόμενα τιμολόγια (π.χ., invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Ξεχωριστή κατανομή δικαιωμάτων: μόνο όσοι έχουν δικαίωμα πρόσβασης (λογιστές, οικονομικοί διευθυντές) μπορούν να δουν τα εισερχόμενα email τιμολογίων — τα κανονικά επιχειρηματικά email δεν αναμιγνύονται
• Όλα τα τιμολόγια που αποστέλλονται σε αυτά τα εισερχόμενα email ομαδοποιούνται αυτόματα στη λίστα "Εισερχόμενα Τιμολόγια" (Incoming Invoices)
• Η λίστα "Εισερχόμενα Τιμολόγια" μπορεί να φιλτραριστεί ανά πηγή εισερχόμενου email (source mailbox) — γνωρίζετε ακριβώς από ποιο εισερχόμενο email προήλθε κάθε τιμολόγιο, χωρίς πλέον συγχύσεις μεταξύ πολλαπλών τμημάτων ή πολλών υποκαταστημάτων

💡 Όφελος: Τα εισερχόμενα τιμολόγια δεν χάνονται πλέον στο inbox εξυπηρέτησης πελατών. Ο λογιστής έχει ένα ξεχωριστό, καθαρό "αρχείο τιμολογίων", φιλτραριζόμενο ανά πηγή — η συμφωνία στο τέλος του μήνα είναι πολύ ταχύτερη.

2. Έκδοση Εξερχόμενων Τιμολογίων (ΦΠΑ)

Το GTG CRM έχει συνδεθεί με αξιόπιστους παρόχους ηλεκτρονικών τιμολογίων:

Πάροχος	Περιγραφή
S-Invoice (Viettel)	Ηλεκτρονικά Τιμολόγια Viettel
MISA	Λογισμικό Λογιστικής και Ηλεκτρονικών Τιμολογίων

Εύκολη Δημιουργία Τιμολογίων

• Επιλέξτε το κατάλληλο πρότυπο τιμολογίου
• Εισαγάγετε τα στοιχεία του αγοραστή (όνομα, αριθμό φορολογικού μητρώου, διεύθυνση)
• Προσθέστε προϊόντα/υπηρεσίες με μοναδιαία τιμή, ποσότητα, φορολογικό συντελεστή
• Υποστήριξη έκπτωσης ανά προϊόν
• Προεπισκόπηση PDF πριν την εξαγωγή

3. Τιμολόγια Αντικατάστασης

Όταν χρειάζεται να τροποποιηθεί ένα τιμολόγιο που έχει εκδοθεί (επιστροφές πελατών, λάθη...):

• Δημιουργία τιμολογίου αντικατάστασης απευθείας από το αρχικό τιμολόγιο
• Τροποποίηση πληροφοριών προϊόντων, ποσότητας, τιμής
• Το σύστημα συνδέεται αυτόματα με το αρχικό τιμολόγιο

💡 Σημείωση: Η αντικατάσταση είναι ένας τρόπος χειρισμού μετά την έκδοση. Όταν ένα τιμολόγιο πρέπει να ακυρωθεί εντελώς (όχι τροποποίηση), χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Ακύρωση Τιμολογίου στην παρακάτω ενότητα.

4. Ακύρωση Ηλεκτρονικών Τιμολογίων

Όταν ένα εκδοθέν τιμολόγιο πρέπει να ακυρωθεί πλήρως (λάθος πελάτης, σοβαρό λάθος, ακύρωση παραγγελίας...), το GTG CRM υποστηρίζει την ακύρωση ηλεκτρονικών τιμολογίων απευθείας στο σύστημα και για τους δύο παρόχους:

Πάροχος	Ακύρωση Τιμολογίου
S-Invoice (Viettel)	✅ Ακύρωση απευθείας μέσω API
MISA	✅ Ακύρωση απευθείας μέσω API

• Ανοίξτε το εκδοθέν τιμολόγιο → επιλέξτε "Ακύρωση Τιμολογίου" → επιβεβαίωση
• Το GTG CRM στέλνει την εντολή ακύρωσης στον πάροχο (S-Invoice/MISA) και ενημερώνει την κατάσταση του τιμολογίου
• Αυτόματη αντιστροφή εγγραφών (JE reversal): εάν το τιμολόγιο έχει καταγραφεί στα λογιστικά βιβλία, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα μια αντιστρόφως εγγραφή — έσοδα, φόροι και υποχρεώσεις επιστρέφονται στα σωστά υπόλοιπα, χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη διόρθωση από τον λογιστή

💡 Οφέλη: Η ακύρωση τιμολογίων δεν είναι πλέον μια λειτουργία "ξεχωριστή σύνδεση στο λογισμικό του παρόχου + χειροκίνητη διόρθωση βιβλίων". Μία λειτουργία στο GTG CRM — το τιμολόγιο ακυρώνεται σύμφωνα με τη διαδικασία και τα βιβλία αντιστοιχούν αυτόματα. (Δείτε περισσότερα για τη διπλογραφική λογιστική στη λειτουργία Λογιστική του GTG CRM.)

5. Συγχρονισμός & Διαχείριση

• Συγχρονισμός τιμολογίων από τον πάροχο στο GTG CRM
• Λήψη PDF εκδοθέντων τιμολογίων
• Επεξεργασία πληροφοριών τιμολογίου όταν χρειάζεται
• Παρακολούθηση κατάστασης πληρωμής (Πληρωμένο / Μη Πληρωμένο)

Οφέλη για Επιχειρήσεις

Όφελος	Περιγραφή
Εξοικονόμηση χρόνου	Αυτόματη συλλογή εισερχόμενων τιμολογίων από email
Κεντρική διαχείριση	Όλα τα εισερχόμενα/εξερχόμενα τιμολόγια σε ένα μέρος
Σύνδεση με παρόχους	Έκδοση τιμολογίων απευθείας μέσω S-Invoice, MISA
Εύκολη αναφορά	Ο λογιστής μπορεί εύκολα να κατεβάσει και να κάνει φορολογικές αναφορές
Τιμολόγια αντικατάστασης	Γρήγορος χειρισμός τροποποιήσεων, επιστροφών
Ασφαλής ακύρωση τιμολογίων	Ακύρωση τιμολογίων S-Invoice/MISA με μία κίνηση — αυτόματη αντιστροφή εγγραφών, τα βιβλία αντιστοιχούν αυτόματα
Προσωπικό εισερχόμενο για τιμολόγια	Συγκεντρώστε τα εισερχόμενα τιμολόγια σε ένα ξεχωριστό κιβώτιο, διαχείριση δικαιωμάτων & φιλτράρισμα ανά πηγή
Παρακολούθηση υποχρεώσεων	Γνώση της κατάστασης πληρωμής κάθε τιμολογίου

Ενσωμάτωση με GTG CRM

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια ενσωματώνονται πλήρως με άλλες ενότητες του GTG CRM:

• Διαχείριση Πελατών (CRM): Σύνδεση τιμολογίων με πελάτες
• Διαχείριση Παραγγελιών: Αυτόματη έκδοση τιμολογίων κατά την ολοκλήρωση παραγγελίας
• Αναφορές: Στατιστικά εσόδων, εξόδων ανά τιμολόγιο

Συμπέρασμα

Ηλεκτρονικά Τιμολόγια της GTG CRM είναι μια ολοκληρωμένη λύση που βοηθά τις επιχειρήσεις: - ✅ Αυτόματη διαχείριση εισερχόμενων τιμολογίων (με ξεχωριστό inbox τιμολογίων, φιλτράρισμα ανά πηγή) - ✅ Εύκολη έκδοση τιμολογίων ΦΠΑ - ✅ Ασφαλής ακύρωση τιμολογίων — αυτόματη διόρθωση εγγραφών, αυτόματη συμφωνία βιβλίων - ✅ Εξοικονόμηση χρόνου για τους λογιστές - ✅ Συμμόρφωση με φορολογικές διατάξεις

Δοκιμάστε το σήμερα κιόλας!

---

Το υλικό ανήκει στην GTG CRM - Ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης σχέσεων πελατών