Automaatne arvete haldamine ja toodete haldamine ettevõtetele GTG CRM-iga

Äritegevuses on arvete ja toodete haldamine kaks peamist tegurit, mis määravad töö efektiivsuse ja seadusandluse järgimise. Automaatiseerimislahenduste olulisuse mõistmiseks peame üksikasjalikult analüüsima iga kliendigrupi vajadusi.

Nõudmiste Analüüs Kliendigruppide Kaupa

1. Kodumajapidamisettevõtted (Household Business)

Olulised juriidilised tunnused

Valitsuse dekreedi 01/2021 kohaselt on kodumajapidamisettevõtetel järgmised eripärad:

• Piiramatu vastutus: Ettevõtte omanik vastutab äritegevuse eest kogu oma isikliku varaga
• Puudub juriidiline staatus: Tegutseb üksikisiku nimel, mitte iseseisva juriidilise isikuna
• Koguseline piirang: Iga üksikisik/pere saab registreerida ainult ühe kodumajapidamisettevõtte
• Ühendatud finantsjuhtimine: Kõik isiklikelt ja ärilistelt kontodelt saadud tulud loetakse kodumajapidamisettevõtte tuluks

Finantsjuhtimise väljakutsed

Kodumajapidamisettevõtted seisavad sageli silmitsi raskustega:

1. Raskused isiklike ja äriliste tulude lahus hoidmisel: Kõiki kontosid peetakse kodumajapidamisettevõtte tuluallikateks
2. Kahekordne maksustamismeetod: Kohaldatakse nii deklareerimismeetodit kui ka kindlaksmääratud meetodit vastavalt eeskirjadele
3. Kontode eraldamise nõue: Otsus 3389 soovitab äriliste tegevuste jaoks avada eraldi konto
4. Sisendite arvete haldamine: Täpse maksude deklareerimise jaoks tuleb säilitada kõik kuludokumendid

Spetsiifilised vajadused

• Lihtne ja kasutajasõbralik toodete haldamise lahendus omanikele, kellel puuduvad sügavad raamatupidamisalased teadmised
• Sisendite (kulude) arvete automaatne kogumine ja liigitus erinevatest allikatest
• Lihtsad finantsaruanded, mis aitavad jälgida igakuist tulu/kulusid
• Kiire arvete väljastamine jaemüüjatele

2. Väikesed ja Keskmised Ettevõtted (VKE)

Tegevuslikud tunnused

• Juriidiline staatus: Vastutab piiratud ulatuses osakapitali piires
• Personalikogus: 5–50 töötajat, vajab selget volituste jagamist
• Mitmed müügikanalid: Veebis, võrguühenduseta, esindajad, turustajad
• Raamatupidamise süsteem: On spetsiaalne raamatupidamisosakond

Juhtimisväljakutsed

1. Suur arvete maht: Sada sisend-/väljundarvet kuus
2. Mitmekülgne toodete haldamine: Paljud tooteüksused (SKU-d), tarnijad, ühikud
3. Keerukad maksudeklaratsioonid: Käibemaks (sisend/väljund), ettevõtte tulumaksu arvestus
4. Süsteemi integratsioon: Vajab ühendust raamatupidamistarkvaraga (MISA, MISA AMIS...)
5. Jälgitavus: Kauba, kõlblikkusaegade, päritolu haldamine

3. Suured Ettevõtted & Kontsernid

Tegevuslikud tunnused

• Suur kogus: Üle 100 töötaja, mitu harukontorit, tütarettevõtet
• Mitme valdkonna tegevus: Tegutseb mitmes erinevas valdkonnas
• ERP süsteem: On olemas terviklik haldussüsteem (SAP, Oracle...)
• Keerukad protsessid: Mitmetasandiline volituste jagamine, ranged heakskiiduprotsessid

Tutvustus GTG CRM lahendusele

Pärast iga kliendigrupi vajaduste üksikasjalikku analüüsi pakub GTG CRM terviklikku lahendust **kahe peamise funktsiooniga**:

Automaatne elektrooniliste arvete väljastamine

Otsene ühendus usaldusväärsete tarnijatega

GTG CRM on sügavalt integreeritud Vietnami kahe juhtiva elektrooniliste arvete tarnijaga:

Automaatne arvete väljastamise protsess

1. samm: Ühekordne ühenduse seadistamine

• Logige sisse GTG CRM → Seaded → E-arve
• Valige tarnija (S-Invoice või MISA)
• Sisestage autentimisteave (API võti, kasutajanimi/parool)
• Süsteem kontrollib automaatselt ühendust ja sünkroonib arve mallid

2. samm: Arve loomine 3 minutiga

1. Valige tellimuselt "Loo uus arve" või looge käsitsi
2. Täitke ostja andmed: Ettevõtte/isiku nimi, Maksumu number (kui on ettevõte), Aadress, Arve saamiseks e-posti aadress
3. Lisage tooted/teenused: Otsige saadaolevast tootekategooriast, Sisestage kogus,ühiku hind täidetakse automaatselt hinnakirjast, Valige käibemaksumäär (0%, 5%, 8%, 10%), Rakendage allahindlust, kui on

3. samm: Eelvaade ja väljastamine

• Vaadake arve PDF-vormingus eelvaadet enne ametlikku väljastamist
• Kontrollige ostja andmeid, tooteid, kogusummat
• Vajutage "Väljasta arve" → Süsteem teeb automaatselt: Saadab päringu S-Invoice'ile/MISAle, Saavad arve numbri ja digitaalse allkirja, Saadab kliendile arve PDF-vormingus e-posti teel, Salvestab GTG CRM-i

Asendusarvete töötlemine

Kui väljastatud arvet on vaja muuta (klient tagastab kauba, vale kogus/hind...):

1. Otsige originaalarve loendist
2. Valige "Loo asendusarve"
3. Muutke vajalikke andmeid
4. Süsteem teeb automaatselt: Tühistab vana arve vastavalt eeskirjadele, Väljastab uue arve märkusega "Asendab arve nr...", Lingib kaks arvet omavahel, et neid oleks võimalik otsida

Professionaalne tootemajandus

Mitmetasandiline tootemajanduse struktuur

Hierarhiline tootemajandus

• Looge piiramatu tasemega peamisi ja alamtaseme kategooriaid
• Näide: Elektroonika → Telefonid → Samsung → Galaxy S Series
• Lihtne otsida ja filtreerida kategooria järgi

Üksikasjalikud tooteteave

• Automaatne või kohandatav SKU-kood
• Toote nimi (vietnami + inglise keel)
• Üksikasjalik kirjeldus, mitmekesised pildid
• Põhiühik ja teisendatud ühik
• Ostuhind, müügihind (hinda saab määrata kanali järgi)
• Rakendatav käibemaksumäär (0%, 5%, 8%, 10%)

Variatsiooni haldamine (Variants)

• Atribuudid: Värvus, suurus, maht...
• Igal variandil on oma SKU, oma hind
• Haldab laoseisu iga variandi kohta

Logistika integreerimine

• Reaalajas laoseisu jälgimine
• Teavitused otsa saava või aeguvate toodete kohta
• Partii kohta sisse-/välja-/laoseisu haldamine

Automaatne sissetulevate arvete kogumise funktsioon

See on **ainulaadne** funktsioon, mis säästab raamatupidajate aega kümneid tunde kuus.

Kuidas see töötab

1. samm: Ettevõtte e-posti ühendamine

• Minge Seaded → E-posti integreerimine
• Sisestage arvete saamiseks e-posti teave (Gmail, Outlook...)
• Andke juurdepääsuluba (kasutab turvalist OAuth 2.0)

2. samm: Automaatse kogumise lubamine

• Valige "Automaatne sissetulevate arvete kogumine"
• Süsteem skannib e-posti regulaarselt (iga tund või iga päev)
• Tuvastab automaatselt populaarsete tarnijate arve PDF-failid

3. samm: Automaatne teabe eraldamine

GTG CRM kasutab arve lugemiseks ja eraldamiseks AI OCR-i:

• Tarnija nimi, maksumu number
• Arve number, väljastamise kuupäev
• Toodete/teenuste loetelu
• Summa enne makse, käibemaks, kogusumma

4. samm: Kinnitamine ja salvestamine

• Raamatupidaja kontrollib eraldatud teavet
• Vajadusel parandab (süsteem õpib ja parandab täpsust)
• Liigitab vastavasse kulukategooriasse
• Märgib "Maksnud" või "MataMata maksnud"

Praktilised eelised

Praktilised kasutusstsenaariumid

Stsenaarium 1: Veebipõhine moeäri

Taust: Mai Mai juhib veebipõhist riideäri, millel on 200 tellimust kuus, importides kaupu 5 tarnijalt.

Varasemad probleemid:

• Peab ise käsitsi arveid tegema või kasutama Excelit
• Ei suuda jälgida sissetulevaid arveid
• Maksuhaldurile deklareerimine võtab kuu lõpus terve päeva

Pärast GTG CRM-i kasutamist:

1. Tootehaldus: Sisestab 50 riidemudelit värvi/suuruse variatsioonidega → Saab 200 SKU-d
2. Automaatne arve väljastamine: Kui klient tellib → Automaatselt genereeritakse arve → Saadetakse kliendile e-posti teel
3. Sissetulevate arvete kogumine: Tarnijatelt arveid saavad e-kirjad → Süsteemi automaatselt
4. Maksudeklaratsioonid: Kuu lõpus genereerib sisene/väline maksudeklaratsiooni aruande 10 minutiga

Tulemus: Säästab 15 tundi kuus, müügitulu kasvab 30% tänu sellele, et keskendutakse müügile, mitte administratiivsele tööle.

Stsenaarium 2: Meditsiiniseadmete turustusettevõte

Taust: Ettevõttel on 20 töötajat, 500 toodet, 1000 arvet kuus.

Varasemad probleemid:

• Kasutas MISA Accountingut, kuid pidi andmeid sisestama kaks korda (eraldi CRM + eraldi MISA)
• Müügiinimesed ei teadnud, kas kaup on laos või mitte
• Arvete väljastamine MISA kaudu võttis aega 5 minutit arve kohta

Pärast GTG CRM-i kasutamist:

1. MISA integratsioon: GTG CRM ↔ MISA kahepoolne sünkroonimine
2. Laoseisu haldus: Töötajad näevad CRM-is reaalajas laoseisu
3. Arvete väljastamine 1 klõpsuga: Tellimusest → Arve väljastamine → Automaatselt MISA-sse
4. Müügiaruanded: Tegevjuht näeb aruandeid toodete, piirkondade, töötajate kaupa

Tulemus: Vähendab administratiivset aega 50%, suurendab müügitöötajate tõhusust 25%.

Kogunenud eelised

Tõhususe suurendamine

• Säästab 10-20 tundi kuus administratiivse töö jaoks
• Arvete väljastamine 5 korda kiirem kui käsitsi
• Automatiseerib 80% sissetulevate arvete kogumise ja töötlemise protsessist

Kulude vähendamine

• Ei ole vaja eraldi osta arve väljastamise tarkvara
• Vähendab raamatupidamise personali tänu automatiseerimisele
• Väldib maksutrappe vigade või puuduvate arvete tõttu

Õigusaktide järgimine

• 100% kehtivaid arveid vastavalt Maksuameti eeskirjadele
• Täielik säilitamine e-arvetest 10 aastat
• Valmis igal ajal auditi jaoks

Olulised märkused

E-arvete kohta

1. Tuleb registreerida teenusepakkujaga (S-Invoice või MISA) enne kasutamist
2. Teenuse tasud: Umbes 500 000 - 1 000 000 VND/aasta sõltuvalt paketist
3. Välja antud arveid ei saa kustutada, saab luua ainult asendus-/muudatuse arveid
4. Stabiilne internetiühendus: Vajalik sünkroonimiseks teenusepakkujaga

Tootehalduse kohta

1. Standardige andmed enne importimist (SKU kood, toote nimi, ühik)
2. Teostage perioodilisi inventuure, et tagada varude täpsus
3. Määrake kasutajaõigused, et vältida suvalisi muudatusi hindades/toodetes
4. Teostage perioodilisi andmete varukoopiaid (GTG CRM teeb automaatset varundust iga päev)

Automaatse arve kogumise kohta

1. OCR-i täpsus: ~95-98%, vajab siiski käsitsi kontrollimist
2. Toetab ainult standardset PDF-vormingut (pildid tuleb teisendada)
3. Ettevõtte e-post: Arvete vastuvõtmiseks kasutage eraldi e-posti aadressi, et vältida segadust isikliku e-postiga

Järeldus

GTG CRM pakub terviklikku ja automatiseeritud lahendust arvete ja toodete haldamiseks, sobides igas suuruses ettevõtetele alates väikeettevõtetest kuni suurkorporatsioonideni.

• Automaatne arvete väljastamine, mis on otse ühendatud S-Invoice & MISA-ga
• Automaatne sissetulevate arvete kogumine e-posti teel
• Professionaalne toodete haldamine variantide ja varudega
• Reaalajas aruanded tulude, kulude ja kasumi kohta
• 100% vastavus Vietnami seadusandlusele

Kogemuse saamiseks juba täna, et vabastada aega ja keskenduda ettevõtte arendamisele!