Juhend rahvusvaheliste elektrooniliste arvete väljastamiseks GTG CRM-is

Mida saate pärast seda juhendit teha

Valige väljastamise turg (rakendage kontosüsteem + maksud + valuuta) → kontrollige jaotises Ühendused väljastamisvõrku → (vajadusel) ühendage oma konto või token → looge rahvusvaheline arve vastavalt ostja riigi standarditele → väljastage ja saatke sobiva võrgu/värava kaudu → jälgige edastamise olekut ja laadige alla arve PDF-fail vastavalt mallile. Kõik ühes süsteemis, pole vaja eraldi arvestustarkvara igale riigile.

Ettevalmistused

1. Logige sisse GTG CRM-i, omage arveldamise haldamise (ERP) õigust. — Arvete loomiseks ja väljastamiseks.

2. Omage kontode haldamise (Manage Chart of Accounts) õigust. — Kontosüsteemi rakendamiseks vastavalt riigile 1. sammus.

3. Omage teie ettevõtte maksukohustust väljastamise turul (maksunumber / UEN / NIP…). — Kehtiv arve vajab õiget müüja maksukohustust.

4. (Ainult valitsusväravaga turud, nt Poola) Omage valitsusväravast saadud KSeF volitusmärki. — Arvete esitamiseks KSeF-i kaudu.

5. Väljastamise turg on valmisolekus. — Mõned turud on veel kasutuselevõtul — sel juhul saate salvestada mustandina, ametlik saatmine aktiveeritakse hiljem.

1. samm — Valige turg ja rakendage kontosüsteem

Minge jaotisse Raamatupidamine → Seadistus (Accounting → Setup).

Riigi valimise jaotises valige riik, kuhu arve väljastate — näiteks Singapur (või Poola, Jaapan, Malaisia…).

Klõpsake nuppu Rakenda (Apply), et luua kontosüsteem, seadistada raamatupidamisstandard, valuuta ja selle riigi maksustatistika.

✅ Oodatav tulemus: tööruum kuvab õiget raamatupidamisstandardit ja valuutat teie valitud riigist (näiteks Singapur: standard SFRS, valuuta SGD, maks GST 9%). Uus kontosüsteem ilmub kontode loendisse.

💡 Näpunäide: iga tööruum kasutab ühte riiki/raamatupidamisstandardit. Riigi muutmiseks peate kõigepealt tegema lähtestuse (Reset). Pärast kirje loomist lukustatakse kontosüsteem, et kaitsta raamatupidamist.

2. samm — Kontrollige väljastamise ühendust

Minge jaotisse Seadistus → Arved → Väljastamise ühendus (Settings → Invoicing → E-invoice Connection).

Vaadake jaotist Võrk (Network) ja Oleku (Status): — Turu Peppol puhul, mis töötab praegu GTG vaikvõrgus (Singapur, Jaapan, Malaisia, Holland, Rootsi ja Taani: olek on tavaliselt "Kasutatakse GTG vaikvõrku" — saate kohe väljastada, kontot pole vaja luua. Austraalia ja ülejäänud 11 EL-i riiki (sh Prantsusmaa, Itaalia, Hispaania) EI tööta veel vaikvõrgus — teie arved salvestatakse mustandina, kuni ühendus on valmis (vt allpool jaotist "Marsruut riigiti"). — Valitsusväravaga turgude puhul (nt Poola — KSeF): lehel kuvatakse sisestatavad väljad (maksunumber NIP + KSeF token) — KSeF ühendus EI tööta veel GTG CRM-is; need väljad kuvatakse, kui ühendus tööle hakkab, Poola arved salvestatakse praegu mustandina.

✅ Oodatav tulemus: näete selgelt, kas teie arve läbib GTG vaikvõrku või vajab eraldi konto/tokeni ühendust; ja nupp "Ühendage oma konto (Connect your own)" on valmis, kui soovite ise hallata.

3. samm — Ühendage oma konto või token (vajadusel)

Jätke see samm vahele, kui kasutate Peppol-turu jaoks GTG vaikvõrku. Tehke see samm, kui soovite väljastada oma konto alt (BYO) või kui turg nõuab ühendust (nt Poola — KSeF).

Klõpsake lehel Väljastamise ühendus nuppu Ühendage oma konto (Connect your own).

Sisesta turuinfo: - Peppol (BYO): Account ID + API Key (ja Base URL, kui see on olemas). - Poola (KSeF): Maksuhalduri kood (NIP) + KSeF Token (kleebi token valitsuse portaalist) — see ühendus EI OLE veel töökorras; siia kleepimine ei võimalda veel KSeF-i saata.

Vajuta Verify & Connect.

✅ Oodatud tulemus: süsteem valideerib võtme/tooni ühenduse loomisel. Kui see on õige, muutub olekuks "Connected — your own", kuvatakse maskeeritud identiteet (nt acct •••1580) ja ühenduse kuupäev, koos Disconnect nupuga. Kui võti on vale, kuvatakse kohe veateade ja seda ei salvestata.

ℹ️ Võtmed/tokenid salvestatakse krüpteeritult ja neid ei kuvata kunagi uuesti. Saate igal ajal valida Disconnect, et naasta GTG vaikimisi võrku.

Samm 4 — Rahvusvahelise arve loomine

Minge jaotisse ERP → Invoices → New Outgoing Invoice.

Peppoli turu jaoks kuvatakse vormil sinine riba teatega "Electronic invoice ready via GTG (Peppol) network — no separate account needed" (tarne-/vormi-/seerianumbrite väljad nagu Vietnami arvel puuduvad).

Sisesta ostja andmed, pööra tähelepanu väljale maksuhalduri kood, mis on automaatselt riigiti kohandatud — nt Singapuris on see "GST Reg No (UEN)". Sisesta kehtiv kood (nt 200912345A).

Vali/jäta valuuta turu järgi (nt SGD); kontrolli kuvatavat vahetuskurssi.

Lisa kaubarida, nt: Consulting services · Kogus 1 · Ühikuhind 1,000 · Maks 9%.

Vajuta Save as Draft.

✅ Oodatud tulemus: mustand arve luuakse, kuvades õiged maksud ja kogusumma (nt GST S$90.00, kokku S$1,090.00). Kui sisestad maksuhalduri koodi vales formaadis (nt 12345), ilmub kohe punane teade: "The GST Reg No (UEN) is not valid" ja salvestamine ei õnnestu.

Samm 5 — Arve väljastamine

Ava äsja loodud mustand arve.

Vajuta Issue Invoice.

Kinnitusaknas kontrolli andmeid uuesti ja vajuta Confirm.

✅ Oodatud tulemus: kuvatakse teade "Invoice issued successfully" (Arve väljastamine õnnestus) ja ekraan läheb tagasi jaotisse E-Invoice Management. Arve saadetakse sobivasse võrku/portaalisse ja saadakse edastuskood.

ℹ️ Poola KSeF-i ühendus ei ole GTG CRM-is veel töökorras, seega see samm ei kehti Poola kohta — Poola arved salvestatakse praegu mustandina, kuni ühendus on valmis.

Samm 6 — Edastuse oleku jälgimine & PDF allalaadimine

Jaotises E-Invoice Management ava äsja väljastatud arve.

Vaata arve tegevuste logi (Activity) — märgised saadetud → tarnitud/aktsepteeritud → (kui on) tagasi lükatud koos põhjustega võrgus.

Vajuta Download PDF, et saada arve malli järgi.

✅ Oodatud tulemus: tegevuste logi kuvab arve edastuse olekut (nt saadetud läbi Peppoli, seejärel tarnitud/aktsepteeritud). Allalaetud PDF-failil on õige dokumendi pealkiri, maksusildid ja turu valuuta.

ℹ️ Mõned turud, mis on veel kasutusele võtmisel, ei pruugi ametlikku saatmist veel toetada või ei pruugi edastuse olekuid täielikult kuvada — sel juhul saate arveid siiski luua ja mustandina salvestada; olekud kuvatakse täielikult, kui turg on valmis.

Kiirjuhend oodatavatele tulemustele

Vali riik jaotises Raamatupidamine → Seadistus — Rakendage selle riigi õiged raamatupidamisstandardid, valuuta ja maksud (nt Singapur: SFRS, SGD, GST 9%)

Avage Väljaandmise ühenduste leht — Näete väljaandmisvõrku + olekut („Kasutatakse GTG vaikemärki” või sisestatav väli)

Konto/tooni autentimine ja ühendamine — „Ühendatud — teie konto”, kuvatakse maskeeritud identiteet + nupp Katkesta ühendus

Sisestage vale maksumärgistuse number — Väli kuvab punaselt „The … is not valid”, ei luba salvestada

Salvestage arve mustand — Arve mustand koos õige maksu ja turu kogusummaga

Väljastage arve — „Invoice issued successfully” + suunab tagasi e-arvete haldamise loendisse

Avage väljastatud arve — Tegevuslogi kuvab edastamise olekut; PDF-i allalaadimisnupp on aktiivne

Märkused

Load: arve väljastamiseks ja konto süsteemi riigi järgi rakendamiseks vajate volitusi arvete haldamine (ERP) ja konto süsteemi haldamine.

Üks tööruum = üks riik/raamatupidamisstandard. Riigi muutmiseks peate esmalt lähtestama; pärast kirjendite loomist on konto süsteem lukus.

GTG vaikemärk vs teie konto: aktiivsete Peppol turuväljade (Singapur, Jaapan, Malaisia, Holland, Rootsi ja Taani) puhul saate väljastada koheselt vaikemärki kasutades; oma konto ühendamine (BYO) on valikuline. Valitsusportaalide puhul nagu KSeF, peate enne väljastamist lisama tooni – KSeF ühendus GTG CRM-is EI OLE veel aktiivne.

Turupõhine ajakava: võimalused avanevad vastavalt turuväljadele. Töös olevatel turuväljadel on võimalik luua/salvestada mustandeid; ametlik saatmine aktiveeritakse, kui see on valmis.

Kui soovite arveid väljastada Vietnami sees, vaadake artiklit „Kuidas väljastada e-arveid GTG CRM-iga – täielik juhend” – see artikkel on ainult rahvusvaheliste / piiriüleste arvete jaoks.