Introducción a las características

GTG CRM ha sido durante mucho tiempo una herramienta poderosa para la venta de productos : catálogos de productos, inventario, pedidos, facturas. Pero si vendes servicios (agencia, consultoría, spa/clínica, autónomo, proveedor B2B), antes tenías que "buscar una solución alternativa": crear un servicio como un producto ficticio sin inventario ni contrato formal (solo un presupuesto, sin firmas, sin firmante, sin calendario de pagos).

A partir de hoy, GTG CRM permite vender servicios como si fueran de primera clase : un catálogo que contiene tanto productos como servicios, un presupuesto mixto (un presupuesto incluye tanto productos como servicios) y un contrato real con la Parte B, hitos de aceptación, bilingüe, enviado y firmado, y luego facturado a plazos → registrado automáticamente en los libros de contabilidad .

Descripción general de las ventas y contratos de servicios

Los problemas a los que se enfrentan las empresas

La forma antigua Consecuencias
El servicio debe constituir un "producto falso sin existencias". Categorías confusas, sistema de inventario ilógico.
Un presupuesto para el producto y un contrato aparte para el servicio. Dos documentos, dos borradores.
No existe contrato con la Parte B/hito de aceptación. Es difícil hacer cumplir las normas y difícil verificar cada etapa.
Contrato en Word + seguimiento de pagos en Excel Olvidé el último pago y ahora no sé cuánto debo todavía.
Los ingresos se registran manualmente solo después de que se haya completado la firma. Olvida emitir facturas, olvida registrar las transacciones.

GTG CRM conecta todo el flujo de trabajo : servicio → cotización combinada → contrato → envío y firma → facturas a plazos → ingresos y recibos de efectivo; sin lagunas ni doble entrada de datos.

Reflejos

1. Un catálogo de productos y servicios.

El catálogo incluye productos y servicios.
  • En el menú CRM → Catálogo : Productos , Servicios , Citas : donde defines "lo que vendes", agrupa todo bajo un mismo encabezado.
  • El servicio tiene un precio y un ciclo de facturación : pago único o recurrente (mensual...). El producto también puede ser una suscripción recurrente .
  • Esta misma lista consolidada es la que utiliza el selector de líneas de presupuesto/contrato , que permite seleccionar tanto productos como servicios en un solo lugar.

2. Presupuesto combinado: un solo presupuesto para el producto y el servicio.

Cotización combinada de producto y servicio
  • Agregue líneas de tipo Servicio (por ejemplo, "Diseño de sitio web", "SEO mensual") y líneas de tipo Producto (por ejemplo, "Licencia de alojamiento" × 3) en la misma cotización .
  • Cada línea tiene una etiqueta de Tipo (Servicio = verde, Producto = azul); la línea de servicio muestra el ciclo de facturación.
  • Obtén el presupuesto yendo a BORRADOR → ENVIADO → ACEPTADO; una vez aceptado , aparecerá el botón "Convertir en contrato ".

3. Contrato genuino — Parte B, Aceptación, Bilingüe

Detalles del contrato con la Parte B e hitos de aceptación.
  • La función Convertir a Contrato conserva el estilo/ciclo de cada línea; el total se divide en un total único y un total mensual + IVA.
  • La Parte B puede ser una persona física o una empresa ; la información (nombre legal, código fiscal, dirección, representante) se puede completar automáticamente una vez que se disponga de los datos de la empresa , gracias a la función de enriquecimiento de información de la empresa.
  • El hito de aceptación (o fecha de aceptación) se establece al crear el contrato y sirve de guía para el calendario de pagos .
  • Contrato bilingüe (máximo 2 idiomas) + correos electrónicos personalizados con la marca en cada idioma.
  • El contrato también puede contemplar una línea de productos directa (sin pasar por el proceso de cotización), es decir, un contrato que incluye tanto el producto como el servicio.

4. Enviar → Firmar → Emitir facturas por lotes

Enviar contrato, descargar copia firmada, emitir factura.

Un proceso de firma práctico y legalmente sólido:

  1. Enviar al cliente : El sistema genera el contrato en formato Word (.docx) (editable/negociable) y lo envía por correo electrónico al cliente. Estado: BORRADOR → ENVIADO.
  2. El cliente firma fuera del sistema (en papel o en formato digital) y lo devuelve.
  3. Cargar el documento firmado : Adjuntar el archivo firmado (guardado en el sistema) → Registrar el firmante y la hora de la firma. ENVIADO → FIRMADO → ACTIVO.
  4. Facturación a plazos : Para cada plazo de pago, vea la vista previa de la factura → confirme → emita la factura a través del flujo ERP/factura existente.
ℹ️ Nota : La generación de facturas requiere un espacio de trabajo conectado al proveedor de facturación electrónica/impuestos . Todo el flujo de trabajo para crear servicios, presupuestos, contratos, enviar y descargar documentos firmados sigue funcionando; solo el paso de generación de facturas requiere esta conexión.

5. Facturas → Se registran automáticamente en los libros contables.

Registro de ingresos contractuales en el libro mayor.
  • Un contrato firmado es un compromiso , no una transacción financiera; por lo tanto, no se genera ningún asiento contable en el momento de la firma.
  • Al emitir una nueva factura , regístrela en el libro mayor: Débito Cuentas por cobrar (131) / Crédito Ingresos (511) / Crédito IVA (3331) — procese a través de la máquina de contabilidad de facturas automática existente.
  • Al recibir el pago : Débito Caja (111/112) / Crédito Cuentas por Cobrar (131).
Se trata de una reutilización completa de un motor de contabilidad automatizado ya existente: sin código GL "personalizado", un flujo de trabajo propio que puedes personalizar.

Beneficios para las empresas

Características Beneficios prácticos para usted
Un catálogo (productos + servicios) Se acabaron los "productos falsificados", el catálogo es limpio y preciso.
Cita mixta Un solo documento en lugar de dos; menos revisiones.
El contrato incluye pruebas de aceptación por parte de la Parte B. Restricciones claras, pruebas de aceptación por fases.
Pagos a plazos programados Nunca olvides cobrar los pagos, siempre ten presente cuánto se debe aún.
Factura → asiento contable automático Los ingresos se registran correctamente en el libro mayor, no se introducen manualmente.
La información de la empresa se completa automáticamente. La Parte B y el número de identificación fiscal rellenarán previamente el contrato/factura.

¿Para quién es adecuado?

  • La agencia de marketing/publicidad (ICP3) vende paquetes de servicios con una periodicidad mensual.
  • Los consultores, los profesionales independientes y los proveedores B2B requieren contratos y facturas por cada entrega.
  • Los spas, clínicas y centros de formación venden servicios además de productos.
  • Las empresas que venden tanto productos como servicios desean un único presupuesto/contrato.

¿Cómo puedo empezar?

Ve a CRM → Catálogo → Servicios, crea tu primer servicio, luego genera un presupuesto combinado y conviértelo en un contrato. Consulta las instrucciones paso a paso en el artículo "Cómo vender servicios y contratos" .

Pruébalo gratis , sin necesidad de tarjeta de crédito.

→ Empieza a usar GTG CRM gratis