Ominaisuuksien esittely

Sähköinen laskutus on GTG CRM:n tärkeä ominaisuus, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan kaikkia sisään tulevia ja ulos meneviä laskuja keskitetysti, automaattisesti ja tehokkaasti.

Sähköisen laskutuksen käyttöliittymä

Miksi sähköistä laskutusta tarvitaan?

Liiketoiminnassa on kaksi tärkeintä käsitettä:

Käsite Kuvaus Laskun tyyppi
Liikevaihto Myynnistä saadut tulot Ulos menevä lasku (asiakkaalle lähetetty)
Kulut Myytäväksi ostetun tavaran hinta Sisään tuleva lasku (toimittajan sinulle antama)

GTG CRM auttaa sinua lähettämään laskuja ja hallitsemaan laskuja erittäin helposti!

Ominaisuuksien kohokohdat

1. Sisään tulevien laskujen hallinta

Sisään tulevien laskujen hallinta

Manuaalinen laskujen lataus

  • Raahaa ja pudota tai valitse laskun PDF-tiedosto
  • Järjestelmä tunnistaa ja poimii tiedot automaattisesti
  • Tukee monimutkaisia laskuja, joissa on useita tuotteita

Automaattinen kerääminen sähköpostista

Tämä on GTG CRM:n erikoisominaisuus!

  • Yhdistä yrityksen sähköposti GTG CRM:ään
  • Ota käyttöön ominaisuus "Automaattinen laskujen kerääminen"
  • Järjestelmä noutaa laskut automaattisesti sähköpostista ja tuo ne järjestelmään

Automaattinen kerääminen sähköpostista

💡 Hyöty: Ei tarvitse enää ladata laskuja manuaalisesti kuukausittain! Kaikki sisään tulevat laskut kerätään siististi, ja kirjanpitäjän tarvitsee vain ladata ne ja tehdä veroraportit.

Omat laskupostilaatikot (Invoice Mailboxes)

Nyt voit luoda omia laskupostilaatikkoja — täysin erillään asiakaspalvelun (messaging) sähköpostikanavista.

  • Luo yksi tai useampi postilaatikko erityisesti sisään tuleville laskuille (esim. invoice@company.com, ketoan@company.com)
  • Oma käyttöoikeuksien hallinta: vain oikeutetut henkilöt (kirjanpitäjät, talousjohtajat) näkevät laskupostilaatikon — tavalliset liiketoimintasähköpostit eivät sekoitu siihen
  • Kaikki näihin postilaatikoihin lähetetyt laskut kerätään automaattisesti "Saapuneet laskut" (Incoming Invoices) -luetteloon
  • "Saapuneet laskut" -luetteloa voidaan suodattaa postilaatikon mukaan (source mailbox) — tiedät heti, mistä postilaatikosta lasku on tullut, eikä sekoitusta tapahdu useiden osastojen tai konttorien välillä

💡 Hyöty: Sisään tulevat laskut eivät enää katoa asiakaspalvelun postilaatikkoon. Kirjanpitäjällä on oma, siisti "laskukauppa", jota voi suodattaa lähteen mukaan — kuukauden vastaleikkuu on huomattavasti nopeampi.

Säilytä tositteet jokaisen ostolaskun yhteydessä

Toimittajan lasku yhdessä paikassa, maksuvaltuutus toisessa, sopimus kolmannessa. Jokaista ostolaskua varten voidaan säilyttää useita tiedostoja samanaikaisesti:

  • Toimittajan laskut, maksutositteet (esim. maksupyynnöt), sopimukset tai tilaukset, toimituskuitit ja muut tiedostot; jokaisella tiedostolla on nimi, lisääjä ja lisäyspäivämäärä
  • Toimittajan laskut voivat olla lataamiasi, yhteenliitetystä laskutuslaatikosta vastaanotettuja tai veroviranomaisilta haettuja. Laskuihin, joissa ei ole tiedostoa, voit lisätä tiedoston "+"-merkillä "Tositteet"-kohdassa. Muut tiedostot, mukaan lukien sähköpostista tai Zalosta koneellesi tallentamasi tiedostot, lisäät myös yksitellen jokaiseen laskuun
  • Vanhoja tiedostoja ei ylikirjoiteta, kun lisäät uusia tiedostoja, ja tiedoston poistaminen vain piilottaa sen laskusta, ei poista sitä kokonaan
  • Kun toimittaja lähettää muokatun laskun uudelleen, GTG CRM lukee tiedoston (PDF- ja kuvatiedostot luetaan tekoälyllä, 2 tekoälyluottoa per lukukerta; XML-tiedostot luetaan suoraan ilman tekoälyluottoja). Tiedostossa olevat tiedot näytetään tallennettujen tietojen vieressä, jotta voit verrata jokaista lukua, myös jokaista rivikohtaa. Uuden tiedoston tiedot tallennetaan laskuun vasta, kun valtuutettu henkilö, jolla on oikeus "Hyväksy ostolaskun tiedot", napsauttaa "Käytä tämän tiedoston tietoja"
  • Suodatin etsii laskuja, joissa ei ole maksutositteita, ja painike lataa suodattimeen sopivien laskujen liitetiedostot .zip-tiedostona indeksitaulukon kanssa

Ostolaskun tositteiden taulukko: toimittajan lasku ja maksutositteet lajiteltuna tyypin mukaan, jokaisella tiedostolla nimi, koko, lisäyspäivämäärä ja lisääjä, alla laskun historia.

Liität laskun, maksutositteet, sopimuksen ja toimituskuitin ostolaskun osaksi kyseistä ostosta. Yhden laskun avaaminen näyttää koko tiedostokokonaisuuden, ja voit ladata koko kokonaisuuden kerralla. Kun toimittaja lähettää muokatun laskun uudelleen, sinun ei tarvitse kirjoittaa sitä uudelleen. Näet tiedoston tiedot tallennettujen tietojen vieressä vertaillaksesi jokaista numeroa ja valitset sitten, käytätkö uusia tietoja vai säilytätkö nykyiset tiedot. Tiedostojen lisääminen ei muuta laskun numeroarvoja automaattisesti.

Jos haluat kokeilla, napsauta "Kokeile ilmaiseksi" -painiketta sivun alareunassa.

2. Myyntilaskujen (ALV) vienti

GTG CRM on yhdistetty luotettaviin sähköisten laskujen toimittajiin:

Toimittaja Kuvaus
S-Invoice (Viettel) Viettel-sähköinen lasku
MISA Laskutus- ja kirjanpito-ohjelmisto

Toimittajayhteyden muodostaminen

Helppo laskujen luonti

Uuden laskun luonti

  • Valitse sopiva laskupohja
  • Syötä ostajan tiedot (nimi, verotunnus, osoite)
  • Lisää tuotteita/palveluita yksikköhintojen, määrien ja verokantojen kanssa
  • Tukee tuotekohtaista alennusta
  • Esikatsele PDF ennen vientiä

PDF-laskun esikatselu

3. Korvaavat laskut

Kun myyntilaskua täytyy muokata (asiakas palauttaa tavaraa, virhe...):

Korvaava lasku

  • Luo korvaava lasku suoraan alkuperäisestä laskusta
  • Muokkaa tuotetietoja, määriä, hintoja
  • Järjestelmä linkittää automaattisesti alkuperäiseen laskuun

💡 Huomautus: Korvaaminen on vain yksi tapa käsitellä virheitä lähetyksen jälkeen. Jos lasku täytyy peruuttaa kokonaan (ei muokata), käytä alla olevan kohdan Peruuta lasku -toimintoa.

4. Sähköisten laskujen peruuttaminen

Kun lähetetty lasku täytyy peruuttaa kokonaan (väärälle asiakkaalle lähetetty, vakava virhe, tilaus peruutettu...), GTG CRM tukee sähköisen laskun peruuttamista suoraan järjestelmässä molempien toimittajien kanssa:

Toimittaja Laskun peruutus
S-Invoice (Viettel) ✅ Peru suoraan API:n kautta
MISA ✅ Peru suoraan API:n kautta
  • Avaa luotu lasku → valitse "Peruuta lasku" → vahvista
  • GTG CRM lähettää peruutuskomennon toimittajalle (S-Invoice/MISA) ja päivittää laskun tilan
  • Automaattinen kirjauksen kumoaminen (JE reversal): jos lasku on jo kirjattu kirjanpitoon, järjestelmä luo automaattisesti kumoavan kirjauksen — myynti, verot ja velat palautetaan oikeisiin saldoihin, ilman manuaalisia kirjanpidollisia korjauksia

💡 Hyödyt: Laskun peruuttaminen ei ole enää "kirjautuminen erikseen toimittajan ohjelmistoon + manuaalinen kirjanpidon korjaus" -toimenpide. Yksi toimenpide GTG CRM:ssä — lasku perutaan oikein ja kirjanpito täsmäytyy automaattisesti. (Katso lisää kahdenkertaisesta kirjanpidosta GTG CRM:n Kirjanpito-ominaisuuspaketista.)

5. Synkronointi & Hallinta

  • Synkronoi laskut toimittajilta GTG CRM:ään
  • Lataa PDF luoduista laskuista
  • Muokkaa laskun tietoja tarvittaessa
  • Seuraa maksutilaa (Maksettu / Ei maksettu)

Luotu lasku

Hyödyt Yrityksille

Hyöty Kuvaus
Säästää aikaa Kerää saapuvat laskut automaattisesti sähköpostista
Keskitetty hallinta Kaikki saapuvat/lähtevät laskut yhdessä paikassa
Toimittajayhteys Luo laskut suoraan S-Invoicen, MISAn kautta
Helppo raportointi Kirjanpitäjät voivat helposti ladata ja tehdä veroraportteja
Korvaavat laskut Käsittelee korjaukset ja palautukset nopeasti
Turvallinen laskun peruutus Peruuta S-Invoice/MISA-laskut yhdellä toimenpiteellä — kirjaa kumoava kirjauksen automaattisesti, kirjanpito täsmäytyy
Oma laskupostilaatikko Kerää saapuvat laskut omaan postilaatikkoon, jaa käyttöoikeudet & suodata lähteen mukaan
Myyntisaamisten seuranta Tiedä kunkin laskun maksutila

Integraatio GTG CRM:n kanssa

Sähköiset laskut integroituvat syvällisesti muihin GTG CRM:n moduuleihin:

  • Asiakashallinta (CRM): Yhdistä laskut asiakkaisiin
  • Tilaushallinta: Luo laskut automaattisesti tilauksen valmistuttua
  • Raportointi: Tilastoi liikevaihto, kulut laskun mukaan

Yhteenveto

GTG CRM:n Sähköinen Laskutus on kattava ratkaisu, joka auttaa yrityksiä: - ✅ Hallitsemaan saapuvia laskuja automaattisesti (sisältää oman laskupostilaatikon, suodatus lähteen mukaan) - ✅ Luomaan ALV-laskuja helposti - ✅ Peruuttamaan laskuja turvallisesti — kumoavat kirjaukset automaattisesti, kirjanpito täsmäytyy - ✅ Säästämään kirjanpitäjien aikaa - ✅ Noudattamaan verosäännöksiä

Kokeile jo tänään!

Materiaali kuuluu GTG CRM:lle - Kattava asiakassuhteiden hallintajärjestelmä

Valmis kokeilemaan tätä ominaisuutta ilmaiseksi yrityksellesi?

Kokeile ilmaiseksi