Ominaisuuksien Esittely
GTG CRM on ollut pitkään vahva tuotteiden myynnissä: tavaraluettelo, varastonhallinta, tilaukset, laskut. Mutta jos myyt palveluita — mainostoimistot, konsultointi, kylpylät/klinikat, freelancerit, B2B-toimittajat — jouduit aiemmin "kiertämään": luomaan palveluista väärennettyjä tuotteita ilman varastoa, ja ilman todellisia sopimuksia (vain tarjouksia, ilman allekirjoituksia, sopimuspuolia tai maksuaikatauluja).
Tästä päivästä lähtien GTG CRM tukee palveluiden myyntiä ensiluokkaisena kansalaisena: luettelo (Catalog), joka sisältää sekä tuotteita että palveluita, sekalaiset tarjoukset (tarjous, joka sisältää sekä tuotteita että palveluita) ja todelliset Sopimukset (Contract) — joissa on B-osapuoli, hyväksymispisteet, kaksikielisyys, lähetys ja allekirjoitus, ja sitten osittaiset laskut → automaattisesti kirjanpitoon.
Yritysten Kohtaamat Ongelmat
| Vanha tapa toimia | Seuraukset |
|---|---|
| Palvelut täytyy luoda "väärennetyiksi tuotteiksi ilman varastoa" | Epäselvä luettelo, varastologian virheet |
| Yksi tarjous tuotteille, erillinen sopimus palveluille | Kaksi asiakirjaa, kaksi kertaa laatimista |
| Ei sopimusta B-osapuolen / hyväksymispisteiden kanssa | Vaikea sitoutua, vaikea hyväksyä vaiheittain |
| Word-sopimus + maksujen seuranta Excelissä | Maksuerien unohtaminen, ei tiedetä kuinka paljon on velkaa |
| Allekirjoituksen jälkeen tulojen kirjaaminen manuaalisesti | Laskujen lähettämisen unohtaminen, kirjanpidon unohtaminen |
GTG CRM yhdistää yhden virtauksen: palvelu → sekalainen tarjous → sopimus → lähetys ja allekirjoitus → osittaiset laskut → tulojen kirjaus & rahojen saapuminen — ei kiertoreittejä, ei kaksinkertaista syöttöä.
Kohokohdat
1. Yksi Luettelo (Catalog) Sekä Tuotteille Että Palveluille
- Valikossa CRM → Catalog: Tuotteet, Palvelut, Ajanvaraukset — paikka, jossa määritellään "mitä myyt", yhdistettynä yhden otsikon alle.
- Palveluilla on hinta ja laskutusjakso: kertaluontoinen (one-time) tai toistuva (recurring — kuukausittain…). Tuotteet voivat myös olla toistuvia tilauksia.
- Tämä sama yhdistetty luettelo on se, jota tarjous-/sopimusrivivalitsin käyttää — valitse sekä tuotteet että palvelut yhdestä paikasta.
2. Sekalaiset Tarjoukset — Yksi Tarjous, Sekä Tuotteita Että Palveluita
- Lisää rivejä tyypillä Palvelu (esim. "Verkkosivujen suunnittelu", "SEO kuukausittain") ja tyypillä Tuote (esim. "Hosting-lisenssi" × 3) samassa tarjouksessa.
- Jokaisella rivillä on Tyyppi-tagi (Palvelu = vihreä, Tuote = sininen); palvelurivillä näkyy laskutusjakso.
- Tarjous DRAFT → SENT → ACCEPTED; kun Hyväksytty, ilmestyy painike Convert to Contract (muunna sopimukseksi).
3. Todelliset Sopimukset — B-osapuoli, Hyväksyntä, Kaksikielisyys
- Convert to Contract säilyttää rivien tyypin/jakson; kokonaissumma jaetaan kertaluontoisiin ja kuukausittaisiin kokonaissummiin + ALV.
- B-osapuoli (Party B) voi olla yksityishenkilö tai yritys; tiedot (oikeudellinen nimi, Y-tunnus, osoite, edustaja) voidaan täyttää automaattisesti, jos yritystietoja on saatavilla — yritystietojen rikastustoiminnon ansiosta.
- Hyväksymispisteet (Nghiệm thu) asetetaan sopimuksen luonnin yhteydessä, ohjaten maksuaikataulua.
- Kaksikieliset sopimukset (enintään 2 kieltä) + sähköpostit kielellä, brändättyinä.
- Sopimukset voivat myös sisältää suoria tuoterivejä (ilman tarjouksen kautta) — sopimus, joka sisältää sekä tuotteita että palveluita.
4. Lähetä → Allekirjoita → Osittaiset Laskut
Käytännöllinen, laillisesti pätevä allekirjoitusprosessi:
- Lähetä asiakkaalle: järjestelmä renderöi sopimuksen Word (.docx) -muodossa (muokattavissa/neuvoteltavissa) ja lähettää sen asiakkaalle sähköpostitse. Tila DRAFT → SENT.
- Asiakas allekirjoittaa järjestelmän ulkopuolella (paperilla/sähköisesti) ja lähettää sen takaisin.
- Lataa allekirjoitettu versio: liitä allekirjoitettu tiedosto (tallennetaan järjestelmään) → kirjaa allekirjoittaja, allekirjoitushetki. SENT → SIGNED → ACTIVE.
- Osittaisten laskujen luonti: jokaiselle maksuerälle, katso laskun esikatselu → vahvista → luo lasku ERP-virran / olemassa olevan laskun kautta.
ℹ️ Huomautus: Laskujen luominen vaatii työtilan, joka on yhdistetty sähköiseen laskutukseen / verotoimittajaan. Koko palveluiden, tarjousten, sopimusten luomisen, lähettämisen ja allekirjoitetun version lataamisen virta toimii normaalisti; vain laskujen luomisvaihe vaatii tämän yhteyden.
5. Laskut → Automaattinen Kirjanpitoon
- Allekirjoitettu sopimus = sitoumus, ei vielä taloudellinen tapahtuma — joten ei kirjaa kirjausta allekirjoitettaessa.
- Laskun luomishetkellä tapahtuu kirjaus: Velka Myyntisaamiset (131) / Hyvitys Tulot (511) / Hyvitys ALV (3331) — menee suoraan läpi olemassa olevan automaattisen laskutuksen kirjanpitosysteemin.
- Maksun vastaanottohetkellä: Velka Rahat (111/112) / Hyvitys Myyntisaamiset (131).
Koko aiempi automaattinen kirjanpitosysteemi uusitaan — ei "räätälöityjä" GL-koodeja, työnkulku on sinun ja muokattavissa.
Hyödyt Yritykselle
| Ominaisuus | Todellinen hyöty sinulle |
|---|---|
| Yksi luettelo (tuotteet + palvelut) | Ei enää "väärennettyjä tuotteita", puhdas ja oikea luettelo |
| Sekalaiset tarjoukset | Yksi asiakirja kahden sijaan; vähemmän uudelleenlaatimista |
| Sopimus B-osapuolen + hyväksynnän kanssa | Selkeät sitoumukset, vaiheittainen hyväksyntä |
| Osittaiset laskut aikataulun mukaan | Ei unohtuneita maksuja, tiedät aina kuinka paljon on velkaa |
| Laskut → automaattiset kirjanpidon kirjaukset | Tulot oikein kirjanpidossa, ei manuaalista syöttöä |
| Yritystietojen automaattinen täyttö | B-osapuoli & Y-tunnus täytettynä sopimuksiin/laskuihin |
Kenelle Sopii?
- Markkinointi-/mainostoimistot (ICP3) myyvät kuukausittaisia palvelupaketteja.
- Konsultit, freelancerit, B2B-toimittajat tarvitsevat sopimuksia ja osittaisia laskuja.
- Kylpylät, klinikat, koulutuskeskukset myyvät palveluita ja tuotteita yhdessä.
- Yritykset, jotka myyvät sekä tuotteita että palveluita ja haluavat yhden tarjouksen / yhden sopimuksen.
Miten Aloittaa?
Mene CRM → Catalog → Palvelut luodaksesi ensimmäisen palvelusi, tee sitten sekalainen tarjous ja muunna se sopimukseksi. Katso vaiheittaiset ohjeet artikkelista "Ohjeet palveluiden myyntiin & sopimuksiin".
Ilmainen kokeilu — ei luottokorttia.
