Agency marketing quản lý nhiều client cùng lúc — mỗi client cần email drip campaign, follow-up lead, nhắc nhở thanh toán, gửi báo cáo hàng tuần. Nếu làm thủ công, bạn sẽ cần một nhân viên chỉ để gửi email và tin nhắn. Với automation, máy làm thay — chính xác 100%, 24/7.
10 Workflow Agency Cần Thiết Lập
1. Nuôi Dưỡng Lead (Lead Nurturing)
Trigger: Lead mới từ landing page / Facebook Lead Ads
```
Lead mới (từ Facebook Ads → landing page → form)
↓ (ngay lập tức)
📧 Email 1: Chào mừng + Tài liệu miễn phí
↓ (2 ngày)
📧 Email 2: Case study ngành tương tự
↓ (4 ngày)
📧 Email 3: So sánh giải pháp
↓ (7 ngày)
📧 Email 4: "Đặt lịch tư vấn miễn phí"
↓ (nếu không phản hồi sau 14 ngày)
⚡ Tạo task cho sale: "Gọi điện theo dõi"
```
2. Chào Đón Client Mới
Trigger: Client ký hợp đồng (deal won trong CRM)
```
Deal "Won"
↓ (ngay lập tức)
📧 Email: Chào mừng client mới + Checklist onboarding
↓ (1 ngày)
⚡ Tạo workspace riêng cho client
↓ (2 ngày)
📧 Email: Hướng dẫn truy cập dashboard
↓ (7 ngày)
📧 Email: "Tuần đầu tiên — Mọi thứ ổn chứ?"
```
3. Nhắc Nhở Lịch Hẹn
Trigger: Lịch hẹn được tạo
```
Lịch hẹn tạo
↓ (trước 24h)
📧 Email + 💬 Zalo: Nhắc lịch hẹn
↓ (trước 1h)
💬 Zalo: "Hẹn gặp trong 1 giờ nữa — link Zoom: ..."
↓ (sau cuộc hẹn)
📧 Email: Ghi chúp cuộc hẹn + Các bước cần thực hiện
```
4. Tự Động Hóa Báo Cáo Hàng Tháng
Trigger: Ngày 1 mỗi tháng
```
Ngày 1 hàng tháng
↓
📊 Tự động tạo báo cáo tháng trước
↓
📧 Gửi email cho client: "Báo cáo tháng X được đính kèm"
↓
⚡ Tạo task: "Xem lại báo cáo với đội ngũ"
```
5. Phục Hồi Giỏ Hàng Bị Bỏ Quên (Dành cho Client E-commerce)
Trigger: Khách thêm vào giỏ hàng nhưng không thanh toán
```
Giỏ hàng bị bỏ (30 phút)
↓
📧 Email: "Bạn quên gì trong giỏ hàng?"
↓ (nếu không mua sau 4 giờ)
📧 Email: "Ưu đãi 10% — Hoàn tất đơn hàng ngay"
↓ (nếu không mua sau 24 giờ)
💬 Zalo: "Sản phẩm X sắp hết hàng!"
```
6. Lịch Nội Dung Mạng Xã Hội
Trigger: Lịch đăng bài hàng tuần
```
Mỗi thứ 2, 4, 6
↓
🤖 AI tạo bản nháp nội dung
↓
⚡ Tạo task: "Xem lại & phê duyệt nội dung"
↓ (khi được phê duyệt)
📱 Tự động đăng bài lên Facebook + Instagram
```
7. Thu Thập Phản Hồi Khách Hàng
Trigger: Sau khi hoàn thành dịch vụ / dự án
```
Dự án hoàn thành
↓ (sau 2 ngày)
📧 Email: "Đánh giá dịch vụ của chúng tôi" + Link khảo sát
↓ (nếu điểm đánh giá > 4 sao)
📧 Email: "Cảm ơn! Mời viết đánh giá trên Google"
↓ (nếu điểm đánh giá < 3 sao)
⚡ Cảnh báo: Thông báo cho quản lý xử lý
```
8. Nhắc Nhở Thanh Toán Hóa Đơn
Trigger: Hóa đơn được tạo / đến hạn
```
Hóa đơn tạo
↓ (ngay lập tức)
📧 Email: Gửi hóa đơn cho client
↓ (trước 3 ngày đến hạn)
📧 Email: "Nhắc nhở: Hóa đơn #X đến hạn ngày Y"
↓ (ngày đến hạn, nếu chưa thanh toán)
💬 Zalo: "Hóa đơn #X đã đến hạn — Vui lòng thanh toán"
↓ (quá hạn 7 ngày)
⚡ Cảnh báo: Thông báo cho quản lý tài khoản
```
9. Bán Thêm / Bán Chéo
Trigger: Client hoàn thành dự án + kết quả tốt
```
Dự án hoàn thành + KPI đạt
↓ (sau 7 ngày)
📧 Email: "Kết quả tuyệt vời! Muốn mở rộng quy mô?"
↓ (gợi ý)
📧 Email: Gói dịch vụ nâng cao / dịch vụ bổ sung
↓ (nếu quan tâm)
⚡ Tạo deal mới trong CRM
```
10. Khôi Phục Client Cũ
Trigger: Client hết hợp đồng > 30 ngày
```
Hợp đồng hết hạn > 30 ngày
↓
📧 Email: "Chúng tôi có gì mới — Cập nhật cho bạn"
↓ (7 ngày)
📧 Email: Ưu đãi đặc biệt cho "client quay lại"
↓ (14 ngày, nếu không phản hồi)
⚡ Tạo task: "Quản lý tài khoản gọi điện"
```
Cách Thiết Lập Trên GTG CRM
Trình xây dựng automation của GTG CRM cho phép tạo workflow bằng công cụ trực quan:
- Chọn Trigger: Liên hệ mới, Thay đổi Deal, Thời gian, Sự kiện tùy chỉnh
- Kéo thả Các Tác Vụ: Gửi Email, Gửi Zalo, Chờ, Nếu/Thì, Tạo Task
- Cá nhân hóa: Sử dụng các thẻ hợp nhất ({tên}, {công_ty}, {sản_phẩm})
- Kiểm tra: Chạy thử với một liên hệ
- Kích hoạt: Workflow hoạt động 24/7
Các Gói Đề Xuất Cho Agency
| Gói | Giá | Số lượng workflow | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| Cơ Bản | 199,000đ/tháng | 3 workflows | Freelancer |
| Khởi Đầu | 449,000đ/tháng | 10 workflows | Agency nhỏ |
| Tăng Trưởng | 639,000đ/tháng | Không giới hạn | Agency trung bình |
| Chuyên Nghiệp | 1,029,000đ/tháng | Không giới hạn + nâng cao | Agency lớn |
Kết luận
Automation giúp agency giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công như gửi email, nhắc lịch hay theo dõi khách hàng. Khi các workflow được thiết lập đúng, nhiều quy trình marketing và chăm sóc khách hàng có thể vận hành tự động 24/7. Với GTG CRM, agency có thể xây dựng các workflow này ngay trong một hệ thống duy nhất, giúp quản lý leads, khách hàng và chiến dịch hiệu quả hơn mà không cần thêm nhiều công cụ riêng lẻ.
Bắt Đầu Miễn Phí
36,888 credits → thiết lập 3 workflow đầu tiên → xem kết quả trong tuần đầu.
