Väljaminevate arvete väljastamine ilma sisendiarveteta: Riskid ja õiguslikud lahendused

Igapäevases äritegevuses puutuvad paljud ettevõtted, kauplused ja üksikettevõtjad olukorraga, kus nad on kliendile arve väljastanud, kuid pole veel tarnijatelt ostudokumente saanud. Põhjuseks võib olla tarnija viivitus või sisekorra puudused, kuid olenemata põhjusest, sisendite puudumine tekitab tõsiseid tagajärgi.

See pole mitte ainult raamatupidamislik tehniline probleem, vaid mõjutab otseselt ka ettevõtte maksukohustusi, abikõlblikke kulusid ja isegi juriidilist eksistentsi. Kui seda ei käsitleta õigeaegselt ja nõuetekohaselt, võib ettevõte saada administratiivseid trahve, maksude tagasinõudeid või silmitsi seista ebaseaduslike arvete kasutamise ohuga.

See artikkel aitab teil mõista asjakohaseid õigusnorme, sisendite puudumisega seotud konkreetseid riske, elektrooniliste arvete otsimise ja kontrollimise meetodeid ning arukaid arvehalduse lahendusi, et vältida rikkumisi.

Mis on sisendhind ja miks see on oluline?

Nagu on sätestatud dekreedi 123/2020/ND-CP kohaselt, on arve ametlik raamatupidamisdokument, mille müüja koostab kaupade tarnimisel või teenuste osutamisel. Sisendhind on dokument, mille ettevõte saab tarnijalt, kui ostab tootmiseks või äritegevuseks vajalikke tooraineid, kaupu, teenuseid või varasid.

Sisendhind ei ole ainult ostu-müügitehingute tõestamise vahend. See on ka alus käibemaksu mahaarvamiseks, ettevõtte tulumaksu deklareerimisel abikõlblike kulude arvutamiseks ja kaupade päritolu tõendamiseks ametlike kontrollide käigus. Sisendhindade puudumine tähendab, et ettevõte ei saa tõendada tekkinud kulusid, isegi kui need on täielikult tasutud.

Kas seadus lubab väljastada väljundhindu ilma sisendhindadeta?

Dekreedi 123/2020/ND-CP artikli 9 kohaselt, mida on muudetud dekreedi 70/2025/ND-CP abil, on väljundhindade väljastamise aeg täpselt järgmine:

Kaupade müügi puhul on arve väljastamise aeg kauba omandiõiguse või kasutusõiguse üleandmise hetk ostjale, olenemata sellest, kas raha on saadud või mitte. Teenuste osutamise puhul tuleb arve väljastada kohe pärast teenuse lõpetamist või raha saamisel, kui raha saadakse enne teenuse osutamist või selle ajal.

See määrus ei nõua, et ettevõte peaks enne väljundhindade väljastamist omama sisendhindu. See aga ei tähenda, et ettevõte võib vabalt äri ajada ilma sisenddokumentideta. Seadus nõuab, et kõik müügi- ja ostutehingud organisatsioonide ja üksikisikutega, kes on registreeritud äriühinguna, peavad olema arveldatud. Kui sisendhindu ei esitata vajadusel, seisab ettevõte silmitsi mitmete tõsiste juriidiliste ja rahaliste tagajärgedega.

Konkreetsed riskid sisendhindade puudumisel

Käibemaksu mahaarvamise õiguse kaotus

Kui nõuetekohaseid sisendhindu pole, ei saa ettevõte tarnijale makstud käibemaksu maha arvata. See suurendab märkimisväärselt tasumisele kuuluvat maksusummat. Näiteks, kui müüte kaupa ja väljastate arve 220 miljoni dongi eest, sealhulgas 20 miljonit dongi käibemaksu, kuid teil pole sisendhindu mahaarvamiseks, peate tasuma kogu 20 miljonit dongi, mitte ainult väljund- ja sisendmaksu vahe.

Maksude deklareerimisel kulude tunnustamata jätmine

Kulude tunnistamiseks abikõlblikuks on vaja täielikke arveid ja dokumente. Kui sisendhindu pole, loetakse kõik ostetud kaupade ja teenuste kulud ettevõtluse tulumaksu arvutamisel mahaarvatavate kulude seast välja. Selle tulemusel suureneb maksustatav kasum ja ettevõte peab tasuma rohkem ettevõtluse tulumaksu kui tegelikult.

Haldustrahvide oht

Dekreedi 98/2020/ND-CP ja selle muudatuste kohaselt võib ettevõte, kes müüb päritolu või päritolu mitteteadaolevaid kaupu, saada trahvi kuni kümneid miljoneid dongi, sõltuvalt kauba väärtusest. Täpsemalt, kui kauba väärtus on 100 miljonit dongi või rohkem, võib trahv olla 40–50 miljonit dongi.

Maksude tagasinõue ja viivitusintressid

Kontrolli ja inspekteerimise käigus võrdleb maksuamet laekuvate ja väljastatavate arvete vahel. Kui leitakse, et sisenddokumente ei ole, võidakse ettevõttelt sisse nõuda nii käibemaks kui ka tulumaks, lisaks päevane viivisemaks. See on suur rahaline kahju, eriti väikeettevõtetele.

Mõju mainele ja äritegevusele

Raamatupidamisdokumentide läbipaistmatus tekitab partnerites, pankades ja ametiasutustes kahtlusi ettevõtluse legitiimsuses. See mõjutab võimalust laenu saada, pakkumistes osaleda ja suurte partneritega koostööd teha.

Vastutusele võtmise oht

Kelmuse või ebaseaduslike arvete kasutamise korral võib ettevõtet uurida kriminaalvastutusele võtmise osas. See on kõige tõsisem risk, mis võib viia vanglakaristuse või ettevõtluse peatamiseni.

Sissetulevate e-arvete otsimine ja kontrollimine

Ettevõtted saavad sisendiarvete kehtivust proaktiivselt hallata ja kontrollida, otsides neid otse maksuameti elektroonilisest portaalist. Allpool on üksikasjalikud samm-sammult juhised:

1. samm: Minge veebisaidile https://hoadondientu.gdt.gov.vn

2. samm: Logige sisse maksuameti antud maksukoodi ja parooliga.

3. samm: Valige peamenüüs "Otsing" ja seejärel "Arvete otsing".

4. samm: Valige uuesti "Otsing" ja seejärel "Ostetud e-arvete otsing".

5. samm: Sisestage müüja maksukood, kui soovite otsida konkreetse tarnija arveid. Kui soovite vaadata kõiki ostetud arveid, jätke see väli tühjaks.

6. samm: Valige jaotises "Kontrolli tulemused" "Kõik" või filtreerige vajadusel konkreetse oleku järgi.

7. samm: Sisestage väljale "Arve väljastamise kuupäev" periood, mida soovite otsida.

8. samm: Vajutage "Otsi". Süsteem kuvab tulemused kahel vahekaardil: "E-arved" (sisaldab maksuameti poolt kinnitatud arveid) ja "Kassas süsteemist loodud arved" (kui on kohaldatav).

Kui peate arvete loendi eksportima, klõpsake nuppu "Ekspordi arved", et alla laadida Exceli fail, mida saab kasutada võrdluseks ja arhiveerimiseks.

Nutikas arvete haldamise lahendus GTG CRM-iga

Et vältida sisendiarvete puudumise riski ja tagada õigusaktide järgimise, vajavad ettevõtted rangeid ja automatiseeritud dokumentide haldamise süsteeme. GTG CRM pakub terviklikku arvete haldamise funktsiooni, aidates ettevõtetel rangelt kontrollida nii väljaminevaid kui ka sisenevaid arveid.

Automaatne ja täpne väljaminevate arvete väljastamine

GTG CRM võimaldab ettevõtetel väljastada e-arveid kohe pärast müügitehingut. Süsteem sünkroonib automaatselt teabe tellimusest, säästes aega ja vähendades vigu. Kõik arved salvestatakse turvaliselt, neid on vajadusel lihtne otsida ja võrrelda.

Sisendiarvete automaatne kogumine ja haldamine

Üks GTG CRM-i silmapaistvamaid funktsioone on sisendiarvete automaatne kogumine. Süsteem ühendub otse e-postiga, laadib automaatselt alla ja salvestab kõik ostetud arved (e-postiga saadetud arved). See aitab raamatupidajatel mitte muretseda dokumentide kaotamise või arvete võrdlemise unustamise pärast.

Praktilised eelised GTG CRM-i kasutamisel

Esiteks on ettevõtetel alati olemas piisavalt sisendiarveid kauba päritolu tõendamiseks, et vältida trahve või maksude sissenõudmist. Teiseks muutub sisend- ja väljaminevate arvete võrdlemine lihtsaks ja kiireks, aidates õigeaegselt tuvastada erinevusi või puudusi. Kolmandaks saavad ettevõtted täielikult maha arvata käibemaksu, optimeerida oma maksukohustusi ja vähendada tarbetuid kulusid.

Teiseks, kõik dokumendid on elektrooniliselt salvestatud, et neid oleks lihtne vajaduse korral aruannete, auditite või maksude kohta esitada. Lõpuks aitab süsteem ettevõtetel täielikult järgida seadusi arvete kohta, vältides juriidilisi riske ja kaitstes ettevõtte mainet.

Järeldus

Väljaminevate arvete väljastamine ilma sisendiarveta pole mitte ainult tehniline probleem, vaid sisaldab ka palju juriidilisi ja finantsriske. Ettevõtted peavad proaktiivselt dokumente rangelt haldama, kasutama tööriistu protsesside automatiseerimiseks ja tagama täieliku vastavuse eeskirjadele. GTG CRM, millel on väljaminevate arvete funktsioon ja automaatne sisendiarvete kogumine, on terviklik lahendus, mis aitab ettevõtetel digiajastul tegutseda läbipaistvamalt, tõhusamalt ja turvalisemalt.