Guía de Usuario: Configuración y Operación de Chatbot IA en GTG CRM

¿Qué podrás hacer después de esta guía?

Conectar canales de comunicación → escribir instrucciones personalizadas para el bot → seleccionar el alcance correcto para las publicaciones que usará el bot (Desactivado / Todas / Solo las que yo elija) → establecer el umbral de transferencia → guardar y probar el chat → ver al bot responder de forma natural con sugerencias de respuesta rápida.

Preparación previa

#	Condición	¿Por qué es necesario?
1	Haber iniciado sesión en GTG CRM con permisos de configuración de atención al cliente	Para configurar el Chatbot IA
2	Tener productos/artículos en el sistema	Para que el bot tenga datos para responder correctamente
3	Cuenta del canal a conectar (Fanpage de Facebook, Zalo OA, WhatsApp...)	Para que el bot responda en esos canales

Paso 1 — Conectar canales de comunicación

1. Desde el menú principal, selecciona Canales de comunicación.
2. Haz clic en Conectar en el canal que necesitas usar (Facebook Messenger, Zalo OA, WhatsApp, Live Chat), selecciona la página/cuenta y otorga permisos.

✅ Resultado esperado: El canal mostrará el estado "Conectado" en la lista.

Paso 2 — Abrir la configuración del Chatbot IA y entender las fuentes de datos

1. Ve a Configuración → Chatbot IA.
2. Revisa la sección sobre cómo funciona el bot: el bot responde basándose en tu Reconocimiento de marca, Productos y Artículos.

✅ Resultado esperado: Poder abrir la página de configuración del Chatbot IA y ver las fuentes de datos.

Paso 3 — Escribir instrucciones personalizadas (Custom Instructions)

1. Abre la sección Instrucciones personalizadas.
2. Describe el rol, el estilo de respuesta y cómo manejar situaciones. Por ejemplo: "Eres un vendedor de moda amigable. Saluda cortésmente, pregunta al cliente qué busca, sugiere productos adecuados; si el cliente quiere comprar, pregunta la talla y confirma el pedido."

✅ Resultado esperado: Las instrucciones se guardan; el bot responderá según el rol y estilo que establezcas.

Paso 4 — NUEVO: Seleccionar el alcance de los artículos para el bot

1. En Opciones de contexto, busca la sección Artículos. En lugar del interruptor de encendido/apagado anterior, ahora hay un botón para seleccionar el alcance.
2. Selecciona uno de los tres niveles:

• Desactivado — el bot no usará ningún artículo.
• Todos los artículos — el bot puede usar todos los artículos preparados en el sistema.
• Solo los que yo elija — tú eliges la lista de artículos.

✅ Resultado esperado: El botón muestra el alcance seleccionado correctamente.

Paso 5 — NUEVO: Seleccionar artículos individuales en el cuadro de selección de artículos (cuando se usa "Solo los que yo elija")

1. Haz clic para abrir el cuadro de selección de artículos.
2. Filtra por categoría y estado, o busca por título.
3. Marca cada artículo (o selecciona toda la categoría). Observa la columna de estado de preparación de cada artículo: Listo / Procesando / No procesado.
4. Confirma la selección.

✅ Resultado esperado: Solo los artículos que selecciones (y que estén listos) serán utilizados por el bot para responder; los artículos no procesados estarán disponibles después de que el sistema termine de procesarlos.

💡 ¿Quieres que el bot responda de tus documentos (políticas, listas de precios, preguntas frecuentes)? Consulta el artículo Guía de Configuración de Fuentes de Conocimiento para Chatbots IA — carga tus documentos y activa la capacidad de "responder desde documentos".

Paso 6 — Establecer el umbral de transferencia y activar/desactivar por canal

1. Establece el umbral de transferencia (número de mensajes que el bot procesa antes de transferir al personal). Sugerencia: 5-7 para productos simples, 10-15 si se necesita asesoramiento, 20+ para servicios complejos.
2. Activa/desactiva el bot para cada canal según sea necesario; selecciona el idioma de respuesta.

✅ Resultado esperado: El bot responderá el número de mensajes establecido antes de transferir al personal; solo funcionará en los canales que actives; responderá en el idioma seleccionado.

Paso 7 — Guardar y probar el chat (ver estilo de lenguaje natural + sugerencias de respuesta rápida)

1. Haz clic en Guardar.
2. Abre la pantalla de prueba de chat (o envía un mensaje de prueba en el canal conectado). Haz preguntas como un cliente real: "¿La tienda vende alguna camiseta?", "¿Cuál es el precio del producto X?", "¿Hacen envíos?".

✅ Resultado esperado: El bot responde de forma natural, con la información correcta y dentro del alcance de los artículos que has seleccionado; al final de cada turno, se mostrarán 2-3 sugerencias de los siguientes pasos en forma de botones de respuesta rápida (en Live Chat del sitio web/aplicación), el cliente toca y pregunta de inmediato.

Tabla de consulta rápida de resultados esperados

Acción	Resultado que verás
Conectar canal	El canal muestra "Conectado"
Seleccionar alcance de artículos	El botón muestra el nivel correcto (Desactivado / Todos / Solo los que yo elija)
Abrir cuadro de selección de artículos	Filtra por categoría/estado, ve el estado de preparación de cada artículo
Guardar y probar chat	El bot responde de forma natural + muestra sugerencias de respuesta rápida al final del turno

Notas

• El estilo de lenguaje natural y las sugerencias de respuesta rápida funcionan automáticamente; no es necesario activarlos por separado.
• En canales que solo admiten texto (Facebook/Zalo/WhatsApp), las sugerencias se mostrarán en forma de texto; en Live Chat del sitio web/aplicación serán botones de respuesta rápida en los que se puede tocar.
• Los artículos en estado "No procesado/Procesando" serán utilizados por el bot una vez que el sistema termine de procesarlos.
• Si el bot responde de forma incompleta: agrega/selecciona más artículos sobre el tema correcto, o actualiza la información del producto, y vuelve a intentarlo.

Soporte

Si necesitas más ayuda: envía un correo electrónico a support@gtgcrm.com.