Ominaisuuksien esittely
GTG CRM on ollut jo pitkään vahva tuotteiden myynnissä: tuoteluettelot, varastot, tilaukset, laskut. Mutta jos myyt palveluita – toimistoille, konsultoinnille, kylpylöille/klinikoille, freelancereille, B2B-toimittajille – sinun oli aiemmin "kierrettävä": luotava palvelusta keinotekoinen tuote, jolla ei ole varastoa, ja ei ollut oikeaa sopimusta (vain tarjouspyyntö, ei allekirjoituksia, ei allekirjoittajia, ei maksuaikatauluja).
Tästä päivästä lähtien GTG CRM tukee palveluiden myyntiä ensiluokkaisena kansalaisena: luettelo (Catalog), joka sisältää sekä tuotteita että palveluita, sekatilaukset (tarjouspyyntö, joka sisältää sekä tuotteita että palveluita) ja todellisen Sopimuksen (Contract) – jossa on Vastaanottaja, hyväksymispisteet, kaksikielisyys, lähetys & allekirjoitus, ja sitten laskutus erissä → automaattinen kirjanpitoon.
Ongelmat, joita yritykset kohtaavat
| Vanha tapa | Seuraus |
|---|---|
| Palvelut on luotava "keinotekoisiksi tuotteiksi, joilla ei ole varastoa" | Luettelon sotku, varaston epäloogisuus |
| Yksi tarjous pyynnölle, erillinen sopimus palvelulle | Kaksi asiakirjaa, kaksi kertaa kirjoittaminen |
| Ei sopimusta, jossa on Vastaanottaja / hyväksymispisteitä | Vaikea sitouttaa, vaikea hyväksyä vaiheittain |
| Word-sopimus + maksujen seuranta Excelissä | Unohtuneet maksut, ei tiedetä, kuinka paljon on velkaa |
| Vasta allekirjoittamisen jälkeen manuaalinen liiketulojen kirjaaminen | Unohdetut laskut, unohdetut kirjanpitokirjaukset |
GTG CRM yhdistää yhden työnkulun: palvelu → sekatilaus → sopimus → lähetys & allekirjoitus → erälaskutus → liiketulo- ja kassatapahtumat — ei kierrettäviä, ei kaksinkertaista syöttöä.
Kohokohdat
1. Yksi Luettelo (Catalog) Sekä Tuotteille Että Palveluille
- Valikossa CRM → Catalog: Tuotteet, Palvelut, Ajanvaraukset — paikka, jossa määritellään, "mitä myyt", kaikki yhden otsikon alla.
- Palveluilla on hinta ja laskutusjakso: kertaluonteinen (one-time) tai toistuva (recurring — kuukausittain…). Tuotteet voivat olla myös toistuvia tilauksia.
- Tämä sama yhtenäinen luettelo on se, jota tarjouspyyntö-/sopimusrivin valitsin käyttää — valitse sekä tuotteita että palveluita yhdestä paikasta.
2. Sekatilaukset — Yksi Tarjouspyyntö, Sekä Tuotteita Että Palveluita
- Lisää rivejä tyyppiä Palvelu (esim. "Verkkosivuston suunnittelu", "Kuukausittainen SEO") ja tyyppiä Tuote (esim. "Hosting-lisenssi" × 3) samassa tarjouspyynnössä.
- Jokaisella rivillä on Tyyppi-tagi (Palvelu = vihreä, Tuote = sininen); palvelurivillä näkyy laskutusjakso.
- Tarjouspyynnöt DRAFT → SENT → ACCEPTED; kun Hyväksytty, näkyy painike Muunna sopimukseksi (Convert to Contract).
3. Todelliset Sopimukset — Vastaanottaja, Hyväksyminen, Kaksikielisyys
- Muunna sopimukseksi säilyttää rivikohtaisen tyylin/syklin; summa jaetaan kertaluonteiseen summaan ja kuukausisummaan + ALV.
- Osapuoli B (Party B) voi olla yksityishenkilö tai yritys; tiedot (virallinen nimi, Y-tunnus, osoite, edustaja) voidaan täyttää automaattisesti yritystiedoilla — yritystietojen rikastustoiminnon ansiosta.
- Hyväksymispiste (Nghiệm thu) asetetaan sopimuksen luonnin yhteydessä, ohjaten maksusuunnitelmaa.
- Kaksikielinen sopimus (enintään 2 kieltä) + sähköposti kielittäin, brändätty.
- Sopimus voi myös sisältää suorat tuoterivit (ei tarvitse tarjouksen kautta) — yksi sopimus sisältää sekä tuotteet että palvelut.
4. Lähetä → Allekirjoita → Lähdettä lasku vaiheittain
Käytännöllinen ja lainmukainen allekirjoitusprosessi:
- Lähetä asiakkaalle: järjestelmä renderöi sopimuksen muodossa Word (.docx) (voidaan muokata/neuvotella) ja lähettää sen asiakkaalle sähköpostitse. Tila DRAFT → SENT.
- Asiakas allekirjoittaa järjestelmän ulkopuolella (paperilla/digitaalisesti) ja lähettää sen takaisin.
- Lataa allekirjoitettu versio: liitä allekirjoitettu tiedosto (tallennetaan järjestelmään) → kirjaa allekirjoittaja ja allekirjoitusajankohta. SENT → SIGNED → ACTIVE.
- Luo lasku vaiheittain: jokaiselle maksusuoritukselle, katso laskun esikatselu → vahvista → luo lasku olemassa olevan ERP/laskutusprosessin kautta.
ℹ️ Huomautus: Laskujen luominen edellyttää työtilan, johon on yhdistetty sähköinen laskutus / verotoimittaja. Koko palvelun luominen, tarjousten tekeminen, sopimusten tekeminen, lähetys & allekirjoitettujen versioiden lataaminen toimii normaalisti; vain laskujen luontivaihe vaatii tämän yhteyden.
5. Lasku → Automaattisesti kirjanpitoon
- Allekirjoitettu sopimus = sitoumus, ei vielä rahoitustapahtuma — joten ei synnytä kirjauksia allekirjoitushetkellä.
- Laskun luontihetkellä kirjataan kirjanpitoon: Debet Myyntisaamiset (131) / Kredit Tuotot (511) / Kredit ALV (3331) — käy läpi olemassa olevan automaattisen laskutuksen kirjanpitokoneiston mukaisesti.
- Maksun vastaanottohetkellä: Debet Käteinen (111/112) / Kredit Myyntisaamiset (131).
Kaikki hyödyntää olemassa olevaa automaattista kirjanpitokonetta — ei "itse tehtyjä" kirjanpitotilejä, työnkulku on sinun omistuksessasi ja muokattavissa.
Hyödyt Yritykselle
| Ominaisuus | Todellinen hyöty sinulle |
|---|---|
| Yksi luettelo (tuotteet + palvelut) | Loppu "tekotuotteille", puhdas ja oikea luettelo |
| Sekoitettu tarjous | Yksi asiakirja kahden sijaan; vähemmän uudelleenkokoamista |
| Sopimus, jossa Osapuoli B + hyväksyntä | Selkeät sitoumukset, hyväksyntä vaiheittain |
| Laskut vaiheittain aikataulun mukaan | Ei unohda veloitusta, tietää aina, kuinka paljon on jäljellä |
| Lasku → automaattinen kirjaus | Tuotot kirjautuvat oikein, ei manuaalista syöttöä |
| Yritystietojen automaattinen täyttö | Osapuoli B & Y-tunnus täytetään valmiiksi sopimukseen/laskuun |
Kenelle sopii?
- Markkinointi-/mainostoimistot (ICP3) myyvät kuukausipaketteja.
- Konsultit, freelancerit, B2B-toimittajat, jotka tarvitsevat sopimuksia ja laskuja vaiheittain.
- Kylpylät, klinikat, koulutuskeskukset myyvät palveluita ja tuotteita.
- Yritykset, jotka myyvät sekä tuotteita että palveluita ja haluavat yhden tarjouksen / yhden sopimuksen.
Miten aloittaa?
CRM → Luettelot → Palvelut -osiossa luo ensimmäinen palvelusi, tee sitten yhdistelmätarjous ja muunna se sopimukseksi. Katso vaiheittaiset ohjeet artikkelista "Palvelumyynti & Sopimukset -käyttöopas".
Ilmainen kokeilu – luottokorttia ei tarvita.
