AI Biz Assistant kasutusjuhend

1. AI Biz Assistant'i kasutamine

1. samm: GTG CRM-i sisselogimine

Logige sisse oma GTG CRM-i kontole.

2. samm: Leidke AI assistent

Ekraani paremas allosas klõpsake rohelist ikooni.

2. Peamine liides

Vestluste loend

AI assistendi avamisel näete varasemate vestluste ajalugu.

Uue vestluse loomine

AI-le küsimuste esitamise alustamiseks klõpsake nuppu "Uus vestlus".

AI assistendi liides

See on AI-ga suhtlemiseks mõeldud peamine liides:

• Sisestusväli küsimuste jaoks: Siin saate oma küsimused sisestada
• Soovitatud küsimused: GTG CRM pakub valmisolevaid levinud küsimusi
• Vestluse ajalugu: Varasemad küsimused ja vastused
• Manused: Kui AI loob Exceli, PowerPointi või Wordi faili, ilmub allalaadimisnupp otse vestlusaknasse

3. Kuidas küsimusi esitada

Põhiprintsiibid

• Kasutage loomulikku keelt nagu vestleksite
• Mida konkreetselt küsimus on, seda täpsemaid vastuseid saate
• Võite esitada jätkuküsimusi eelnevate vastuste põhjal
• Kui soovite faili luua, täpsustage faili tüüp (Excel, PowerPoint, Word)

Näited küsimuste esitamisest

Ei tohiks küsida: - "Näita mulle andmeid" - "Raport" - "Tee leping"

Peaks küsima: - "Kui palju viiteid oli mais?" - "Loo Exceli fail mai tulude kokkuvõtteks toodete järgi" - "Koosta tööleping töötajale Nguyễn Văn A" - "Otsi minu Google Drive'ist ABC hinnapakkumise faili"

4. Äriandmete analüüs

See on peamine funktsioonide komplekt - AI võtab GTG CRM-ist reaalajas andmed ja annab kohe vastuse.

Küsimused viidete ja klientide kohta

Näidisküsimused:

Kui palju viiteid on sel kuul?

AI vastab konkreetse viidete arvuga.

Lisateabe küsimine:

Loetle viited

AI loetleb viidete loendi koos teabega: nimi, loomise kuupäev ja muu seotud teave.

Küsimused reklaamikampaaniate kohta

Näidisküsimused:

Millised reklaamikampaaniad toovad kõige rohkem viiteid?

AI võtab vastamiseks andmeid reklaamide moodulitest (Facebook Ads, Google Ads).

Küsimused sisu ja sotsiaalmeedia kohta

Näidisküsimused:

Milline sisu tüüp saavutab kõrge kaasatuse ja on sotsiaalmeedias tõhus?

AI analüüsib sotsiaalmeedia postitusi ja annab ülevaate kõige tõhusamatest sisu tüüpidest.

Küsimused toodete kohta

Näidisküsimused:

Millised tooted müüvad kõige paremini?

AI kuvab tooteid müügiedetabeli põhjal, mis on saadud tootehaldusmoodulist.

Küsi AI-lt otsuste tegemiseks

Näidis küsimus:

Millisele valdkonnale peaksin keskenduma?

AI analüüsib andmeid ja annab soovitusi kõige tõhusamate turunduskanalite kohta.

Küsi riskiennustuse kohta

Näidis küsimus:

Kui jätkame praeguses tempos, millised riskid tekivad?

AI analüüsib trende ja annab hoiatuse võimalike riskide kohta.

Palun AI-l märksõnu soovitada

Näidis küsimus:

Soovita mulle märksõnu Google'i reklaamide jaoks minu valdkonnas

AI soovitab teie toodete ja valdkonna põhjal sobivaid märksõnu.

Vaata graafikuid vastustes

Andmeanalüüsi küsimuste korral loob AI automaatselt visuaalsed graafikud otse vestlusaknas – pole vaja avada Excelit ega muid tööriistu.

Näidis küsimus:

Analüüsige top 10 kliendi tegevust viimase 30 päeva jooksul, joonistage graafik

Võrrelge müügikanalite järgi käivet, kuvage see tulpdiagrammina

Joonistage selle kuu müügikanalite järgi vihjete jaotuse graafik

AI toetab vastustes 3 tüüpi graafikuid: - Sektoridiagramm (Pie) - jaotus, protsentuaalne osakaal - Tulpdiagramm (Bar) - võrdlus, järjestus - Joondiagramm (Line) - ajatrendid

Näpunäide: Lisage mis tahes analüüsiküsimusse fraasid nagu "joonista graafik" või "kuva graafikuna", et saada visuaalsemaid tulemusi.

5. Automaatne Exceli (XLSX) failide loomine

AI Biz Assistant saab luua Exceli (.xlsx) faile otse GTG CRM-i andmetest. Kirjeldage lihtsalt, mida vajate – AI võtab tegelikud andmed, korraldab need tabeliks ja ekspordib faili, et saaksite selle kohe alla laadida.

Kuidas Exceli loomist taotleda

Näidis küsimus: Looge mai kuu käibe koondfail igale tootele

Ekspordige nimekiri 50 parimast potentsiaalsest kliendist Exceli faili

Looge aruandlus tabeli eelmise kuu Facebooki reklaamikulutuste kohta

Ekspordige praegune toodete laoseis Exceli faili

Mida AI saab Excelisse eksportida

Aruande tüüp	Näidis küsimus
Käive	"Looge mai kuu käibe Excel mai päeva järgi"
Kliendid	"Ekspordige selle kuu uute klientide nimekiri Exceli faili"
Tooted	"Looge laoseisu tabel toote kohta"
Tellimused	"Ekspordige veel tarnimata tellimused Exceli faili"
Reklaam	"Looge Facebooki kampaaniate kulude ja konversioonide aruanne"
Vihjed	"Ekspordige kõik mai kuu vihjed koos olekuga Exceli faili"

Kuidas faili alla laadida pärast AI loomist

Pärast AI vastamist ilmub vestlusakna kohe nupp "Laadi alla (.xlsx)". Klõpsake sellel, et fail oma arvutisse alla laadida ja avada see Microsoft Excelis või Google Sheetsis.

6. Automaatne PowerPointi (PPTX) slaidide loomine

AI Biz Assistant saab luua professionaalseid PowerPointi esitlusi (.pptx) – sobivad juhatuse koosolekuteks, regulaarseteks aruanneteks või partneritele esitlemiseks.

Kuidas PowerPointi loomist tellida

Näidispalved:

Loo kokkuvõte mai äritulemustest, sisaldades 5 peamist slaidi Loo esitlus II kvartali reklaamikampaania tulemuslikkuse kohta

Loo igakuune kokkuvõtte PowerPoint müügimeeskonnale esitlemiseks

Koosta laoaruande slaidid ja soovita järgmise nädala täiendust

Näpunäited PowerPointi loomise tellimiseks

• Määrake vajadusel slaidi arv: "sisaldab 6 slaidi"
• Kirjeldage iga slaidi põhisisu: "1. slaid ülevaade, 2. slaid müügitulu, 3. slaid potentsiaalsed kliendid..."
• Laske tehisintellektil otsustada: Tehisintellekt struktureerib sisu sobivalt, kui te kirjeldate ainult esitluse eesmärki

Failide allalaadimine pärast tehisintellekti loomist

Nupp "Laadi alla (.pptx)" ilmub vestlusse kohe pärast seda, kui tehisintellekt on töö lõpetanud. Fail on ühilduv Microsoft PowerPointi ja Google Slidesiga.

7. Vietnamite juriidiliste tekstide koostamine

AI Biz Assistant suudab koostada riiklikule standardile vastavaid Vietnami juriidilisi dokumente: Times New Roman 13pt font, õige ametlik kiri pea, standardmarginaalid, ametlik juriidiline keel. Väljundfail on .docx-vormingus, avaneb Wordis ja on valmis printimiseks ja allkirjastamiseks.

24 dokumendi malli, sealhulgas 10 kategooriat

Kategooria	Toetatud dokumendid
Ettevõtte asutamine	OÜ põhikirjad, Asutamisotsus, Taotlus investeerimistegevuse registreerimistunnistuse saamiseks
Personal ja töö	Töölepingud, Määramisotsus, Tagasiastumisotsus
Volitus ja esindus	Individuaalne volitus, Organisatsiooni volitus
Koosolekud ja otsused	Liikmete nõukogu koosoleku protokoll, Aktsionäride üldkoosoleku protokoll
Ärilepingud	Äriühingu leping, Teenusleping
Likvideerimine	Ettevõtte likvideerimisotsus
Eeskirjad ja määrused	Ettevõtte sise-eeskiri, Sise-eeskirjad

Kuidas kasutada – tehisintellekt küsib samm-sammult

Lihtsalt öelge, millist dokumenti soovite koostada. Tehisintellekt küsib vajalikku teavet vestlusvormis, te ei pea kõiki malle eelnevalt teadma.

Näide 1 – Põhikiri:

Koosta minu OÜ põhikirjad

Tehisintellekt küsib järjest:

• Ettevõtte täielik nimi?
• Peamine asukoht?
• Osakapital?
• Liikmete loetelu ja osaluse määr?
• Seaduslik esindaja?
• Peamised tegevusalad?

Pärast seda, kui olete kogu teabe esitanud, loob tehisintellekt täieliku .docx-faili riikliku vormingu järgi.

Näide 2 – Tööleping:

Koosta tööleping minu uuele töötajale

Tehisintellekt küsib:

• Töötaja nimi? Sünniaeg? Aadress?
• Töökoht? Osakond?
• Lepingu tüüp: tähtajaline või tähtajatu?
• Lepingu tähtaeg (kui on)?
• Põhipalk?
• Palga maksmise viis (kuu/nädal)?
• Töötamise alguse kuupäev?

Näide 3 – Volitus:

Koosta volitus Hanoist filiaali juhile minu nimel lepingu allkirjastamiseks

Loo müügiosakonna juhataja määramise otsus

Koosoleku protokoll juunikuu liikmete üldkogu koosolekust osakapitali suurendamise teemal

VN-teksti vormindamise standardid

AI poolt loodud .docx fail tagab:

Kriteerium	Üksikasjad
Font	Times New Roman, suurus 13pt
Päis	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM — Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Marginaalid	Ülemine 2.5cm, alumine 3cm, vasak 3cm, parem 2cm (haldusdokumentide standard)
Tähised & Numbrid	Õige formaat: Number.../Ettevõtte nimi/Osakond
Allkirja asukoht	Õiges kohas, koos ametinimetuse ja allakirjutaja nimega
Keel	Ametlik juriidiline terminoloogia, mitte tavakeel

Kuidas Word-faili alla laadida

Pärast seda, kui tehisintellekt on koostamise lõpetanud, ilmub vestlusraami nupp "Laadi alla (.docx)". Fail on valmis avamiseks, täiendavaks redigeerimiseks (vajadusel) ja allkirjastamiseks.

Märkus: AI poolt loodud dokumendid on informatiivsed ja aitavad koostamisaega kokku hoida. Suure riskiga juriidiliste dokumentide või riigiasutustele esitatavate dokumentide puhul tuleks enne allkirjastamist siiski lasta advokaadil need lõplikult üle vaadata.

8. Ühenduse loomine & Töötamine Google Drive'iga

AI Biz Assistant saab pärast Google'i konto ühendamist juurde teie Google Drive'ile. Sealt saate lasta AI-l otsida, lugeda ja analüüsida faile Drive'is ilma GTG CRM-ist lahkumata.

1. samm: Google'i konto ühendamine

1. Minge GTG CRM-is jaotisse Settings
2. Valige Integrations (Ühendused)
3. Otsige üles Google Drive ja klõpsake Connect
4. Logige sisse oma Google'i kontoga ja andke juurdepääsuluba
5. Ühendus on edukas – AI-l on nüüd Drive'ile juurdepääs

Piisab ühest ühendamisest. AI mäletab juurdepääsu järgnevateks vestlusteks.

2. samm: Küsimuste esitamine AI-le Drive'i failide kohta

Pärast ühendamist saate paluda AI-l töötada Drive'iga otse teie küsimuste kaudu:

Failide otsimine:

Otsi Google Drive'ist lepingut kliendi Minh Hùng'iga

Loetle kõik failid minu Drive'i kaustas "Báo cáo Q2"

Dokumentide lugemine ja kokkuvõtete tegemine:

Tee kokkuvõte faili ABC lepingust Drive'is

Loe faili "Báo cáo tháng 5.docx" Drive'is ja anna mulle teada peamistest punktidest

Andmete võrdlemine Drive'is ja GTG CRM-is:

Võrdle Drive'is olevat hinnapakkumise Exceli faili müügiga GTG CRM-is

Video metainfo:

Anna mulle teada video "Demo sản phẩm mới" informatsiooni Drive'is

9. Tulemuste mõistmine

Vastuse vorming

AI Biz Assistant vastab erinevates vormingutes, sõltuvalt küsimuse tüübist:

Formaat	Millal kasutada
Lihtsad numbrid	Küsi „kui palju...“, „kokku...“
Loendid	Küsi „loetle...“, „näita mulle loendit...“
Analüüs	Küsi „miks...“, „võrdle...“
Soovitused	Küsi „kas peaksin...“, „soovita...“
Graafikud (Uus)	Küsi analüüsi + lisa „joonista graafik“ või „chart vormis“
Exceli fail (.xlsx) (Uus)	Küsi „loo Exceli fail...“, „ekspordi tabelisse...“
PowerPointi fail (.pptx) (Uus)	Küsi „loo slaid...“, „loo esitlus...“
Wordi fail (.docx) (Uus)	Küsi „koosta leping...“, „koosta põhikiri...“, „koosta protokoll...“

Küsi lisateavet

Kui vastus pole piisavalt informatiivne, saate sama vestluse käigus jätkata: - „Anna mulle lisateavet... kohta“ - „Loetle täpsemalt...“ - „Selgita lisaks...“ - „Muuda lõik X lõiguks Y“ (teksti/faili korral)

10. Näpunäited tõhusaks kasutamiseks

Mida teha

1. Esitage täpseid küsimusi - Selle asemel, et küsida „käive“, küsige „mis oli mais toodete kaupa käive?“

2. Kasutage ajaraame - „Viimase 7 päeva jooksul...“ - „Sel kuul...“ - „2026. aasta 2. kvartal...“

3. Jätkaküsimustega samas vestluses - Pärast vastuse saamist jätkake sügavamate küsimustega, ilma et peaksite konteksti uuesti mainima

4. Paluge võrdlusi - „Võrdle selle kuu käivet eelmise kuuga“ - „Milline kanal on tõhusam: Facebook või Google?“

5. Paluge tehisintellektil luua fail, kui vajate andmete väljavõtet - Selle asemel, et kopeerida loendit vestlusest, öelge: „Ekspordi need tulemused Exceli faili“

6. Lisage analüüsiküsimustele „joonista graafik“ - „Analüüsi juhtide jaotumist allikate järgi, joonista sektordiagramm“

7. Juriidiliste dokumentide puhul alustage lihtsalt – tehisintellekt küsib puuduvat teavet - Sisestage lihtsalt „Koosta tööleping“, tehisintellekt küsib ise iga teabe kohta

8. Ühendage Google Drive enne faili kohta küsimist - Seaded → Integratsioonid → Google Drive → Ühenda

Mida mitte teha

1. Liiga üldised küsimused - „Näita mulle kõiki andmeid“ - „Koosta aruanne“

2. Küsida andmete kohta, mida süsteemis pole - Tehisintellekt saab vastata ainult GTG CRM-i sisestatud andmete (või Google Drive'i failide, kui see on ühendatud) põhjal

3. Oodata, et tehisintellekt teaks GTG CRM-ist väljaspool olevat teavet - Tehisintellektil pole üldist turuandmetele juurdepääsu, välja arvatud juhul, kui olete selle teabe oma Drive'i salvestanud

4. Paluda keerukat juriidilist dokumenti, kuid mitte vastata tehisintellekti küsimustele - Tehisintellekt vajab õige dokumendi koostamiseks piisavalt teavet (nimi, kuupäev, summa, osapooled...). Vastake kõigile tehisintellekti küsimustele täielikult

Kokkuvõte

AI Biz Assistant aitab teil:

• Päringud andmete kohta loomulikus keeles

• Teabe koondamine mitmest GTG CRM moodulist

• Saage ülevaateid, graafikuid ja tegevussoovitusi

• Säästke aega aruannete vaatamisel

• Tehke andmepõhiseid otsuseid

• Looge automaatselt Exceli failid reaalsete andmete põhjal

• Looge professionaalseid PowerPointi esitlusi

• Koostage 24 Vietnami juriidilist dokumenti riiklike standardite kohaselt

• Lugege ja analüüsige Google Drive'i faile otse AI-lt

Märkus: AI Biz Assistant paraneb pidevalt. Kui AI ei suuda küsimusele vastata, andke tagasisidet, et GTG CRM meeskond saaks seda täiendada.