Veebipõhises müügitegevuses on professionaalne tellimuste töötlemise protsess ettevõtte edu määrav tegur. GTG CRM pakub terviklikku tellimuste töötlemise protsessi, alates tellimuste vastuvõtmisest, laohalduse, saatmise kuni arvete väljastamise ja klienditeeninduseni – kõik on integreeritud ühtsesse süsteemi.
GTG CRM-iga ei hallata te mitte ainult tellimusi, vaid saate ka ühenduse luua suurimate e-kaubanduse platvormidega nagu Shopee, Lazada, TikTok Shop, sünkroonida tooteid ja laoseisu automaatselt, luua kiiresti saatmistellimusi ja väljastada kehtivaid elektroonilisi arveid. See on terviklik lahendus, mis aitab ettevõtetel tõhusalt tegutseda, klientide kogemust parandada ja jätkusuutlikult kasvada.
Põhifunktsioonid
- Automaatne konsulteerimine ja tellimuste kinnitamine: AI Chatbot toetab klientide vastuseid ja tellimuste kinnitamist 24/7, vähendades töötajate töökoormust
- Tsentraliseeritud tellimuste haldus: Kõik tellimused veebisaidilt, e-kaubanduse platvormidelt ja muudest kanalitest hallatakse ühes süsteemis
- Mitmekanaliline müügiühendus: Integreerib Shopee, Lazada, TikTok Shop ning sünkroonib tooteid ja tellimusi kahes suunas
- Nutikas laohaldus: Jälgib laoseisu reaalajas, värskendab automaatselt tellimuste saabumisel, toetab mitut ladu
- Saatmisüksuste integreerimine: Loob otse saatmistellimusi saatmisüksustega nagu Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, toetab COD-i
- Elektrooniliste arvete väljastamine: Linkib S-Invoice'i (Viettel) ja MISA-ga kehtivate käibemaksuarvete väljastamiseks
- Tellimuste oleku jälgimine: Selgelt värskendab olekut New → Processing → Completed
Standardne tellimuste töötlemise protsess
1. samm: toodete ja laoseisu ettevalmistamine
Ladude loomine ja haldamine
Esiteks peate süsteemi Laohaldus → Laod kaudu oma laod seadistama.
- Loo lao andmetega: lao nimi, lao kood, aadress, vastutav isik
- Toetab mitut ladu: pealadu, lisaladu, filiaaliladu
- Jälgib laoseisu iga lao kohta eraldi
Toodete loomine süsteemis
Uue toote loomiseks minge jaotisse Müük → Toodete haldus.
Sisestatavad andmed:
- Toote nimi, SKU, kategooria, bränd
- Toote pildid ja videod
- Variandid: Värvus, suurus (maksimaalselt 3 atribuuti)
- Originaalhinnad, käibemaks, müügihind (süsteem arvutab kasumi automaatselt)
- Üksikasjalik kirjeldus ja tehnilised andmed
- Esialgne laoseisu
Ühendamine ja sünkroonimine e-kaubanduse platvormidega
E-kaubanduse platvormidega ühenduse loomiseks minge jaotisse Müük → Integratsioonid.
Ühenduse loomise sammud:
- Valige platvorm, millega soovite ühendust luua: Shopee / Lazada / TikTok Shop
- Autendige oma poe konto
- Kahesuunaline toodete sünkroonimine:
- Importimine: toodete toomine platvormilt GTG CRM-i
- Eksportimine: toodete saatmine GTG CRM-ist platvormile
Eelised:
- Kõigi toodete tsentraliseeritud haldus
- Laoseisu automaatne sünkroonimine kanalite vahel
- Säästab aega käsitsi värskendamise arvelt
2. samm: tellimuste vastuvõtmine
Tellimuste vastuvõtmine mitmest kanalist
Tellimused võivad saabuda:
- Teie veebisait (GTG CRMiga integreeritud)
- Shopee, Lazada, TikTok Shop (automaatne sünkroonimine)
- Käsitsi sisestatud tellimused (kliendid tellivad telefoni, Facebooki jne kaudu)
3. samm: Kaupade töötlemine ja ettevalmistamine
Kontrollige ja muutke tellimust (vajadusel)
Kontrollige ja muutke tellimust (vajadusel)
- Ostja teave
- Tarneaadress
- Lisage/eemaldage tooteid
- Toote kogus
Varude kontroll
Süsteem kontrollib automaatselt varude kogust:
- ✅ Piisavalt kaupa → Alustage pakkimist
- ❌ Kaupa pole piisavalt → Tuleb tarnijalt tellida
Tarnija tellimise protsess (kui kaupa pole):
Minge jaotisse Tarnijad → Valige tarnija → Loo ostutellimus
<- Valige tellitavad tooted
- Sisestage kogus, ühikuhind
- Kinnitage ostutellimus
- Kui kaup on saabunud, looge Lao sissetuleku dokument
- Varud värskendatakse automaatselt
4. samm: Saatmisdokumentide loomine
Pärast kauba pakkimist looge saatmisdokument otse tellimusest.
Nõutav teave:
1. Valige tarneviis:
- Kiirpostitus
- Ökonoomne postitus
2. Sularahas kättetoimetamistasu (COD):
- Sisestage summa, mille klient peab tasuma
- Sisaldab nii kauba hinda kui ka postikulu (kui klient tasub)
3. Pakendi teave:
- Kaal (kg)
- Mõõtmed (pikkus x laius x kõrgus)
- Kellele kuuluvad postikulud (müüstja/ostja)
4. Kinnitage tellimuse loomine:
- Süsteem võtab automaatselt tellimusest teavet
- Saadab taotluse tarnijale
- Saab jälgimiskoodi
Pärast saatmisdokumendi edukat loomist:
- Prindige välja saateleht ja kleepige see pakendile
- Ankeerige tarnijale üleandmiseks
5. samm: Elektrooniliste arvete väljastamine
Ettevõtte klientide või käibemaksuseaduse alusel arvete vajaduse korral saate väljastada elektroonilisi arveid otse tellimusest või lasta süsteemil automaatselt arveid väljastada.
Arve väljastamise etapid:
- Valige arve esitamise teenusepakkuja: S-Invoice (Viettel) või MISA
- Valige arve vorm: Käibemaksuseaduse alusel arve või müügiarve
- Sisestage teave: Ostja andmed (ettevõtte nimi, registrinumber, aadress), Tooted ja kogus (võetakse automaatselt tellimusest), Käibemaksumäär, Makseviis
- Vaadake PDF-i eelvaadet:
- Väljastage arve: Süsteem saadab taotluse teenusepakkujale, Arvele omistatakse maksuameti kood, Laadige alla ja saatke kliendile
6. samm: Tellimuste jälgimine ja lõpetamine
Saatmisandmete jälgimine
- Värskendage jälgimiskoodi olekut tarnijalt
- Teavitage klienti tarne olekust
- Lahendage erijuhtumid (ebaõnnestunud tarne, viivitus jne)
Tellimuse lõpetamine
Kui klient on kauba edukalt kätte saanud:
- Värskendage tellimuse olekuks Completed
- Kinnitage laekunud raha (COD-tellimuste puhul)
- Salvestage teave tehingu ajalukku
Probleemsete tellimuste töötlemine
Juhul, kui klient tagastab või vahetab kaupa:
- Looge asendav arve (kui arve on juba väljastatud) – Kohandage kogust, väärtust – Süsteem loob automaatselt asendusarve pärast selle aktiveerimist
- Uuendage laoseisu – Pange tagastatud kaup tagasi lattu (kui see on heas seisukorras) – Märkige kahjustatud kaup (kui on)
- Tagastage raha kliendile (vajadusel)
Standardprotsessi eelised
Ettevõtte jaoks
- Tsentraliseeritud juhtimine: Kõik tellimused, tooted, laod ühes süsteemis
- Ajasääst: Paljude etappide automatiseerimine (toodete sünkroonimine, veokirjade loomine, arvete väljastamine)
- Vigade vähendamine: Teave sünkroonitakse automaatselt, piirates käsitsi sisestamist
- Laoseisu kontroll: Reaalajas uuendused, vältides kogusest suuremat müüki
- Seadusandlusele vastavus: Kehtiv, täielik elektrooniline arve
Töötajate jaoks
- Sõbralik liides: Lihtne kasutada, ei vaja keerukat koolitust
- Selge protsess: Iga samm on täpselt juhendatud
- Täielik integreerimine: Ei pea erinevate rakenduste vahel vahetama
- Tõhus töö: Töötleb korraga palju tellimusi
Klientide jaoks
- Kiire reageerimine: AI Chatbot toetab 24/7
- Õigeaegne kohaletoimetamine: Kiire töötlemisprotsess
- Täpne teave: Tellimused, saadetised on pidevalt uuendatud
- Professionaalne arve: Kehtiv, täielik elektrooniline arve
Tähtsad märkused
E-kaubanduse platvormide ühenduse kohta:
- Teil peab olema kinnitatud poekonto Shopee/Lazada/TikTok Shopis
- Toodete sünkroonimine tuleks teha tundidel, mil tellimusi on vähe, et vältida andmete konflikte
Laohalduse kohta:
- Laoseisu tuleks regulaarselt uuendada, et tagada täpsus
- Tehke regulaarselt laoseisu kontroll (igakuiselt/kvartaalselt), et süsteemiga võrrelda
Arvete väljastamise kohta:
- Väljastage arve ainult siis, kui klient seda nõuab või tellimuse väärtus on suur
- Enne väljastamist kontrollige hoolikalt käibemaksukohustuslase numbri ja aadressi teavet
- Asendusarvet kasutage ainult vajadusel (tagastamine, vead)
Saatmise kohta:
- Pakendage hoolikalt, et vältida transpordi ajal kahjustusi
- Valige sobiv transporditeenus vastavalt tellimuse väärtusele ja kliendi nõudmistele
Järeldus
GTG CRM-i standardne tellimuste töötlemise protsess aitab online-kauplejatel tegutseda professionaalselt, tõhusalt ja süsteemselt. Toodete haldamisest, mitmekanalilisest ühendusest, tellimuste töötlemisest, saatmisest kuni arvete väljastamise ja klienditeeninduseni – kõik on integreeritud ühele platvormile.
Selle protsessi rakendamisega saate:
- Kiirendada tellimuste töötlemist
- Paremini kontrollida äritegevust
- Optimeerida tegevuskulusid
- Parandada kliendikogemust
- Arendada ettevõtet jätkusuutlikult
Alustage GTG CRM-i kasutamist juba täna, et kogeda professionaalset müügiprotsessi!
Muutke loetu reaalseks – rakendage kohe GTG CRM-iga, tasuta.
Rakenda kohe
