Vertailu 3 sähköisestä laskutyypistä: koodilla, ilman koodia, CQT:n koodilla – kumman valita?

Koska sähköisistä laskuista on tullut pakollisia Verohallinnon määräysten mukaisesti, monet kauppiaat, jälleenmyyjät ja yksityisyrittäjät pohtivat edelleen, minkä tyyppisen sähköisen laskun valita liiketoimintansa laajuuteen ja erityispiirteisiin sopivaksi. Kolme yleisintä sähköistä laskutyyppiä nykyään ovat veroviraston koodilla varustetut laskut, veroviraston ilman koodia varustetut laskut ja veroviraston koodilla varustetut laskut (ns. painetut laskut) – jokaisella tyypillä on omat etunsa ja rajoituksensa.

Oikean laskutyypin valinta ei ainoastaan auta yritystä noudattamaan lakia, vaan myös optimoi käyttökustannuksia ja myyntiprosesseja. Tämä artikkeli analysoi yksityiskohtaisesti 3 sähköistä laskutyyppiä, vertailee niiden etuja ja haittoja ja auttaa sinua tekemään sopivimman päätöksen.

1. Sähköinen lasku veroviraston koodilla

Määritelmä

Sähköinen lasku, jolla on veroviraston koodi, on lasku, jonka Verohallinto varmentaa koodilla ennen sen lähettämistä asiakkaalle. Tämä koodi sisältää veroviraston luoman yksilöllisen merkkijonon, joka liitetään laskuun sen pätevyyden vahvistamiseksi.

Soveltamisala

Asetuksen 123/2020/ND-CP mukaan yritykset, joilla on suuri veroriski, on pakko käyttää koodillisia laskuja:

• Äskettäin perustetut yritykset, jotka ovat toimineet alle 12 kuukautta
• Yritykset, jotka ovat väliaikaisesti lopettaneet toimintansa, maksamattomia veroja tai joilla on veroriski
• Yksityisyrittäjät ja ammatinharjoittajat, joiden liikevaihto on vähintään 1 miljardi VND/vuosi
• Yritykset, jotka toimivat herkkiillä aloilla (romumetalli, öljytuotteet jne.)

Myöntämisprosessi

1. Yritys luo laskun kirjanpito-ohjelmistolla tai hallintajärjestelmällä
2. Lähettää laskutiedot Verohallinnon portaaliin
3. Verohallinto tarkistaa ja myöntää varmennuskoodin 1–2 sekunnin kuluessa
4. Yritys saa koodilla varustetun laskun ja lähettää sen asiakkaalle

Edut

Läpinäkyvyys ja tiukka valvonta: Verohallinto saa reaaliaikaista tietoa laskuista, mikä vähentää veropetoksia.

Alhaiset kustannukset: Yritysten ei tarvitse maksaa palveluntarjoajille laskupalveluista, vaan ne voivat rekisteröityä ja käyttää palvelua ilmaiseksi Verohallinnon portaalin kautta.

Korkea laillisuus: Verohallinto vahvistaa laskut suoraan, mikä takaa täydellisen oikeudellisen pätevyyden.

Haitat

Riippuvuus verojärjestelmästä: Kun Verohallinnon järjestelmässä ilmenee ongelmia tai huoltokatkoja, yritys ei voi myöntää laskuja.

Hitaampi nopeus: Verrattuna ilman koodia oleviin laskuihin, odottaminen veroviraston myöntämään koodiin voi aiheuttaa viivästyksiä tietyissä tapauksissa.

Rajoitettu joustavuus: Ei sovellu yrityksille, jotka tarvitsevat suuria määriä laskuja lyhyessä ajassa.

2. Sähköinen lasku ilman veroviraston koodia

Määritelmä

Sähköinen lasku ilman koodia on lasku, jonka yritys itse myöntää sähköisten laskupalveluiden tarjoajan (Verohallinnon hyväksymä toimittaja) kautta ilman, että se tarvitsee varmennuskoodia ennen sen lähettämistä asiakkaalle.

Soveltamisala

Yritykset voivat käyttää laskuja ilman koodia täyttämällä seuraavat ehdot:

• Toiminut yli 12 kuukautta
• Ei veroja velkaa, ei verorikkomuksia
• Ei kuulu korkean veroriskin piiriin verohallinnon arvion mukaan
• Käyttää laillisen sähköisten laskujen palveluntarjoajan palveluita

Myöntämisprosessi

1. Yritys tekee sopimuksen sähköisten laskupalveluiden tarjoajan kanssa
2. Luo laskun ohjelmistolla ja lähettää sen suoraan asiakkaalle
3. Lähettää laskutiedot verovirastolle määräajoin (päivittäin/kuukausittain) toimittajan kautta

Edut

Nopea nopeus: Laskut myönnetään välittömästi ilman odottelua veroviraston vahvistusta.

Ei riippuvuutta verojärjestelmästä: Yritykset voivat myöntää laskuja myös silloin, kun Verohallinnon järjestelmässä ilmenee ongelmia.

Korkea joustavuus: Soveltuu yrityksille, joilla on suuri määrä transaktioita ja jotka tarvitsevat suuria määriä laskuja.

Helppo integrointi: Palveluntarjoajilla on usein API-rajapinnat ja integrointimahdollisuudet myyntihallintaohjelmistoon.

Haitat

Palvelukustannukset: Yritysten on maksettava sähköisten laskupalveluiden tarjoajalle, kustannukset vaihtelevat muutamasta miljoonasta kymmeniin miljooniin VND/vuosi palvelupaketin mukaan.

Soveltumisehdot: Kaikki yritykset eivät täytä ehtoja, erityisesti uudet yritykset tai yritykset, joilla on veroriski.

Oikeudellinen vastuu: Yritysten on otettava itse vastuu myönnettyjen laskujen oikeellisuudesta ja laillisuudesta.

3. Sähköinen lasku veroviraston koodilla (painettu)

Määritelmä

Veroviraston koodillinen lasku, joka tunnetaan myös nimellä painettu lasku pyynnöstä, on lasku, joka on painettu etukäteen veroviraston myöntämällä numerosarjalla. Tämä on siirtymämuoto paperilaskusta sähköiseen laskuun, ja sitä sovelletaan yleensä yksiköille, jotka eivät ole riittävän valmiita tai eivät ole valmiita täysin siirtymään sähköisiin laskuihin.

Soveltamisala

• Pienyritykset, yksityisyrittäjät, joiden liikevaihto on alle 1 miljardi VND/vuosi
• Yksiköt, jotka toimivat syrjäisillä alueilla, joilla ei ole teknologista infrastruktuuria
• Erityistapaukset veroviraston määräysten mukaisesti

Käyttöprosessi

1. Yritys rekisteröi verovirastolle tarvittavan laskumäärän
2. Verohallinto myöntää laskun numeron
3. Yritys tilaa laskun painettavaksi hyväksytyltä painotalolta
4. Käyttää koodillista paperilaskua asiointiin asiakkaiden kanssa

Edut

Soveltuu pienyrityksille: Ei vaadi monimutkaista teknologista infrastruktuuria.

Yksinkertainen prosessi: Helppo käyttää, ei vaadi internetyhteyttä laskua myönnettäessä.

Alhaiset alkukustannukset: Ei vaadi investointeja ohjelmistoon tai sähköisiin laskupalveluihin.

Haitat

Vanhentunut: Ei sovellu nykyiseen digitalisaation trendiin, vähitellen poistumassa käytöstä.

Vaikea hallinta: Helppo kadota, vaikea hakea ja säilyttää verrattuna sähköisiin laskuihin.

Ei joustava: Jos virheitä sattuu, paperilasku on mitätöitävä ja siitä on raportoitava verovirastolle.

Aikarajoitettu: Aikataulun mukaan tämä laskutyyppi korvataan vähitellen kokonaan sähköisillä laskuilla.

Vertailutaulukko 3 laskutyypille

Kriteeri	CQT-koodilla	Ilman CQT-koodia	CQT-koodi (painettu)
Myöntämisnopeus	Hidas (1-2s)	Nopea (välitön)	Keskimääräinen
Kustannukset	Ilmainen	3-15 miljoonaa VND/vuosi	Painatuskulut
Internet-riippuvuus	Kyllä	Kyllä	Ei
Hallinta	Helppo	Helppo	Vaikea
Joustavuus	Matala	Korkea	Erittäin matala
Trendi	Yleinen	Yleinen	Poistumassa käytöstä

Minkä laskun valita?

Valitse CQT-koodillinen lasku, jos:

• Olet uusi yritys tai yksityisyrittäjä, jonka liikevaihto on yli 1 miljardi VND/vuosi
• Haluat säästää palvelukustannuksissa
• Sinulla ei ole suurta transaktiomäärää lyhyessä ajassa
• Priorisoit läpinäkyvyyttä ja ehdotonta noudattamista

Valitse lasku ilman koodia, jos:

• Olet vakiintunut yritys, joka on toiminut yli 12 kuukautta
• Sinulla on suuri määrä tilauksia ja tarvitset nopean laskujen myöntämisen
• Myyt useilla verkkokauppa-alustoilla ja tarvitset automaattista integrointia
• Olet valmis maksamaan palvelusta saadaksesi nopeutta ja joustavuutta

Valitse CQT-koodillinen lasku (painettu), jos:

• Olet pieni yksityisyrittäjä, jonka liikevaihto on alle 1 miljardi VND/vuosi
• Toimit alueella, jossa ei ole internetyhteyttä
• Tarvitset tilapäisen ratkaisun digitaalisen muunnoksen aikana

Yhteenveto

Sopivan sähköisen laskutyypin valinta riippuu yrityksen koosta, transaktiomäärästä ja kehitysstrategiasta. Useimmat pienet ja keskisuuret yritykset käyttävät nykyään koodillisia laskuja, koska ne ovat edullisia ja täyttävät kaikki lakisääteiset vaatimukset. Suuret yritykset, joilla on suuri määrä transaktioita, valitsevat usein laskut ilman koodia optimoidakseen käyttöprosessejaan.

Tukeakseen kauppiaita ja yksityisyrittäjiä sähköisten laskujen helpossa ja nopeassa myöntämisessä, GTG CRM on integroinut ominaisuuden sähköisten laskujen suorittamiseksi suoraan tilauksista. Voit yhdistää johtaviin laskupalveluntarjoajiin, luoda automaattisesti laskuja tilaustietojen perusteella ja lähettää laskut asiakkaille vain muutamalla yksinkertaisella toimenpiteellä. Tämä säästää aikaa, vähentää virheitä ja varmistaa lakisääteisten määräysten noudattamisen.