Ulosottolaskun antaminen ilman ostolaskua: Riskit ja laillinen käsittely

Päivittäisessä liiketoiminnassa monet yritykset, kaupat ja yksityisyrittäjät kohtaavat tilanteen, jossa he ovat antaneet laskun asiakkaille, mutta eivät ole vielä saaneet ostotositteita toimittajilta. Syynä voi olla toimittajan viivästyminen tai puutteellinen sisäinen prosessi, mutta riippumatta syystä, ostotositteiden puuttuminen aiheuttaa merkittäviä ongelmia.

Tämä ei ole pelkästään kirjanpidollinen tekninen kysymys, vaan se vaikuttaa suoraan verovelvollisuuteen, sallittuihin kustannuksiin ja jopa yrityksen lailliseen toimintaan. Jos asiaa ei käsitellä ajoissa ja oikein, yritys voi joutua hallinnollisten sakkojen, verojen jälkiverotuksen kohteeksi tai jopa uhata laittomien laskujen käyttöön.

Tämä artikkeli auttaa sinua ymmärtämään asiaan liittyvät lakisäädökset, ostotositteiden puuttumisen erityiset riskit, sähköisten laskujen hakemisen ja varmistamisen sekä älykkäät laskujen hallintaratkaisut virheiden ehkäisemiseksi.

Mikä on ostolasku ja miksi se on tärkeä?

Asetuksen 123/2020/ND-CP mukaan lasku on virallinen kirjanpitotosite, jonka myyjä laatii luovuttaessaan tavaroita tai suorittaessaan palveluja. Ostolaskut ovat tositteita, jotka yritys saa toimittajilta ostaessaan raaka-aineita, tavaroita, palveluja tai omaisuutta tuotanto- ja liiketoiminnan tarpeisiin.

Ostolaskujen rooli ei rajoitu pelkästään osto- ja myyntitapahtumien todistamiseen. Se on myös perusta arvonlisäveron vähentämiselle, yritysveron lopullisessa verotuksessa sallittujen kulujen laskemiselle ja tavaroiden alkuperän todistamiselle viranomaistarkastusten yhteydessä. Ostolaskujen puuttuminen tarkoittaa, että yritys ei voi todistaa syntyneitä kuluja, vaikka ne olisi täysin maksettu.

Salliiko laki ulosottolaskun antamisen ilman ostolaskua?

Asetuksen 123/2020, jota on muutettu asetuksella 70/2025, 9 §:n mukaan ulosottolaskun antamisajankohta on määritelty seuraavasti:

Tavaroiden myynnin osalta lasku on annettava, kun omistusoikeus tai käyttöoikeus tavaroihin siirtyy ostajalle, riippumatta siitä, onko maksua vastaanotettu vai ei. Palvelujen suorittamisen osalta lasku on annettava heti palvelun valmistuttua tai kun maksu vastaanotetaan, jos maksu vastaanotetaan ennen palvelun suorittamista tai sen aikana.

Tämä säännös ei edellytä yritystä hankkimaan ostolaskuja ennen ulosottolaskun antamista. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että yritys voi vapaasti harjoittaa liiketoimintaa ilman ostotositteita. Laki edellyttää, että kaikista tavara- ja palvelukaupoista, jotka tehdään yritystoimintaa harjoittavan organisaation tai yksityishenkilön kanssa, on saatava lasku. Jos ostolaskuja ei esitetä tarvittaessa, yritys kohtaa sarjan vakavia oikeudellisia ja taloudellisia seurauksia.

Erityiset riskit ostolaskujen puuttuessa

Arvonlisäveron vähennysoikeuden menettäminen

Kun yrityksellä ei ole kelvollisia ostolaskuja, se ei voi vähentää toimittajille maksettua arvonlisäveroa. Tämä kasvattaa merkittävästi maksettavien verojen määrää. Esimerkiksi, jos myyt tavaroita ja annat laskun, jonka arvo on 220 miljoonaa dongia, sisältäen 20 miljoonaa dongia arvonlisäveroa, mutta sinulla ei ole ostolaskua vähennettäväksi, sinun on maksettava koko 20 miljoonaa dongia sen sijaan, että maksaisit vain erotuksen ulos- ja ostoveron välillä.

Kulujen hyväksymättä jättäminen verotuksessa

Jotta kulut voidaan hyväksyä sallituiksi kuluiksi, niistä on oltava täydelliset laskut ja tositteet. Jos ostolaskuja puuttuu, kaikki tavaroiden ja palvelujen ostokulut jätetään pois yritysveron laskennassa vähennettävistä kuluista. Tämän seurauksena verotettava voitto kasvaa ja yrityksen on maksettava enemmän yritysveroa kuin todellisuudessa.

Hallinnollisten sakkojen riski

Asetuksen 98/2020 ja sitä muuttavien säädösten mukaan, jos yritys harjoittaa liiketoimintaa tavaroilla, joiden alkuperää tai alkuperää ei ole selkeästi ilmoitettu, sakko voi olla jopa kymmeniä miljoonia dongia tavaroiden arvon mukaan. Erityisesti, jos tavaroiden arvo on 100 miljoonaa dongia tai enemmän, sakko voi olla 40–50 miljoonaa dongia.

Veron jälkiverotus ja myöhästymiskorotukset

Tarkastuksen yhteydessä veroviranomaiset vertaavat ostolaskuja ja ulosottolaskuja. Jos ostotositteita ei löydy, yritykselle voidaan määrätä jälkiverona sekä arvonlisäveroa että yritysveroa sekä päiväkohtaisia myöhästymiskorotuksia. Tämä on suuri taloudellinen tappio, erityisesti pienille yrityksille.

Vaikutus maineeseen ja liiketoimintaan

Kirjanpitotositteiden epäselvyys herättää epäilyksiä liiketoiminnan laillisuudesta kumppaneissa, pankeissa ja viranomaisissa. Tämä vaikuttaa kykyyn saada lainaa, osallistua tarjouskilpailuihin ja tehdä yhteistyötä suurten kumppaneiden kanssa.

Rikosoikeudellisen vastuun riski

Petosyrityksen tai laittomien laskujen käytön merkkejä havaittaessa yrityksen toimintaa voidaan tutkia rikosoikeudellisella vastuulla. Tämä on vakavin riski, joka voi johtaa vankeusrangaistukseen tai liiketoiminnan keskeyttämiseen.

Sähköisten ostolaskujen hakeminen ja varmistaminen

Ostolaskujen kelpoisuuden proaktiiviseksi hallinnoimiseksi ja tarkistamiseksi yritykset voivat hakea niitä suoraan verohallinnon portaalista. Tässä ovat yksityiskohtaiset vaiheet:

Vaihe 1: Siirry osoitteeseen https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Vaihe 2: Kirjaudu sisään veroviranomaisen myöntämällä verotunnisteella ja salasanalla.

Vaihe 3: Valitse pääkäyttöliittymässä kohta "Tra cứu" (Hae) ja sen jälkeen "Tra cứu hóa đơn" (Hae laskuja).

Vaihe 4: Valitse seuraavaksi kohta "Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào" (Hae ostettuja sähköisiä laskuja).

Vaihe 5: Anna myyjän verotunniste, jos haluat hakea laskuja tietyltä toimittajalta. Jos haluat tarkastella kaikkia ostolaskuja, voit jättää tämän kentän tyhjäksi.

Vaihe 6: Valitse "Tất cả" (Kaikki) kohdassa "Kết quả kiểm tra" (Tarkastustulokset) tai suodata tarvittaessa tilan mukaan.

Vaihe 7: Anna haettava ajanjakso kohdassa "Ngày lập hóa đơn" (Laskun päivämäärä).

Vaihe 8: Paina "Tìm kiếm" (Hae). Järjestelmä näyttää tulokset kahden välilehden alla: "Hóa đơn điện tử" (Sähköiset laskut, jotka sisältävät veroviranomaisen tunnisteen) ja "Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền" (Kassakoneella luodut laskut, jos sovellettavissa).

Jos sinun on vietävä laskuluettelo, voit painaa "Xuất hóa đơn" (Vie lasku) -painiketta ladataksesi Excel-tiedoston vertailua ja säilytystä varten.

Älykäs laskujen hallintaratkaisu GTG CRM:n avulla

Ostolaskujen puuttumisen riskien välttämiseksi ja lakien noudattamisen varmistamiseksi yritysten on oltava tiukat ja automatisoidut tositteidenhallintajärjestelmät. GTG CRM tarjoaa kattavan laskujen hallintaominaisuuden, joka auttaa yrityksiä valvomaan tarkasti sekä ulosottolaskuja että ostolaskuja.

Automatisoitu ja tarkka ulosottolaskujen antaminen

GTG CRM antaa yrityksille mahdollisuuden antaa sähköisiä ulosottolaskuja heti myyntitapahtuman jälkeen. Järjestelmä synkronoi automaattisesti tiedot myyntitilauksista, mikä säästää aikaa ja vähentää virheitä. Kaikki laskut tallennetaan turvallisesti ja ne ovat helposti haettavissa ja vertailtavissa tarvittaessa.

Ostolaskujen automaattinen kerääminen ja hallinta

Yksi GTG CRM:n merkittävimmistä ominaisuuksista on ostolaskujen automaattinen kerääminen. Järjestelmä yhdistyy suoraan sähköpostiin, lataa ja tallentaa automaattisesti kaikki ostolaskut (sähköpostiin lähetetyt laskut). Tämä auttaa kirjanpitäjiä olemaan enää huolissaan tositteiden katoamisesta tai laskujen vertailun unohtamisesta.

Konkreettiset edut GTG CRM:n käytöstä

Ensinnäkin yrityksillä on aina täydelliset ostotositteet tavaroiden alkuperän todistamiseksi, jotta ne välttyvät sakkoilta tai verojen jälkiverotukselta. Toiseksi ostolaskujen ja ulosottolaskujen vertailu on yksinkertaista ja nopeaa, mikä auttaa havaitsemaan virheet tai puutteet ajoissa. Kolmanneksi yritys voi vähentää arvonlisäveron täysimääräisesti, optimoida verovelvoitteensa ja vähentää tarpeettomia kuluja.

Toiseksi kaikki tositteet tallennetaan sähköisesti, ja ne ovat helposti haettavissa, kun tarvitaan raportointia, tarkastusta tai verotusta varten. Lopuksi järjestelmä auttaa yrityksiä noudattamaan täysin laskuja koskevia lakisäädöksiä, välttämään oikeudellisia riskejä ja suojaamaan liiketoiminnan mainetta.

Yhteenveto

Ulosottolaskun antaminen ilman ostolaskua ei ole vain tekninen kysymys, vaan se sisältää myös monia oikeudellisia ja taloudellisia riskejä. Yritysten on proaktiivisesti hallinnoitava tositteita tarkasti, käytettävä tukityökaluja prosessien automatisointiin ja varmistettava täysimääräinen noudattaminen. GTG CRM, automaattisilla ulosottolaskujen antamis- ja ostolaskujen keräämisominaisuuksillaan, on kattava ratkaisu, joka auttaa yrityksiä toimimaan läpinäkyvästi, tehokkaasti ja turvallisemmin digitaalisella aikakaudella.