Sagedat levinud vead käsitsi tellimuste haldamisel

Äri algusjärgus haldab paljud müüjad tellimusi käsitsi vihikut, Exceli või telefonimärkmetega. See meetod on vastuvõetav, kui päevas on vaid paar tellimust, müük toimub ühel kanalil ja vahetusi või tagasimakseid peaaegu pole.

Kuid kui tellimuste arv kasvab, müük toimub mitmel kanalil samaaegselt või hakkab esinema COD-tarneid, kaubasaatmisi, rahade laekumise kontrolli, muutub käsitsi tellimuste haldamine kiiresti suurimaks takistuseks operatsioonides.

Mitte vähesed müüjad satuvad olukorda, kus tellimusi on palju, käive kasvab, kuid mida rohkem nad müüvad, seda rohkem tekib segadust, nad ei tea täpselt, kas nad teenivad või kaotavad.

Siin on kõige levinumad vead.

Tellimuste lahtine salvestamine, puudub keskne andmebaas

Väga levinud viga on see, et iga müügikanal salvestatakse erinevalt. Shopee tellimused on rakenduses, Facebooki tellimused sõnumites, Zalo tellimused vihikusse, veebisaidi tellimused aga e-kirjades.

Kui pole ühtset kohta, kus kõiki tellimusi koondada, siis müüjal on peaaegu võimatu:

• Teada saada päevas olevate tellimuste koguarvu
• Kiiresti kontrollida iga tellimuse olekut
• Probleemi ilmnemisel vanu tellimusi üle kontrollida

Pikas perspektiivis muudab laiali olevad andmed haldamise sõltuvaks mälust ja tunnetusest.

GTG CRM abil kogutakse kõik tellimused mitmest kanalist: kaubandusplatvormidelt, veebisaitidelt, käsitsi sisestatud tellimused jne ühele juhtpaneelile, mis võimaldab müüjal koheselt tervikpilti näha, ilma et oleks vaja avada mitut erinevat rakendust või faili.

Tellimuste kerge mahajätmine või topeltarvestamine

Käsitsi haldamisel esineb sageli olukordi:

• Tarne on tehtud, kuid unustati uuendada
• Tellimust on juba töödeldud, kuid ei mäleta, mis viib uuesti tegemiseni
• COD-tellimuse puhul pole selge, kas raha on laekunud või mitte

Need vead võivad esialgu tunduda väikesed, kuid aja jooksul kuhjudes põhjustavad need käibe erinevusi, rahalisi kaotusi või vaidlusi transpordifirmadega.

Kui tellimusi hallatakse keskselt GTG CRM-is, on igal tellimusel selge olek. Müüja teab täpselt, millised tellimused on töös, millised on lõpetatud, millised vajavad kontrollimist, mis vähendab oluliselt käsitsi tegevusest tulenevaid veariske.

Tellimuse elutsükli jälgimata jätmine

Tegelikult ei lõpe tellimus lihtsalt selle loomisega. See läbib mitmeid etappe: kinnitus, pakkimine, saatmine, edukas tarne, tagastus või tühistamine.

Käsitsi haldamisel salvestatakse sageli ainult lõpptulemus, jättes vahepealsed etapid tähelepanuta. See tähendab, et müüja ei tea, millises etapis probleem tekib: pakkimine on aeglane, saatmine hilineb või tagastuste määr on kõrge.

GTG CRM-iga on igal tellimusel selge elutsükkel, mis aitab müüjal protsessi kitsaskohti märgata ja neid korrigeerida, selle asemel, et probleeme lahendada alles siis, kui on liiga hilja.

Tellimused laost eraldatud, mida rohkem müüd, seda suurem erinevus

Üks äärmiselt ohtlik viga on tellimuste eraldatus laost. Müüjad kontrollivad laoseisu vaid tunnetuse järgi või uuendavad laoseisu alles pärast müüki.

Tavaliselt ilmnevad järgmised tagajärjed:

• Müük ületab laoseisu
• Puuduvate kaupade tarnimine
• Kuu lõpus ei vasta tegelik laoseis paberil olevaga

GTG CRM seostab tellimused otse laoga, aidates laoseisu uuendada iga tellimuse tekkimisel. See on eriti oluline mitmekanaliliste müüjate puhul, kus laoseisu väike erinevus ühel kanalil võib põhjustada hulgaliselt probleeme.

Kulude kontrollimata jätmine iga tellimuse kohta

Paljud müüjad vaatavad ainult müügihinda, jätmata arvesse iga tellimusega seotud kulusid: saatmiskulud, platvormitasud, tagastused, pakkimiskulud, allahindlused.

Ilma tellimuspõhiste kuludeta andmeteta on müüjatel lihtne sattuda olukorda:

• Käive kasvab, kuid alles jääv raha mitte
• Ei tea, millised tellimused on kasumlikud, millised kahjumlikud
• Tehakse otsuseid tunnetuse põhjal

Kui tellimusi hallatakse korralikult GTG CRM-is, salvestatakse tellimuste, kulude ja käibe andmed ühtselt, luues aluse müüjale oma äritegevuse tulemuslikkuse õigeks mõistmiseks.

Poepidaja on operatsioonidesse kinni jäänud, arenguks pole aega

Käsitsi haldamine sunnib poepidajat isiklikult iga tellimust kontrollima, iga summat võrdlema, iga väikest viga parandama. Aeg, mis peaks olema mõeldud turunduseks, toote täiustamiseks või müügikanalite laiendamiseks, neelatakse aga ära korduvate tööde alla.

See on selge märk sellest, et operatsioonimudel on jõudnud oma piirini.

GTG CRM automatiseerib suure osa tellimuste haldamise toimingutest, et müüjad saaksid vabaneda käsitsi töötamisest ja keskenduda kasvule aitavatele tegevustele.

Järeldus

Käsitsi tellimuste haldamine pole alguses vale, kuid see ei saa olla pikaajaline lahendus, kui äri on juba käima läinud.

Vead, nagu tellimuste mahajätmine, laoseisu erinevused, kulude kontrollimata jätmine või andmete segadus, ei tulene sellest, et müüjad ei tee piisavalt hästi, vaid sobiva juhtimissüsteemi puudumisest.

See on põhjus, miks paljud veebimüüjad valivad GTG CRM-i kui kesksuse tellimuste haldamise platvormi, kus tellimused, laoseis, tarne, arved ja rahavoog on ühendatud ühes süsteemis. Kui andmed on algusest peale standardiseeritud, mitte ainult ei vähenda müüjaid riske, vaid nad saavad ka piisava aluse oma äri jätkusuutlikuks laiendamiseks.