Small business and e-commerce, fast and efficient delivery is key to customer satisfaction. However, managing multiple shipping partners, comparing shipping costs, and tracking orders often takes a lot of time. GTG CRM understands this and has integrated Vietnam's leading express delivery channels, helping you manage the entire delivery process within a single system.
With the shipping channel connection feature, you can easily link your Viettel Post and Giao Hàng Nhanh accounts in just a few minutes, and enable Grab Express - the on-demand intra-city express delivery service - with just one click, no API key required. After connecting, all operations from creating orders, comparing shipping costs, printing shipping labels to tracking delivery status are performed directly on GTG CRM, saving you time and optimizing shipping costs. Buyers can also track their orders directly after the driver picks them up.
Key Features
GTG CRM's shipping channel connection system supports full features:
- Integration with Vietnam's largest shipping partners: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, and Grab Express, meeting all delivery needs from within the city to inter-provincial.
- Grab Express - on-demand intra-city express delivery: enable with a single click, no API key required; the system dispatches vehicles based on the full address (GPS coordinates), automatically checks service areas and dispatches drivers as soon as you click "Ready to Deliver", supporting both cash on delivery (COD) and prepaid payments.
- Connect once through your account with each shipping partner, then use it continuously without re-logging in.
- Buyers track orders directly: after the driver picks up the package, customers can see the real-time delivery status, estimated time of arrival (ETA), and event timeline directly on the order page, along with a "Track on Grab" button (driver map) or the carrier's tracking link; the system automatically sends a "Order is in transit" email with a tracking link.
- Compare shipping costs between partners when creating an order, helping you choose the most cost-effective delivery method.
- Centrally manage all delivery orders from various shipping channels in a single list for easy lookup and tracking.
- Supports self-shipping with three methods directly on the sales page: courier, store delivery, and in-store pickup.
- Use the default warehouse as the shipping origin (default-origin) and automatically geocode the warehouse address (auto-geocoding), with a preview for the admin — accurately calculating distance and delivery area.
- Negotiable shipping quotes for orders in areas requiring rate negotiation, along with an email sending a pay-link for the customer to pay this portion of the freight.
- Automatically reconcile COD when marked "Mark Delivered", ensuring cash on delivery records always match.
- Securely store login information, protecting your shipping account data with the highest standards.
How to Connect Shipping Channels
Step 1: Access Shipping Order Management
From the GTG CRM homepage, navigate to the left-hand menu. You will find the "Inventory Management" section with several sub-items.
Click on "Shipping Orders" to open the shipping management interface. Here, if you have ongoing delivery orders, the system will display a full list of those orders along with their current status.
Step 2: Open the Express Delivery Channel Tab
Toimitusliittymän alussa näet navigointivälilehdet. Napsauta "Toimituskanavat"-välilehteä nähdäksesi luettelon kuljetuskumppaneista, joita GTG CRM tukee integrointiin.
Täällä näet neljä päävaihtoehtoa:
Viettel Post – maanlaajuinen postitoimituskumppani, jolla on kattava verkosto koko maassa, erityisen vahva syrjäisillä alueilla ja maaseudulla.
Giao Hàng Nhanh – kumppani, joka on erikoistunut nopeisiin toimituksiin kaupungin sisällä ja maakuntien välillä, korkealla käsittelynopeudella ja kilpailukykyisin hinnoin.
Grab Express – pikatoimituspalvelu kaupungin sisällä pyynnöstä, kuljettaja määrätään heti, kun painat "Valmis toimitukseen". Toisin kuin Viettel Post ja Giao Hàng Nhanh (jotka vaativat tilin kirjautumisen), Grab Express otetaan käyttöön yhdellä painikkeella, ilman API-avainta. Katso lisätietoja alla olevasta "Ota Grab Express käyttöön" -osiosta.
Sales Shipping (Oma toimitus) – vaihtoehto itse toimittaa, kun haluat henkilöstösi toimittavan tavarat suoraan asiakkaalle. Tämä osio tukee täysin: kolme toimitustapaa kassalla (COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), oletusvaraston käyttö lähtöpisteenä, neuvoteltava rahtitarjous pay-link-sähköpostilla ja itse COD-tilitys toimituksen jälkeen. Katso lisätietoja alla olevasta "Oman toimituksen asetukset (Self-shipping)" -osiosta.
Vaihe 3: Yhdistä Viettel Postiin
Jos käytät Viettel Postin toimituspalvelua, napsauta "Yhdistä"-painiketta Viettel Post -logon vieressä.
Avautuu ponnahdusikkuna, jossa sinua pyydetään antamaan Viettel Post -tilisi tiedot. Sinun on täytettävä seuraavat tiedot:
Käyttäjätunnus tai puhelinnumero, jolla olet rekisteröitynyt Viettel Postiin.
Viettel Post -tilisi salasana.
Muut varmennustiedot, jos järjestelmä niitä pyytää, riippuen Viettel Post -tilisi turvallisuusasetuksista.
Kun olet täyttänyt tiedot, napsauta "Vahvista" tai "Yhdistä" -painiketta. Järjestelmä vahvistaa tiedot Viettel Postin palvelimella. Tämä prosessi kestää yleensä vain muutaman sekunnin.
Vaihe 4: Yhdistä Giao Hàng Nhanhiin
Seuraavaksi yhdistät Giao Hàng Nhanhiin samalla tavalla. Napsauta "Yhdistä"-painiketta Giao Hàng Nhanh -logon vieressä.
Giao Hàng Nhanhin kirjautumistietojen syöttöikkuna ilmestyy. Huomaa, että jokainen kuljetuskumppani voi vaatia erilaisia varmennustietoja:
Giao Hàng Nhanhin tapauksessa saatat joutua antamaan API-tokenin tai todennuskoodin tavanomaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan sijaan.
Jotkin kumppanit vaativat sinua hankkimaan API-koodin heidän hallintasivultaan ennen yhdistämistä.
Valmistele nämä tiedot etukäteen ennen yhdistämistä.
Täytä pyydetyt tiedot ja napsauta "Vahvista". Järjestelmä tarkistaa ja muodostaa yhteyden Giao Hàng Nhanhiin.
Vaihe 5: Ota Grab Express käyttöön (pikatoimitus kaupungin sisällä)
Grab Express on pyydettävä pikatoimituspalvelu kaupungin sisällä – kuljettaja määrätään noutamaan lähetys heti, kun olet valmis, sopii ravintola-alalle, tuoreille kukille, kosmetiikalle tai mihin tahansa kaupunkitoimitukseen, joka on toimitettava saman päivän aikana. Toisin kuin Viettel Post ja Giao Hàng Nhanh, sinun **ei tarvitse rekisteröidä API-avainta tai syöttää tiliä** – GTG CRM on jo valmiiksi yhdistetty Grab:iin, sinun tarvitsee vain ottaa se käyttöön.
Pikatoimituskanavat-välilehdellä etsi Grab Express -kortti ja paina "Ota käyttöön" -painiketta. Heti tämän jälkeen Grab Expressistä tulee toimitusvaihtoehto asiakkaillesi kauppasi kassasivulla.
Muutama huomio Grab Expressin toiminnasta:
Tilaa ajoneuvo täydellisellä osoitteella ja tarkista palvelualue automaattisesti. Grab paikantaa nouto- ja toimituspisteet GPS-koordinaattien perusteella täydellisestä osoitteesta (ei käytä provinssi/piiri/kaupunki -koodeja kuten postilaitokset). Järjestelmä tarkistaa automaattisesti etäisyyden ja näyttää Grab Expressin vain, jos tilaus on toimitettavissa olevalla säteellä (nopea toimitus kaupungin sisällä); liian kauas menevien tilausten kohdalla asiakas ei näe Grab-vaihtoehtoa, vaan voi valita toisen yrityksen - näin vältetään "virtuaaliset" tarjoukset matkoille, joita moottoripyörätaksilla ei voida toimittaa.
Tilaa kuljettaja heti, kun painat "Valmis toimitukseen". Koska Grab tilaa kuljettajan noutamaan tavarat välittömästi, Grab-tilaukset eivät tilaa autoa heti, kun asiakas tekee tilauksen, vaan odottavat, kunnes olet vahvistanut, että tavarat on pakattu ja olet painanut "Valmis toimitukseen" (Ready to ship). Vasta silloin Grab etsii ja tilaa kuljettajan, jotta kuljettaja ei saavu paikalle ennen kuin tavarat ovat valmiina. Ennen "Valmis toimitukseen" -painikkeen painamista sinun on vahvistettava tilauksen lähetysluettelo. Jos luettelo on vielä käsittelyssä, GTG CRM ei tilaa kuljettajaa ja ilmoittaa sinulle, mikä luettelo vaatii vahvistuksen ensin; kun olet vahvistanut, paina uudelleen "Valmis toimitukseen". Grab Express tukee sekä postiennakkoa (COD) että ennakkomaksua, kuten muutkin yritykset.
Yhtenäiset tilat, reaaliaikaiset päivitykset. Grab-tilaukset kulkevat samojen tilojen läpi kuin GHN/Viettel Post: etsitään kuljettajaa → noudettu → toimituksessa → toimitettu onnistuneesti, päivittyy automaattisesti Grab-seurantayhteyden kautta.
Vaihe 6: Viimeistely ja yhteyden tarkistus
Kun olet onnistuneesti yhdistänyt molemmat kanavat, näet "Yhdistetty" -tilan kunkin kuljetuskumppanin kohdalla. Vihreä kuvake tai valintamerkki vahvistaa, että yhteys toimii normaalisti.
Tästä eteenpäin, joka kerta kun luot uuden toimitustilauksen GTG CRM:stä, järjestelmä hakee automaattisesti hinnat Viettel Postilta, Giao Hàng Nhanhilta ja Grab Expressiltä (kun tilaus on Grab-palvelualueella) vertailua ja valintaa varten. Sinun ei tarvitse kirjautua uudelleen näihin tileihin.
Muista tallentaa tai kirjoittaa muistiin käyttämäsi tilin tiedot. Nämä ovat hyödyllisiä, jos sinun täytyy kirjautua suoraan kuljetuskumppanin verkkosivustolle tarkistaaksesi yksityiskohtia tai suorittaaksesi muita edistyneitä toimintoja.
Itsepalvelutoimituksen (Self-shipping) määrittäminen
Jos sinulla on oma toimitustiimi tai palvelet paikallisella alueella — F&B, kukkakauppa, lähikauppa — Self-shipping antaa sinulle mahdollisuuden myydä ja toimittaa omilla resursseillasi, samalla kun kaikki tilaukset, toimituskulut ja toimitustilat pysyvät keskitetysti hallittuina GTG CRM:ssä.
Jotta itsepalvelutoimitus näkyy kauppasi kassasivulla asiakkaiden valittavaksi, sinun on varmistettava molemmat ehdot: Self Shipping -määrityksen on oltava käytössä vähintään yhdellä hintatasolla, ja oletusvarastolla on oltava sijainti, jonka koordinaatit on onnistuneesti määritetty. Jos jompikumpi puuttuu, itsepalvelutoimitusvaihtoehto ei ilmesty asiakkaan kassalle.
Vaihe 1: Ota Self Shipping käyttöön ja määritä toimituskulut
Valitse vasemmanpuoleisesta valikosta Varastonhallinta → Toimitustilaukset, ja valitse sitten Pikatoimituskanavat-välilehti. Täällä näet kolme vaihtoehtoa: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh ja Self Shipping -kortti oikealla sekä MÄÄRITÄ-painike.
Paina MÄÄRITÄ avataksesi itse toimituksen asetuspaneelin. Laita Self Shipping päälle (ON) ja lisää sitten kuljetusmaksurivit uudella lisäyspainikkeella.
Jokainen kuljetusmaksurivi on sääntö, jolla lasketaan toimitusmaksu toimitusalueen ja ostoskorin ehtojen perusteella. Kun asiakas tekee tilauksen, järjestelmä laskee etäisyyden varastosta asiakkaan osoitteeseen, vertaa sitä jokaiseen riviin prioriteettijärjestyksessä ja soveltaa ensimmäistä riviä, joka täyttää kaikki ehdot. Alla oleva taulukko kuvaa kunkin kentän merkityksen:
Trường Mô tả
Tên Nimi, joka näytetään asiakkaalle kassalla, esim. "Toimitus kaupungin sisällä" tai "Nopea toimitus 2h"
Khu vực Same City (≤ 15km varastosta), Intra City (≤ 50km), Negotiable (> 50km tai määrittämätön), Free Ship
Giá Toimitusmaksu; automaattisesti 0, jos valittuna FREESHIP tai NEGOTIABLE
Đơn vị tiền Valuutta: VND tai USD
Cân nặng tối đa Ostoskori, joka ylittää tämän rajan, ohittaa tämän kuljetusmaksurivin
Giá trị tối thiểu Ostoskori, joka on alle tämän rajan, ohittaa tämän kuljetusmaksurivin — käytetään hintaportaikkojen tai ilmaisten toimitusten luomiseen
Bật/tắt Laita kuljetusmaksu väliaikaisesti pois päältä ilman poistamista
Rivien prioriteettijärjestystä säädetään ylös- ja alasnuolilla suoraan taulukossa. Yleinen käyttötapa on luoda hintaportaikko: aseta rivi "Same City 5.000đ (minimiarvo 500.000đ)" rivin "Same City 15.000đ (minimiarvo 0đ)" yläpuolelle. Paljon ostavat kaupungin sisäiset asiakkaat maksavat vähemmän, vähän ostavat maksavat normaalin tason. Samoin FREESHIP-rivi, jolla on minimiarvo, ohittaa kaikki muut kuljetusmaksurivit — alueesta riippumatta — kun ostoskori saavuttaa kyseisen rajan.
Bước 2: Thiết lập kho mặc định làm điểm xuất hàng
Järjestelmän on tiedettävä varastosi sijainti laskeakseen etäisyyden kuhunkin asiakkaan osoitteeseen ja määrittääkseen toimitusalueen. Siksi ennen kuin Self Shipping voi näkyä verkkokaupassa, sinun on määritettävä yksi varasto oletuslähetyspisteeksi.
Siirry kohtaan Hallitse varastoja → Varastot, napsauta varastoriviä, jota haluat käyttää, avataksesi muokkauslomakkeen.
Muokkauslomakkeessa etsi kytkin "Määritä oletusvarastoksi (Shop Delivery)" ja laita se päälle. Syötä sitten varaston osoite täydellisesti ja tarkasti ja paina Tallenna. Heti tallennuksen jälkeen järjestelmä lähettää osoitteen OpenStreetMap-kartalle automaattista koordinaattien määritystä (auto-geocoding) varten. Muutaman sekunnin kuluttua lomakkeessa näkyy rivi "Geocoded at: [aika]" yhdessä latitude/longitude-koordinaattien kanssa — tämä on vahvistus sijainnin määrityksen onnistumisesta ja voit tallentaa virallisesti.
Jokaisessa työtilassa on vain yksi oletusvarasto kerrallaan. Kun otat toisen varaston oletusvarastoksi, vanha varasto poistetaan automaattisesti ilman, että sitä tarvitsee manuaalisesti poistaa käytöstä. Jos syötettyä osoitetta ei voida määrittää, Self Shipping ei näy asiakkaille ennen kuin korjaat osoitteen tarkemmaksi.
Bước 3: Xử lý đơn khu vực cần thỏa thuận cước
Kun asiakas tekee tilauksen osoitteesta, joka on yli 50 km:n päässä varastosta, tai jos järjestelmä ei pysty määrittämään toimitusaluetta, asiakas näkee ilmoituksen "Ota yhteyttä kauppaan" kuljetusmenetelmän valintavaiheessa. Tilaus luodaan tilassa Odottaa toimitusmaksun ilmoitusta, eikä maksua ole vielä kerätty — järjestelmä odottaa ylläpitäjän vahvistusta sopivasta toimitusmaksusta.
Käsitteleksesi tätä, siirry kohtaan Hallitse varastoja → Toimitustilaukset, etsi tilaus, jossa on keltainen merkintä "Odottaa toimitusmaksun ilmoitusta" ja avaa se.
Paina Confirm Quote (Vahvista tarjous) -painiketta. Pieni lomake avautuu, johon voit täyttää neuvotellun hinnan, toimitusaikaa koskevat huomautukset (esim. "Toimitus 3–5 päivän kuluessa") ja tarvittaessa seurantatunnuksen (esim. Ahamove-jakolinkki). Vahvistuksen jälkeen järjestelmä tallentaa toimituskulut tilaukseen ja lähettää asiakkaalle sähköpostin noin 10 sekunnin kuluessa. Sähköposti sisältää maksulinkin, jotta asiakas voi palata kauppaan ja suorittaa toimituskulut. Kun asiakas on maksanut, tilaus siirtyy tilaan Confirmed ja on valmis toimitettavaksi.
Sähköposti lähetetään tilauksen kielellä, joko vietnamiksi tai englanniksi, riippuen tilauksen yhteydessä valitusta kieliasetuksesta. Jos asiakas ei jätä sähköpostiosoitetta, sähköpostin lähettäminen ohitetaan vaikuttamatta käsittelyyn. Jos painat vahingossa Confirm Quote -painiketta kahdesti samalle vahvistetulle tilaukselle, järjestelmä tunnistaa sen ja ohittaa toisen kerran – ei lähetä päällekkäisiä sähköposteja eikä tallenna ylimääräistä dataa.
Vaihe 4: Merkitse toimitetuksi ja tee itse postiennakon tilitys
Kun tilaus on todellisuudessa toimitettu, avaa tilauksen tiedot ja paina Mark as Delivered (Merkitse toimitetuksi). Tilauksen tila päivittyy tilaan "Toimitettu onnistuneesti".
Postiennakko-tilausten (COD) osalta heti kun painat tätä painiketta, järjestelmä kirjaa automaattisesti maksun tilan kuitatuksi ja merkitsee tilitysajankohdan. Postiennakko-kirjanpito täsmää heti, eikä manuaalista kirjaamista tai täsmäytystä tarvita. Jos myöhemmin tarvitsee tehdä muutoksia, voit edelleen muokata maksun tilaa suoraan tilauksen yksityiskohtaiselta sivulta. Painamalla Mark as Delivered -painiketta toisen kerran aiemmin kirjatulle tilaukselle on tehotonta – järjestelmä ei korvaa tietoja.
💡 Vinkki: Määritä tuotteille paino ja mitat (Tuotteet/Varasto) tarkkaa rahtihintaa varten; jos niitä ei ole määritetty, järjestelmä käyttää oletusarvoa.
Ostaja seuraa tilausta reaaliaikaisesti
Suuri etu asiakaskokemukselle: kun kuljettaja on noutanut tavarat, ostaja voi seurata tilaustaan reaaliaikaisesti suoraan kaupan tilaussivulta (/account/orders/... tai vierailijan tilausseurantäsivu), koskee kaikkia palveluntarjoajia – Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post ja myös itse toimitettavia tilauksia.
Tilaussivulla asiakas näkee:
Reaaliaikaisen toimitustilan lokalisoituna (etsitään kuljettajaa, tavarat noudettu, toimituksessa, toimitettu...) pelkän seurantatunnuksen sijaan.
Arvioidun toimitusajan (ETA) ja tilauksen tapahtumien aikajanan, päivittyen todellisen etenemisen mukaan.
"Seuraa Grabissa"-painike avaa Grabin reaaliaikaisen kuljettajakarttasivun; GHN/Viettel Postille se on palveluntarjoajan julkinen seurantalinkki. Painike ilmestyy vain, jos palveluntarjoaja tarjoaa seurantayhteyden (yleensä sen jälkeen, kun kuljettaja on noutanut tavarat).
Lisäksi heti kun tilaus lähtee matkaan (kuljettaja on noutanut tavarat), GTG CRM lähettää asiakkaalle "Tilaus toimituksessa" -sähköpostin, joka sisältää seurantayhteyden pääasiallisena toimintopainikkeena. Tämä sähköposti lähetetään tasan kerran kutakin tilausta kohden, tilauksen kielellä (vietnamiksi tai englanniksi). Jos asiakas ei jätä sähköpostiosoitetta, sähköpostin lähettäminen ohitetaan vaikuttamatta tilaukseen.
Näin asiakas tietää aktiivisesti "missä hänen tilauksensa on, milloin se saapuu", mikä vähentää merkittävästi kaupan kyselyiden määrää toimitustilanteesta.
Edut GTG CRM:n käytöstä toimitusten hallintaan
Merkittävä ajansäästö, koska ei tarvitse siirtyä eri kuljetusyritysten verkkosivustojen välillä. Kaikki toiminnot keskitetään yhteen paikkaan.
Toimituskustannusten optimointi vertailemalla automaattisesti eri kumppanien hintoja. Voit aina valita sopivimman toimitustavan kullekin yksittäiselle tilaukselle.
Yhtenäinen koko prosessin hallinta tilauksista, varastosta ja toimituksista saman järjestelmän sisällä, mikä vähentää virheitä ja lisää toiminnan tehokkuutta.
Seuraa toimituksen tilaa reaaliajassa suoraan GTG CRM:ssä ilman, että sinun tarvitsee avata yksittäisiä kuljetuskumppanien verkkosivustoja.
Helppo monikanavaisen liiketoiminnan laajentaminen, koska järjestelmä tukee valmiiksi suuria kuljetuskumppaneita, sopien sekä vähittäiskauppiaille että monen verkkokauppa-alustan myyjille.
Tärkeää huomioitavaa
Ennen yhdistämistä varmista, että sinulla on aktiivinen tili Viettel Postissa tai Giao Hàng Nhanhissa. Jos sinulla ei vielä ole tiliä, sinun on rekisteröidyttävä suoraan heidän kauttaan ensin. Pelkästään Grab Express ei vaadi tiliä tai API-avainta – riittää, kun painat "Ota käyttöön" ja voit käyttää sitä heti.
GTG CRM:lle antamasi kirjautumistiedot salataan ja suojataan korkeiden standardien mukaisesti. Varmista kuitenkin, ettet jaa näitä tietoja muille.
Jotkut kuljetuskumppanit saattavat vaatia kaksivaiheista tunnistautumista tai erityisiä API-oikeuksia. Noudata heidän ohjeitaan saadaksesi oikeat tunnistetiedot.
Jos vaihdat salasanaa kuljetuskumppanin verkkosivustolla, muista päivittää yhteystiedot myös GTG CRM:ssä palvelun keskeytymisen välttämiseksi.
