Vertailu 3 sähköisen laskun tyypistä: koodilla, ilman koodia, CQT:n koodilla – kumpi tyyppi valitaan?

Sähköisten laskujen pakollisuuden myötä verohallinnon määräysten mukaisesti monet kauppojen omistajat, vähittäiskauppiaat ja yksityiset yritykset epäröivät edelleen, minkä tyyppisen sähköisen laskun heidän tulisi valita liiketoimintansa laajuuden ja erityispiirteiden mukaan. Kolme yleisintä sähköistä laskutyyppiä tällä hetkellä ovat verohallinnon varmistuskoodilliset laskut, verohallinnon ilman varmistuskoodia olevat laskut ja verohallinnon koodilla varustetut laskut (tunnetaan myös nimellä painetut laskut) – jokaisella on omat etunsa ja rajoituksensa.

Oikean laskutyypin valinta ei ainoastaan auta yrityksiä noudattamaan lakia, vaan myös optimoi toimintakustannuksia ja myyntiprosesseja. Tämä artikkeli analysoi yksityiskohtaisesti 3 sähköistä laskutyyppiä, vertailee niiden etuja ja haittoja ja auttaa sinua tekemään sopivimman päätöksen.

1. Verohallinnon Varmistuskoodilla Varustetut Sähköiset Laskut

Määritelmä

Verohallinnon varmistuskoodilla varustettu sähköinen lasku on lasku, jonka verohallinto vahvistaa varmistuskoodilla ennen sen lähettämistä asiakkaalle. Tämä koodi sisältää ainutlaatuisen merkkijonon, jonka verohallinto luo ja liittää laskuun sen oikeellisuuden vahvistamiseksi.

Soveltamisala

Asetuksen 123/2020/ND-CP mukaan korkean veroriskiluokan yritysten on pakko käyttää varmistuskoodillisia laskuja:

• Äskettäin perustetut yritykset, jotka eivät ole toimineet vielä 12 kuukautta
• Yritykset, jotka ovat väliaikaisesti keskeyttäneet toimintansa, verovelassa tai veroriskissä
• Yksityiset yritykset ja henkilötoimijat, joiden vuotuinen liikevaihto on 1 miljardi VND tai enemmän
• Yritykset, jotka toimivat herkän alan (romumetalli, öljy...)

Myöntämisprosessi

1. Yritys luo laskun kirjanpito-ohjelmistolla tai hallintajärjestelmällä
2. Lähettää laskutiedot verohallinnon portaaliin
3. Verohallinto tarkistaa ja myöntää varmistuskoodin 1-2 sekunnissa
4. Yritys vastaanottaa varmistuskoodilla varustetun laskun ja lähettää sen asiakkaalle

Edut

Läpinäkyvyys ja tiukka valvonta: Verohallinto saa laskutiedot reaaliaikaisesti, mikä vähentää veropetoksia.

Matalat kustannukset: Yritykset eivät joudu maksamaan laskutuspalveluntarjoajille, vaan voivat rekisteröityä ja käyttää palvelua ilmaiseksi verohallinnon portaalin kautta.

Korkea oikeudellinen kelpoisuus: Laskut ovat verohallinnon suoraan vahvistamia, mikä takaa täydellisen oikeudellisen pätevyyden.

Haitat

Riippuvuus verohallinnon järjestelmästä: Kun verohallinnon järjestelmässä on ongelmia tai se on huollossa, yritys ei voi myöntää laskuja.

Hitaampi nopeus: Verrattuna ilman varmistuskoodia oleviin laskuihin, verohallinnon koodin odottaminen voi aiheuttaa viivästyksiä joissakin tapauksissa.

Rajoitettu joustavuus: Ei sovellu yrityksille, jotka tarvitsevat suurten laskumäärien myöntämistä lyhyessä ajassa.

2. Verohallinnon Varmistuskooditta Oleva Sähköinen Lasku

Määritelmä

Ilman varmistuskoodia oleva sähköinen lasku on lasku, jonka yritys myöntää itse sähköisen laskutuspalvelun tarjoajan (verohallinnon hyväksymän palveluntarjoajan) kautta, eikä se vaadi varmistuskoodia ennen lähettämistä asiakkaalle.

Soveltamisala

Yritykset voivat käyttää ilman varmistuskoodia olevia laskuja, kun ne täyttävät seuraavat ehdot:

• Toimintaa on ollut vähintään 12 kuukautta
• Ei verovelkaa, ei verolainsäädännön rikkomuksia
• Ei kuulu korkean veroriskiluokan piiriin verohallinnon arvion mukaan
• Käyttää laillisen sähköisen laskutuspalveluntarjoajan palveluita

Myöntämisprosessi

1. Yritys tekee sopimuksen sähköisen laskutuspalvelun tarjoajan kanssa
2. Luo laskun ohjelmistolla ja lähettää sen suoraan asiakkaalle
3. Lähettää laskutiedot verohallinnolle palveluntarjoajan kautta säännöllisin väliajoin (päivittäin/kuukausittain)

Edut

Nopeus: Laskut luodaan välittömästi, ei tarvitse odottaa vahvistusta verohallinnolta.

Ei riippuvainen verojärjestelmästä: Yritykset voivat silti luoda laskuja, vaikka Verohallinnon järjestelmässä olisi ongelmia.

Korkea joustavuus: Soveltuu yrityksille, joilla on suuri määrä tapahtumia ja jotka tarvitsevat erälaskutusta.

Helppo integroida: Palveluntarjoajilla on yleensä API:t ja integrointiominaisuudet myynnin hallintaohjelmistoihin.

Haitat

Palvelumaksut: Yritysten on maksettava sähköisten laskujen palveluntarjoajille, kustannukset vaihtelevat muutamasta miljoonasta kymmeniin miljooniin dongiin vuodessa palvelupaketin mukaan.

Soveltumisehdot: Kaikki yritykset eivät täytä ehtoja, erityisesti uudet yritykset tai veroriskialttiit yritykset.

Lakisääteinen vastuu: Yritysten on itse vastattava liikkeeseenlaskettujen laskujen oikeellisuudesta ja laillisuudesta.

3. CQT-koodilla varustetut sähköiset laskut (Painettava tilauksesta)

Käsite

Verohallinnon koodilla varustettu lasku, joka tunnetaan myös nimellä tilauksesta painettu lasku, on etukäteen painettu lasku, johon on merkitty verohallinnon myöntämä numerosarja. Tämä on siirtymämuoto paperilaskuista sähköisiin laskuihin, ja sitä sovelletaan yleensä yksiköihin, jotka eivät täytä edellytyksiä tai eivät ole valmiita siirtymään täysin sähköisiin laskuihin.

Soveltamisala

• Pienyritykset ja kotitaloudet, joiden liikevaihto on alle 1 miljardi dongia vuodessa
• Yksiköt, jotka toimivat syrjäseuduilla ja joilla ei ole teknologista infrastruktuuria
• Erityistapaukset verohallinnon säännösten mukaisesti

Käyttöprosessi

1. Yritys ilmoittaa verohallinnolle tarvitsemansa laskumäärän
2. Verohallinto myöntää laskukoodin
3. Yritys tilaa laskujen painamisen valtuutetulta painotalolta
4. Käytä koodilla varustettuja paperilaskuja asiakkaiden kanssa tapahtuvaan liiketoimintaan

Edut

Soveltuu pienyrityksille: Ei vaadi monimutkaista teknologista infrastruktuuria.

Yksinkertainen prosessi: Helppo käyttää, ei vaadi internetyhteyttä laskujen luomisessa.

Matala alkuinvestointi: Ei tarvitse investoida ohjelmistoihin tai sähköisten laskujen palveluihin.

Haitat

Vanhentunut: Ei sovellu nykyisiin digitalisaatiotrendeihin, poistumassa käytöstä.

Vaikea hallita: Helppo kadota, vaikea etsiä ja säilyttää verrattuna sähköisiin laskuihin.

Joustamaton: Jos virhe tapahtuu, paperilasku on mitätöitävä ja ilmoitettava verohallinnolle.

Aikarajoitus: Aikataulun mukaisesti tämäntyyppinen lasku korvataan vähitellen kokonaan sähköisillä laskuilla.

Vertailutaulukko 3 laskutyypille

Kriteeri	CQT-koodilla	Ilman CQT-koodia	CQT-koodilla (tilauksesta painettava)
Luontinopeus	Hidas (1-2s)	Nopea (välitön)	Keskimääräinen
Kustannukset	Ilmainen	3-15 miljoonaa/vuosi	Painatuskustannukset
Internet-riippuvuus	Kyllä	Kyllä	Ei
Hallinta	Helppo	Helppo	Vaikea
Joustavuus	Matala	Korkea	Erittäin matala
Trendi	Yleinen	Yleinen	Poistumassa käytöstä

Minkä tyyppisen laskun tulisi valita?

Valitse CQT-KOODILLA varustettu lasku, jos:

• Olet uusi yritys tai kotitalousyritys, jonka liikevaihto on yli 1 miljardi/vuosi
• Haluat säästää palvelukustannuksissa
• Ei liian suurta transaktiomäärää lyhyessä ajassa
• Priorisoi läpinäkyvyys ja ehdoton vaatimustenmukaisuus

Valitse LASKU ILMAN KOODIA, jos:

• Olet vakiintunut yritys, joka on toiminut yli 12 kuukautta
• Sinulla on suuri tilausmäärä ja tarvitset nopean laskutuksen
• Myyt useilla verkkokauppa-alustoilla ja tarvitset automaattista integraatiota
• Olet valmis maksamaan palvelusta saadaksesi nopeuden ja joustavuuden

Valitse CQT-KOODILLINEN LASKU (painatettava) jos:

• Olet pieni kotitalousyritys, jonka liikevaihto on alle 1 miljardi/vuosi
• Toimit alueella, jossa ei ole internetyhteyttä
• Tarvitset väliaikaisen ratkaisun digitaalisen siirtymän aikana

Johtopäätös

Sähköisen laskun oikean tyypin valinta riippuu yrityksen koosta, transaktiomäärästä ja kasvustrategiasta. Useimmat pienet ja keskisuuret yritykset käyttävät nykyään koodillisia laskuja alhaisempien kustannusten ja täydellisten lakisääteisten vaatimusten vuoksi. Samaan aikaan suuret yritykset, joilla on suuri transaktiomäärä, valitsevat usein koodittomat laskut toimintaprosessien optimoimiseksi.

GTGG CRM on integroitunut suoraan tilauksista sähköisten laskujen luomisen ominaisuuteen, jotta kauppiaat ja kotitalousyritykset voivat luoda sähköisiä laskuja helposti ja nopeasti. Voit yhdistää johtaviin laskuntarjoajiin, luoda laskuja automaattisesti tilaustiedoista ja lähettää laskuja asiakkaille vain muutamalla yksinkertaisella toimenpiteellä. Tämä säästää aikaa, vähentää virheitä ja varmistaa lakisääteisten määräysten noudattamisen.