Yleisiä virheitä manuaalisessa tilaustenhallinnassa

Liiketoiminnan alkuvaiheessa monet myyjät hallitsevat tilauksia muistikirjan, Excel-tiedoston tai puhelimeen hajallaan kirjoitettujen muistiinpanojen avulla. Tämä tapa voi olla vielä hyväksyttävä, kun tilauksia tulee vain muutama päivässä, myynti tapahtuu yhdessä kanavassa eikä palautuksia tai hyvityksiä juuri ole.

Mutta kun tilausmäärät kasvavat, myynti tapahtuu useissa kanavissa samanaikaisesti tai COD-maksuja, palautuksia ja tilien täsmäytystä alkaa syntyä, manuaalinen tilaustenhallinta muuttuu nopeasti toiminnan suurimmaksi pullonkaulaksi.

Moni myyjä joutuu tilanteeseen, jossa tilauksia kyllä tulee tasaisesti ja liikevaihtoa syntyy, mutta mitä enemmän myy, sitä sekavammaksi kaikki käy eikä enää tiedä tarkasti, tekeekö voittoa vai tappiota.

Alla ovat yleisimmät virheet.

Tilauksia kirjataan hajanaisesti, eikä keskitettyä dataa ole

Yksi hyvin tavallinen virhe on se, että jokainen myyntikanava kirjataan eri tavalla. Shopee-tilaukset ovat sovelluksessa, Facebook-tilaukset viesteissä, Zalo-tilaukset kirjataan vihkoon ja verkkosivuston tilaukset ovat sähköpostissa.

Kun ei ole yhtä paikkaa, johon kaikki tilaukset kootaan, myyjä ei käytännössä pysty:

• Hahmottamaan päivän kokonaistilausten määrää
• Tarkistamaan nopeasti yksittäisten tilausten tilaa
• Täsmäyttämään vanhoja tilauksia ongelmien ilmetessä

Pitkällä aikavälillä pirstaleinen data tekee hallinnasta riippuvaista muistista ja fiiliksestä.

GTG CRM:n avulla kaikki tilaukset useista kanavista: verkkokauppapaikoilta, verkkosivustolta, manuaalisista tilauksista,... kootaan yhteen ainoaan hallintataulukkoon, jolloin myyjä näkee kokonaiskuvan heti ilman, että hänen tarvitsee avata useita eri sovelluksia tai tiedostoja.

Tilauksia jää helposti huomaamatta tai niitä käsitellään kahteen kertaan

Manuaalisessa hallinnassa tulee helposti tilanteita, joissa:

• Tilaus on toimitettu, mutta päivitys unohtuu
• Tilaus on jo käsitelty, mutta sitä ei muisteta ja se tehdään uudelleen
• COD-tilauksen osalta ei ole selvää, onko maksu jo peritty

Aluksi nämä virheet vaikuttavat pieniltä, mutta ajan myötä ne johtavat liikevaihdon eroihin, käteisen katoamiseen tai kiistaan kuljetusliikkeen kanssa.

Kun tilaukset hallitaan keskitetysti GTG CRM:ssä, jokaisella tilauksella on selkeä tila. Myyjä tietää tarkasti, mikä tilaus on käsittelyssä, mikä on jo valmis ja mikä odottaa täsmäytystä, mikä vähentää merkittävästi manuaalisten virheiden riskiä.

Tilausten elinkaarta ei seurata

Todellinen tilaus ei ole vain ”valmis ja siinä se”. Se kulkee useiden vaiheiden läpi: vahvistus, pakkaus, toimitus, onnistunut toimitus, palautus tai peruutus.

Manuaalinen hallinta kirjaa usein vain lopputuloksen ja ohittaa koko väliin jäävän prosessin. Tämän vuoksi myyjä ei tiedä, missä kohtaa ongelma syntyy: pakkaako joku hitaasti, onko toimitus myöhässä vai onko palautusprosentti korkea.

GTG CRM:n avulla jokaisella tilauksella on selkeä elinkaari, mikä auttaa myyjää näkemään prosessin pullonkaulat ja tekemään muutoksia sen sijaan, että hän vain reagoisi ongelmiin liian myöhään.

Tilaukset irtoavat varastosta, ja mitä enemmän myydään, sitä enemmän luvut heittävät

Erittäin vaarallinen virhe on se, että tilauksia ei yhdistetä varastoon. Myyjä tarkistaa varastosaldon vain fiiliksen perusteella tai päivittää sen vasta myynnin jälkeen.

Tyypilliset seuraukset ovat:

• Myyntiä enemmän kuin varastossa on
• Tuotteita toimitetaan vajaasti
• Kuukauden lopussa todellinen varasto ei täsmää kirjanpitoon

GTG CRM yhdistää tilaukset suoraan varastoon ja päivittää varastosaldon heti, kun tilaus syntyy. Tämä on erityisen tärkeää monikanavaiselle myyjälle, sillä jo yhden kanavan varastosaldon heitto aiheuttaa nopeasti ketjureaktion ongelmia.

Kuluja ei hallita tilauskohtaisesti

Moni myyjä katsoo vain myyntihintaa eikä sido kuluja yksittäiseen tilaukseen: toimituskulut, alustan maksut, palautukset, pakkaaminen, kampanjat.

Kun tilauskohtaisia kustannustietoja ei ole, myyjä ajautuu helposti tilanteeseen, jossa:

• Liikevaihto kasvaa, mutta käteen jäävä raha ei kasva
• Ei tiedetä, mikä tilaus tuottaa voittoa ja mikä tappiota
• Päätöksiä tehdään tunteen perusteella

Kun tilaustenhallinta tehdään järjestelmällisesti GTG CRM:ssä, tilausten, kulujen ja liikevaihdon tiedot tallennetaan yhtenäisesti, mikä luo perustan oman liiketoiminnan todellisen tehokkuuden ymmärtämiselle.

Myymälän omistaja uppoutuu operatiiviseen työhön eikä enää ehdi kehittää liiketoimintaa

Manuaalinen hallinta pakottaa kaupan omistajan tarkistamaan jokaisen tilauksen, vertaamaan jokaisen erän ja käsittelemään jokaisen pienen virheen itse. Aika, joka pitäisi käyttää markkinointiin, tuotteen parantamiseen tai myyntikanavien laajentamiseen, kuluu kokonaan toistuviin rutiinitehtäviin.

Tämä on selvä merkki siitä, että toimintamalli on tullut kehityksensä rajalle.

GTG CRM auttaa automatisoimaan suuren osan tilausten hallinnan työvaiheista, jotta myyjä pääsee eroon käsin tekemisestä ja voi keskittyä kasvuun tuottaviin tehtäviin.

Yhteenveto

Tilausten manuaalinen hallinta ei ole väärä ratkaisu alkuvaiheessa, mutta se ei voi olla pitkän aikavälin ratkaisu, kun liiketoiminta on jo vakiintunut.

Virheet, kuten tilauksen huomaamatta jääminen, varastosaldon vääristyminen, kulujen hallinnan puute tai sekava data, eivät johdu siitä, että myyjä tekisi työnsä huonosti, vaan siitä, että käytössä ei ole sopivaa hallintajärjestelmää.

Siksi monet verkkokauppiaat valitsevat GTG CRM:n keskitettynä tilaustenhallinta-alustana, jossa tilaukset, varasto, toimitukset, laskut ja kassavirta yhdistyvät samaan järjestelmään. Kun data standardoidaan alusta alkaen, myyjä ei ainoastaan vähennä riskejä, vaan saa myös vahvan perustan liiketoiminnan kestävään laajentamiseen.