Ominaisuuksien esittely

Sähköinen laskutus on GTG CRM:n tärkeä ominaisuus, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan kaikkia sisään tulevia ja ulospäin lähteviä laskuja keskitetysti, automaattisesti ja tehokkaasti.

Sähköisen laskutuksen käyttöliittymä

Miksi sähköistä laskutusta tarvitsee hallita?

Liiketoiminnassa on kaksi tärkeintä käsitettä:

Käsite Kuvaus Laskutyyppi
Tulot Myynnistä saadut rahat Ulospäin lähtevä lasku (asiakkaalle lähetetty)
Kulut Myytäväksi ostetut tavarat Sisään tuleva lasku (toimittajalta sinulle)

GTG CRM auttaa sinua luomaan laskuja ja hallitsemaan laskuja erittäin helposti!

Merkittävät ominaisuudet

1. Sisään tulevien laskujen hallinta

Sisään tulevien laskujen hallinta

Manuaalinen laskujen lataus

  • Raahaa ja pudota tai valitse laskun PDF-tiedosto
  • Järjestelmä tunnistaa ja poimii tiedot automaattisesti
  • Tukee monimutkaisia laskuja, joissa on useita tuotteita

Automaattinen nouto sähköpostista

Tämä on GTG CRM:n erityinen ominaisuus!

  • Yhdistä yrityksesi sähköposti GTG CRM:ään
  • Ota käyttöön ominaisuus "Automaattinen laskujen keräys"
  • Järjestelmä noutaa laskut automaattisesti sähköpostista ja tuo ne järjestelmään

Automaattinen nouto sähköpostista

💡 Hyödyt: Ei tarvitse enää ladata laskuja manuaalisesti kuukausittain! Kaikki sisään tulevat laskut kerätään siististi, ja kirjanpitäjän tarvitsee vain ladata ne ja tehdä veroraportit.

Erilliset laskupostilaatikot (Invoice Mailboxes)

Nyt voit luoda erillisiä laskupostilaatikoita — täysin erillään asiakaspalvelun sähköpostikanavista (messaging).

  • Luo yksi tai useampi postilaatikko, joka on omistettu sisään tuleville laskuille (esim. lasku@yritys.com, kirjanpito@yritys.com)
  • Erilliset käyttöoikeudet: vain valtuutetut henkilöt (kirjanpitäjät, talouspäälliköt) voivat nähdä laskupostilaatikon — tavalliset liiketoimintasähköpostit eivät sekoitu
  • Kaikki näihin postilaatikoihin lähetetyt laskut kerätään automaattisesti "Saapuneet laskut" (Incoming Invoices) -listaan
  • "Saapuneet laskut" -listaa voidaan suodattaa postilaatikon lähteen (source mailbox) mukaan — tiedät heti, mistä postilaatikosta mikäkin lasku tuli, eikä sekoittumista eri osastojen tai toimipisteiden välillä tapahdu

💡 Hyödyt: Sisään tulevat laskut eivät enää uppoa asiakaspalvelun postilaatikkoon. Kirjanpitäjällä on oma, puhdas "laskujen arkisto", jota voi suodattaa lähteen mukaan — kuukauden lopun täsmäytys on huomattavasti nopeampi.

2. Ulospäin lähtevien laskujen (ALV) luonti

GTG CRM on yhdistetty luotettaviin sähköisten laskujen toimittajiin:

Toimittaja Kuvaus
S-Invoice (Viettel) Viettel sähköinen lasku
MISA Kirjanpito- ja sähköisten laskujen ohjelmisto

Toimittajayhteydet

Helppo laskujen luonti

Uuden laskun luonti

  • Valitse sopiva laskupohja
  • Syötä ostajan tiedot (nimi, verotunnus, osoite)
  • Lisää tuotteet/palvelut yksikköhinnalla, määrällä ja verokannalla
  • Tukee tuotekohtaisia alennuksia
  • Esikatsele PDF ennen vientiä

Esikatsele PDF-lasku

3. Korvaavat laskut

Kun jo luotu lasku vaatii oikaisua (asiakas palauttaa tavaraa, virheitä...):

Korvaava lasku

  • Luo korvaava lasku suoraan alkuperäisestä
  • Muokkaa tuotetietoja, määriä, hintoja
  • Järjestelmä linkittää automaattisesti alkuperäiseen laskuun

💡 Huomautus: Korvaaminen on vain yksi tapa käsitellä virheitä luomisen jälkeen. Kun lasku on täysin mitätöitävä (ei oikaisua), käytä alla olevan kohdan Laskun mitätöinti -toimintoa.

4. Sähköisen laskun mitätöinti

Kun luotu lasku on täysin mitätöitävä (virheellinen asiakas, vakava virhe, tilauksen peruutus...), GTG CRM tukee sähköisen laskun mitätöintiä suoraan järjestelmässä molempien palveluntarjoajien kanssa:

Palveluntarjoaja Laskun mitätöinti
S-Invoice (Viettel) ✅ Mitätöi suoraan API:n kautta
MISA ✅ Mitätöi suoraan API:n kautta
  • Avaa luotu lasku → valitse "Mitätöi lasku" → vahvista
  • GTG CRM lähettää mitätöintipyynnön palveluntarjoajalle (S-Invoice/MISA) ja päivittää laskun tilan
  • Automaattinen kirjanpidon oikaisu (JE reversal): jos lasku on jo kirjattu kirjanpitoon, järjestelmä luo automaattisesti oikaisukirjauksen — liikevaihto, verot ja velat palautetaan oikeaan saldoon ilman, että kirjanpitäjän tarvitsee tehdä manuaalisia korjauksia

💡 Edut: Laskun mitätöinti ei ole enää "kirjautumista erikseen palveluntarjoajan ohjelmistoon + manuaalinen kirjanpidon korjaus". Yksi toimenpide GTG CRM:ssä — lasku mitätöidään oikein ja kirjanpito täsmäytyy automaattisesti. (Lue lisää kaksoiskirjanpidosta GTG CRM:n Kirjanpito-ominaisuuspaketista.)

5. Synkronointi & Hallinta

  • Synkronoi laskut palveluntarjoajilta GTG CRM:ään
  • Lataa PDF luoduista laskuista
  • Muokkaa laskun tietoja tarvittaessa
  • Seuraa maksutilaa (Maksettu / Maksamaton)

Luodut laskut

Hyödyt Yritykselle

Hyöty Kuvaus
Säästä aikaa Kerää sisääntulevat laskut automaattisesti sähköpostista
Keskitetty hallinta Kaikki sisään- ja ulosmenevät laskut yhdessä paikassa
Palveluntarjoajayhteys Luo laskut suoraan S-Invoice- ja MISA-palveluiden kautta
Helppo raportointi Kirjanpitäjän on helppo ladata ja tehdä veroraportit
Korvaavat laskut Käsittele korjaukset ja palautukset nopeasti
Turvallinen laskun mitätöinti Mitätöi S-Invoice-/MISA-laskut yhdellä toimenpiteellä — automaattinen kirjanpidon oikaisu, kirjanpito täsmäytyy
Oma laskupostilaatikko Kerää sisääntulevat laskut omaan postilaatikkoon, jaa käyttöoikeudet & suodata lähteen mukaan
Saamisten seuranta Tiedä kunkin laskun maksutilanne

Integraatio GTG CRM:ään

Sähköiset laskut on syvästi integroitu muihin GTG CRM:n moduuleihin:

  • Asiakashallinta (CRM): Yhdistä laskut asiakkaisiin
  • Tilausten hallinta: Luo laskut automaattisesti, kun tilaus on valmis
  • Raportointi: Myynnin ja kulujen tilastot laskun mukaan

Yhteenveto

GTG CRM:n Sähköinen lasku on kattava ratkaisu, joka auttaa yrityksiä: - ✅ Hallitse sisääntulevia laskuja automaattisesti (mukana oma laskupostilaatikko, suodatus lähteen mukaan) - ✅ Luo ALV-laskuja helposti - ✅ Peruuta laskuja turvallisesti — kirjanpito ja tiliote täsmäävät automaattisesti - ✅ Säästä kirjanpitäjän aikaa - ✅ Noudata verosäädöksiä

Kokeile jo tänään!

Tämä materiaali kuuluu GTG CRM:lle - kattava asiakassuhdehallintajärjestelmä

Oletko valmis kokeilemaan tätä ominaisuutta ilmaiseksi yrityksellesi?

Kokeile ilmaiseksi