Lähtevät laskut ilman saapuvia laskuja: Riski ja oikeudellisesti oikea käsittely

Jokapäiväisessä liiketoiminnassa monet yritykset, kaupat ja yksinyrittäjät joutuvat tilanteeseen, jossa he ovat antaneet laskun asiakkaalle, mutta eivät ole vielä saaneet ostotositteita toimittajalta. Syynä voi olla toimittajan viivästys tai puutteelliset sisäiset prosessit, mutta syystä riippumatta hankintalaskujen puuttuminen aiheuttaa merkittäviä ongelmia.

Kyse ei ole vain kirjanpidollisesta teknisestä ongelmasta, vaan se vaikuttaa suoraan verovelvollisuuteen, vähennyskelpoisiin kustannuksiin ja jopa yrityksen lailliseen olemassaoloon. Jos asiaa ei käsitellä ajoissa ja asianmukaisesti, yritys voi joutua maksamaan hallinnollisia sakkoja, verojen jälkiverotusta tai jopa kohtaamaan uhan tulla pidetyksi epäasiallisten laskujen käyttäjänä.

Tämä artikkeli auttaa sinua ymmärtämään asiaan liittyvät lainsäädännölliset säännökset, hankintalaskujen puuttumisen konkreettiset riskit, sähköisten laskujen tarkistamisen ja vahvistamisen sekä älykkäät laskunhallintaratkaisut virheiden välttämiseksi.

Mitä ovat hankintalaskut ja miksi ne ovat tärkeitä?

Noidin 123/2020/ND-CP mukaan lasku on virallinen kirjanpitotosite, jonka myyjä laatii toimittaessaan tavaroita tai palveluita. Hankintalaskut ovat todistuksia, jotka yritys saa toimittajilta ostaessaan raaka-aineita, tavaroita, palveluita tai tuotanto- ja liiketoimintaan tarkoitettuja omaisuuseriä.

Hankintalaskujen rooli ei rajoitu vain osto- ja myyntitransaktioiden todistamiseen. Ne ovat myös peruste arvonlisäveron vähentämiselle, verotettavan tulon laskemiselle yritysverotuksessa ja tavaroiden alkuperän todistamiselle viranomaistarkastuksissa. Hankintalaskujen puuttuminen tarkoittaa, että yritys ei voi todistaa syntyneitä kuluja, vaikka ne olisivatkin asianmukaisesti maksettu.

Salliiko lainsäädäntö myyntilaskun antamisen ilman hankintalaskua?

Noidin 123/2020, sellaisena kuin se on muutettuna Noidin 70/2025, 9. artiklan mukaan myyntilaskun antamisen ajankohta on määritelty seuraavasti:

Tavaroiden myynnin osalta lasku on annettava, kun omistusoikeus tai käyttöoikeus tavaroihin siirtyy ostajalle, riippumatta siitä, onko maksua suoritettu vai ei. Palveluiden toimittamisen osalta lasku on annettava heti palvelun valmistuttua tai maksua vastaanotettaessa, jos maksu on suoritettu ennen palvelun toimittamista tai sen aikana.

Tämä säännös ei edellytä yritystä hankkimaan hankintalaskua ennen myyntilaskun antamista. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että yritys voisi vapaasti harjoittaa liiketoimintaa ilman hankintadokumentteja. Lainsäädäntö edellyttää, että kaikki ostot ja myynnit yrityksiltä ja yksityishenkilöiltä, jotka ovat rekisteröityneet liiketoimintaan, vaativat laskun. Jos hankintalaskua ei voida esittää tarvittaessa, yritys kohtaa useita vakavia oikeudellisia ja taloudellisia seurauksia.

Hankintalaskujen puuttumisen konkreettiset riskit

Arvonlisäveron vähennysoikeuden menettäminen

Kun asianmukaisia hankintalaskuja ei ole, yritys ei voi vähentää toimittajille maksettua arvonlisäveroa. Tämä lisää merkittävästi maksettavan veron määrää. Esimerkiksi, jos myyt tavaroita ja annat laskun, jonka arvo on 220 miljoonaa dongia, sisältäen 20 miljoonaa dongia arvonlisäveroa, mutta sinulla ei ole hankintalaskuja vähennyksen tekemiseen, joudut maksamaan koko 20 miljoonan dongin summan sen sijaan, että maksaisit vain myynti- ja hankintalaskujen erotuksen.

Kulujen epääminen verotuksessa

Jotta kulu voidaan hyväksyä vähennyskelpoisena, sen on oltava asianmukaisesti dokumentoitu laskuilla ja tositteilla. Jos hankintalaskut puuttuvat, kaikki ostettujen tavaroiden ja palveluiden kulut poistetaan vähennyskelpoisista kuluista yritysverotusta laskettaessa. Tämän seurauksena verotettava voitto kasvaa ja yritys joutuu maksamaan enemmän yritysveroa kuin todellisuudessa olisi tarpeen.

Hallinnollisen sakon riski

Noidin 98/2020 ja sen muutosten mukaan, jos yritys harjoittaa liiketoimintaa tavaroilla, joiden alkuperä on epäselvä, sakko voi olla jopa kymmeniä miljoonia dongia riippuen tavaroiden arvosta. Tarkemmin sanottuna, jos tavaroiden arvo on 100 miljoonaa dongia tai enemmän, sakko voi olla 40–50 miljoonaa dongia.

Veron jälkiverotus ja viivästyskorko

Tarkastuksessa ja valvonnassa veroviranomainen vertaa vastaanotettuja ja lähetettyjä laskuja. Jos tositeaineistoa puuttuu, yritys voidaan veloittaa sekä arvonlisäverosta että yhteisöverosta, sekä päivittäiset viivästyskorot. Tämä on merkittävä taloudellinen menetys, erityisesti pienille yrityksille.

Vaikutus maineeseen ja liiketoimintaan

Kirjanpitotositteiden epäselvyys herättää epäilyksiä toiminnan laillisuudesta kumppaneissa, pankeissa ja viranomaisissa. Tämä vaikuttaa kykyyn hakea lainaa, osallistua tarjouskilpailuihin ja tehdä yhteistyötä suurten kumppaneiden kanssa.

Rikosoikeudellisen vastuun riski

Jos on merkkejä petoksesta tai laittomien laskujen käytöstä, yritystä voidaan harkita rikosoikeudelliseen vastuuseen. Tämä on vakavin riski, joka voi johtaa vankeustuomioon tai liiketoiminnan keskeyttämiseen.

Kuinka etsiä ja vahvistaa sähköisiä vastaanotettuja laskuja

Yritykset voivat aktiivisesti hallita ja tarkistaa vastaanotettujen laskujen kelpoisuuden etsimällä niitä suoraan Verohallinnon portaalista. Tässä yksityiskohtaiset vaiheittaiset ohjeet:

Vaihe 1: Siirry verkkosivustolle https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Vaihe 2: Kirjaudu sisään verotunnuksellasi ja veroviranomaisen myöntämällä salasanalla.

Vaihe 3: Pääliittymässä valitse kohta "Etsi" ja sitten "Etsi laskuja".

Vaihe 4: Valitse seuraavaksi kohta "Etsi vastaanotettuja sähköisiä laskuja".

Vaihe 5: Syötä myyjän verotunnus, jos haluat etsiä laskuja tietyltä toimittajalta. Jos haluat tarkastella kaikkia vastaanotettuja laskuja, voit jättää tämän kentän tyhjäksi.

Vaihe 6: Valitse "Kaikki" kohdasta "Tarkastustulokset" tai suodata tietyn tilan mukaan tarvittaessa.

Vaihe 7: Syötä haettava ajanjakso "Laskun päivämäärä" -kenttään.

Vaihe 8: Paina "Etsi". Järjestelmä näyttää tulokset kahdella välilehdellä: "Sähköinen lasku" (sisältää veroviranomaisen koodin sisältävät laskut) ja "Kassakoneesta luodut laskut" (jos sovellettavissa).

Jos haluat viedä laskuluettelon, voit painaa "Vie lasku" -painiketta ladataksesi Excel-tiedoston vertailua ja tallennusta varten.

Älykäs laskujen hallintaratkaisu GTG CRM:llä

Välttääksesi puuttuvien vastaanotettujen laskujen riskit ja varmistaaksesi lainmukaisuuden, yrityksillä on oltava tiukka ja automatisoitu tositteiden hallintajärjestelmä. GTG CRM tarjoaa kattavan laskujen hallintaominaisuuden, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan tiukasti sekä lähetettyjä että vastaanotettuja laskuja.

Lähetettyjen laskujen automaattinen ja tarkka luominen

GTG CRM antaa yrityksille mahdollisuuden luoda sähköisiä lähetettyjä laskuja heti myyntitapahtuman yhteydessä. Järjestelmä synkronoi automaattisesti tiedot tilauksista, säästää aikaa ja minimoi virheet. Kaikki laskut tallennetaan turvallisesti ja ovat helposti haettavissa ja vertailtavissa tarvittaessa.

Vastaanotettujen laskujen automaattinen kerääminen ja hallinta

Yksi GTG CRM:n merkittävimmistä ominaisuuksista on sen kyky kerätä vastaanotettuja laskuja automaattisesti. Järjestelmä yhdistyy suoraan sähköpostiin, lataa ja tallentaa automaattisesti kaikki ostolaskut (sähköpostitse lähetetyt laskut). Tämä auttaa kirjanpitäjiä olemaan huolehtimatta tositteiden katoamisesta tai laskujen vertailun unohtamisesta.

Käytännön edut GTG CRM:n käytöstä

Ensinnäkin, yrityksillä on aina täydelliset vastaanotetut tositteet todistamaan tavaroiden alkuperän, välttäen sakkoja tai verojen jälkiverotusta. Toiseksi, vastaanotettujen ja lähetettyjen laskujen vertailusta tulee yksinkertaista ja nopeaa, mikä auttaa havaitsemaan viipymättä poikkeamat tai puutteet. Kolmanneksi, yritykset voivat vähentää arvonlisäveron täysimääräisesti, optimoida verovelvoitteensa ja vähentää tarpeettomia kustannuksia.

Toiseksi, kaikki tositteet tallennetaan sähköisesti, ja ne on helppo hakea tarvittaessa raportointia, tarkastuksia tai verotusta varten. Lopuksi järjestelmä auttaa yritystä noudattamaan täysin lakisääteisiä laskuja koskevia säännöksiä, välttämään oikeudellisia riskejä ja suojelemaan liiketoiminnan mainetta.

Yhteenveto

Myyntilaskujen antaminen ennen ostolaskujen vastaanottamista ei ole vain tekninen ongelma, vaan se sisältää myös merkittäviä oikeudellisia ja taloudellisia riskejä. Yritysten on hallittava tositteita ennakoivasti ja tiukasti, käytettävä apuvälineitä prosessien automatisointiin ja varmistettava täysi säännösten noudattaminen. GTG CRM, automaattisella myyntilaskujen luonti- ja ostolaskujen keräystoiminnollaan, on kattava ratkaisu, joka auttaa yrityksiä toimimaan läpinäkyvämmin, tehokkaammin ja turvallisemmin digitaalisella aikakaudella.