Protsessi Tellimuse Standardiks Online Müüjale

Online-müügiäris on professionaalne tellimuste töötlemise protsess ettevõtte edu määravaks teguriks. GTG CRM pakub terviklikku tellimuste töötlemise protsessi, alates tellimuste vastuvõtmisest, laoseisu haldamisest, saatmisest kuni arvete väljastamise ja klienditeeninduseni – kõik on integreeritud ühte süsteemi.

GTG CRM-iga saate mitte ainult tellimusi hallata, vaid ka ühenduda suurimate e-kaubanduse platvormidega nagu Shopee, Lazada, TikTok Shop, sünkroonida tooteid ja laoseisu automaatselt, luua kiiresti tarneülesandeid ja väljastada kehtivaid e-arveid. See on terviklik lahendus, mis aitab ettevõtetel tõhusalt tegutseda, parandada kliendikogemust ja kasvada jätkusuutlikult.

Põhiomadused

• Automaatne konsultatsioon ja tellimuse kinnitus: AI Chatbot toetab klientidele vastamist ja tellimuste kinnitamist 24/7, vähendades personali töökoormust
• Tsentraliseeritud tellimuste haldamine: Kõik tellimused veebisaidilt, e-kaubanduse platvormidelt ja muudest kanalitest hallatakse ühes süsteemis
• Mitmikanaliline müügiühendus: Integreerimine Shopee, Lazada, TikTok Shopiga ja toodete, tellimuste kahepoolne sünkroonimine
• Nutikas laoseisu haldamine: Jälgib reaalajas laoseisu, uuendab automaatselt tellimuste saabumisel, toetab mitut ladu
• Saadetiste teenuste integratsioon: Loob tarneülesandeid otse saadetiste teenustega nagu Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, toetab COD-i
• E-arvete väljastamine: Ühendus S-Invoice (Viettel) ja MISA-ga kehtivate käibemaksuarvete väljastamiseks
• Tellimuse oleku jälgimine: Selge oleku värskendus alates New → Processing → Completed

Standardne Tellimuste Töötlemise Protsess

Etapp 1: Toodete ja Lao ettevalmistamine

Lao loomine ja haldamine

Esmalt peate süsteemi Laohaldus → Laod seadistama oma laod.

• Looge ladu järgmise teabega: Lao nimi, lao kood, aadress, vastutav isik
• Toetab mitut ladu: Peamine ladu, lisaladu, filiaaliladu
• Jälgib laoseisu eraldi iga laokoha kohta

Toodete loomine süsteemis

Uue toote loomiseks minge jaotisse Müük → Toodete haldamine.

Nõutav teave:

• Toote nimi, SKU, kategooria, kaubamärk
• Toote pildid ja videod
• Variandid: Värvus, suurus (kuni 3 atribuuti)
• Originaalhinnad, käibemaks, müügihind (süsteem arvutab kasumi automaatselt)
• Üksikasjalik kirjeldus ja tehnilised andmed
• Esialgne laoseis

Ühendamine ja sünkroonimine e-kaubanduse platvormidega

Minge jaotisse Müük → Integratsioon, et ühenduda e-kaubanduse platvormidega.

Ühendamise sammud:

1. Valige ühendatav platvorm: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Autentige oma kaupluse konto
3. Kahepoolne toodete sünkroonimine:
   • Tõmba alla: Toodete importimine platvormilt GTG CRM-i
   • Laadi üles: Toodete edastamine GTG CRM-ist platvormile

Kasud:

• Kõigi toodete tsentraliseeritud haldamine
• Automaatne laoseisu sünkroonimine kanalite vahel
• Säästab aega manuaalselt uuendamiselt

Etapp 2: Tellimuste vastuvõtmine

Tellimuste vastuvõtmine mitmest kanalist

Tellimusi võib saada:

• Teie veebisaidilt (GTG CRM-iga integreeritud)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (automaatselt sünkroonitud)
• Manuaalselt (kliendid tellivad telefoni, Facebooki jne kaudu)

Etapp 3: Kauba töötlemine ja ettevalmistamine

Tellimuste kontrollimine ja muutmine (vajadusel)

• Ostja andmed
• Tarneaadress
• Toodete lisamine/eemaldamine
• Toodete kogused

Laoseisu kontrollimine

Süsteem kontrollib automaatselt laoseisu:

• ✅ Piisavalt kaupa → Pakkimiseks
• ❌ Puudub kaup → Vaja tarnijalt tellida

Tellimisprotsess (kui kaupa on puudu):

Minge jaotisse Tarnijad → Valige tarnija → Loo ostutellimus

• Valige tellitavad tooted
• Sisestage kogus, ühikuhind
• Kinnitage ostutellimus
• Kaupade saabumisel looge Laosissevõtu saateleht
• Laoseis värskendub automaatselt

Etapp 4: Tarneülesande loomine

Pärast kauba pakkimist looge otse tellimusest tarneülesanne.

Nõutav teave:

1. Valige tarneviis:

• Kiirsaadetis
• Säästlik saadetis

2. Sularahas tasumisele kuuluv summa (COD):

• Sisestage kliendilt kogutav summa
• Sisaldab kauba ja saatmiskulu (kui klient tasub)

3. Pakendi teave:

• Kaal (kg)
• Mõõtmed (pikkus x laius x kõrgus)
• Kes tasub saatmiskulud (müüja/ostja)

4. Kinnitage ülesande loomine:

• Süsteem võtab andmed automaatselt tellimusest
• Saadab taotluse tarnefirmale
• Saabub saadetise number

Pärast tarneülesande edukat loomist:

• Printige saateleht ja kleepige see pakile
• Andke üle transpordifirmale

Etapp 5: E-arvete väljastamine

Äriklientide või käibemaksuga arvete puhul saate e-arveid väljastada otse tellimusest või lasta süsteemil automaatselt arveid väljastada.

Arve väljastamise sammud:

1. Valige arvepakkuja: S-Invoice (Viettel) või MISA
2. Valige arve tüüp: Käibemaksuga arve või müügiarve
3. Täitke andmed: Ostja andmed (ettevõtte nimi, KMKR number, aadress), Tooted ja kogused (automaatselt tellimusest), Käibemaksumäär, makseviis
4. PDF eelvaade:

5. Arve väljastamine: Süsteem saadab taotluse pakkujale, arve saab maksukontrolli koodi, laadige alla ja saatke kliendile

Etapp 6: Tellimuse jälgimine ja lõpetamine

Saadetiste jälgimine

• Värskendage saadetise olekut transpordifirmalt
• Teavitage klienti tarne edenemisest
• Tegelege erijuhtumitega (ebaõnnestunud tarne, hilinemised...)

Tellimuse lõpetamine

Kui klient on kauba edukalt kätte saanud:

• Värskendage tellimuse olekuks Completed
• Kinnitage raha laekumine (COD tellimuste puhul)
• Salvestage teave tehingu ajalukku

Probleemsete tellimuste töötlemine

Klientide tagastus-/vahetustaotlused:

1. Looge Asendusarve (kui arve on juba väljastatud) - Korrigeerige kogust, väärtust - Süsteem loob asendusarve automaatselt pärast selle aktiveerimist
2. Värskendage laoseisu - Võtke tagastatud kaup tagasi lattu (kui see on heas korras) - Märkige kahjustatud kaup (kui see on olemas)
3. Tagastage raha kliendile (vajadusel)

Standardprotsessi eelised

Ettevõtte jaoks

• Tsentraliseeritud haldamine: Kõik tellimused, tooted, laod ühes süsteemis
• Ajasääst: Paljude etappide automatiseerimine (toodete sünkroonimine, tarneülesannete loomine, arvete väljastamine)
• Vähendatud vead: Andmete automaatne sünkroonimine, manuaalse sisestamise piiramine
• Laoseisu kontroll: Reaalajas värskendused, vältides üle-müüki
• Juriidiline vastavus: Kehtivad, täielikud e-arved

Töötajate jaoks

• Sõbralik liides: Lihtne kasutada, ei vaja keerulist koolitust
• Selge protsess: Iga samm on konkreetselt juhendatud
• Täielik integratsioon: Pole vaja mitme rakenduse vahel vahetada
• Tõhus töö: Töötleb palju tellimusi korraga

Klientide jaoks

• Kiire reageerimine: AI Chatbot toetab 24/7
• Õigeaegne tarne: Kiire töötlemisprotsess
• Täpsed andmed: Tellimused, saadetised pidevalt uuendatud
• Professionaalsed arved: Kehtivad, täielikud e-arved

Olulised märkused

E-kaubanduse platvormi ühenduse kohta:

• Vajalik on autentitud kaupluse konto Shopee/Lazada/TikTok Shopis
• Toodete sünkroonimist tuleks teha madala tellimuste ajaperioodil, et vältida andmete konflikte

Laohalduse kohta:

• Täpsuse tagamiseks tuleks laoseisu regulaarselt uuendada
• Teostage perioodilisi laokontrolle (iga kuu/kvartal), et süsteemiga võrrelda

Arvete väljastamise kohta:

• Väljastage arveid ainult siis, kui klient seda soovib või tellimuse väärtus on suur
• Enne väljastamist kontrollige hoolikalt KMKR-i numbri ja aadressi andmeid
• Asendusarveid kasutatakse ainult vajadusel (tagastused, vead)

Saadetiste kohta:

• Pakendage hoolikalt, et vältida transpordikahjustusi
• Valige tarneviis, mis sobib tellimuse väärtuse ja kliendi nõudmistega

Järeldus

GTG CRM-i standardne tellimuste töötlemise protsess aitab online-müügiettevõtetel tegutseda professionaalselt, tõhusalt ja süsteemselt. Alates toodete haldamisest, mitmekanalilisest ühendusest, tellimuste töötlemisest, saatmisest kuni arvete väljastamise ja klienditeeninduseni – kõik on sujuvalt integreeritud ühele platvormile.

Selle protsessi rakendades:

• Kiirendate tellimuste töötlemist
• Parandate ettevõtte tegevuse kontrolli
• Optimeerite tegevuskulusid
• Parandate kliendikogemust
• Kasvatate ettevõtet jätkusuutlikult

Alustage GTG CRM-i kasutamist juba täna, et kogeda professionaalset müügiprotsessi!