Käyttöopas: Rekrytointi / ATS GTG CRM:ssä

Mitä voit tehdä tämän ohjeen jälkeen

Luo työpaikkailmoitus + JD tekoälyllä → etsi ehdokkaita LinkedInistä → lisää ehdokkaita vetämällä ja pudottamalla CV:itä (tekoäly lukee + pisteyttää) → hallitse kanban-prosessia → luo ja lähetä tarjous → ajoita & lähetä haastattelukutsut → palkkaa ehdokas työntekijäksi.

Valmistelut

#	Edellytys	Miksi tarvitaan
1	Kirjaudu sisään GTG CRM, sinulla on oltava oikeudet HRM_MANAGE_RECRUITMENT (tai HRM_MANAGE_EMPLOYEE).	Ilmoitusten luomiseen, lähteiden etsimiseen, pisteytykseen, tarjousten tekemiseen, haastatteluihin ja palkkaamiseen.
2	(Valinnainen) Yhdistetty postilaatikko Henkilöstöasetuksissa.	Tarvitaan vain haastattelukutsujen / tarjousten lähettämiseen.
3	Työtilaan on liitetty krediittejä.	CV:n lukeminen + tekoälypisteytys + JD:n luominen + LinkedIn-lähteiden etsintä ovat maksullisia.

Vaihe 1 — Luo työpaikkailmoitus + JD tekoälyllä

1. Vasemmanpuoleinen navigointipalkki → Henkilöstö → Rekrytointi (Recruitment) → + Uusi työpaikkailmoitus.
2. Täytä: Titteli, Osasto, Sijainti, Taso, Tyyppi, Maa, Määrä.
3. Syötä Päävaatimukset → napsauta ✨ Luo tekoälyllä Työkuvaus-kentän vieressä → napsauta Tallenna.

✅ Odotettu tulos: Palkkakenttä näyttää tuhaterottimen + valuutan valinnan. Jos aktiivinen palkkataulukko on olemassa, näkyviin tulee pudotusvalikko Käytä palkkataulukkoa, joka täyttää automaattisesti palkkahaarukan. Muutamassa sekunnissa Työkuvaus-kenttä täytetään jäsennellyllä JD:llä (vastuut / vaatimukset / plussat / edut). Tallennuksen jälkeen ilmoitus ilmestyy luetteloon tilassa OPEN/Luonnos.

Vaihe 2 — Etsi ehdokkaita LinkedInistä

1. Työpaikkailmoitusrivillä napsauta PROSESSI (Pipeline) → kanban-taulu avautuu → napsauta ETSÄ LINKEDINISTÄ.
2. Sijainti täytetään automaattisesti ilmoituksesta. Aseta Yritys/taidot (esim. Solution Architect) → napsauta ETSÄ.
3. Valitse 1–2 ehdokasta valintaruudulla → LISÄÄ PROSESSIIN.

✅ Odotettu tulos: Julkiset LinkedIn-profiilit ilmestyvät (kirjainavatar, nimi, titteli @ yritys, sijainti, "työnhakija"-merkintä jos saatavilla). Valitut ehdokkaat ilmestyvät Lähteiden haku -sarakkeeseen perustiedoilla; Lataa lisää -painike hakee lisää ehdokassivuja.

Vaihe 3 — Lisää ehdokkaita vetämällä ja pudottamalla CV:itä (tekoäly lukee + pisteyttää)

1. Prosessitaulussa napsauta LISÄÄ EHDOKAS → vedä CV (PDF/DOCX) pudotusalueelle.
2. Odota "Luetaan CV:tä…" → kentät (nimi, sähköposti, puhelinnumero, titteli) täytetään automaattisesti CV:stä.
3. Napsauta Tallenna.

✅ Odotettu tulos: Näyttää "Tekoäly pisteyttää…" sitten ilmoituksen "Lisätty – Tekoälyn sopivuuspisteet: NN/100". Ehdokas ilmestyy Lähteiden haku -sarakkeeseen värillisellä pistekortilla (vihreä ≥75, keltainen 50–74, punainen <50).

Vaihe 4 — Hallitse kanban-prosessia + muistiinpanoja

1. Napsauta ehdokaskorttia → avaa ehdokastiedot.
2. Katso Yhteystiedot (sähköposti/puhelin/LinkedIn-linkki/CV-lataus), tekoälypisteet + perustelut, profiili.
3. Vaihda tilaa pudotusvalikosta → esimerkiksi Seulonta. Lisää Muistiinpano sitten Lisää muistiinpano.

✅ Odotettu tulos: Kortti siirtyy uuteen sarakkeeseen, lukumäärä päivittyy. Muistiinpano ilmestyy aikaleiman kanssa ja tallentuu sivun uudelleenlatauksen jälkeen.

Vaihe 5 — Luo tarjous ja lähetä se hakijalle

1. Kandidaatin tiedoissa → välilehti Tarjoukset (Offers) → LUO TARJOUS (Create offer) (nimike, palkka, valuutta; voit klikata ✦ Palkkasuositus (AI)) → Tallenna. Tarjous ilmestyy tilaan Luonnos (Draft).
2. Luonnostarjouksen rivillä, klikkaa LADAA (Download) saadaksesi virallisen kirjeen .docx-muodossa (maan mukaan). (Ei erillistä "Luo kirje (AI)" -painiketta — kirjeen teksti luodaan ja ladataan suoraan tarjouksen LADAA/Download-painikkeesta.)
3. (Vaatii hakijan sähköpostin + yhdistetyn postilaatikon) Klikkaa LÄHETÄ HAKIJALLE (Send to candidate).

✅ Odotettu tulos: Luonnostarjous ilmestyy palkalla + nimikkeellä; **LADAA**-napin klikkaaminen lataa kirjetiedoston (esim. Job_Offer_Letter_(Formal).docx). Lähettäessä: toast "sähköposti lähetetty", tila muuttuu tilaan Lähetetty. Jos hakijalla ei ole sähköpostia, Lähetä hakijalle -painike on lukittu ja tooltip muistuttaa sähköpostin lisäämisestä (ei aiheuta backend-virhettä).

Vaihe 6 — Aikatauluta ja lähetä haastattelukutsu

1. Kandidaatin tiedoissa → välilehti Haastattelut (Interviews) → AIKATAULUTA HAASTATTELU (Schedule interview) → täytä Milloin (aika), Tyyppi (muoto, oletus Video), Min (minuutit), Sijainti / linkki (osoite tai kokouslinkki), Haastattelijat (haastateltavat) → TALLENNA (Save).
2. (Vaatii sähköpostin + postilaatikon) Äskettäin luodun haastattelurivin kohdalla, klikkaa LÄHETÄ KUTSU (Send invite).

✅ Odotettu tulos: Rivi haastattelusta Aikataulutettu (Scheduled) ilmestyy päivämäärällä · muodolla · linkillä · haastateltavilla, mukana painikkeet LÄHETÄ KUTSU / VALMIS (Complete) / PERU (Cancel). Kutsua lähettäessä: toast "lähetetty", hakija saa sähköpostin päivämäärällä/muodolla/linkillä — aika näytetään sinun aikavyöhykkeesi mukaan, sähköpostin otsikossa on yrityksen nimi.

Vaihe 7 — Palkkaa hakija → automaattisesti työntekijäksi

1. Hakijasta, jolla on hyväksytty tarjous (sisältäen palkan), klikkaa Palkkaa (Hire) (tai valitse tila Palkattu ja vahvista).

✅ Odotettu tulos: Toast "Palkattu — luotu työntekijä EMP-xxxx"; hakija siirtyy sarakkeeseen Palkattu. Mene HR → Työntekijät ja näet tämän henkilön todellisena työntekijänä (CV + mukana tuodut tiedot) ja luonnoksen työsopimuksesta, joka on jo luotu tarjouksesta — tarkista se ja Aktivoi.

ℹ️ Huomautus: Palkkaa (Hire) -painike sijaitsee kandidaatin tietojen drawerissa. Palkkauksen jälkeen hakija ilmestyy HR → Työntekijät -näyttöön todellisena työntekijänä (koodi EMP-xxxx, mukana CV + tiedot) ja luonnoksena työsopimuksesta — HR-osaston tarvitsee vain tarkistaa se ja Aktivoi.

Nopea katsaus odotettuihin tuloksiin

Toimenpide	Näkemäsi tulos
Luo viesti + ✨ Luo tekoälyllä (Vaihe 1)	Jäsennelty JD sekunneissa; viesti OPEN/Luonnos
LinkedIn-haku (Vaihe 2)	Julkinen profiili + kirjainavatar; lisäys syöttösarakkeeseen; Lataa lisää
Vedä ja pudota CV (Vaihe 3)	Automaattisesti täyttyvä lomake + "Lisätty — tekoälypisteet: NN/100" + värilliset pistekortit
Sarakkeen muutos + muistiinpanot (Vaihe 4)	Sarakkeen siirtokortit, laskurit päivittyvät; muistiinpanot aikaleimalla, tallentuvat
Luo + lähetä tarjous (Vaihe 5)	Tarjouksen teksti + Lataus; lähetys → "Lähetetty"; puuttuva sähköposti → lukituspainike + työkaluvihje
Haastattelu (Vaihe 6)	Rivi "Aikataulutettu"; lähetys → sähköposti aikavyöhykkeineen + yrityksen nimi
Palkkaa (Vaihe 7)	"Palkattu — EMP-xxxx"; työntekijä + luonnos työsopimuksesta luodaan automaattisesti

Huomautuksia

• Tarjousten / kutsujen lähettäminen vaatii yhdistetyn postilaatikon (HR-asetukset) ja hakijalla on oltava sähköpostiosoite; jos ei, järjestelmä näyttää ystävällisen ilmoituksen, mutta teksti latautuu silti.
• LinkedIn-syöttö käyttää julkisia lähteitä (SERP) — ei profiilikuvia (käytetään kirjainavatareita) eikä saatavilla olevia sähköposti- / puhelinnumeroita; rikastuta profiilia lataamalla CV ja arvioimalla se uudelleen.
• Rekrytointioikeudet voidaan myöntää riippumatta henkilöstöhallinnon oikeuksista (HRM_*_RECRUITMENT). Kun oikeudet on myönnetty, kirjaudu ulos ja takaisin sisään saadaksesi uuden oikeustunnuksen.