Yleisiä virheitä manuaalisessa tilaustenhallinnassa

Yrityksen alkutaipaleella monet myyjät hallitsevat tilauksia muistikirjalla, Excel-tiedostoilla tai hajallaan olevilla puhelinmuistiinpanoilla. Tämä lähestymistapa voi olla hyväksyttävä, kun päivittäisiä tilauksia on vain muutama, myynti tapahtuu yhdellä kanavalla ja palautuksia tai hyvityksiä on lähes nolla.

Mutta kun tilausten määrä kasvaa, myynti tapahtuu useissa kanavissa samanaikaisesti tai alkaa ilmetä postiennakolla toimitettavia tilauksia, palautuksia ja rahaliikenteen täsmäytyksiä, manuaalinen tilaustenhallinta muuttuu nopeasti toiminnan suurimmaksi pullonkaulaksi.

Monet myyjät päätyvät tilanteeseen, jossa tilauksia ja liikevaihtoa on, mutta myynti vain monimutkaistuu, eivätkä he tiedä tarkalleen, tekevätkö he voittoa vai tappiota.

Tässä yleisimmät virheet.

Hajallaan oleva tilaustietojen kirjaaminen ilman keskitettyä dataa

Hyvin yleinen virhe on, että jokainen myyntikanava kirjataan eri tavalla. Shopee-tilaukset ovat sovelluksessa, Facebook-tilaukset viesteissä, Zalo-tilaukset muistikirjassa ja verkkosivuston tilaukset sähköpostissa.

Kun tilausten hallintaan ei ole yhtä keskitettyä paikkaa, myyjä ei juuri pysty:

• Tietämään päivittäisten tilausten kokonaismäärää
• Tarkistamaan nopeasti yksittäisten tilausten tilaa
• Täsmäyttämään vanhoja tilauksia ongelmien ilmetessä

Pitkällä aikavälillä jaettu data tekee hallinnasta muistin ja tunteen varassa toimivaa.

GTG CRM:n avulla kaikki tilaukset eri kanavista: verkkokauppa-alustat, verkkosivustot, manuaaliset tilaukset jne. kerätään yhteen hallintataulukkoon, jotta myyjä näkee kokonaiskuvan välittömästi ilman, että hänen tarvitsee avata useita sovelluksia tai tiedostoja.

Tilausten helppo unohtuminen tai päällekkäinen käsittely

Manuaalisessa hallinnassa ilmenee helposti seuraavia tilanteita:

• Toimitettu tilaus, mutta unohtuu päivittää
• Käsitelty tilaus, mutta ei muista, mikä johtaa uudelleenkäsittelyyn
• Postiennakolla toimitettu tilaus, ei varmaa tietoa, onko raha kerätty vai ei

Nämä virheet voivat aluksi tuntua pieniltä, mutta kun ne kasaantuvat ajan myötä, ne johtavat liikevaihdon epätarkkuuksiin, käteisen katoamiseen tai riitoihin kuljetusyhtiön kanssa.

Kun tilauksia hallitaan keskitetysti GTG CRM:ssä, jokaisella tilauksella on selkeä tila. Myyjä tietää tarkalleen, mitä tilauksia käsitellään, mitkä on saatu valmiiksi, mitkä vaativat täsmäytystä, mikä vähentää merkittävästi manuaalisista toimenpiteistä johtuvien virheiden riskiä.

Tilausten elinkaaren seuraamisen vaikeus

Todellinen tilaus ei ole vain "luotu, valmis". Se käy läpi useita vaiheita: vahvistus, pakkaus, toimitus, onnistunut toimitus, palautus tai peruutus.

Manuaalisessa hallinnassa kirjataan yleensä vain lopputulos, jättäen väliin koko prosessin. Tämä estää myyjää tietämästä, missä vaiheessa ongelma ilmenee: hidas pakkaus, myöhästynyt toimitus vai korkea palautusprosentti.

GTG CRM:n avulla jokaisella tilauksella on selkeä elinkaari, joka auttaa myyjää tunnistamaan prosessin pullonkaulat ja tekemään muutoksia sen sijaan, että hän vain reagoi ongelmiin, kun on liian myöhäistä.

Varaston ja tilausten irrottaminen, myynti johtaa epäjohdonmukaisuuksiin

Erittäin vaarallinen virhe on, että tilauksia ei ole liitetty varastoon. Myyjä tarkistaa varaston vain mutu-tuntumalla tai päivittää varaston myynnin jälkeen.

Tyypillisiä seurauksia:

• Myynti ylittää varaston
• Toimitetaan puuttuvaa tavaraa
• Kuukauden lopussa todellinen varasto ei täsmää kirjanpitoon

GTG CRM yhdistää tilaukset suoraan varastoon, päivittäen varastosaldoa heti, kun tilaus syntyy. Tämä on erityisen tärkeää monikanavaisessa myynnissä, jossa jo pieni epäjohdonmukaisuus yhdessä kanavassa voi aiheuttaa laajoja ongelmia.

Kustannusten hallinnan puute yksittäisissä tilauksissa

Monet myyjät katsovat vain myyntihintaa, eivätkä liitä kustannuksia yksittäisiin tilauksiin: toimituskulut, alustan kulut, palautukset, pakkauskulut, alennukset.

Kun tilauskohtaisia kustannustietoja ei ole, myyjä päätyy helposti tilanteeseen:

• Liikevaihto kasvaa, mutta käteen jäävä raha ei kasva
• Ei tiedä, mitkä tilaukset ovat voitollisia ja mitkä tappiollisia
• Tehdä päätöksiä tunteen perusteella

Kun tilauksia hallitaan asianmukaisesti GTG CRM:ssä, tilaus-, kustannus- ja liikevaihtotiedot tallennetaan synkronoidusti, luoden pohjan myyjälle ymmärtää liiketoimintansa todellisen tehokkuuden.

Myymälän omistaja juuttuu toimintaan eikä jää aikaa kehittämiseen

Manuaalinen hallinta pakottaa myymälän omistajan tarkistamaan jokaisen tilauksen, täsmäyttämään jokaisen summan ja korjaamaan jokaisen pienen virheen. Aika, joka pitäisi käyttää markkinointiin, tuotteiden parantamiseen tai myyntikanavien laajentamiseen, "syötyy" kokonaan toistuvien tehtävien alle.

Tämä on selkeä merkki siitä, että toimintamalli on saavuttanut rajansa.

GTG CRM automatisoi suurimman osan tilaustenhallintatoimenpiteistä, jotta myyjä voi irrottautua manuaalisesta työstä ja keskittyä kasvuun vaikuttaviin asioihin.

Johtopäätös

Manuaalinen tilaustenhallinta ei ole virhe yrityksen alussa, mutta se ei voi olla pitkän aikavälin ratkaisu, kun liiketoiminta on vakiintunut.

Virheet, kuten tilausten unohtuminen, varaston epäjohdonmukaisuudet, kustannusten hallinnan puute tai tietojen sekavuus, eivät johdu siitä, että myyjä ei toimi riittävän hyvin, vaan sopivan hallintajärjestelmän puutteesta.

Siksi monet verkkokauppiaat valitsevat GTG CRM:n keskitettynä tilaustenhallinta-alustana, jossa tilaukset, varasto, toimitukset, laskut ja kassavirta on yhdistetty samaan järjestelmään. Kun tiedot standardoidaan heti alusta alkaen, myyjä ei vain vähennä riskejä, vaan hänellä on myös riittävä pohja liiketoiminnan kestävään laajentamiseen.