Sinulla on 2-3 myymälää/varastoa eri paikoissa. Jokaisella varastolla on oma henkilökuntansa ja omat tuotteensa. Hallinnoit kaikkea Excelillä + Zalo-viesteillä – varaston henkilökunta raportoi varastosaldoista viesteillä, ja sinä päivität ne Excel-tiedostoon. Kun asiakas kysyy "Onko tuotetta varastossa?", sinun on lähetettävä viesti varaston henkilökunnalle → odotettava vastausta → ja vasta sitten vastattava asiakkaalle.
Monen haarakonttorin varastonhallinnan ongelmat
| Ongelma | Seuraus |
|---|---|
| Jokainen varasto omassa Excel-tiedostossa | Kokonaisvarastosaldosta ei ole tietoa |
| Päivitykset eivät ole reaaliaikaisia | Tuote on loppu, mutta tiedostossa näkyy yhä "varastossa" |
| Tietojen virheellinen syöttö | Kuukauden lopun varastotarkastuksessa eroa |
| Hankintakustannusten tuntemattomuus | Tuotteita ostettu useissa erissä eri hinnoilla → todellista voittoa ei tiedetä |
| Varastosiirrot paperilla | Tavaroiden katoaminen siirrettäessä varastojen välillä |
| Sähköisten laskujen myöhästynyt luonti | Määräyksen 123 rikkominen |
GTG CRM — Varastonhallinta + Laskutus yhdessä järjestelmässä
Toisin kuin pelkät varasto-ohjelmistot, GTG CRM yhdistää varastonhallinnan sähköisiin laskuihin ja tilausvahvistuksiin — erityisen sopiva yrityksille, joiden on noudatettava määräystä 123.
1. Monen varaston hallinta yhdestä kojelaudasta
Luo ja hallinnoi useita varastoja:
| Varasto | Sijainti | Vastuuhenkilö |
|---|---|---|
| Päävarasto | 123 Nguyễn Trãi, Q.1 | Anh Minh |
| Haaraverasto 1 | 456 Lê Lợi, Q.3 | Chị Hoa |
| Haaraverasto 2 | 789 CMT8, Bình Dương | Anh Tuấn |
Kaikki näkyvissä yhdessä kojelaudassa:
- Yksittäisten varastojen saldot
- Kokonaisvarastosaldot
- Hitaasti kiertävät tuotteet
- Pian loppuvat tuotteet
2. Siirrot varastojen välillä seurannalla
Kun tavaraa tarvitsee siirtää varastosta A varastoon B:
```
Luo siirtotilaus
→ Varasto A: Lähtee 100 kappaletta tuotetta X
→ Kuljetus
→ Varasto B: Saapuu 100 kappaletta tuotetta X
→ Vahvista vastaanotto
```
- Täydellinen seuranta: kuka loi, milloin, kuinka monta
- Jos vastaanotetaan vähemmän → järjestelmä kirjaa eron
- Ei koskaan "kadonnut matkalla" tietämättä sitä
3. Varaston yhteys → Sähköinen laskutus
Tämä on ero verrattuna tavallisiin varasto-ohjelmistoihin:
```
Asiakas ostaa tuotteen kaupasta
↓
Luo tilaus → Valitse lähetys toimipisteen 1 varastosta
↓
Toimipisteen 1 varaston saldo vähenee automaattisesti
↓ (samanaikaisesti)
Sähköinen lasku luodaan automaattisesti
↓
Digitaalinen allekirjoitus → Lähetys viranomaiselle → Sähköposti asiakkaalle
```
1 toiminto = varastosta poisto + sähköisen laskun luonti + liikevaihdon kirjaaminen.
4. Tavaran vastaanotto + hankintamenon laskenta
Kun tavaraa vastaanotetaan toimittajalta:
```
Luo vastaanottotilaus:
- Toimittaja: ABC Corp
- Tuote: 200 kappaletta × 50 000₫
- Vastaanottava varasto: Päävarasto
↓
Varastosaldo kasvaa + FIFO-hankintameno päivitetään
↓ (valinnainen)
Luo ostolasku (saapuvan sähköisen laskun)
```
5. Raportointi pienyrittäjille
Yksinkertaiset, helposti ymmärrettävät raportit - ei vaadi kirjanpitäjää:
| Raportti | Sisältö |
|---|---|
| Nykyinen varastosaldo | Määrä + arvo varastossa per varasto |
| Sisään- ja ulostulot | Yhteenveto sisään-/ulosmenosta päivittäin/kuukausittain |
| Tuotteen voitto/tappio | Myyntihinta - Hankintameno = Voitto, per tuote |
| Pitkään varastossa olleet tuotteet | Tuotteet, joita ei ole myyty > 30/60/90 päivään |
| Liikevaihto | Kokonaismyynti per varasto, per toimipiste |
Vertailu: Excel vs GTG CRM
| Kriteeri | Excel | GTG CRM |
|---|---|---|
| Useita varastoja | Monia tiedostoja, vaikea yhdistää | 1 hallintapaneeli kaikkeen |
| Reaaliaikainen | Manuaalinen päivitys | Automaattinen tapahtumien yhteydessä |
| Varastonsiirrot | Paperi/Zalo-kirjaukset | Sähköinen varastonsiirtolomake |
| FIFO-hankintahinta | Itse laskettu (helppo virhe) | Automaattinen ja tarkka |
| Sähköinen laskutus | Vaatii erillisen ohjelmiston | Valmiiksi integroitu |
| Loppuvarastovaroitukset | Ei | Automaattinen |
| Virheet | 10-20 % | alle 1 % |
| Kustannukset | 0 € (mutta vie aikaa) | Alkaen 199 K/kk (säästää tunteja) |
Kenelle Sopii?
| Toimialatyyppi | Esimerkkejä |
|---|---|
| Yksinyrittäjä useassa vähittäismyymälässä | Ruokakauppaketju, 2-3 liikkeen vaatekauppa |
| Jakelija | Keskitetty varasto + jälleenmyyjien varastot |
| Pieni tuotanto | Raaka-ainevalmistus + valmiiden tuotteiden varasto |
| Verkkokaupan myyjä | FBM-varasto + dropshipping-varasto |
| Ravintolaketju | Raaka-ainevalmistus jokaiselle toimipisteelle |
Hinnoittelu
| Paketti | Hinta | Krediitit | Varastojen määrä |
|---|---|---|---|
| Ilmainen | 0đ | 36,888 (1 kerta) | 1 varasto |
| Perus | 199,000đ/kk | 80,000 | Monia varastoja |
| Aloitus | 449,000đ/kk | 192,600 | Monia varastoja |
| Kasvu | 639,000đ/kk | 275,000 | Monia varastoja |
| Ammattilainen | 1,029,000đ/kk | 448,000 | Monia varastoja |
Johtopäätös
Kun yrityksellä on useita varastoja tai toimipisteitä, Excelin käyttö varastonhallintaan johtaa helposti virheisiin varastomäärissä, vie aikaa tarkistamiseen ja vaikeuttaa todellisen voiton seuraamista. Keskitetty varastonhallintajärjestelmä auttaa päivittämään varastomääriä reaaliajassa, seuraamaan selkeästi sisään- ja ulosmeneviä lähetyksiä ja siirtoja sekä yhdistämään ne suoraan tilauksiin ja laskuihin. GTG CRM:n avulla yritykset voivat hallita kaikkia varastojaan, tulojaan ja laskujaan yhdellä alustalla, mikä tekee toiminnasta tarkempaa ja ammattimaisempaa.
Aloita nyt
- Rekisteröidy GTG CRM:ään → 36,888 ilmaista krediittiä
- Luo varastoja (päävarasto + toimipisteet)
- Tuo tuotteet Excelistä
- Aloita ammattimainen varastonhallinta
