E-arve

Funktsioonide tutvustus

Elektrooniline arve on GTG CRM-i oluline funktsioon, mis aitab ettevõtetel hallata kõiki sissetulevaid ja väljaminevaid arveid tsentraliseeritult, automaatselt ja tõhusalt.

Miks on vaja hallata elektroonilisi arveid?

Äris on kaks kõige olulisemat mõistet:

Mõiste	Kirjeldus	Arve tüüp
Tulu	Müügist saadud summa	Väljaminev arve (väljastatakse kliendile)
Kulud	Ostetud kaupade summa müügiks	Sisendavald (väljastatakse teile tarnija poolt)

GTG CRM aitab teil arveid väljastada ja hallata äärmiselt lihtsalt!

Silmapaistvad funktsioonid

1. Sisendavaldede haldamine

Manuaalne arve üleslaadimine

• Tõmmake ja visake PDF-arvefail või valige see
• Süsteem tuvastab ja ekstraheerib automaatselt teabe
• Toetab keerukaid arveid mitme tootega

Automaatne kogumine e-posti teel

See on GTG CRM-i eriline funktsioon!

• Ühendage ettevõtte e-post GTG CRM-iga
• Lülitage sisse funktsioon „Automaatne arvete kogumine“
• Süsteem võtab automaatselt arved e-posti teel vastu ja impordib need süsteemi

💡 Eelis: Enam pole vaja arveid kuude kaupa käsitsi alla laadida! Kõik sissetulevad arved kogutakse korralikult kokku, raamatupidaja peab lihtsalt alla laadima ja esitama maksudeklaratsiooni.

Eraldi arvepostkastid

Nüüd saate luua eraldi arvepostkastid — täielikult eraldatud klienditeeninduse e-postikanalitest (sõnumid).

• Looge üks või mitu postkasti, mis on spetsiaalselt sissetulevate arvete jaoks (nt invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Eraldi õigused: ainult volitatud isikud (raamatupidajad, finantsjuhid) saavad arvepostkasti vaadata — tavalised äri e-kirjad ei lähe segamini
• Kõik nende postkastidele saadetud arved kogutakse automaatselt loendisse „Sissetulevad arved“ (Incoming Invoices)
• Loendit „Sissetulevad arved“ saab filtrida postkasti allika järgi (source mailbox) — teate kohe, millisest postkastist arve tuli, enam pole segadust erinevate osakondade või harukontorite vahel

💡 Eelis: Sissetulevad arved ei kao enam klienditeeninduse postkasti. Raamatupidajatel on eraldi, puhas „arvejuhataja“, mida saab allika järgi filtreerida — kuu lõpus on võrdlemine palju kiirem.

2. Väljaminevate arvete (käibemaks) väljastamine

GTG CRM on ühendatud usaldusväärsete elektrooniliste arvete pakkujatega:

Tarnija	Kirjeldus
S-Invoice (Viettel)	Vietteli elektrooniline arve
MISA	Raamatupidamis- ja elektrooniliste arvete tarkvara

Lihtne arve loomine

• Vali sobiv arvemall
• Sisestage ostja andmed (nimi, maksunumber, aadress)
• Lisage tooted/teenused koos ühikuhinna, koguse ja maksumääraga
• Toetab toote-/teenusepõhist allahindlust
• Vaadake PDF-i eelvaadet enne väljastamist

3. Asendusarved

Kui väljastatud arvet on vaja muuta (klient tagastab kauba, viga jne):

• Looge asendusarve otse algsest arvest
• Muutke tooteandmeid, kogust, hinda
• Süsteem seob automaatselt algse arvega

💡 Märkus: Asendamine on vaid üks viis pärast väljastamist tegutsemiseks. Kui arve tuleb täielikult tühistada (mitte muuta), kasutage allolevas jaotises funktsiooni Tühista arve.

4. E-arvete tühistamine

Kui väljastatud arve tuleb täielikult tühistada (valele kliendile väljastatud, tõsine viga, tellimus tühistatud jne), toetab GTG CRM e-arvete tühistamist otse süsteemis mõlema pakkujaga:

Pakkujad	Arve tühistamine
S-Invoice (Viettel)	✅ Tühistamine otse API kaudu
MISA	✅ Tühistamine otse API kaudu

• Avage väljastatud arve → valige "Tühista arve" → kinnitage
• GTG CRM saadab tühistamiskäsu pakkujale (S-Invoice/MISA) ja värskendab arve olekut
• Automaatne käibe muutmine (JE reversal): kui arve on juba raamatupidamises kajastatud, loob süsteem automaatselt vastupidine käibe – tulud, maksud ja võlgnevused tagastatakse õigele saldole, ilma et raamatupidaja peaks käsitsi muutma

💡 Eelised: Arvete tühistamine ei ole enam "logige eraldi sisse pakkujaprogrammi + parandage käsitsi". Üks tegevus GTG CRM-is – arve tühistatakse õigesti ja raamatupidamine sobib kohe. (Lisateavet käiberaamatupidamise kohta leiate GTG CRM-i mooduli Raamatupidamine funktsioonidest.)

5. Sünkroniseerimine ja haldus

• Arvete sünkroniseerimine pakkujalt GTG CRM-i
• Väljastatud arvete PDF-ide allalaadimine
• Vajadusel arvete andmete muutmine
• Makseoleku jälgimine (Makstud / Maksmata)

Ettevõtte eelised

Eelised	Kirjeldus
Ajasääst	Automaatne sisendiarvete kogumine e-postist
Tsentraliseeritud haldus	Kõik sisend- ja väljundarved ühes kohas
Pakkujatega ühendus	Arvete väljastamine otse S-Invoice, MISA kaudu
Lihtne aruandlus	Raamatupidajad saavad hõlpsasti alla laadida ja teha maksuraporteid
Asendusarved	Kiire probleemide lahendamine, tagasimaksed
Ohutu arve tühistamine	Tühistage S-Invoice/MISA arved ühe tegevusega – automaatne käibe muutmine, raamatupidamine sobib kohe
Eraldi arvepostkast	Sisendiarvete kogumine eraldi postkasti, õiguste määramine ja allika järgi filtreerimine
Võlgnevuste jälgimine	Teave iga arve makseoleku kohta

Integratsioon GTG CRM-iga

E-arved on sügavalt integreeritud GTG CRM-i teiste moodulitega:

• Kliendihaldus (CRM): Arvete sidumine klientidega
• Tellimuste haldamine: Automaatne arvete väljastamine tellimuse täitmisel
• Aruanded: Tulude ja kulude statistika arvete järgi

Kokkuvõte

GTG CRMi e-arved on terviklik lahendus, mis aitab ettevõtetel: - ✅ Automaatselt hallata sissetulevaid arveid (koos eraldi arvepostkasti, allika järgi filtreerimisega) - ✅ Lihtsalt väljastada käibemaksuga arveid - ✅ Turvaliselt tühistada arveid — automaatselt tehingute ja raamatupidamisregistrite sobitamisega - ✅ Säästa aega raamatupidajatel - ✅ Järgida maksueeskirju

Kogge seda juba täna!

---

Dokument kuulub GTG CRMile – terviklikule kliendisuhete haldamise süsteemile