Anda memiliki 2-3 toko/gudang di lokasi berbeda. Setiap gudang memiliki staf dan barangnya sendiri. Dan Anda mengelola semuanya menggunakan Excel dan Zalo - staf gudang melaporkan inventaris melalui pesan teks, dan Anda memperbaruinya dalam file Excel. Ketika pelanggan bertanya "Apakah barang tersebut tersedia?" - Anda harus mengirim pesan teks kepada staf gudang → menunggu balasan → lalu membalas pelanggan.
Masalah Pengelolaan Gudang di Banyak Cabang
| Masalah | Konsekuensi |
|---|---|
| Satu file Excel per gudang | Jumlah persediaan total tidak diketahui. |
| Pembaruan non-realtime | Barang tersebut habis stok, tetapi file masih menunjukkan "tersedia". |
| Data yang dimasukkan salah. | Penghitungan inventaris di akhir bulan menunjukkan adanya perbedaan. |
| Harga pokok penjualan tidak diketahui. | Mengimpor barang dalam beberapa gelombang dengan harga berbeda → membuat sulit untuk mengetahui keuntungan sebenarnya. |
| Transfer gudang kertas | Barang hilang selama proses transfer antar gudang. |
| Tidak dapat menerbitkan faktur elektronik tepat waktu. | Pelanggaran terhadap Dekret 123 |
GTG CRM — Manajemen Inventaris dan Faktur dalam Satu Sistem
Berbeda dengan perangkat lunak manajemen inventaris sederhana, GTG CRM menghubungkan gudang dengan faktur dan pesanan elektronik — sangat cocok untuk usaha kecil yang perlu mematuhi Keputusan 123.
1. Kelola Beberapa Gudang dari Satu Dasbor
Buat dan kelola beberapa gudang:
| Gudang | Lokasi | Staf yang bertanggung jawab |
|---|---|---|
| Gudang utama | Jalan Nguyen Trai 123, Distrik 1 | Tuan Minh |
| Gudang Cabang 1 | Jalan Le Loi 456, Distrik 3 | Ibu Hoa |
| Gudang Cabang 2 | 789 CMT8, Binh Duong | Tuan |
Semua informasi ditampilkan dalam satu dasbor:
- Inventaris berdasarkan gudang
- Total inventaris
- Persediaan yang lambat terjual
- Barang tersebut hampir habis terjual.
2. Pelacakan Transfer Gudang
Saat Anda perlu memindahkan barang dari gudang A ke gudang B:
```
Buat slip transfer gudang.
Gudang A: Kirim 100 unit produk X
→ Transportasi
→ Gudang B: Menerima 100 unit produk X
→ Konfirmasi penerimaan barang
```
- Pelacakan lengkap: siapa yang membuatnya, kapan, dan berapa biayanya.
- Jika terjadi kekurangan, sistem akan mencatat selisihnya.
- Jangan pernah "kehilangan barang di tengah jalan" tanpa menyadarinya.
3. Koneksi Gudang → Faktur Elektronik
Inilah yang membedakannya dari perangkat lunak manajemen inventaris pada umumnya:
```
Pelanggan berbelanja di toko
↓
Buat pesanan → Pilih pengiriman dari gudang cabang 1
↓
Persediaan di cabang 1 otomatis berkurang.
↓ (secara bersamaan)
Faktur elektronik yang dihasilkan secara otomatis
↓
Tanda tangan digital → Kirim ke otoritas pajak → Email ke pelanggan
```
1 operasi = penarikan persediaan + pembuatan faktur elektronik + pengakuan pendapatan.
4. Penerimaan Inventaris + Perhitungan Biaya
Saat menerima barang dari pemasok:
```
Buat tanda terima gudang:
- Pemasok: ABC Corp
- Produk: 200 buah × 50.000 VND
- Gudang penerimaan: Gudang utama
↓
Peningkatan persediaan + Pembaruan biaya barang terjual FIFO
↓ (opsional)
Buat faktur pembelian (masukkan faktur elektronik)
```
5. Laporan untuk Usaha Rumah Tangga
Laporan sederhana dan mudah dipahami - tidak perlu akuntan:
| Laporan | Isi |
|---|---|
| Persediaan saat ini | Jumlah dan nilai persediaan di setiap gudang |
| Impor - Ekspor | Ringkasan impor/ekspor per hari/bulan |
| Keuntungan/Kerugian Produk | Harga jual - Harga beli = Keuntungan, untuk setiap produk |
| Persediaan jangka panjang | Produk yang belum terjual selama > 30/60/90 hari |
| Pendapatan | Total pendapatan berdasarkan gudang, berdasarkan cabang |
Perbandingan: Excel vs GTG CRM
| Kriteria | Unggul | GTG CRM |
|---|---|---|
| Gudang multi-unit | Banyak file, sulit digabungkan. | 1 dasbor untuk segalanya |
| Waktu nyata | Pembaruan manual | Secara otomatis saat terjadi transaksi. |
| Transfer Gudang | Catatan kertas/Zalo | Slip transfer gudang elektronik |
| Harga Pokok Penjualan FIFO | Hitung sendiri (mudah salah) | Akurasi otomatis |
| Kontrak elektronik | Perangkat lunak terpisah diperlukan. | Terpasang |
| Peringatan stok habis | Tidak | Otomatis |
| Kesalahan | 10-20% | < 1% |
| Pengeluaran | 0 VND (tapi memakan waktu) | Mulai dari 199 ribu/bulan (hemat waktu) |
Produk ini cocok untuk siapa?
| Jenis | Misalnya |
|---|---|
| HKD adalah bisnis ritel dengan banyak toko. | Jaringan toko kelontong, toko pakaian dengan 2-3 cabang |
| Distributor | Gudang utama + gudang distributor |
| Produksi skala kecil | Gudang bahan baku + gudang barang jadi |
| Penjual E-commerce | Gudang FBM + gudang dropship |
| Rantai makanan dan minuman | Gudang bahan baku untuk setiap cabang |
Daftar harga
| Kemasan | Harga | Kredit | Nomor gudang |
|---|---|---|---|
| Gratis | 0 VND | 36.888 (1 kali) | 1 gudang |
| Dasar | 199.000 VND/bulan | 80.000 | Gudang multi-unit |
| Awal | 449.000 VND/bulan | 192.600 | Gudang multi-unit |
| Pertumbuhan | 639.000 VND/bulan | 275.000 | Gudang multi-unit |
| Profesional | 1.029.000 VND/bulan | 448.000 | Gudang multi-unit |
Menyimpulkan
Ketika suatu bisnis memiliki banyak gudang atau cabang, mengelola inventaris menggunakan Excel dapat dengan mudah menyebabkan ketidaksesuaian, membuang waktu untuk pengecekan, dan menyulitkan pengendalian laba sebenarnya. Sistem manajemen inventaris terpusat membantu memperbarui inventaris secara real-time, melacak barang masuk, keluar, dan yang ditransfer dengan jelas, serta terhubung langsung dengan pesanan dan faktur. Dengan GTG CRM, bisnis dapat mengelola semua inventaris, pendapatan, dan faktur mereka dalam satu platform, sehingga menghasilkan operasional yang lebih akurat dan profesional.
Mulai Sekarang
- Daftar GTG CRM → 36.888 kredit gratis
- Buat gudang (gudang utama + cabang)
- Impor produk dari Excel
- Mulailah mengelola gudang Anda secara profesional.
