Ominaisuuksien esittely
Kuun lopussa avaat pankkitiliotteesi ja alat tutkia jokaista riviä: mikä tämä summa on, jonka asiakas maksoi mistäkin laskusta? tuo toinen on maksu, sisäinen siirto vai sittenkin Verkkokaupan postimaksun palautus? Sitten avaat Excelin ja kirjoitat käsin, jotta kirjanpitosi täsmää pankin kanssa. Tähän menee koko iltapäivä, virheet ovat yleisiä, ja joka kerta kun kysytään "mistä tämä raha tuli", alat hikoilla.
Se loppuu tästä päivästä lähtien. GTG CRM muuttaa pankkitiliotteesi täsmäytystilaksi suoraan käyttämässäsi kirjanpitojärjestelmässä: luokittele jokainen tapahtuma oikeaan tilille, luo kertakäyttöisiä täsmäytyssääntöjä, jotka ehdottavat automaattisesti samanlaisia rivejä, tarkastele täsmäytys- ja raportointitaulukkoa ja ota käyttöön automaattinen kirjausvaihtoehto tasapainottamaan tapahtumia. Raha ⇄ lasku ⇄ pääkirja muodostavat yhden kokonaisuuden.
Ongelmat, joita yritykset kohtaavat
| Vanha tapa | Seuraus |
|---|---|
| Pankkitiliotteen manuaalinen läpikäynti ja syöttäminen Exceliin | Tunneittain kuluva aika kuukaudessa, helppo syöttövirhe, ei jäljitettävyyttä |
| Ei tietoa, mikä kassavirta liittyy mihinkin laskuun | Epäselvät saamiset/velat, puuttuvia/kaksoismaksuja ei havaita |
| Kirjanpidon kirjaaminen erillään pankkitapahtumista | Luvut eivät täsmää, vaikea selittää verotarkastuksessa |
| Postimaksupalautusten/kuljetusyhtiöiden palautusten erottelu vaikeaa | Epäselvää, onko kaikki vastaanotettu, postimaksupalautusten täsmäyttö sekavaa |
GTG CRM kerää kaiken yhteen ainoaan tietolähteeseen: jokainen pankkitapahtuma liitetään suoraan kirjanpidon tilille ja (tarvittaessa) laskuun, luoden automaattisesti tasapainottavan kirjanpidon tapahtuman.
Kohokohdat
1. Tapahtumien luokittelu oikealle tilille
Määritä jokaiselle tiliotteen riville, mitä se edustaa: tulo, maksu, sisäinen siirto, käteinen–pankki, postimaksu... Järjestelmä liittää tapahtuman oikealle kirjanpidon tilille (GL account).
- Ominaisuus: tapahtumien luokittelu → vastaaville kirjanpidon tileille.
- Hyöty: jokaisella sisään- tai ulosmenevällä eurolla on selkeä "osoite" kirjanpidossa.
2. Uudelleenkäytettävät täsmäytyssäännöt — kerran asetettu, automaattinen täsmäytys
Luo sääntöjä sisällön/vastapuolen/summan perusteella: vastaavat tapahtumat myöhemmin liitetään automaattisesti oikeaan tyyppiin. Uudet säännöt ovat välittömästi toiminnassa ja niitä sovelletaan heti.
- Ominaisuus: uudelleenkäytettävät täsmäytyssäännöt.
- Hyöty: seuraava kuukausi on helpompi kuin edellinen — toistuvat työt automatisoidaan.
3. Sääntöihin perustuva täsmäytyssuositus — sinä vain hyväksyt
Asettamasi säännöt ehdottavat automaattisesti luokittelua vastaaville tapahtumille — sinun tarvitsee vain tarkistaa ja hyväksyä. Mitä enemmän käytät, sitä useampia tilanteita säännöt kattavat ja sitä nopeammin täsmäytys sujuu. Sinä teet aina lopullisen päätöksen.
- Ominaisuus: ehdotukset tapahtumien täsmäytykseen sääntöjen perusteella (sinä hyväksyt).
- Hyöty: toistuvien rivien nopea käsittely täydellä kontrollilla.
ℹ️ Täsmäytys ja sääntöihin perustuvat ehdotukset ovat ilmaisia. Tulossa pian: tekoälyavustaja, joka ehdottaa selityksiä myös täysin uusille tapahtumille.
4. Täsmäytysraportti + raportit
Katso yleiskatsaus: kuinka paljon on täsmäytetty, kuinka paljon on jäljellä, missä on eroa. Vie täsmäytysraportti arkistointia ja selittämistä varten.
- Ominaisuus: täsmäytys-dashboard + raportointi.
- Hyöty: yhdellä näytöllä näet heti, onko tili täsmäytetty pankin kanssa.
5. Automaattinen kirjausten tasapainotus (valinnainen)
Ota "kirjaa kirjanpitoon" -vaihtoehto käyttöön: luokittelu / siirtomaksut / käteinen–pankki / COD-transaktiot luovat automaattisesti tasapainottavat kirjaukset kirjanpitostandardien mukaisesti. Kun transaktio poistetaan linkityksestä, kirjaukset kumotaan.
- Ominaisuus: kirjaa kirjaukset automaattisesti täsmäytetyistä transaktioista.
- Hyöty: täsmäytys ja kirjanpito ovat sama asia, eivät kaksi eri asiaa — luvut ovat aina yhdenmukaisia.
Hyödyt yrityksellesi
| Ominaisuus | Todellinen hyöty sinulle |
|---|---|
| Luokittelu + täsmäytyssäännöt | Säästät tunteja manuaalista tiliotteiden tarkistusta joka kuukausi |
| Täsmäytysvihjeet sääntöjen perusteella | Käsittele toistuvat rivit nopeasti, vähennä virheitä |
| Täsmäytys-dashboard + raportointi | Sulje kirjanpito nopeasti, valmiit asiakirjat verotarkastusta varten |
| Automaattinen kirjausten luonti | Pääkirjanpito on aina pankin kanssa täsmäytetty, ei poikkeamia |
| COD-täsmäytys | Tiedät tarkalleen, oletko saanut kaiken myydyistä tuotteista maksetun rahan |
Kenelle sopii?
- Kirjanpitäjät / johtavat kirjanpitäjät, jotka tarvitsevat nopeaa kirjanpidon sulkemista ja pankin kanssa täsmäytettyjä lukuja.
- Yritysten omistajat / toiminimiyrittäjät, jotka käyttävät GTG CRM:n kirjanpitopakettia ja haluavat hallita kassavirtaa.
- COD-myyjät, jotka tarvitsevat täsmäytystä alustan tai kuljetusyhtiön palauttamista varoista.
- Keskisuuret yritykset, jotka haluavat vähentää riippuvuutta erillisistä kirjanpito-ohjelmistoista.
Miten aloittaa?
Mene osioon Kirjanpito ▸ Pankkitilien täsmäytys, lataa tiliote tai yhdistä pankkitili, ja aloita luokittelu. Tarvitsetko yksityiskohtaisia ohjeita? Katso artikkeli Käyttöopas: Pankkitilien täsmäytys GTG CRM:ssä, ja tutustu artikkeliin Kaksinkertainen kirjanpito suoraan CRM:ssä ymmärtääksesi kokonaisvaltaisen kirjanpitokuvan.
Kokeile ilmaiseksi — luottokorttia ei tarvita.
