Väljalaskearvete väljastamine ilma sisendiarveteta: Riskid ja õigusaktide kohane käsitlemine

Igapäevases äritegevuses seisavad paljud ettevõtted, kauplused ja majapidamised silmitsi olukorraga, kus nad on klientidele arve väljastanud, kuid ei ole veel tarnijatelt ostudokumente saanud. See võib olla tingitud tarnija viivitusest või sisekorra ebapiisavast rangusest, kuid olenemata põhjusest, kaasneb sisendiarvete puudumisega mitmeid tõsiseid tagajärgi.

See ei ole mitte ainult raamatupidamise tehniline probleem, vaid mõjutab otseselt ka ettevõtte maksukohustusi, sobilikke kulusid ja isegi selle juriidilist eksistentsi. Kui seda õigeaegselt ja nõuetekohaselt ei käsitleta, võib ettevõte sattuda administratiivse trahvi alla, maksukohustuslike summade tagasinõude alla või silmitsi seista võltsitud arvete kasutamise ohuga.

See artikkel aitab teil täielikult mõista seotud õigusnorme, konkreetseid riske sisenddokumentide puudumisel, kuidas otsida ja kontrollida e-arveid ning nutikaid arvehalduse lahendusi vigade vältimiseks.

Mis on sisendiarve ja miks see on oluline?

Vastavalt dekreedile 123/2020/ND-CP on arve ametlik raamatupidamisdokument, mille müüja koostab kauba üleandmisel või teenuse osutamisel. Sisendiarved on dokumendid, mille ettevõte saab tarnijatelt, kui ta ostab tootmiseks või äritegevuseks vajalikke toorainet, kaupu, teenuseid või varasid.

Sisendiarvete roll ei piirdu ainult ostu-müügitehingu tõendamisega. See on ka alus käibemaksu mahaarvumiseks, ettevõtte tulumaksu arvutamisel sobilike kulude kindlaksmääramiseks ning kauba päritolu tõendamiseks ametiasutuste kontrolli käigus. Sisendiarvete puudumine tähendab seda, et ettevõte ei saa tõendada tekkinud kulusid, kuigi tegelikult on need täielikult tasutud.

Kas õigusaktid lubavad väljastada väljaskuarvet ilma sisendiarveta?

Vastavalt dekreedi 123/2020 artiklile 9, mida on muudetud dekreediga 70/2025, on väljaskuarve väljastamise aeg täpselt kindlaks määratud järgmiselt:

Kaupade müügi puhul on arve väljastamise aeg kauba omandiõiguse või kasutusõiguse üleandmise aeg ostjale, olenemata sellest, kas raha on saadud või mitte. Teenuste osutamise puhul peab arve väljastama kohe pärast teenuse osutamise lõpetamist või raha saamise korral, kui see saadakse enne teenuse osutamist või selle ajal.

See määrus ei nõua, et ettevõte omaks sisendiarvet enne väljaskuarve väljastamist. Kuid see ei tähenda, et ettevõte võib vabalt äri ajada ilma sisenddokumentideta. Seadused nõuavad, et kõik kaupade ja teenuste ostu-müügitehingud registreeritud ettevõtetelt või üksikisikutelt peavad olema arveldatud. Kui sisendiarveid vajadusel esitada ei saa, seisab ettevõte silmitsi mitmete tõsiste juriidiliste ja finantsiliste tagajärgedega.

Konkreetsed riskid sisendiarvete puudumisel

Käibemaksu mahaarvamisõiguse kaotamine

Kui kehtivaid sisendiarveid ei ole, ei saa ettevõte tarnijatele tasutud käibemaksu maha arvata. See suurendab oluliselt makstavat maksusummat. Näiteks, kui müüte kaupu ja väljastate arve 220 miljonile VND, millest 20 miljonit VND on käibemaks, kuid sisendiarvet mahaarvamiseks ei ole, peate tasuma kogu 20 miljonit VND, mitte ainult väljaminevate ja sisenevate maksude vahet.

Kulude mittearvestamine maksude kinnitamisel

Et kulu oleks sobilik, peab selleks olema täielikud arved ja dokumendid. Sisendiarvete puudumisel arvatakse kõik ostetud kaupade ja teenuste kulud välja ettevõtte tulumaksu arvutamisel sobilikest kuludest. Selle tulemusel suureneb maksustatav kasum ja ettevõte peab maksma rohkem ettevõtte tulumaksu kui tegelikult.

Administratiivse karistuse oht

Vastavalt dekreedile 98/2020 ja selle muudatustele, kui ettevõte tegeleb kaubaga, mille päritolu või päritolu ei ole selge, võib trahv ulatuda kümnetesse miljonitesse VND-i olenevalt kauba väärtusest. Täpsemalt, kui kauba väärtus on 100 miljonit VND või rohkem, võib trahv olla 40–50 miljonit VND.

Maksude ja hilinemistasude tagasinõudmine

Kontrolli ja auditi käigus võrdleb maksuesindus sisend- ja väljaskuarveid. Kui leitakse, et sisenddokumente pole, võib ettevõte sattuda nii käibemaksu kui ka ettevõtte tulumaksu tagasinõudmise alla, koos päevaste hilinemistasudega. See on suur rahaline kahju, eriti väikeste ettevõtete puhul.

Mõju mainele ja äritegevusele

Raamatupidamisdokumentide läbipaistmatus tekitab partnerites, pankades ja ametiasutustes kahtlusi äritegevuse seaduslikkuses. See mõjutab laenude saamist, pakkumiste esitamist ja koostööd suurte partneritega.

Vastutusele võtmise oht

Petmise või võltsitud arvete kasutamise juhtudel võib ettevõte sattuda kriminaalvastutusele. See on kõige tõsisem risk, mis võib põhjustada vanglakaristuse või äritegevuse peatamise.

Kuidas otsida ja kontrollida e-sisendiarveid

Ettevõtted saavad oma sisendiarvete kehtivust proaktiivselt hallata ja kontrollida, otsides otse Maksukogu elektroonilisest portaalist. Allpool on üksikasjalikud sammud:

Samm 1: Minge veebisaidile https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Samm 2: Logige sisse maksuesinduse poolt väljastatud maksukoodi ja parooliga.

Samm 3: Peamenüüs valige "Otsi" ja seejärel "Otsi arveid".

Samm 4: Valige jätkamiseks "Otsi ostetud e-arveid".

Samm 5: Sisestage müüja maksukood, kui soovite otsida arveid konkreetselt tarnijalt. Kui soovite näha kõiki ostuarveid, saate selle välja tühjaks jätta.

Samm 6: Valige "Kontrollitulemused" all "Kõik" või filtreerige vajadusel konkreetse oleku järgi.

Samm 7: Sisestage otsitav ajavahemik väljale "Arve väljastamise kuupäev".

Samm 8: Vajutage "Otsi". Süsteem kuvab tulemused kahe vahelehe all: "E-arved" (sisaldab maksuesinduse märgistusega arveid) ja "Kassasüsteemist loodud arved" (kui see on kohaldatav).

Kui teil on vaja arvejärjestust välja printida, saate vajutada "Ekspordi arveid" nuppu, et laadida alla Excel-fail, mida kasutada võrdluseks ja säilitamiseks.

Nutikas arvehalduse lahendus koos GTG CRMiga

Sisendiarvete puudumise riskide vältimiseks ja seadusandlusele vastavuse tagamiseks peab ettevõttel olema range ja automatiseeritud dokumendihaldussüsteem. GTG CRM pakub täielikku arvehalduse funktsionaalsust, aidates ettevõtetel rangelt kontrollida nii väljaminevaid kui ka sisenevaid arveid.

Automaatne ja täpne väljaskuarvete väljastamine

GTG CRM võimaldab ettevõtetel väljastada e-väljaskuarveid kohe pärast müügitehingut. Süsteem sünkroonib automaatselt tellimuse teabe, säästes aega ja vähendades vigu. Kõik arved säilitatakse turvaliselt, neid on lihtne vajadusel otsida ja võrrelda.

Sisendiarvete automaatne kogumine ja haldamine

Üks GTG CRM-i silmapaistvamaid funktsioone on sisendiarvete automaatne kogumise võime. Süsteem ühendub otse e-postiga, laadides automaatselt alla ja salvestades kõik ostuarved (e-posti teel saadetud arved). See aitab raamatupidajatel mitte muretseda dokumentide kaotamise või arvete võrdlemise unustamise pärast.

Praktilised eelised GTG CRM-i kasutamisel

Esiteks, ettevõttel on alati täielikud sisenddokumendid kauba päritolu tõendamiseks, et vältida karistusi või maksude tagasinõudmist. Teiseks, sisend- ja väljaskuarvete võrdlemine muutub lihtsaks ja kiireks, aidates õigeaegselt tuvastada lahknevusi või puudujääke. Kolmandaks, ettevõte saab täielikult käibemaksu maha arvata, optimeerides maksukohustusi ja vähendades tarbetuid kulusid.

Teiseks, kõik dokumendid säilitatakse elektrooniliselt, neid on lihtne otsida, kui vaja aruandeid, kontrolle või maksude kinnitamist. Lõpuks aitab süsteem ettevõttel täielikult järgida seadusandluse nõudeid arvete osas, vältida juriidilisi riske ja kaitsta äri mainet.

Järeldus

Väljaskuarve väljastamine ilma sisendiarveta ei ole ainult tehniline küsimus, vaid sisaldab ka palju juriidilisi ja finantsilisi riske. Ettevõtted peavad proaktiivselt rangelt dokumente haldama, kasutama tugivahendeid protsesside automatiseerimiseks ja tagama täieliku vastavuse. GTG CRM, oma automaatse väljaskuarvete väljastamise ja sisendiarvete kogumise funktsioonidega, on terviklik lahendus, mis aitab ettevõtetel tegutseda läbipaistvamalt, tõhusamalt ja turvalisemalt digiajastul.