Ohjeita ravintolan ja kahvilan hallintaan GTG CRM:ssä - Askel askeleelta, menusta kirjanpitoon

Tämä artikkeli opastaa sinua rakentamaan täydellisen ravintolan GTG CRM:ään ja ajamaan todellisen myyntivuoron, aina tuotteiden luomisesta, reseptien liittämisestä, raaka-aineiden varastointiin, tiskin myyntiin/pöytiin tarjoiluun ja automaattisesti muodostuviin kirjanpitotietoihin. Noudata ohjeita järjestyksessä; jokaiselle vaiheelle on odotettu lopputulos, jotta voit tarkistaa sen itse.

Kertaluonteinen valmistelu (Admin tekee kerran työtilaa kohden)

1. Ota kirjanpito käyttöön

Finance & HR → Accounting → Chart of Accounts → Load Template → valitse Vietnam (VAS TT99/2025).

✅ Näyttää tekstit "Template applied: 176 accounts…" ja 3 myynnin automaatiota on otettu käyttöön (liiketapahtumien kirjaus, omakustannusten kirjaus, maksujen kirjaus).

2. Luo varasto

Operations → Warehouse Management → Warehouses → + CREATE → täytä nimi "Päävarasto", yhteyshenkilö, osoite → CREATE.

✅ Päävarasto ilmestyy varastoluetteloon.

3. Linkitä POS-järjestelmä varastoon

Sales & CRM → Catalog → F&B Menu → välilehti "Set up F&B" → Outlet (POS store) → valitse Päävarasto → Set as store.

✅ Näyttää tekstit "Store set" (vihreä rasti).

4. Lisää pöytiä (jos tarjoilet pöytiin)

F&B Menu → Add sample tables.

✅ Pöydät T1–T5 ilmestyvät.

Osa A: Valmistettavan tuotteen luominen + resepti (esim. maitokahvi)

5. Luo myytävä tuote

Catalog → Product Hub → CREATE: Nimi "Maitokahvi", For sale ON, For production ON, ALV "8", Myyntihinta "35000", Tuotetyyppi "Finished good", Varastoyksikkö "Piece (pcs)" → CREATE.

✅ "Maitokahvi" on valmis tuote, hinta ₫35 000.

6. Luo raaka-aineet

Product Hub → CREATE (jokaiselle raaka-aineelle): "Kahvipavut" (Raw material, yksikkö "Gram"), "Kondensoitu maito" (Raw material, yksikkö "Millilitre"), aseta For sale OFF, For production ON.

✅ Kaksi raaka-ainetta Aktiivisia, varasto 0.

7. Määritä yksikkömuunnokset

Avaa jokainen raaka-aine → Manufacturing → Unit conversions: "Kahvipavut" 1 "Kilogram" = 1000 "Gram"; "Kondensoitu maito" 1 "Box" = 1000 "Millilitre".

✅ 1 kg ostettaessa lisätään 1000 g varastoon; 1 laatikko lisätään 1000 ml varastoon.

8. Luo resepti

Operations → Manufacturing → Bills of Materials → Create BOM tuotteelle "Maitokahvi" → lisää 2 komponenttia (kahvipavut + kondensoitu maito, määrä per kuppi) → Create.

✅ Resepti on liitetty tuotteeseen "Maitokahvi".

Osa B: Raaka-aineiden varastointi

9. Osto

Operations → Warehouse Management → Purchase Orders → luo ostotilaus tuotteille `Cà phê hạt` + `Sữa đặc` ostohintaan → lähetä.

✅ Ostotilaus on tilassa "odotetaan vastaanottoa".

10. Tavaran vastaanotto (stock-in)

Vastaanota ostotilauksen mukaan → varaston saldo kasvaa ja omakustannusarvo = todellinen ostohinta.

✅ Varastosaldo "Cà phê hạt"/"Sữa đặc" > 0.

Osa C: Kupillisen myynti tiskiltä

11. Avaa POS-järjestelmä

("pos.dev" / myyntisovellus) → kirjaudu sisään kassatilin tunnuksilla.

12. Myynti

Valitse "Kahvi maidolla" → (valinnainen) valitse sokeritaso → Maksu (Cash) → tulosta kuitti.

✅ Kuitti tulostuu; tapahtuma kirjattu.

13. Varaston & kirjanpidon tarkistus

Palaa portaaliin: "Kahvipapujen"/"Kondensoidun maidon" varasto vähentynyt oikealla reseptimäärällä (backflush); Accounting → Journal → 3 kirjausta (maksu, liikevaihto, hankintameno).

✅ Varasto vähentynyt oikein; 3 kirjausta tasapainossa.

Osa D: Tarjoilu pöytiin + keittiönäyttö (dine-in)

14. Avaa pöytävaraus

POS-järjestelmässä valitse pöytä `T1` → lisää tuote → Lähetä (keittiöön).

✅ Pöytävaraus `T1` avattu, tuote lähetetty.

15. Keittiön käsittely (KDS)

Kirjaudu sisään Keittiön tilillä → keittiönäyttö → siirrä tilaus Uusi → Valmistuksessa → VALMIS.

✅ Tilauksen tila muuttuu toimintojen mukaan.

16. Maksu & pöydän sulkeminen

Kassa vastaanottaa maksun pöydästä `T1` → sulje pöytä.

✅ Pöytä `T1` on vapaa; kirjanpito kirjattu kuten Osassa C.

Osa E: Valinnaiset maksut & tuotteiden palautus (lisäominaisuudet)

17. Lisämaksulliset lisäosat

(Manageri) F&B Menu → valinnat-ryhmä → lisää lisäosa "+1 shot espresso" linkitä raaka-aineeseen → tallenna. Kun myyt lisäosaa: lisämaksu + oikea raaka-aineen vähennys varastosta.

✅ Lisäosa lisää hinnan ja vähentää varastosta.

18. Tuotepalautus / hyvitys

(Manageri) valitse tapahtuma → Return: myyty tuote uudelleen → lisää takaisin varastoon; valmistettu tuote → hyvitä raha, kirjaa hävikki.

✅ Kirjanpito korjattu palautustyypin mukaan.

> Oletko valmis avaamaan kahvilasi? Aloita ilmaiseksi, ei vaadi korttia.

> 👉 Rekisteröidy: https://gtgcrm.com/vi/signup

Katso ominaisuuksien yleiskatsaus: Ravintolan & kahvilan hallinta.