GreenHouse Interior: Kun käyttöoikeuksien oikea jakaminen tekee yrityksestä sujuvamman ja turvallisemman

Anh Nguyễn Hoàng Long (38 vuotta) – perustaja GreenHouse Interior, pieni sisustus- ja rakennusyritys Hồ Chí Minhin kaupungissa – uskoi aiemmin, että “kunhan annetaan kaikille oikeudet, kaikki sujuu nopeammin”. Mutta kolmen vuoden toiminnan jälkeen hän tajusi, että juuri se oli hidastanut hänen yritystään.

Jokaisella työntekijällä oli pääsy kaikkiin asiakas-, projekti- ja tarjoustietoihin. Vain yksi vahingossa tehty toimenpide saattoi poistaa sopimustiedot. Kerran markkinointityöntekijä poisti vahingossa satojen miljoonien arvoisen projekti-laskeutumissivun, mikä keskeytti mainoskampanjan kesken kaiken. “Kun tiimi kasvoi, tajusin, etten voi luottaa vain luottamukseen – tarvitsen valvontajärjestelmän”, Long jakoi.

Kun käyttöoikeuksien hallinta muuttuu elintärkeäksi

GreenHousessa sisustusprojekteihin osallistuu yleensä kolme ryhmää: markkinointi vastaa asiakkaiden hankinnasta, myynti neuvoo ja tekee tarjouksia, ja tekninen osasto vastaa toteutuksesta. Mutta koska kaikki työskentelivät samassa jaetussa tiedostossa, kukaan ei tiennyt, kuka oli muokannut tai poistanut mitäkin. “Yksi henkilö muokkasi materiaalitarjousta, toinen ei tiennyt siitä mitään, ja asiakkaalle lähetetty tarjous oli virheellinen. Jokainen tällainen virhe maksaa maineen”, hän kertoi.

Lisäksi, koska käyttöoikeustasoja ei ollut, uudet työntekijät saattoivat päästä käsiksi vanhoihin asiakastietoihin, kopioida listoja ja viedä niitä muualle. GreenHouse alkoi menettää sisäistä luottamusta – ja silloin Long löysi GTG CRM.

Ratkaisu: Käyttöoikeustasojen hallinta – selkeät oikeudet, selkeät vastuut

Heti käyttöönoton jälkeen GTG CRM auttoi Longia järjestämään uudelleen koko yrityksen käyttöoikeuksien jakamisen.

Hän valitsi kolme oletuskäyttöoikeusryhmää:

• Administrator hänelle ja osastopäällikölle, täysi pääsy järjestelmään.
• Marketing Manager markkinointiosastolle, saa luoda ja muokata kampanjoita, laskeutumissivuja ja julkaisuja.
• Sales Staff myyntitiimille, saa katsella ja päivittää yhteystietoja, ei voi muokata markkinointitietoja.

Tämän jälkeen Long käytti Custom Roles hienosäätämään oikeuksia kullekin henkilölle. Esimerkiksi suunnitteluryhmän johtajalla on oikeus tarkastella vain oman projektinsa asiakastietoja; asiakaspalvelutyöntekijä saa lähettää sähköposteja ja vastata viesteihin, mutta ei voi tarkastella tarjouksia.

“Aluksi pelkäsin, että liian tiukka käyttöoikeuksien jako hidastaisi työtä”, hän jakoi. “Mutta todellisuus oli täysin päinvastainen. Kun kaikki tekevät vain oman osuutensa, käsittelynopeus kasvaa, vastuut ovat selkeät, eikä kiistoja enää synny.”

Suljettu prosessi – turvalliset tiedot

Kiitos Access Level Control, GreenHousen asiakas- ja projektitiedot ovat tiukasti valvottuja. Jokaisesta toiminnosta on loki: kuka muokkasi, milloin, mitä muokattiin.

“Vahingossa poistetut”, “päällekkäiset” ja “virheellisesti päivitetyt” virheet ovat lähes kadonneet.

Markkinointiosasto voi nyt keskittyä luovaan työhön ja mainonnan tehokkuuden seurantaan, kun taas myynti keskittyy asiakaspalveluun ja sopimusten viimeistelyyn. Kuukausiraportit ovat myös tarkempia, koska tietoja ei enää päällekkäisyyksiä.

Kun pieni yritys toimii kuin suuri konserni

Aiemmin Long ajatteli, että käyttöoikeuksien jako oli tarpeen vain suurille yrityksille. Mutta muutaman kuukauden GTG CRM:n käytön jälkeen hän tajusi, että se on pienen yrityksen kestävän kasvun perusta.

“Meitä on vain 15 henkilöä, mutta GTG CRM:n ansiosta kaikki toimii sujuvasti kuin 50 hengen tiimissä. Kukaan ei tee töitä toisen tontille, enkä enää joudu huolehtimaan tietojen katoamisesta”, hän sanoi.

Access Level Controlin lisäksi Long hyödyntää myös CRM Module yhteystietojen hallintaan, Invoices projektien maksujen seurantaan ja Automations kiitos-sähköpostien lähettämiseen asiakkaille luovutuksen jälkeen. Mutta hän korostaa: “Ilman käyttöoikeuksien jakoa kaikki muutkin asiat voivat helposti romahtaa.”

Tulokset 4 kuukauden jälkeen

Vain neljä kuukautta uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen:

• Sisäisten tietojen käyttövirheiden määrä on vähentynyt lähes 90%.
• Projektien käsittelynopeus on kasvanut 40% koska käyttöoikeuksien päällekkäisyyksiä ei enää ole.
• Uudet työntekijät integroituvat nopeammin, koska roolit ja vastuut on määritelty selkeästi.
• Yritys toimii läpinäkyvästi, asiakastiedot on suojattu täydellisesti.

Yhteenveto

Access Level Control GTG CRM:ssä ei ole vain ominaisuus, vaan se on “selkäranka”, joka auttaa GreenHouse Interioria toimimaan sujuvammin, turvallisemmin ja ammattimaisemmin.

Oikean käyttöoikeuksien jaon ansiosta Long ei enää murehdi siitä, “kuka tekee mitä”, vaan voi keskittyä olennaisimpaan: palveluiden kehittämiseen ja asiakaskokemukseen.

“Ennen hallinnoin ihmisiä. Nyt järjestelmä auttaa minua hallinnoimaan periaatteiden avulla – ja kaikki tuntevat olonsa mukavammaksi.”

— Nguyễn Hoàng Long, toimitusjohtaja, GreenHouse Interior