E-arve

Funktsioonide tutvustus

E-arve on GTG CRM-i oluline funktsioon, mis aitab ettevõtetel hallata kõiki sissetulevaid ja väljaminevaid arveid keskselt, automaatselt ja tõhusalt.

Miks on vaja e-arveid hallata?

Äritegevuses on kaks kõige olulisemat mõistet:

Mõiste	Kirjeldus	Arve tüüp
Tulu	Müükidest saadud summa	Väljaminev arve (kliendile väljastatud)
Kulu	Müügiks ostetud kauba summa	Sissetulev arve (tarnija väljastatud teile)

GTG CRM aitab teil arveid väljastada ja arveid hallata äärmiselt lihtsalt!

Silmapaistvad funktsioonid

1. Sissetulevate arvete haldamine

Arvete käsitsi üleslaadimine

• Arve PDF-failide lohistamine või valimine
• Süsteem tuvastab ja eraldab teabe automaatselt
• Toetab keerulisi arveid mitme tootega

Automaatne kogumine e-posti teel

See on GTG CRM-i eriline funktsioon!

• Ühendage ettevõtte e-post GTG CRM-iga
• Lülitage sisse funktsioon "Automaatne arvete kogumine"
• Süsteem võtab automaatselt arved e-postist ja impordib need süsteemi

💡 Kasulik: Enam pole vaja igakuiselt arveid käsitsi alla laadida! Kõik sissetulevad arved kogutakse korralikult kokku, raamatupidaja peab vaid alla laadima ja maksudeklaratsioonid koostama.

Eraldi arvepostkastid

Nüüd saate luua eraldi arvepostkaste — täielikult eraldatuna klienditoe (messingitöötluse) e-postikanalitest.

• Looge üks või mitu postkasti, mis on mõeldud ainult sissetulevate arvete jaoks (näiteks: invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Eraldage õigused: ainult volitatud isikud (raamatupidajad, finantsjuhid) saavad arvepostkasti vaadata — tavalised äri-e-kirjad ei kao sinna
• Kõik nendele postkastidele saadetud arved kogutakse automaatselt "Sissetulevate arvete" (Incoming Invoices) loendisse
• "Sissetulevate arvete" loendit saab filtreerida postkasti allika järgi (source mailbox) — teate kohe, millisest postkastist konkreetne arve tuli, pole enam segadust erinevate osakondade või harude vahel

💡 Kasulik: Sissetulevad arved ei kao enam klienditoe postkasti. Raamatupidajal on eraldi, puhas "arvekollektsioon", mida saab allika järgi filtreerida — kuu lõpu võrdlemine on palju kiirem.

Säilitage ostuarve kohta saatelehed

Tarnija arve ühes kohas, maksekorraldus teises, leping kolmandas. Iga ostuarve juurde saab lisada mitu faili korraga:

• Tarnija arve, maksetõendid (nt maksekorraldus), lepingud või tellimused, saatelehed ja muud failid; iga failil on nimi, lisaja ja lisamise kuupäev
• Tarnija arve võite üles laadida ise, saada see ühendatud arvepostkastist või võtta vastu maksuametist. Arvetele, millel pole veel faili, lisate selle "+" märgiga jaotises "Dokumendid". Ülejäänud failid, sealhulgas need, mille olete meilist või Zalo-st arvutisse alla laadinud, lisage samuti igale arvele eraldi
• Vanad failid ei tööta üle, kui lisate uusi faile, ja faili eemaldamine ainult peidab selle arvelt, mitte ei kustuta seda täielikult
• Kui tarnija saadab parandatud arve uuesti, loeb GTG CRM faili (PDF ja pildid loetakse AI abil, iga lugemise eest arvestatakse 2 AI krediiti; XML loetakse otse ja see ei kuluta AI krediiti). Failis olevad andmed kuvatakse praeguste salvestatud andmete kõrval, et saaksite võrrelda iga numbrit, sealhulgas iga üksikut rida. Uue faili andmed kirjutatakse arvele ainult siis, kui isik, kellel on õigus "Ostu arveandmete kinnitamine", klõpsab "Kasuta selle faili andmeid"
• Filtreerige arved, millel pole maksetõendeid, ja nupp kõigile filtrile vastavatele arvetele manuste allalaadimiseks .zip-failina koos indeksiga

Teie lisate ostuarvele ostukirjeldustele vastava arve, maksetõendi, lepingu ja saatelehe. Ühe arve avamisel näete kogu failikomplekti ja saate kogu komplekti korraga alla laadida. Kui tarnija saadab parandatud arve uuesti, ei pea te seda uuesti sisestama. Saate vaadata faili andmeid praeguste salvestatud andmete kõrval, et võrrelda iga numbrit, ja seejärel valida uute andmete kasutamise või praeguste andmete säilitamise. Failide lisamine ei muuda arvel ühtegi numbrit automaatselt.

Kui soovite proovida, klõpsake lehe allosas nuppu "Proovi tasuta".

2. Müügiarvete (KM) väljastamine

GTG CRM on ühendanud usaldusväärsete e-arvete tarnijatega:

Tarnija	Kirjeldus
S-Invoice (Viettel)	Viettel e-arve
MISA	Raamatupidamis- ja e-arvete tarkvara

Lihtne arve loomine

• Valige sobiv arve vorm
• Sisestage ostja andmed (nimi, maksukohustuslase number, aadress)
• Lisage tooted/teenused koos ühikuhinna, koguse ja käibemaksumääraga
• Tooteühikute allahindluse tugi
• Eelvaadake PDF-i enne väljastamist

3. Asendusarve

Kui soovite väljastatud arvet muuta (klient tagastab kauba, viga jne):

• Looge asendusarve otse algselt arvelt
• Muutke tooteandmeid, kogust, hinda
• Süsteem lingib automaatselt algse arvega

💡 Märkus: Asendamine on väljastamise järel üks võimalikest lahendustest. Kui arve tuleb täielikult tühistada (mitte muuta), kasutage allpool asuvat jaotist Arve tühistamine.

4. E-arve tühistamine

Kui väljastatud arve tuleb täielikult tühistada (kliendi ekslik valik, tõsine viga, tellimuse tühistamine...), toetab GTG CRM e-arvete tühistamist otse süsteemis mõlema tarnija puhul:

Tarnija	Arve tühistamine
S-Invoice (Viettel)	✅ Tühista otse API kaudu
MISA	✅ Tühista otse API kaudu

• Ava väljastatud arve → vali "Tühista arve" → kinnita
• GTG CRM saadab tühistamise käsu tarnijale (S-Invoice/MISA) ja värskendab arve olekut
• Automaatne kannete ümberpööramine (JE reversal): kui arve on juba pearaamatusse kantud, loob süsteem automaatselt vastukande — müügitulu, maksud ja võlgnevused kantakse tagasi õigele saldole, ilma et raamatupidaja peaks käsitsi korrigeerima

💡 Eelised: Arve tühistamine ei ole enam "sisselogimine tarnija tarkvarasse + käsitsi parandamine". Üks toiming GTG CRM-is — arve tühistatakse õigesti ja paberimajandus on koheselt tasakaalus. (Lugege lisateavet kahekordse kirjenduse kohta GTG CRM-i funktsioonide kogus Raamatupidamine.)

5. Sünkroniseerimine & Haldus

• Arvete sünkroniseerimine tarnijalt GTG CRM-i
• PDF allalaadimine väljastatud arvetest
• Arveandmete muutmine vajadusel
• Makseoleku jälgimine (Makstud / Maksmata)

Ettevõtte eelised

Eelis	Kirjeldus
Aja säästmine	Sisendite arved automaatne kogumine e-postist
Keskkohaga haldus	Kõik sisend- ja väljundarved ühes kohas
Tarnijate ühendus	Arvete väljastamine otse S-Invoice, MISA kaudu
Lihtne aruandlus	Raamatupidajatel on lihtne alla laadida ja maksudeklaratsioone koostada
Asendusarved	Kiire korrigeerimine, tagasimaksete töötlemine
Ohutu arvete tühistamine	S-Invoice/MISA arvete tühistamine ühe toiminguga — automaatne kannete ümberpööramine, paberimajandus on tasakaalus
Eraldi arvepostkast	Sisendite arved koguda eraldi postkasti, õiguste andmine & allika järgi filtreerimine
Võlgnevuse jälgimine	Teave iga arve makseoleku kohta

Integratsioon GTG CRM-iga

E-arved on sügavalt integreeritud teiste GTG CRM-i moodulitega:

• Kliendihaldus (CRM): Arvete sidumine klientidega
• Tellimuste haldus: Tellimuse täitmisel automaatne arve väljastamine
• Aruandlus: Käibe, kulude statistika arvete järgi

Kokkuvõte

GTG CRM-i e-arved on terviklik lahendus, mis aitab ettevõtetel: - ✅ Sisendite arved automaatne haldamine (koos eraldi arvepostkastiga, filtreerimine allika järgi) - ✅ Käibemaksuarvete lihtne väljastamine - ✅ Ohutu arvete tühistamine — automaatne kannete ümberpööramine, paberimajandus on tasakaalus - ✅ Raamatupidajate aja säästmine - ✅ Maksuseaduste järgimine

Proovige seda juba täna!

Dokument kuulub GTG CRM-ile — terviklikule kliendisuhete haldamise süsteemile