Esittely

Sähköinen laskutus on GTG CRM:n tärkeä ominaisuus, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan keskitetysti, automaattisesti ja tehokkaasti kaikkia sisään tulevia ja ulos meneviä laskuja.

Sähköisen laskutuksen käyttöliittymä

Miksi sähköistä laskutusta tulisi hallita?

Liiketoiminnassa kaksi tärkeintä käsitettä ovat:

Käsite Kuvaus Laskutyyppi
Myyntituotot Myynnistä saadut rahat Ulos menevä lasku (lähetetään asiakkaalle)
Kulut Ostetut tavarat myyntiä varten Sisään tuleva lasku (toimittajan antama sinulle)

GTG CRM auttaa sinua luomaan ja hallitsemaan laskuja erittäin helposti!

Kohokohdat

1. Sisään tulevien laskujen hallinta

Sisään tulevien laskujen hallinta

Manuaalinen laskujen lataus

  • Vedä ja pudota tai valitse laskun PDF-tiedosto
  • Järjestelmä tunnistaa ja poimii tiedot automaattisesti
  • Tukee monimutkaisia laskuja, joissa on useita tuotteita

Automaattinen keräys sähköpostista

Tämä on GTG CRM:n erityisominaisuus!

  • Yhdistä yrityksen sähköposti GTG CRM:ään
  • Ota käyttöön "Kerää laskut automaattisesti" -ominaisuus
  • Järjestelmä noutaa laskut automaattisesti sähköpostista ja tuo ne järjestelmään

Automaattinen keräys sähköpostista

💡 Hyöty: Sinun ei enää tarvitse ladata laskuja manuaalisesti kuukausittain! Kaikki sisään tulevat laskut kerätään siististi, ja kirjanpitäjän tarvitsee vain ladata ne ja tehdä veroraportti.

Erilliset laskupostilaatikot

Nyt voit luoda omia laskupostilaatikoita – täysin erillään asiakaspalvelun sähköpostikanavista (viestintä).

  • Luo yksi tai useampi postilaatikko erityisesti sisään tuleville laskuille (esim. lasku@yritys.com, kirjanpito@yritys.com)
  • Omat käyttöoikeudet: vain valtuutetut henkilöt (kirjanpitäjät, talouspäälliköt) voivat nähdä laskupostilaatikon – tavalliset yrityssähköpostit eivät sekoitu
  • Kaikki näihin postilaatikoihin lähetetyt laskut kootaan automaattisesti luetteloon "Sisään tulevat laskut"
  • Luettelo "Sisään tulevat laskut" voidaan suodattaa postilaatikon lähteen mukaan – tiedät heti, mistä postilaatikosta lasku tuli, eikä sekoittumista monien osastojen tai konttoreiden välillä tapahdu

💡 Hyöty: Sisään tulevat laskut eivät enää huku asiakaspalvelupostilaatikkoon. Kirjanpitäjällä on oma, puhdas "laskujen varasto", josta voi suodattaa lähteen mukaan – kuukausittainen täsmäytys nopeutuu huomattavasti.

2. Ulos menevien laskujen (ALV) luonti

GTG CRM on yhdistetty luotettaviin sähköisten laskujen tarjoajiin:

Tarjoaja Kuvaus
S-Invoice (Viettel) Viettelin sähköinen lasku
MISA Kirjanpito- ja sähköinen laskutusohjelmisto

Yhdistä tarjoajaan

Laskujen helppo luonti

Luo uusi lasku

  • Valitse sopiva laskupohja
  • Syötä ostajan tiedot (nimi, veronumero, osoite)
  • Lisää tuotteet/palvelut yksikköhinnalla, määrällä, verokannalla
  • Tukee tuotekohtaisia alennuksia
  • Esikatsele PDF ennen lähetystä

Esikatsele PDF-lasku

3. Korvaavat laskut

Kun lähetettyä laskua on tarpeen muokata (asiakas palauttaa, virhe jne.):

Korvaava lasku

  • Luo korvaava lasku suoraan alkuperäisestä laskusta
  • Muokkaa tuotetietoja, määriä, hintoja
  • Järjestelmä yhdistää automaattisesti alkuperäiseen laskuun

💡 Huomautus: Korvaaminen on vain yksi tapa käsitellä lähetettyä laskua. Kun lasku on täysin peruutettava (ei muokkausta), käytä alla olevaa Peruut Lasku -toimintoa.

4. Sähköisten laskujen peruuttaminen

Kun lähetetty lasku täytyy peruuttaa kokonaan (virheellinen asiakas, vakava virhe, tilaus peruttu...), GTG CRM tukee sähköisten laskujen peruuttamista suoraan järjestelmästä molemmille tarjoajille:

Tarjoaja Laskun peruuttaminen
S-Invoice (Viettel) ✅ Peruutus suoraan API:n kautta
MISA ✅ Peruutus suoraan API:n kautta
  • Avaa lähetetty lasku → valitse "Peru lasku" → vahvista
  • GTG CRM lähettää peruutuspyynnön tarjoajalle (S-Invoice/MISA) ja päivittää laskun tilan
  • Automaattinen kirjaus (JE reversal): Jos lasku on jo kirjattu kirjanpitoon, järjestelmä luo automaattisesti vastakirjauksen – myyntituotot, verot ja velat palautuvat oikeaan saldoon ilman, että kirjanpitäjän tarvitsee tehdä manuaalisia korjauksia

💡 Hyöty: Laskun peruuttaminen ei enää ole operaatio, jossa "kirjaudutaan erikseen tarjoajan ohjelmistoon + korjataan manuaalisesti kirjanpitoa". Yksi toimenpide GTG CRM:ssä – lasku peruuntuu oikein ja kirjanpito täsmäytyy automaattisesti heti. (Katso lisää kaksoiskirjanpidosta GTG CRM:n Kirjanpito-ominaisuuspaketin alla.)

5. Synkronointi & Hallinta

  • Synkronoi laskut tarjoajalta GTG CRM:ään
  • Lataa PDF lähetetyistä laskuista
  • Muokkaa laskun tietoja tarvittaessa
  • Seuraa maksutilaa (Maksettu / Ei maksettu)

Lähetetyt laskut

Hyödyt yritykselle

Hyöty Kuvaus
Aikaa säästävä Kerää sisään tulevat laskut automaattisesti sähköpostista
Keskitetty hallinta Kaikki sisään tulevat/ulos menevät laskut yhdessä paikassa
Tarjoajayhteydet Luo laskuja suoraan S-Invoicen ja MISA:n kautta
Helppo raportointi Kirjanpitäjän on helppo ladata ja tehdä veroraportit
Korvaavat laskut Käsittele muokkaukset, palautukset nopeasti
Turvallinen laskun peruuttaminen Peruuta S-Invoice/MISA-laskut yhdellä toiminnolla – automaattinen vastakirjaus, täsmätty kirjanpito
Erilliset laskupostilaatikot Kokoa sisään tulevat laskut erilliseen postilaatikkoon, käyttöoikeuksilla ja suodatuksella lähteen mukaan
Velkatilanteen seuranta Tiedät kunkin laskun maksutilan

Integraatio GTG CRM:n kanssa

Sähköinen laskutus on syvästi integroitu GTG CRM:n muihin moduuleihin:

  • Asiakkuudenhallinta (CRM): Yhdistä laskut asiakkaisiin
  • Tilausten hallinta: Luo automaattisesti laskuja tilauksen valmistuttua
  • Raportointi: Tilastoi myyntituotot, kulut laskun mukaan

Yhteenveto

GTG CRM:n sähköinen laskutus on kokonaisvaltainen ratkaisu, joka auttaa yritystä: - ✅ Hallitsemaan sisään tulevia laskuja automaattisesti (sisältäen erilliset laskupostilaatikot, suodatuksen lähteen mukaan) - ✅ Luomaan ALV-laskuja helposti - ✅ Peruuttamaan laskuja turvallisesti – automaattinen vastakirjaus, täsmätty kirjanpito - ✅ Säästämään kirjanpitäjän aikaa - ✅ Noudattamaan verosäännöksiä

Kokeile sitä jo tänään!

Materiaali kuuluu GTG CRM:ään – kattavaan asiakkuudenhallintajärjestelmään

Oletko valmis kokeilemaan tätä ominaisuutta ilmaiseksi yrityksellesi?

Kokeile ilmaiseksi