Guía para la Gestión de Restaurantes y Cafeterías en GTG CRM - Paso a Paso, del Menú a la Contabilidad

Este artículo te guía para configurar un establecimiento completo en GTG CRM y realizar una venta real, desde la creación de platos, la asignación de recetas, la entrada de ingredientes, hasta la venta en el mostrador/servicio de mesa y la visualización de la contabilidad generada automáticamente. Sigue el orden indicado; cada paso tiene un resultado esperado para que lo verifiques.

Configuración Inicial (Admin, una vez por espacio de trabajo)

1. Habilitar Contabilidad

Finance & HR → Accounting → Chart of Accounts → Load Template → selecciona Vietnam (VAS TT99/2025).

✅ Aparece "Template applied: 176 accounts…" y se habilitan 3 automatizaciones de ventas (registro de ingresos, registro de costo de ventas, registro de cobro).

2. Crear Almacén

Operations → Warehouse Management → Warehouses → + CREATE → introduce el nombre "Kho chính", persona de contacto, dirección → CREATE.

✅ "Kho chính" aparece en la lista de almacenes.

3. Vincular POS al Almacén

Sales & CRM → Catalog → F&B Menu → pestaña "Set up F&B" → Outlet (POS store) → selecciona Kho chính → Set as store.

✅ Aparece "Store set" (marca de verificación verde).

4. Añadir Mesas (si ofreces servicio de mesa)

F&B Menu → Add sample tables.

✅ Aparecen las mesas T1–T5.

Parte A: Crear plato preparado in situ + receta (ejemplo: café con leche)

5. Crear Plato a Vender

Catalog → Product Hub → CREATE: Nombre "Cà phê sữa", For sale ON, For production ON, VAT "8", Precio de venta "35000", Tipo de producto "Finished good", Unidad de stock "Piece (pcs)" → CREATE.

✅ "Cà phê sữa" es un "Finished good", precio ₫35.000.

6. Crear Ingredientes

Product Hub → CREATE (cada ingrediente): "Cà phê hạt" (Raw material, unidad "Gram"), "Sữa đặc" (Raw material, unidad "Millilitre"), con For sale OFF, For production ON.

✅ Dos ingredientes activos, stock 0.

7. Configurar Conversión de Unidades

Abre cada ingrediente → Manufacturing → Unit conversions: "Cà phê hạt" 1 "Kilogram" = 1000 "Gram"; "Sữa đặc" 1 "Box" = 1000 "Millilitre".

✅ Comprar 1 kg suma 1000 g de stock; 1 caja suma 1000 ml.

8. Crear Receta (BOM)

Operations → Manufacturing → Bills of Materials → Create BOM para "Cà phê sữa" → añade 2 componentes (café en grano + leche condensada, medidos por taza) → Create.

✅ La receta está asociada a "Cà phê sữa".

Parte B: Introducir ingredientes en el almacén

9. Realizar Compra

Operations → Warehouse Management → Purchase Orders → crea una PO para `Cà phê hạt` + `Sữa đặc` con el precio de compra → enviar.

✅ La PO está en estado pendiente de recepción.

10. Recibir Mercancía (stock-in)

Recibir según la PO → el stock aumenta, y el **costo de venta = precio de compra real**.

✅ Stock de "Cà phê hạt"/"Sữa đặc" > 0.

Parte C: Vender una taza en el mostrador

11. Abrir POS

("pos.dev"/ aplicación de ventas) → iniciar sesión con la cuenta de Cajero.

12. Vender

Seleccionar "Café con leche" → (opcional) seleccionar nivel de azúcar → Cobrar (Efectivo) → imprimir recibo.

✅ Recibo impreso; transacción registrada.

13. Inventario y Contabilidad

Volver al portal: inventario de `Granos de café`/`Leche condensada` disminuye la cantidad correcta según la receta (contrasuministro); Contabilidad → Diario → hay 3 asientos (cobro, ingresos, costo de bienes vendidos).

✅ Inventario reducido correctamente; 3 asientos equilibrados.

Parte D: Servicio en mesa + pantalla de cocina (comer en el local)

14. Abrir mesa

En el TPV seleccionar mesa `T1` → añadir plato → Enviar (a cocina).

✅ Mesa `T1` abierta, plato enviado.

15. Cocina (KDS)

Iniciar sesión con la cuenta de Cocina → pantalla de cocina → cambiar ticket de Nuevo → En proceso → Listo.

✅ Estado del ticket cambia según la acción.

16. Cobrar y cerrar mesa

Cajero cobra la mesa `T1` → cerrar mesa.

✅ Mesa `T1` libre de nuevo; libro de contabilidad registrado como en la Parte C.

Parte E: Opciones de cargo y devolución (avanzado)

17. Cargos adicionales

(Gestión) Menú F&B → grupo de opciones → añadir extra "+1 shot de espresso" con ingrediente → guardar. Al vender el extra: cobrar adicionalmente + descontar el ingrediente correcto.

✅ El extra suma dinero y descuenta del almacén.

18. Devolución / Reembolso

(Gestión) seleccionar transacción → Devolver: producto vendido se puede devolver → volver a almacenar; plato preparado → reembolsar, registrar merma.

✅ Libro de contabilidad ajustado correctamente según el tipo de devolución.

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> 👉 Regístrate: https://gtgcrm.com/vi/signup

Ver resumen de funcionalidades: Gestión de restaurantes y cafeterías.