Anh Nguyễn Hoàng Long (38 tuổi) – GreenHousen sisustussuunnittelu- ja toteutusyrityksen perustaja TP.HCM:ssä – uskoi ennen, että “kun valta annetaan kaikille, kaikki käy nopeammin”. Mutta kolmen vuoden toiminnan jälkeen hän tajusi, että juuri tämä hidasti hänen yritystään.

Jokaisella työntekijällä oli täysi pääsy asiakastietoihin, projekteihin ja tarjouksiin. Pelkkä vahingossa tehty virhe saattoi poistaa sopimustiedot. Kerran markkinointityöntekijä poisti vahingossa sadan miljoonan arvoisen projektin laskeutumissivun, mikä keskeytti mainoskampanjan kesken kaiken. “Kun tiimi kasvoi, tajusin, etten voi luottaa pelkästään luottamukseen – tarvitsin valvontajärjestelmän”, Long kertoi.

Kun käyttöoikeuksien hallinnasta tuli selviytymiskysymys

GreenHousessa sisustusprojektiin osallistui yleensä kolme ryhmää: markkinointi vastasi asiakkaiden hankinnasta, myynti neuvoi ja teki tarjoukset, ja tekninen tiimi vastasi toteutuksesta. Mutta koska kaikki työskentelivät samassa jaetussa tiedostossa, kukaan ei tiennyt, kuka oli muokannut tai poistanut jotain. “Yksi henkilö muutti materiaalihintoja, toinen ei tiennyt siitä, ja asiakkaalle lähetetty tarjous oli virheellinen. Jokainen tällainen virhe maksoi maineen”, hän kertoi.

Lisäksi, koska käyttöoikeustasoja ei ollut, uudet työntekijät pystyivät käyttämään vanhojen asiakkaiden tietoja, kopioimaan listoja ja viemään ne muualle. GreenHouse alkoi menettää sisäistä luottamusta – ja siinä vaiheessa Long löysi GTG CRM:n.

Ratkaisu: Käyttöoikeustasojen hallinta – selkeät oikeudet, selkeät vastuut

Heti käyttöönoton jälkeen GTG CRM auttoi Longia jäsentämään uudelleen koko yrityksen käyttöoikeuksien jakamisen.

Hän valitsi kolme oletuskäyttöoikeusryhmää:

  • Administrator minulle ja esimiehelle, täysi pääsy järjestelmään.
  • Marketing Manager markkinointiosastolle, sai luoda ja muokata kampanjoita, laskeutumissivuja ja julkaisuja.
  • Sales Staff myyntitiimille, sai vain tarkastella ja päivittää yhteystietoja, eikä voinut muokata markkinointitietoja.

Tämän jälkeen Long käytti Custom Roles -ominaisuutta tarkentaakseen oikeuksia jokaiselle yksilölle. Esimerkiksi suunnittelutiimin johtajalla oli oikeus tarkastella vain omien projektien asiakastietoja; asiakaspalvelutyöntekijä sai lähettää sähköposteja ja vastata viesteihin, mutta ei voinut tarkastella tarjouksia.

“Aluksi pelkäsin, että liian tiukka käyttöoikeuksien jako hidastaisi työtä”, hän jakoi. “Mutta todellisuus oli täysin päinvastainen. Kun kaikki tekivät vain oman osuutensa, käsittelynopeus kasvoi, vastuut olivat selkeitä, eikä enää ollut kiistoja.”

Mukautettu käyttöoikeuksien jako ja pääsyn rajoitukset eri henkilöstötasoille

Suljettu prosessi – turvalliset tiedot

Kiitos Access Level Control -ominaisuuden, asiakas- ja projektitiedot GreenHousessa ovat tiukan valvonnan alaisia. Jokaisesta toiminnosta kirjataan loki: kuka muokkasi, milloin, mitä muokattiin.

Virheet kuten “vahingossa poistettu”, “ylikirjoitettu” tai “väärin päivitetty” ovat lähes kadonneet.

Markkinointiosasto voi nyt keskittyä luovuuteen ja mainonnan tehokkuuden seurantaan, kun taas myynti hoitaa vain asiakaspalvelun ja sopimusten viimeistelyn. Kuukausiraportit ovat myös tarkempia, koska tiedot eivät enää mene päällekkäin.

Kun pieni yritys toimii kuin suuri yhtiö

Aiemmin herra Long ajatteli, että valtuuksien delegoiminen oli tarpeellista vain suurille yrityksille. Mutta usean kuukauden GTG CRM:n käytön jälkeen hän ymmärsi, että se on pienen yrityksen kestävän kasvun perusta.

"Meillä on vain 15 ihmistä, mutta GTG CRM:n ansiosta kaikki toimii sujuvasti kuin 50 hengen tiimissä. Kukaan ei tee toisen työtä, enkä minun tarvitse enää huolehtia tietojen katoamisesta", hän sanoi.

Access Level Controlin lisäksi herra Long hyödyntää myös CRM Modulea kontaktiensa hallintaan, Invoices -moduulia projektimaksujen seurantaan ja Automations -ominaisuutta kiitosviestien lähettämiseen asiakkaille luovutuksen jälkeen. Mutta hän korosti: "Ilman valtuuksien delegointia kaikki nuo muutkin asiat hajoaisivat helposti."

Tulokset neljän kuukauden jälkeen

Vain neljän kuukauden uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen:

  • Sisäisten tietojen käsittelyvirheiden määrä väheni lähes 90%.
  • Projektien käsittelynopeus kasvoi 40% koska oikeuksien päällekkäisyys poistui.
  • Uudet työntekijät integroituvat nopeammin, koska roolit ja vastuut on määritelty selkeästi.
  • Yritys toimii läpinäkyvästi, ja asiakastiedot suojataan täysin.

Yhteenveto

Access Level Control GTG CRM:ssä ei ole vain ominaisuus, vaan se on "selkäranka", joka auttaa GreenHouse Interiä toimimaan siistimmin, turvallisemmin ja ammattimaisemmin.

Oikean valtuuksien delegoinnin ansiosta herra Long ei enää huolehdi "kuka tekee mitäkin", vaan voi keskittyä tärkeimpään: palvelun ja asiakaskokemuksen kehittämiseen.

"Ennen minä johdin ihmisiä. Nyt järjestelmä auttaa minua johtamaan periaatteiden avulla – ja kaikki tuntevat olonsa mukavammaksi."

— Nguyễn Hoàng Long, GreenHouse Interiorin johtaja

Sinun yrityksesi voi saavuttaa samanlaisia tuloksia — aloita ilmaiseksi.

Aloita matka