Ohje: Palveluiden ja sopimusten myynti GTG CRM:ssä

Mitä opit tästä ohjeesta

Luo palvelu Catalogiin → laadi yhdistetty tarjous (tuotteet + palvelut) → muunna sopimukseksi → täytä osapuoli B ja hyväksymiskohdat → lähetä sopimus (.docx) → lataa allekirjoitettu versio → laskuta vaiheittain → tarkastele kirjanpitotapahtumia.

Valmistelu

#	Edellytys	Miksi tarvitaan
1	Kirjaudu sisään GTG CRM:ään ja sinulla on oikeudet CRM:n hallintaan (luoda tuotteita, palveluita, tarjouksia, sopimuksia).	Koko prosessin toteuttamiseksi.
2	Tilikartta (CoA) on määritetty + (laskutusta varten) laskutus-/ERP-työtila on määritetty.	Jotta laskut kirjautuvat kirjanpitoon.
3	Asiakkaaksi (osapuoli B) kelpaava yhteyshenkilö/yritys.	Sopimus vaatii allekirjoittajan.

Vaihe 1 — Palveluiden luonti Catalogiin

1. Avaa CRM → Catalog → Services → Create.
2. Luo "Website Design" – hinta 20,000,000, laskutus Once. Tallenna. Luo sitten "Monthly SEO" – hinta 5,000,000, Recurring → monthly. Tallenna.

✅ Odotettu tulos: Palvelut löytyvät kohdasta Catalog ▸ Services; jokaisella palvelulla on hinta + laskutusjakso. (Tuotteet löytyvät kohdasta Catalog ▸ Products ja nekin voidaan asettaa toistuviksi.)

Vaihe 2 — Yhdistetty tarjous (tuotteet + palvelut)

1. Avaa CRM → Sales → Quotations → Create, valitse yhteyshenkilö.
2. Rivi 1: Tyyppi = Service → "Website Design" (1). Rivi 2: Tyyppi = Service → "Monthly SEO" (1). Rivi 3: Tyyppi = Product → "Hosting License" (määrä 3).
3. Tallenna tarjous → Send → merkitse Accepted (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Odotettu tulos: Jokaisella rivillä on Tyyppi-tunniste (Service = vihreä, Product = sininen); palvelurivillä näkyy jakso. Summa kaikista riveistä. Kun tarjous on ACCEPTED, näkyy painike Convert to Contract.

Vaihe 3 — Tarjouksen muunto sopimukseksi

1. Aseta tarjous tilaan Accepted: avaa tarjous → Mark as Sent → Mark as Accepted (vahvista).
2. Hyväksytyn tarjouksen rivillä Quotations-taulukossa, paina Convert to Contract -kuvaketta (toimintopainike rivillä – EI yksityiskohtaisessa paneelissa; paneelissa on vain Convert to Order). Avaa uusi sopimus kohdasta Sales → Contracts.

✅ Odotettu tulos: Ilmoitus/tulos sopimusnumerolla muodossa CTR-YYYYMM-NNNNN. Sopimus säilyttää rivien tyypit/jaksot; kokonaissumma **jaetaan** kertaluonteiseen summaan ja kuukausittaiseen summaan + ALV. Tarjous muuttuu tilaan CONVERTED/ACCEPTED.

Vaihe 4 — Osapuoli B:n ja hyväksymiskohtien täyttäminen

1. Avaa sopimuksessa kohta Party B → valitse yhteyshenkilö/yritys; tiedot (juridinen nimi, Y-tunnus, osoite, edustaja) **täyttyvät automaattisesti** yritystietojen rikastumisen myötä.
2. Aseta hyväksymiskohdat (Milestones) maksuaikataulun ohjaamiseksi; (valinnainen) ota käyttöön kaksikielisyys.

✅ Odotettu tulos: Osapuoli B näkyy sopimuksessa; hyväksymiskohdat luovat vastaavan maksuaikataulun.

Vaihe 5 — Sopimuksen lähetys asiakkaalle (.docx)

1. Avaa sopimuksen yksityiskohdat (paina + / sopimusnumero avataksesi paneelin). Kohdassa Documents: paina Generate contract luodaksesi .docx-version, tai käytä Upload document liittääksesi sopimusasiakirjan. Kun asiakirja on olemassa, jokaisella asiakirjarivillä on painike Send / Download asiakkaalle lähettämistä varten.

✅ Odotettu tulos: Järjestelmä luo/liittää sopimusasiakirjan; painikkeet Send (lähetä sähköpostia asiakkaalle) ja Download ilmestyvät asiakirjariville Documents-kohdassa.

ℹ️ Huomautus: Sopimuksen Documents-osiossa on Generate contract + Upload document; asiakirjan luonnin/liittämisen jälkeen jokaisella asiakirjarivillä näkyy Send / Download. Täytä Party B (Vaihe 4) ennen Generate contract -toimintoa; jos Osapuoli B ei ole vielä tiedossa, voit silti käyttää Upload document -toimintoa liittääksesi sopimuksen.

Vaihe 6 — Allekirjoitetun version lataaminen

1. Kun asiakas on allekirjoittanut ja lähettänyt takaisin, lataa Documents-osiossa Upload document → valitse tiedosto (tyyppi Signed copy) → vahvista. (Vihje alla: "Upload the signed contract to activate it.")

✅ Odotettu tulos: Allekirjoitettu tiedosto on liitetty (Tyyppi Signed copy) allekirjoitusajankohdan kanssa; sopimus **muuttuu automaattisesti ACTIVE/Ongoing** ja Signed at täyttyy. Taulukko Billing (maksuaikataulu) + painike Issue invoice ilmestyvät (ei vielä kirjanpitotapahtumia).

Vaihe 7 — Laskuttaminen vaiheittain

1. Voimassa olevassa sopimuksessa, Billing-taulukossa, paina Issue invoice tarvittavassa erässä → Issue invoice -ikkuna avautuu kolmella valinnalla: Issue now / Save as draft / Mark paid now (lisätieto: "Issuing records revenue + receivable (AR). Marking paid records the cash receipt.") → valitse ja vahvista.

✅ Odotettu tulos: Lasku maksuerälle luodaan ERP/laskutusjärjestelmän kautta; erä liitetään luotuun laskuun; maksun tila päivittyy.

⚠️ Edellytys: Laskujen luonti edellyttää, että työtila on määritetty sähköistä laskutusta varten / verotoimittajayhteys on muodostettu. Jos yhteyttä ei ole, Issue invoice -ikkuna näyttää esikatselun, mutta laskun luonti ei tapahdu. Kun sähköinen laskutus on yhdistetty, erä luo laskun ja kirjanpitotapahtuman automaattisesti (Vaihe 8).

Vaihe 8 — Kirjanpitotapahtumien tarkastelu

1. Avaa Management → Accounting → Journal Entries.

✅ Odotettu tulos: Kun lasku on luotu, tasapainottava kirjanpitotapahtuma syntyy automaattisesti: Debit Accounts Receivable (131) / Credit Revenue (511) / Credit VAT (3331). Kun maksu kirjataan: Debit Cash (111/112) / Credit Accounts Receivable (131).

ℹ️ Huomautus: Sopimuksen tuottama kirjanpitotapahtuma (Debit 131 / Credit 511 / Credit 3331) ilmestyy vasta laskun luomisen jälkeen – eli sen jälkeen, kun sähköinen laskutus on yhdistetty (katso Vaihe 7).

Nopea tulostaulukko

Toiminto	Näkyvä tulos
Palvelun luonti (Vaihe 1)	Palvelu Catalog ▸ Services + hinta + jakso
Yhdistetty tarjous (Vaihe 2)	Tyyppi-tunniste riveillä; ACCEPTED → Convert to Contract -painike
Muunto (Vaihe 3)	CTR-2026-… ; kokonaissumma jaettu kertaluonteiseen / kuukausittaiseen; tarjous CONVERTED
Osapuoli B + hyväksyminen (Vaihe 4)	Osapuoli B valmiiksi täytettynä; maksuaikataulu hyväksymiskohtien mukaan
Lähetys (.docx) (Vaihe 5)	.docx-sähköposti asiakkaalle; SENT
Allekirjoitetun lataus (Vaihe 6)	Allekirjoittaja + aika; SIGNED → ACTIVE; maksuaikataulu luotu
Laskun luonti (Vaihe 7)	Esikatselu → vahvistus → erälasku luotu
Kirjanpito (Vaihe 8)	Kirjaus Debit 131/Credit 511+3331; maksu Debit 111/Credit 131

Huomautuksia

• Tarjous → Tilaus -toiminto kopioi edelleen vain **tuoterivit** (palvelut kuuluvat sopimukseen) – tämä on suunniteltu toimintatapa.
• **Tuotekatalogin tuonti** tukee minkä tahansa taulukkomuotoisen tiedoston formaattia (AI kartoittaa sarakkeet automaattisesti); **palveluiden tuonti** on seuraava ominaisuus kehityssuunnitelmassa.
• ALV: jos veroksi on asetettu 0 %, työtilan maan (esim. 10 % VN) ALV voidaan silti määrätä hinnoittelusta – tämä on olemassa oleva toiminnallisuus.