Mida sa pärast selle juhendi järgimist teha saad?

Vaadake ülesannete loendeid kiiresti oleku/tähtaja värvi ja „Täna” tahvli järgi → looge ülesanne kontroll-loendi, algusaja, mitme arvustaja ja sidusrühmadega → lisage teegist faile ja sisestage sisemisi linke → jagage alamülesanneteks ja vaadake kumulatiivset edenemist → lingige ülesanded tehingute/tellimustega → kommenteerige ja mainige meeskonnakaaslasi (@mainimine) → täitke ülesanne → vaadake analüüsi vahekaarti ja jälgige tegevust 360 → lubage ülesannete automatiseerimine.

Pole veel funktsioonidega tuttav? Vaadake Task Management 2.0 eelvaadet.

Valmistu ette

1. Logige sisse GTG CRM-i, avage CRM-moodul → Ülesanded. — Siin saate ülesandeid luua ja hallata.

2. (Nõutav) Tehing/tellimus/arve on juba linkimiseks saadaval. — Seotud objektide linkimise funktsiooni kasutamiseks.

3. (Soovitatav) Tööruumis peaks olema paar meeskonnakaaslast. — Määrake arvustajad ja asjakohased inimesed ning mainige kommentaarides nimesid.

1. samm – ülesannete nimekirja kiire skannimine: oleku/tähtaja värv + vahekaart „Täna”

  1. Mine CRM-i → Ülesanded .
  2. Jälgige töövooge: igal staatusel on erinev värvitoon; tähtajale lähenevad ülesanded on kollase värviga, tähtajast üle olevad aga punase värviga.
  3. Lehe ülaosas näete tabelit „Täna“ : kiireks filtreerimiseks klõpsake rühmadel „Tähtaja ületanud / Täna tähtaeg / Varsti tähtaeg / Kõrge prioriteetsusega / Minu ülesanded“.

✅ Oodatav tulemus : loendis kuvatakse värve vastavalt olekule ja tähtajale; tabelis „Täna“ rühmale klõpsates filtreeritakse loend selle konkreetse rühma järgi.

Ülesannete loend, mis on värvitud staatuse/tähtaja ja tänase ajakava järgi
💡 Päeva prioriteetide järgi koostatud plaani saamiseks klõpsa nupul „AI-soovitus” (see funktsioon kasutab krediite).

2. samm – looge ülesanded kontroll-loendite, algusaegade, kinnitajate ja asjaosalistega.

  1. Uue töökoha loomiseks klõpsake.
  2. Sisestage pealkiri, kirjeldus, tähtaeg, prioriteet ja vastutav isik .
  3. Määrake algusaeg ja lisage vastavad inimesed (need, kes peavad ülesannet jälgima).
  4. Rollide osas määrake üks või mitu läbivaatajat ja aruandjat , kui protsess vajab kinnitamist/jälgimist.
  5. Lisage kontroll-loend sammudest, mida loomise protsessi käigus teha.

✅ Oodatav tulemus : Ülesanne luuakse koos kontroll-loendi, algusaja, läbivaatajate (mitu inimest) ja asjaomaste osapooltega, mis on täielikult kuvatud.

Ülesande loomise vorm sisaldab kontroll-loendit, algusaega, mitut läbivaatajat ja sidusrühmi.

3. samm – lisage failid teegist ja sisestage sisemised lingid

  1. Ava oma tööruumis jaotis Manused → vali vahekaart „Vali teegist” , et leida oma tööruumis juba olemasolevaid faile/pilte.
  2. Ava Lingid jaotis → vali "Lisa sisemine link" , et lisada oma tööruumi veebisait, maandumisleht või postitus.

✅ Oodatav tulemus : Teegi failid ja sisemised lingid lisatakse tööle ilma, et peaksite URL-e uuesti üles laadima või käsitsi kleepima.

Lisa teegist fail ja lisa tööle sisemised lingid.

4. samm – jagage see alamülesanneteks ja jälgige, kuidas edenemine automaatselt koguneb.

  1. Ava äsjaloodud ülesanne ja lisa alamülesanded – luua saab kuni kaks taset; igal alamülesandel on oma vastutaja, tähtaeg ja staatus.
  2. Täitke alamülesandeid järk-järgult.

✅ Oodatav tulemus : Põhiülesande edenemisriba akumuleerub automaatselt täidetud alamülesannete arvu põhjal – protsenti ei pea käsitsi sisestama.

Alamülesannete ja edenemisribaga ülesanded kogunevad automaatselt.

5. samm – ühenda ülesanne tehingu, toote, tellimuse või arvega

  1. Ava oma töös seotud objektide jaotis.
  2. Lisage vastav tehing / toode / tellimus / arve.

✅ Oodatav tulemus : Ülesanne kuvab lingitud objektid; sellest tehingust/tellimusest näete ka seotud ülesandeid.

6. samm — Kommenteeri ja maini (@maini) oma meeskonnakaaslasi

  1. Avage vahekaart „Töö kommentaarid“ ja sisestage oma kommentaar.
  2. Tippige @ ja seejärel valige meeskonnakaaslase nimi, keda soovite mainida ; postitage kommentaar.

✅ Oodatav tulemus : mainitud nimi kuvatakse sinisena ; mainitud isik saab rakenduses teate (ja e-kirja, kui e-posti meeldetuletuste automatiseerimine on lubatud – vt 10. samm).

Kommenteeri nimi sinisega esile tõstetud.

7. samm – ülesande täitmine

  1. Märgi ülesanne täidetuks.

✅ Oodatavad tulemused : Süsteem salvestab staatuse ja valmimisaja (mitte isiklike kellade põhjal), tagades järjepideva teabe võrdlemiseks ja aruandluseks.

8. samm – vaadake vahekaarti „Analüüs”: maht üksikisikute kaupa

  1. Avage menüüs Ülesanded vahekaart Analüüs .
  2. Vaadake ülevaatekaarte ja diagramme; klõpsake liikmel, et näha üksikasjalikku teavet selle inimese tegevuse kohta.

✅ Oodatavad tulemused : Analüütika vahekaart kuvab ülesannete koguarvu / pooleliolevaid ülesandeid / täidetud ülesandeid / tähtaja ületanud ülesandeid / täitmise määra + trendi ja mahu diagrammi üksikisikute kaupa .

Ülesannete analüüsi vahekaart koos töökoormusega inimeste kaupa ja täitmise trendidega.

9. samm – jälgige arenguid platvormil Activity 360

  1. Ava töökuulutuse vahekaart „ Tegevus 360“ .

✅ Oodatav tulemus : Lihtsalt loetav ajajoon, mis näitab kõike ülesande ümber toimunut (loodud, uuendatud, lõpule viidud, lingitud, kommenteeritud) – kes mida tegi ja millal.

Ülesande vahekaart „Tegevus 360” koos sündmuste ajajoonega.

10. samm – ülesannete automatiseerimise lubamine

  1. Avage menüüs Ülesanded vahekaart Automatiseerimine (või minge automatiseerimise hoidlasse , klastrisse Ülesanded).
  2. Luba sobivad stsenaariumid: märguanded uue ülesande määramisel , ülesande oleku muutmisel , ülesande lõpuleviimisel ja meilid kommentaarides mainimisel .

✅ Oodatav tulemus : Asjakohased teavitused saadetakse automaatselt; kui nime mainimise meilid on lubatud, saab @mainitav isik lisaks rakendusesisestele teavitustele ka muid meilisõnumeid.

Automatiseeritud skriptid lao automatiseerimise ülesannete jaoks.

Oodatavate tulemuste kiirotsingu tabel

Ava ülesannete loend – ülesanded on oleku/tähtaja järgi värvikoodiga tähistatud; vahekaart „Täna” koondab ülesanded, mis vajavad töötlemist.

Loo ülesanne + kontroll-leht + kinnitajad — Ülesanne kontroll-lehe, mitme kinnitaja, algusaja ja kaasatud inimestega

Manusta teegist / sisemistest linkidest – lisa faile ja sisemisi linke ilma URL-e üles laadimata/kleepimata.

Lisa alamülesandeid – Põhiülesannete edenemine koguneb automaatselt.

Lisa seotud objektid — tehingud/tooted/tellimused/arved, mis on lingitud mõlemas suunas

Kommentaar + @mainimine – nimi on sinisega esile tõstetud; meeldetuletuse saaja saab märguandeid (ja e-kirju, kui see on lubatud).

Ülesanne täidetud — Süsteemi poolt salvestatud täitmise aeg

Ava Analüüs vahekaart — Maht üksikisikute kaupa + lõpetatud trend

Ava Tegevus 360 — Ülesande edenemise ajajoon

Luba automatiseerimine — ülesande määramise/oleku muutmise/lõpetamise teavitused + meeldetuletused e-posti teel

Märkus

  • Alamülesanded toetavad maksimaalselt kahte taset – piisavalt, et need keeruliseks muutumata osadeks jagada.
  • Põhiülesande edenemine kogutakse automaatselt alamülesannete põhjal – muutke alamülesannete olekut, ärge muutke käsitsi põhiülesande protsenti.
  • Läbivaatajaks võib olla mitu inimest ; aruande koostaja jääb samaks.
  • E-posti saatmine mainimisel on kogu tööruumi jaoks sisse/välja lülitatav valik; rakendusesisesed märguanded saadetakse alati inimesele @mainitud.
  • Teegi manused toovad faile kogu tööruumist; sisemised lingid viitavad ainult avaldatud veebisaitidele/maandumislehtedele/artiklitele.
  • Automaatika saab teile endiselt ülesandeid luua/määrata nagu varemgi (näiteks kui tehing liigub uude faasi).