Þegar lítið enskukennslustofa starfar eins og stórt fyrirtæki: Ferðalag Lan Anh

Í Đà Nẵng, meðal tugþúsunda enskukennslustofa sem spretta upp á hverju ári, EduLink – kennslustofa hjá Lan Anh (31 árs) – var áður aðeins lítið nafn á samkeppnismarkaði. Kennslustofur hennar voru alltaf elskaðar af nemendum vegna þess að kennsluaðferðin var vinaleg, en á bak við líflegar kennslustundir var fjöldi vandamála í stjórnun og þjónustu við nemendur.

Á hverjum degi þurfti starfsfólk hennar að athuga skilaboð frá Facebook, Zalo, Gmail, stundum SMS – allt staðsett á mismunandi stöðum. Foreldrar spurðu um kennslustundir en starfsfólk hafði ekki tíma til að svara, þeir sem spurðu um námskeiðsgjöld þurftu að bíða til næsta dags. Excel varð „hjarta“ kennslustofunnar, en það gat ekki endurspeglað allt ferli nemanda – frá skráningu, prufunámi, til greiðslu námskeiðsgjalda. „Ég vissi að ég tapaði tækifærum á hverjum degi, ekki vegna þess að nemendum vantaði, heldur vegna þess að kerfi vantaði,“ sagði Lan Anh.

Frá handvirkri stjórnun til eins kerfis

Hluti af því sem breyttist var þegar EduLink ákvað að skipta yfir í GTG CRM með gervigreindar samþættingu. Þetta er ekki bara hugbúnaður til að geyma gögn, þetta kerfi hjálpaði Lan Anh að endurskipuleggja alla starfsemi kennslustofunnar – frá markaðssetningu, þjónustu við nemendur, til samskipta við foreldra.

Fyrsta breytingin sem hún tók eftir var breyting á samskiptum starfsfólks. Öll skilaboð frá Facebook, Zalo, Gmail og Live Chat á vefsíðunni komu á einn stað. Þegar foreldri sendi skilaboð: „Náði [barns nafn] ekki í dag, getur það tekið upp í staðinn?“, opnar kerfið sjálfkrafa nemendaskrá, sýnir kennslustund, kennara og námsframvindu. Gervigreind býður upp á hentugt svar – bara ýta á senda. Þökk sé þessu minnkaði svarhraði starfsfólks úr tugum mínútna í aðeins nokkrar sekúndur.

„Foreldrar eru mjög hrifnir af því að líða eins og þeim sé strax sinnt,“ sagði Lan Anh. „Áður þurftu þeir að bíða, nú hjálpar GTG CRM okkur að vera eins og alvöru fagleg kennslustofa.“

Sjálfvirk þjónusta, ræktun trausts

Með sífellt vaxandi fjölda nemenda, varð það byrði að senda tölvupóst með áminningu um námskeiðsgjöld, tilkynningu um próf eða til hamingju með afmæli hvers nemanda. En þegar Automation Workflow var innleitt, breyttist allt.

Hún þarf aðeins að setja upp handrit: þegar nemandi skráir sig á nýtt námskeið sendir kerfið sjálfkrafa staðfestingarpóst; þremur dögum fyrir lok námskeiðsgreiðslu er send áminning; á afmælisdegi nemanda er gefinn afsláttarmiði. „Þessi skilaboð eru ekki mikil vinna, en áhrifin eru mikil – foreldrar líða eins og þeim sé sinnt og við þurfum ekki að gera það handvirkt lengur.“

Þegar markaðssetning verður klár

Áður keyrði EduLink auglýsingar á Facebook og Google en það var næstum eins og að „sækja í myrkri“. Lan Anh skrifaði auglýsingatexta af tilfinningum, valdi leitarorð án þess að vita raunverulega hversu árangursríkt það var.

Frá því að nota Campaigns AI í GTG CRM, hefur allt orðið skýrara og hraðara.

Gervigreind hjálpar henni að búa til auglýsingatexta og SEO-undirbúna lýsingar, leggur til leitarorð sem passa við menntageirann og foreldrahópinn sem hefur áhuga á námskeiðinu. Hún þarf aðeins að velja viðeigandi texta og ræsa herferðina á nokkrum mínútum.

Þökk sé innbyggðu skýrsluborði í GTG CRM getur hún fylgst með allri árangri auglýsinga – frá birtingum, CTR, CPC til kostnaðar við viðskipti – allt í einu viðmóti, í stað þess að opna hverja vettvang fyrir sig.

„Áður þurfti ég að skrá mig inn á hverja auglýsingareikning til að sjá niðurstöður,“ sagði hún, „nú opna ég bara GTG CRM og sé allt. Allt er gagnsætt, auðskilið og hjálpar mér að taka hraðari ákvarðanir.“

AI Assistant – sýndar félagi í kennslustofunni

Á hverjum morgni, í stað þess að halda fund til að safna tölfræði, spyr Lan Anh bara AI Assistant: „Hversu margir nýir nemendur eru í þessari viku?“ eða „Hvernig gekk Facebook herferðin síðustu viku?“. Svarið er ekki bara tala, heldur einnig með grafi og tillögum að aðgerðum. „Gervigreind skilar ekki bara skýrslum, heldur hugsar líka fyrir mig – það hjálpar mér að taka hraðar og öruggari ákvarðanir,“ sagði hún.

Niðurstöður eftir 3 mánuði

Þremur mánuðum eftir að hafa starfað með GTG CRM, var EduLink næstum algjörlega breytt. Skilahlutfall skilaboða þrefaldaðist, foreldrar komu aftur til að skrá sig á ný námskeið oftar og rekstarstarfsfólk sparaði næstum 20 klukkustundir á viku. Mikilvægast er, fjöldi nýrra nemenda jókst um 45% og auglýsingakostnaður minnkaði verulega.

„Ég hélt áður að ég þyrfti fleira starfsfólk,“ sagði Lan Anh hlæjandi, „en það kom í ljós að ég þarf bara klárara kerfi.“

Lærdómar frá EduLink

Saga EduLink er skýr sönnun þess að gervigreind skiptir ekki út mönnum, heldur eykur getu þeirra. Þegar gögn, samskipti og rekstrarferli eru sameinuð, getur lítil kennslustofa starfað eins og stórt fyrirtæki – hratt, nákvæmt og gaumgæfilegt.

GTG CRM hjálpar ekki aðeins Lan Anh að stjórna nemendum betur, heldur hjálpar það henni líka að eyða tíma í það mikilvægasta: að byggja upp betri námsupplifun fyrir nemendur.