Guide de l'utilisateur : Gestion des tâches 2.0 sur GTG CRM

Que pourrez-vous faire après avoir suivi ce guide ?

Consultez rapidement les listes de tâches par couleur de statut/d'échéance et le tableau « Aujourd'hui » → créez une tâche avec une liste de contrôle, une heure de début, plusieurs réviseurs et des parties prenantes → joignez des fichiers de la bibliothèque et insérez des liens internes → divisez en sous-tâches et consultez la progression cumulative → liez les tâches aux transactions/commandes → commentez et mentionnez les membres de l'équipe (@mention) → terminez la tâche → consultez l'onglet Analytics et suivez l'activité à 360° → activez l'automatisation des tâches.

Vous ne connaissez pas encore les fonctionnalités ? Découvrez l’aperçu de Gestion des tâches 2.0 .

Préparez-vous à l'avance

1. Connectez-vous à GTG CRM, accédez au module CRM → Tâches. — C'est ici que vous créez et gérez les tâches.

2. (Obligatoire) Une transaction/commande/facture est déjà disponible pour être liée. — Pour utiliser la fonction de liaison d'objets associés.

3. (Recommandé) Demandez à quelques collègues de vous rejoindre dans l'espace de travail. — Pour désigner les réviseurs, les personnes concernées et mentionner leurs noms dans les commentaires.

Étape 1 — Parcourez rapidement la liste des tâches : couleur du statut/de l’échéance + onglet « Aujourd’hui »

1. Accédez à CRM → Tâches .
2. Observez les flux de travail : chaque statut possède une teinte différente ; les tâches qui approchent de leur échéance sont de couleur orange, tandis que celles qui sont en retard sont de couleur rouge.
3. En haut de la page, consultez le tableau « Aujourd'hui » : cliquez sur les groupes « En retard / À faire aujourd'hui / À faire prochainement / Haute priorité / Mes tâches » pour filtrer rapidement.

✅ Résultat attendu : La liste affiche des couleurs en fonction du statut et de la date limite ; cliquer sur un groupe dans le tableau « Aujourd'hui » filtrera la liste sur ce groupe spécifique.

💡 Cliquez sur « Suggestion IA » pour recevoir un plan prioritaire pour la journée (cette fonctionnalité utilise des crédits).

Étape 2 — Créez des tâches avec des listes de contrôle, des heures de début, des approbateurs et les parties concernées.

1. Cliquez ici pour créer un nouvel emploi.
2. Saisissez le titre, la description, la date limite, la priorité et la personne responsable .
3. Définissez l'heure de début et ajoutez les personnes concernées (celles qui doivent superviser la tâche).
4. Dans la section « Rôles », désignez un ou plusieurs réviseurs et rapporteurs si le processus nécessite une approbation ou un suivi.
5. Ajoutez une liste de contrôle des étapes à suivre lors du processus de création.

✅ Résultat attendu : La tâche est créée avec une liste de contrôle, une heure de début, une liste de réviseurs (plusieurs personnes) et les parties concernées entièrement affichées.

Étape 3 — Joindre les fichiers de la bibliothèque et insérer les liens internes

1. Dans votre espace de travail, ouvrez la section Pièces jointes → sélectionnez l'onglet « Choisir dans la bibliothèque » pour récupérer les fichiers/images déjà disponibles dans votre espace de travail.
2. Ouvrez la section Liens → sélectionnez « Insérer un lien interne » pour joindre le site web de votre espace de travail, votre page de destination ou votre article.

✅ Résultat attendu : Les fichiers de la bibliothèque et les liens internes sont joints à la tâche sans avoir à les télécharger à nouveau ni à coller manuellement les URL.

Étape 4 — Divisez en sous-tâches et observez la progression s'accumuler automatiquement.

1. Ouvrez la tâche nouvellement créée et ajoutez des sous-tâches — jusqu'à deux niveaux peuvent être créés ; chaque sous-tâche a sa propre personne responsable, sa propre date limite et son propre statut.
2. Accomplissez les sous-tâches progressivement.

✅ Résultat attendu : La barre de progression de la tâche parente se remplira automatiquement en fonction du nombre de tâches enfants terminées — vous n'avez pas besoin de saisir manuellement le pourcentage.

Étape 5 — Associez la tâche à la transaction, au produit, à la commande ou à la facture

1. Dans votre espace de travail, ouvrez la section des objets associés .
2. Joignez le document correspondant à la transaction/au produit/à la commande/à la facture.

✅ Résultat attendu : La tâche affichera les objets liés ; à partir de cette transaction/commande, vous verrez également les tâches associées.

Étape 6 — Commentez et mentionnez (@mentionnez) vos coéquipiers

1. Ouvrez l'onglet « Commentaires sur l'offre d'emploi » et saisissez votre commentaire.
2. Tapez @ puis sélectionnez le nom d'un coéquipier à mentionner ; publiez un commentaire.

✅ Résultat attendu : Le nom mentionné s'affiche en bleu ; la personne mentionnée reçoit une notification dans l'application (et par e-mail si l'automatisation des rappels par e-mail est activée — voir l'étape 10).

Étape 7 — Terminer la tâche

1. Marquer la tâche comme terminée.

✅ Résultats attendus : L'état et le temps d'achèvement sont enregistrés par le système (et non en fonction des horloges personnelles), garantissant des données cohérentes pour la comparaison et la production de rapports.

Étape 8 — Consultez l'onglet Analyse : volume par individu

1. Dans le menu Tâches , ouvrez l'onglet Analyse .
2. Consultez les fiches et graphiques de synthèse ; cliquez sur un membre pour voir en détail ce que fait cette personne.

✅ Résultats attendus : L'onglet Analytics affiche le nombre total de tâches / les tâches en cours / les tâches terminées / les tâches en retard / le taux d'achèvement + la tendance, ainsi qu'un graphique de volume par individu .

Étape 9 — Surveiller l’évolution de l’activité 360

1. Ouvrez l'onglet Activité 360 de la tâche.

✅ Résultat attendu : Une chronologie facile à lire montrant tout ce qui s'est passé autour de la tâche (créée, mise à jour, terminée, liée, commentée) — qui a fait quoi et quand.

Étape 10 — Activer l'automatisation des tâches

1. Dans le menu Tâches , ouvrez l'onglet Automatisation (ou accédez au référentiel d'automatisation , cluster Tâches).
2. Activez les scénarios appropriés : notifications lors de l’attribution d’une nouvelle tâche , lors du changement de statut de la tâche , lors de la finalisation d’une tâche et e-mails lors de la mention dans les commentaires .

✅ Résultat attendu : Les notifications pertinentes sont envoyées automatiquement ; lorsque les e-mails mentionnant le nom sont activés, la personne mentionnée reçoit des e-mails supplémentaires en plus des notifications de l'application.

Tableau de consultation rapide des résultats attendus

Ouvrez la liste des tâches — Les tâches sont codées par couleur selon leur statut/échéance ; l’onglet « Aujourd’hui » regroupe les tâches qui doivent être traitées.

Créer une tâche + liste de contrôle + approbateurs — Tâche avec liste de contrôle, plusieurs approbateurs, heure de début, personnes impliquées

Joindre depuis la bibliothèque / Liens internes — Joindre des fichiers et des liens internes sans télécharger/coller d'URL.

Ajouter des sous-tâches — La progression des tâches principales s'accumule automatiquement.

Associer les objets liés — Transactions/Produits/Commandes/Factures liés dans les deux sens

Commentaire + @mention — Nom surligné en bleu ; la personne à qui l’on rappelle reçoit des notifications (et un e-mail si cette option est activée).

Tâche terminée — Heure d'exécution enregistrée par le système

Ouvrez l'onglet Analyse — Volume par individu + tendance terminée

Ouvrir Activity 360 — Chronologie de l'avancement des tâches

Activer l'automatisation — Notifications d'attribution, de changement de statut et d'achèvement des tâches + rappels par e-mail

Note

• Les sous-tâches supportent un maximum de deux niveaux , ce qui est suffisant pour les décomposer sans les compliquer.
• La progression de la tâche principale est automatiquement cumulée à partir des tâches enfants ; ajustez l’état des tâches enfants, ne modifiez pas manuellement le pourcentage de la tâche principale.
• L'évaluateur peut être plusieurs personnes ; la personne qui rédige le rapport reste la même.
• L'option « Envoyer un e-mail lorsque vous êtes mentionné » peut être activée ou désactivée pour l'ensemble de l'espace de travail ; les notifications intégrées à l'application sont toujours envoyées à la personne mentionnée (@mentionnée).
• Les pièces jointes de la bibliothèque permettent de récupérer des fichiers dans l'ensemble de l'espace de travail ; les liens internes ne suggèrent que des sites Web/pages de destination/articles publiés.
• L'automatisation peut toujours créer/vous attribuer des tâches comme auparavant (par exemple, lorsqu'une transaction passe à une nouvelle phase).