Excel-tiedostosta sujuvasti toimivaan matkailukeskukseen GTG CRM:n avulla

“Matkailu on elämystä, mutta jotta asiakkaalla olisi hyvä kokemus, tarvitaan parempi operatiivinen prosessi.”

Näin kertoi Minh Nguyệt -rouva, GoExplore Travelin perustaja – matkailukeskuksen, joka järjestää Keski-Vietnamin kiertomatkoja kotimaisille ja kansainvälisille asiakkaille.

Alussa yrityksellä oli vain 5 työntekijää ja 3 päätuotteena olevaa kiertuetta (Hoi An, Huế, Bà Nà Hills), ja GoExplore ajautui tilanteeseen, jossa aikataulut pettivät ja asiakkaita unohtui – ei lainkaan harvinaista pienissä matkailuyrityksissä.

“Asiakas lähettää viestin Facebookissa kysyäkseen kiertomatkasta, työntekijä kirjaa sen vihkoon. Seuraavana päivänä joku toinen soittaa takaisin tietämättä, onko asiakasta jo neuvottu vai ei. Joka viikko käytin tunteja tarkistamiseen Excelin kanssa. Joskus jo yksi pieni virhe sai koko ryhmän siirtämään aikataulua.”

Ja silloin Nguyệt päätti tehdä “oikean digitaalisen muutoksen” sen sijaan, että vain ajaisi mainoksia ja käyttäisi chattia kiertomatkojen myymiseen.

Landing Page AI – Kun asiakas pääsee “kosketuksiin” kiertomatkan kanssa jo ensisilmäyksellä

Aiemmin GoExplore markkinoi kiertomatkojaan pääasiassa Facebookin kautta. Julkaisuja oli paljon ja kuvat kauniita, mutta kun asiakas oli lukenut ne, hän vain… selasi eteenpäin jättämättä yhteystietoja.

GTG CRM:n Landing Page AI:n avulla rouva Nguyệt ei tarvitse enää suunnittelijaa eikä ohjelmoijaa.

Järjestelmässä on valmiina matkailualalle suunnattu Landing Page -mallikirjasto, johon on integroitu valmiiksi lomake kiertomatkojen varausten asiakastietojen keräämiseen.

Hänen tarvitsee vain valita mieleinen malli ja syöttää muutama perustieto, kuten kiertomatkan nimi, kohde ja lähtöaika; lopusta huolehtii GTG CRM.

GTG CRM:n tekoäly tukee:

• Houkuttelevan ja SEO-optimoidun kiertomatkan kuvauksen kirjoittamisessa
• Aiheeseen sopivien havainnekuvien luomisessa

“Vain 10 minuutissa minulla oli valmis kiertomatkaa esittelevä sivu – sisällöstä ja kuvista ilmoittautumislomakkeeseen asti. Ei suunnittelua, ei muokkauksia.”

Kaikki ilmoittautuneiden asiakastiedot siirtyvät automaattisesti CRM:ään, mikä auttaa myyntitiimiä vahvistamaan yhteydenotot heti ja varmistaa, ettei yksikään asiakas jää huomaamatta.

Tuloksena vain 1 viikossa GoExploren ensimmäinen landing page toi yli 200 kiertomatkailmoittautumista, 5 kertaa enemmän kuin tavallinen Facebook-mainosjulkaisu.

CRM – Jokainen asiakas, jokainen kiertomatka, kaikki yhdessä näkymässä

Aiemmin GoExplore käytti Exceliä asiakastietojen tallentamiseen. Jokaisella henkilöllä oma sarakkeensa, jokaisella kiertomatkalla oma tiedostonsa taulukossa.

Nyt kaikki asiakastiedot hallitaan keskitetysti GTG CRM:ssä, ja käytettävissä ovat kaikki tiedot:

• Nimi, puhelinnumero, sähköposti
• Kiinnostava kiertomatka ja arvioitu lähtöpäivä
• Tila (uusi - neuvotellaan - maksettu varaus - valmis)
• Myyntineuvojan muistiinpanot

Kun asiakas soittaa, riittää että syötät puhelinnumeron, ja koko historia ilmestyy heti: millä retkillä asiakas on käynyt, millaista palautetta hän on antanut ja kuka on vastuuhenkilö.

Ei enää sekavaa “puhelun siirtelyä” – kaikki on nyt selkeää.

“Kerran australialainen asiakas soitti ja halusi varata lisäretken Đà Nẵngiin ja Huến. Tiesimme heti, että he olivat käyneet Hội Anin retkellä edellisellä viikolla, pitivät kasvisruoasta ja majoittuivat mieluiten joen lähellä. Parin minuutin neuvonnan jälkeen he suostuivat heti.”

Se on juuri CRM:n voima – muuttaa data henkilökohtaiseksi asiakaskokemukseksi.

Tasks – Tehtävien hallinta kuin ammattilaismaisessa retkikoordinoinnissa

Toinen suuri ongelma GoExploren toiminnassa oli… kaikki luulivat, että joku muu hoitaa asian.

Asiakas kysyy, kukaan ei vastaa, koska joku muu oletettiin jo vastanneen. Asiakas maksaa varauksen ennakkoon, mutta vahvistus unohtuu.

Kun GTG CRM:n Tasks-ominaisuus otettiin käyttöön, rouva Nguyệt alkoi luoda tehtäviä jokaiselle työntekijälle:

• “Soita ja vahvista Đà Nẵngin retki – huomenna klo 10”
• “Lähetä retkisopimus rouva Maille – määräaika tänään klo 14”
• “Valmistele asiakaslista oppaalle Huille”

Kaikki näkyy yhdessä dashboardissa – kuka tekee mitä, missä mennään ja onko työ valmis.

“En joudu enää joka aamu kyselemään ryhmältä Zalon kautta. Kun avaan GTG CRM:n, näen heti, kuka tekee mitä.”

Tulos: Kun matkailu toimii datan ja tunteiden voimalla

Kun GTG CRM oli otettu käyttöön kahdeksi kuukaudeksi, GoExplore Travelissa näkyi selvä muutos:

• Lähtevien retkien määrä kasvoi 28%
• Liikevaihto kasvoi 35%
• Uudelleen palaavien asiakkaiden osuus nousi 30%
• Asiakaspalvelijat säästivät 40 % ajasta aikataulujen ja tehtävien hallinnassa

Mutta rouva Nguyệtille tärkeämpää oli helpotuksen tunne:

“Nyt minun ei enää tarvitse pelätä aikataulujen unohtumista, asiakkaiden pois jäämistä tai deadline-sotkuja. Voin käyttää enemmän aikaa uusien retkien ideoimiseen – siihen, mistä pidän eniten.”

Yhteenveto

GoExplore Travelin tarina osoittaa: “Hyvin hallittu prosessi on onnistuneen matkan perusta.”

GTG CRM auttaa matkailu- ja matkanjärjestäjäyrityksiä toimimaan kuin täydellisesti soiva orkesteri – asiakkaiden houkuttelusta ja tietojen käsittelystä tehtävien jakamiseen ja retken jälkeiseen asiakaspalveluun – kaikki yhdistettynä yhdessä ainoassa alustassa.