Venta de servicios de la manera correcta: Catálogo de servicios, precios mixtos y contratos → Facturación a plazos → Contabilidad automatizada

Introducción a las Funciones

GTG CRM ha sido durante mucho tiempo muy potente para vender productos: catálogo de mercancías, inventario, pedidos y facturas. Pero si usted vende servicios — agencias, consultoría, spa/clínicas, freelancers, proveedores B2B — antes tenía que "ingeniárselas": crear el servicio como un producto ficticio sin inventario y no contaba con un contrato en sentido estricto (solo cotizaciones, sin firma, sin parte contratante, sin calendario de pagos).

A partir de hoy, GTG CRM admite la venta de servicios como ciudadano de primera clase: un catálogo (Catalog) que incluye tanto productos como servicios, cotizaciones mixtas (una cotización con productos y servicios a la vez) y Contratos (Contract) reales — con Parte B, hitos de aceptación, bilingüismo, envío y firma, y luego emisión de facturas por etapas → registro automático en el libro contable.

Problemas que Enfrentan las Empresas

Forma de trabajo anterior	Consecuencia
Los servicios debían crearse como "productos ficticios sin inventario"	Catálogo desordenado, lógica de inventario incorrecta
Una cotización para productos y un contrato separado para servicios	Dos documentos, dos veces de redacción
No existe un contrato con Parte B / hitos de aceptación	Difícil de hacer cumplir, difícil aceptar por etapas
Contrato en Word + seguimiento de pagos en Excel	Se olvidan cobros, no se sabe cuánto queda pendiente
Registro manual de ingresos después de la firma	Se olvida emitir facturas y contabilizar

GTG CRM conecta un único flujo: servicio → cotización mixta → contrato → envío y firma → facturas por etapas → asientos de ingresos y cobros — sin atajos, sin doble ingreso de datos.

Puntos Destacados

1. Un Catálogo (Catalog) para Productos y Servicios

• En el menú CRM → Catalog: Productos, Servicios, Citas — donde se define "qué vende usted", agrupado bajo un único encabezado.
• Los servicios tienen precio y ciclo de facturación: pago único (one-time) o recurrente (recurring — mensual, etc.). Los productos también pueden ser suscripciones recurrentes.
• Esta misma lista unificada es la que usa el selector de líneas de cotizaciones/contratos — elija productos y servicios en un solo lugar.

2. Cotización Mixta — Una Cotización con Productos y Servicios

• Agregue líneas de tipo Servicio (p. ej., "Diseño de sitio web", "SEO mensual") y líneas de tipo Producto (p. ej., "Licencia de hosting" × 3) en la misma cotización.
• Cada línea tiene una etiqueta de Tipo (Servicio = verde, Producto = azul); las líneas de servicio muestran el ciclo de facturación.
• Cotización en BORRADOR → ENVIADA → ACEPTADA; cuando está Aceptada, aparece el botón Convert to Contract (convertir en contrato).

3. Contrato Real — Parte B, Aceptación, Bilingüe

• Convert to Contract mantiene el tipo y el ciclo de cada línea; el total se separa en un total único y un total mensual + IVA.
• La Parte B (Party B) puede ser una persona física o una empresa; los datos (razón social, NIF/CIF, dirección, representante legal) pueden completarse automáticamente cuando ya existen datos de la empresa, gracias a la función de enriquecimiento de información de empresas.
• El hito de aceptación (Nghiệm thu) se define al crear el contrato y determina el calendario de pagos.
• Contrato bilingüe (hasta 2 idiomas) + correos según el idioma, con la marca de su empresa.
• El contrato también puede incluir líneas de productos directamente (sin pasar por una cotización): un mismo contrato puede contener productos y servicios.

4. Enviar → Firmar → Emitir Facturas por Cada Pago

Un proceso de firma práctico y conforme a la normativa:

1. Envío al cliente: el sistema genera el contrato en formato Word (.docx) (editable y negociable) y lo envía por correo al cliente. Estado DRAFT → SENT.
2. El cliente firma fuera del sistema (en papel o en copia digital) y lo devuelve.
3. Carga de la copia firmada: se adjunta el archivo firmado (almacenado en el sistema) → se registra quién firmó y la fecha de firma. SENT → SIGNED → ACTIVE.
4. Emisión de facturas por cada pago: para cada pago, se revisa la vista previa de la factura → se confirma → se emite la factura mediante el flujo ERP/facturación existente.

ℹ️ Nota: La emisión de facturas requiere que el espacio de trabajo esté conectado a un servicio de facturación electrónica / proveedor fiscal. Todo el flujo de creación de servicios, cotizaciones, contratos, envío y carga de copias firmadas funciona con normalidad; solo el paso de emisión de facturas requiere esta conexión.

5. Facturas → Registro Automático en el Libro Contable

• Contrato firmado = compromiso, aún no es una transacción financiera, por lo que no genera asientos contables al firmarse.
• Al emitir la factura se registra el asiento: Debe Cuentas por cobrar (131) / Haber Ingresos (511) / Haber IVA repercutido (los espacios de trabajo nuevos lo registran en la subcuenta 33311 del grupo 3331; los espacios de trabajo que ya existían mantienen su configuración actual), mediante el mismo motor de contabilización automática de facturas que ya existe.
• Al recibir el pago: Debe Tesorería (111/112) / Haber Cuentas por cobrar (131).

Todo reutiliza el motor contable automático existente: no hay códigos contables "creados a medida", y usted es dueño del flujo de trabajo y puede modificarlo.

Beneficios para su Empresa

Función	Beneficio práctico para usted
Un solo catálogo (productos + servicios)	Se acabaron los "productos fantasma"; catálogo limpio y correcto
Cotizaciones mixtas	Un solo documento en lugar de dos; menos reescritura
Contrato con Parte B + aceptación	Obligaciones claras, aceptación por etapas
Facturas por pago según calendario	No se olvida cobrar; siempre sabe cuánto se debe
Factura → asiento contable automático	Ingresos registrados correctamente, sin ingreso manual
Datos de empresa autocompletados	Parte B y NIF/CIF listos para contratos y facturas

¿Para Quién Es Ideal?

• Agencias de marketing / publicidad (ICP3) que venden paquetes de servicios mensuales.
• Consultores, freelancers y proveedores B2B que necesitan contratos y facturas por pagos parciales.
• Spas, clínicas y centros de formación que venden servicios junto con productos.
• Empresas que venden productos y servicios y quieren una única cotización / un único contrato.

¿Cómo Empezar?

Ve a CRM → Catálogo → Servicios y crea tu primer servicio; luego genera una cotización mixta y conviértela en contrato. Consulta la guía paso a paso en el artículo "Guía de uso de Venta de servicios y contratos".

Prueba gratuita — no se requiere tarjeta de crédito.

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