Üksikettevõtjate e-arvete eeskirjad

Alates 01.07.2022 on vastavalt dekreedile 123/2020/ND-CP ja ringkirjale 78/2021/TT-BTC kohustatud majapidamised ja äriregistrisse kantud ettevõtted, kes kasutavad maksukavandi meetodit, üle minema e-arvetele. See ei ole mitte ainult juriidiline nõue, vaid ka oluline samm ettevõtluse moderniseerimisel.

Selleks, et tagada nõuetekohane järgimine ja vältida juriidilisi riske, peavad ettevõtte omanikud tundma e-arvete koostamise, kasutamise ja haldamisega seotud reegleid. Käesolev artikkel selgitab olulisi punkte, mis aitavad teil arveldamist täpselt ja tõhusalt korraldada.

E-arvete mõiste

Dekreedi 123/2020/ND-CP artikli 3 kohaselt mõistetakse e-arvena elektroonilisel kujul olevat tõendit, mille müüja on loonud teenuste või kaupade müügiks elektrooniliste vahendite kaudu, et registreerida äritehingute teave vastavalt raamatupidamis- ja maksuseaduste sätetele. Arvet saab luua kassasüsteemist, mis on otse ühendatud maksuameti süsteemiga.

E-arveid on kahte peamist tüüpi. Esimene tüüp on maksuameti poolt väljastatud arve, millele on enne ostjale saatmist lisatud kood. See kood sisaldab ainulaadset tehingunumbrit ja müüja teabel põhinevat krüptitud märguannet. Teine tüüp on maksuametita arve, mille organisatsioon loob ise ja saadab otse kliendile ilma maksuameti eelneva kinnituseta.

Kolm olukorda, kus e-arvete kasutamine on kohustuslik

Vastavalt ringkirjale 78/2021/TT-BTC peavad majapidamised ja äriregistrisse kantud ettevõtted kasutama e-arveid kolmel konkreetsel juhul.

Esimene juhtum puudutab majapidamisi ja äriregistrisse kantud ettevõtteid, kes maksavad maksu kavandi meetodil. Need on rühmad, kellel on kohustus kasutada oma äritegevuses pidevalt e-arveid.

Teine juhtum puudutab majapidamisi, kes maksavad maksu fikseeritud meetodil. Kui tekib vajadus arve väljastamiseks, väljastab maksuamet neile koodiga e-arve iga tehingu kohta.

Kolmas juhtum on mõeldud majapidamistele, kes deklareerivad maksu iga tehingu kohta. Sarnaselt teisele rühmale väljastab maksuamet neile vajadusel üksikuid e-arveid iga konkreetse tehingu kohta.

E-arvete kasutamisel tähelepanekud

Isikud, kellele väljastatakse e-arveid iga tehingu kohta

Majapidamisi, kes maksavad fikseeritud maksu, toetab maksuamet koodiga arvete väljastamisel iga kord, kui tekib vajadus. Samuti kuuluvad nende hulka isikud, kes ei tegutse regulaarselt ja kellel puudub püsiv tegevuskoht ning kes maksavad maksu iga tehingu kohta.

Lisaks väljastatakse ka teatud erijuhul arveid iga tehingu kohta. Näiteks majapidamised, kes on tegevuse lõpetanud, kuid pole veel maksukoodi lõpetamise protseduure lõpetanud, võivad saada arveid varade likvideerimiseks. Samuti saavad tuge majapidamised, kes on ajutiselt tegevuse peatanud, kuid peavad täitma juba sõlmitud lepingud. Samuti kuuluvad siia ka juhud, kus käskkirjaga on keelatud e-arvete kasutamine.

E-arveteenuste tasuta kasutamine

Dekreedi 123/2020/ND-CP artikli 14 lõike 1 kohaselt on väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted, ühistud, majapidamised ja äriregistrisse kantud ettevõtted, kes tegutsevad raskete või eriti raskete sotsiaal-majanduslike tingimustega piirkondades, vabastatud koodiga e-arveteenuste tasu maksmisest 12 kuu jooksul alates kasutamise algusest. Soodustingimustega piirkondade nimekiri on sätestatud dekreedi 118/2015/ND-CP.

Isikud, kes ei kuulu tasuta kasutajate hulka, peavad tasuma teenuse eest vastavalt lepingule, mis on sõlmitud e-arve teenusepakkuja organisatsiooniga.

Olukorrad, kus e-arvete kasutamine tuleb lõpetada

Dekreedi 123/2020/ND-CP artikli 16 lõige 1 loetleb juhtumid, kus koodiga e-arvete kasutamine tuleb kohustuslikult lõpetada.

Kui ettevõtte üksus lõpetab oma maksukoodi kehtivuse või kui maksuteenistus tuvastab, et see ei tegutse registreeritud aadressil, peatatakse arvete kasutamine. Kui ettevõtte üksus teavitab ametiasutusi oma äritegevuse ajutisest peatamisest, peatatakse ka elektrooniliste arvete kasutamine.

Ka tõsised rikkumised toovad kaasa sarnased tagajärjed. Kui ettevõtte üksus kasutab arveid salakaubaveo, keelatud kaupade, võltsitud kaupade või intellektuaalomandi õigusi rikkuvate kaupade müügiks, avastavad ametiasutused selle ja teatavad maksuteenistusele, et seda menetleda. Ka põhjuseta arvete väljastamine raha omastamiseks on põhjus elektrooniliste arvete kasutamise peatamiseks.

Lisaks, kui maksuteenistus teatab arvete kasutamise peatamisest maksude sissenõudmise teostamiseks või kui äriregister nõuab tingimuslikult reguleeritud tegevuste ajutist peatamine ebapiisavate standardite tõttu, peab ettevõtte üksus samuti lõpetama elektrooniliste arvete kasutamise.

Milline maksuteenistus väljastab arveid iga kord?

Määrus 123/2020/ND-CP artikkel 13, lõige 2, punkt c, täpsustab arvete väljastamise taotluse esitamise koha.

Füüsilisest isikust ettevõtjate ja füüsilisest isikust ettevõtjate jaoks, kellel on püsiv tegevuskoht, esitatakse taotlus selle piirkonna maksuteenistuse filiaali, kus tegevus toimub. Vastupidi, füüsilisest isikust ettevõtjad ja füüsilised isikud, kellel ei ole püsivat tegevuskohta, esitavad taotluse oma elukohajärgses või registreeritud äriüksuses asuvasse maksuteenistuse filiaali.

Teekond üleminekuks fikseeritud maksustamise menetlusele

Alates 2026. aastast viib maksuteenistus läbi füüsilisest isikust ettevõtjate ülemineku fikseeritud maksustamise menetlusest deklareerimismenetlusele. See nõuab, et füüsilisest isikust ettevõtjad täidaksid kõiki ülesandeid, nagu raamatupidamise pidamine, elektrooniliste arvete koostamine ja esitamine, maksude deklareerimine ja tasumine veebis vastavalt eeskirjadele, selle asemel, et lihtsalt tasuda fikseeritud makse nagu varem.

Väikeste füüsilisest isikust ettevõtjate toetamiseks, et kohaneda uute eeskirjadega ilma, et nad peaksid palkama raamatupidajat või tegema keerukaid käsitsi töid, on välja töötatud mitmeid kõikehõlmavaid digitaalse ümberkujundamise lahendusi, mis integreerivad müügihaldusfunktsioonid, maksude deklareerimise, maksude tasumise, elektrooniliste arvete väljastamise ja raamatupidamise pidamise ühel platvormil.

Järeldus

Elektrooniliste arvete kasutamine on muutunud kohustuslikuks füüsilisest isikust ettevõtjatele ja füüsilisest isikust ettevõtjatele, kes maksavad makse deklareerimismenetluse alusel. Elektrooniliste arvete eeskirjade mõistmine, alates mõistest, kohaldamisalast kuni juhtumiteni, kus arveid võib väljastada ja juhtumiteni, kus nende kasutamine tuleb peatada, on hädavajalik, et kõik ettevõtte omanikud saaksid oma äritegevust läbipaistvalt ja seaduskuulekalt juhtida.

Eriti taaskasutamise käigus fikseeritud maksudest deklareerimismenetlusele muutub sobivate tööriistade omamine raamatupidamise pidamiseks, maksude deklareerimiseks ja elektrooniliste arvete väljastamiseks igal ajal olulisemaks kui kunagi varem. GTG CRM pakub integreeritud automaatse elektroonilise arve väljastamise funktsiooni, mis aitab füüsilisest isikust ettevõtjatel lihtsalt seaduslikke arveid väljastada, andmeid maksuteenistusele õigesti esitada ning toetab ka sisendiarvete kontrollimist ja vigade tuvastamist. Tänu sellele säästab ettevõtte omanik mitte ainult aega, vaid tagab ka raamatupidamise täpsuse ja täieliku vastavuse maksuteenistuse nõuetele.