Säädökset sähköisistä laskuista yksityisille elinkeinonharjoittajille

1. heinäkuuta 2022 alkaen asetuksen 123/2020/ND-CP ja kiertokirjeen 78/2021/TT-BTC säännösten mukaisesti kirjanpitomenetelmää noudattavat yksityiset elinkeinonharjoittajat ja yritystoimintaa harjoittavat henkilöt ovat velvollisia siirtymään sähköisiin laskuihin. Tämä ei ole vain lakisääteinen vaatimus, vaan myös tärkeä askel liiketoiminnan nykyaikaistamisessa.

Varmistaaksesi säädösten noudattamisen ja välttääksesi oikeudellisia riskejä, elinkeinonharjoittajan on ymmärrettävä sähköisten laskujen laatimista, käyttöä ja hallintaa koskevat säännöt. Tämä artikkeli selventää keskeisiä seikkoja, jotka auttavat sinua hoitamaan laskutuksen tarkasti ja tehokkaasti.

Sähköisen laskun määritelmä

Asetuksen 123/2020/ND-CP 3 §:n mukaisesti sähköinen lasku on elektronisessa muodossa oleva tosite, jonka tavaroiden tai palvelujen myyjä luo sähköisten välineiden avulla kirjanpito- ja verolainsäädännön mukaisesti toteutuneiden kauppatransaktioiden tietojen kirjaamiseksi. Nämä laskut voidaan luoda kassakoneista, jotka on yhdistetty suoraan veroviranomaisten järjestelmään.

Sähköiset laskut jaetaan kahteen päätyyppiin. Ensimmäinen tyyppi on veroviranomaisten koodilla varustettu lasku, johon annetaan koodi ennen sen lähettämistä ostajalle. Tämä koodi sisältää yksilöllisen transaktiotunnisteen ja salatun merkkijonon, joka perustuu myyjän tietoihin. Toinen tyyppi on veroviranomaisten koodia sisältämätön lasku, jonka organisaatio luo ja lähettää suoraan asiakkaalle ilman veroviranomaisen ennakkohyväksyntää.

Kolme tapausta, joissa sähköisen laskun käyttö on pakollista

Kiertokirjeen 78/2021/TT-BTC mukaan yksityisten elinkeinonharjoittajien ja yritystoimintaa harjoittavien henkilöiden on käytettävä sähköisiä laskuja kolmessa erityistilanteessa.

Ensimmäinen tapaus koskee yksityisiä elinkeinonharjoittajia ja kirjanpitomenetelmää noudattavia henkilöitä. Nämä ovat ryhmiä, joiden on käytettävä sähköisiä laskuja säännöllisesti liiketoiminnassaan.

Toinen tapaus koskee kiinteää veroa maksavia yksityisiä elinkeinonharjoittajia. Kun he tarvitsevat laskun, veroviranomainen antaa heille veroviranomaisen koodilla varustetun sähköisen laskun jokaiselle transaktiolle erikseen.

Kolmas tapaus koskee yksityisiä elinkeinonharjoittajia, jotka ilmoittavat veronsa jokaisen transaktion yhteydessä. Kuten toinenkin ryhmä, jos laskua tarvitaan, veroviranomainen antaa sähköisen laskun jokaiselle yksittäiselle transaktiolle erikseen.

Huomioitavia seikkoja sähköisten laskujen käytössä

Osapuolet, jotka saavat laskun tapauskohtaisesti

Veroviranomainen tukee kiinteää veroa maksavia yksityisiä elinkeinonharjoittajia antamalla heille koodilla varustetun laskun tapauskohtaisesti tarvittaessa. Myös satunnaisesti ja ilman kiinteää toimipistettä yritystoimintaa harjoittavat henkilöt, jotka maksavat veronsa transaktiokohtaisesti, kuuluvat tähän ryhmään.

Lisäksi erikoistapauksissa, kuten yritystoiminnan lopettaneilla yksityisillä elinkeinonharjoittajilla, jotka eivät ole vielä hoitaneet verotunnisteensa lopettamismenettelyjä, mutta tarvitsevat laskun omaisuuden selvittämiseksi. Myös liiketoimintaa tilapäisesti keskeyttäneet, mutta aiemmin sovitut sopimukset saattavat loppuun, saavat vastaavaa tukea. Laskujen käytön keskeyttämiseen pakotetut tapaukset kuuluvat myös tähän luetteloon.

Sähköisten laskupalveluiden maksuttomuus

Asetuksen 123/2020/ND-CP 14 §:n 1 momentin mukaan pienet ja keskisuuret yritykset, osuuskunnat, yksityiset elinkeinonharjoittajat ja yritystoimintaa harjoittavat henkilöt vaikean tai erityisen vaikean sosiaalisen ja taloudellisen tilanteen alueilla saavat maksuttoman palvelun koodilla varustetuista sähköisistä laskuista 12 kuukauden ajan käytön aloittamisesta. Etusija-alueiden luettelo on määritelty asetuksessa 118/2015/ND-CP.

Ne osapuolet, jotka eivät kuulu maksuttomuuden piiriin, joutuvat maksamaan palvelumaksut sähköisen laskupalvelun tarjoajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Tilanteet, joissa sähköisen laskun käyttö on lopetettava

Asetuksen 123/2020/ND-CP 16 §:n 1 momentti luettelee tapaukset, joissa koodilla varustettujen sähköisten laskujen käyttö on pakollista lopettaa.

Kun yksityisen elinkeinonharjoittajan verotunnisteen voimassaolo päättyy tai kun veroviranomainen todentaa, ettei yritys toimi rekisteröidyllä osoitteella, laskujen käyttö keskeytetään. Myös yksityisten elinkeinonharjoittajien, jotka ilmoittavat aktiivisesti liiketoimintansa tilapäisestä keskeyttämisestä toimivaltaiselle viranomaiselle, laskujen käyttö keskeytetään.

Vakavat rikkomukset johtavat samankaltaisiin seurauksiin. Jos yksityinen elinkeinonharjoittaja käyttää laskuja laittomien, kiellettyjen, väärennettyjen tai immateriaalioikeuksia loukkaavien tavaroiden myyntiin, viranomaiset havaitsevat sen ja ilmoittavat veroviranomaiselle toimenpiteitä varten. Myös tyhjiä laskuja rahan väärinkäyttämiseksi luotaessa keskeytetään sähköisten laskujen käyttö.

Lisäksi kun veroviranomainen ilmoittaa laskujen käytön keskeyttämisestä verojen perimiseksi tai kun liiketoimintarekisteriviranomainen pyytää yritystoiminnan keskeyttämistä lisensoiduilla aloilla, koska vaatimukset eivät täyty, yksityisen elinkeinonharjoittajan on myös lopetettava sähköisten laskujen käyttö.

Mikä veroviranomainen myöntää laskut tapauskohtaisesti?

Asetuksen 123/2020/ND-CP 13 §:n 2 momentin c-kohdassa määritellään tarkasti paikka, johon laskun myöntämispyyntöasiakirjat toimitetaan.

Yksityiset elinkeinonharjoittajat ja yritystoimintaa harjoittavat henkilöt, joilla on kiinteä toimipiste, toimittavat asiakirjat toiminta-alueen verovirastoon. Sen sijaan yksityiset elinkeinonharjoittajat ja henkilöt, joilla ei ole kiinteää toimipistettä, toimittavat asiakirjat asuinpaikkansa tai liiketoimintansa rekisteröintipaikan verovirastoon.

Muutos polku kiinteästä verosta kirjanpitoon

Vuodesta 2026 alkaen veroviranomainen toteuttaa polun, jolla yksityiset elinkeinonharjoittajat muuttuvat kiinteästä verosta kirjanpitomenetelmään. Tämä edellyttää yksityisiltä elinkeinonharjoittajilta kaikkien tehtävien, kuten kirjojen pitämisen, sähköisten laskujen laatimisen ja lähettämisen, ja verkossa tapahtuvan verojen ilmoittamisen ja maksamisen, suorittamista säännösten mukaisesti sen sijaan, että he maksaisivat vain kiinteän veron, kuten aiemmin.

Pienten yritysten auttamiseksi mukautumaan uusiin säädöksiin ilman tarvetta palkata kirjanpitäjää tai tehdä monimutkaisia manuaalisia töitä, on kehitetty monia kattavia digitaalisia muutosratkaisuja, jotka integroivat myynnin hallinnan, veroilmoitusten ja -maksujen, sähköisten laskujen ja kirjanpidon hallinnan ominaisuudet yhdelle alustalle.

Yhteenveto

Sähköisten laskujen käyttö on tullut pakolliseksi yksityisille elinkeinonharjoittajille ja yritystoimintaa harjoittaville henkilöille, jotka maksavat veronsa kirjanpitomenetelmällä. Sähköisiin laskuihin liittyvien säädösten, käsitteiden, soveltamisalan, laskujen myöntämistilanteiden ja keskeyttämistilanteiden ymmärtäminen on olennaista, jotta kaikki elinkeinonharjoittajat voivat hoitaa liiketoimintaansa läpinäkyvästi ja lainmukaisesti.

Erityisesti siirryttäessä kiinteästä verosta kirjanpitoon, työkalujen hankkiminen kirjojen, veroilmoitusten ja sähköisten laskujen hallintaan on entistäkin kiireellisempää. GTG CRM tarjoaa integroidun automaattisen sähköisen laskun luomisen ominaisuuden, jonka avulla yksityiset elinkeinonharjoittajat voivat helposti luoda laillisia laskuja, lähettää tiedot veroviranomaiselle säännösten mukaisesti ja samalla tukea saapuvien laskujen tarkastusta ja virheiden tunnistamista. Tämän ansiosta omistajat eivät vain säästä aikaa, vaan varmistavat myös tarkkuuden kirjanpidossa ja täydellisen säädösten ja veroviranomaisten vaatimustenmukaisuuden kaikissa toiminnoissa.