GreenHouse Interior: Þegar heimildum er úthlutað rétt, starfar fyrirtækið skilvirkara og öruggara

Anh Nguyễn Hoàng Long (38 ára) – stofnandi GreenHouse Interior, lítið hönnunar- og innréttingafyrirtæki í Ho Chi Minh City – trúði áður að „að gefa fólki leyfi til að gera hvað sem það vill myndi flýta fyrir“. En eftir þriggja ára rekstur áttaði hann sig á því að það var einmitt það sem hægði á fyrirtækinu sínu.

Sérhver starfsmaður hafði fullan aðgang að öllum viðskiptavinagögnum, verkefnum og tilvitnunum. Eitt rangt högg gæti eytt samningsupplýsingum. Einu sinni eyddi markaðsstarfsmaður fyrir slys aðgangssíðu fyrir verkefni sem var virði hundruða milljóna, sem leiddi til þess að auglýsingaherferð þurfti að stöðva í miðri leið. „Þegar liðið stækkaði áttaði ég mig á því að ég gat ekki treyst á trú – ég þurfti kerfi til að hafa stjórn,“ sagði Long.

Þegar aðgangsstýring verður spurning um lífsafkomu

Hjá GreenHouse eru þrjú teymi oft að vinna saman að innréttingarverkefnum: markaðssetning til að finna viðskiptavini, sala til að ráðleggja og gefa tilboð, og tæknimenn til að sjá um framkvæmd. En þar sem allir unnu í sama skránni, vissi enginn hver breytti eða eyddi. „Einn breytti verði á efni, án þess að aðrir vissu af því, og tilboð til viðskiptavina voru röng. Hver mistök kostuðu orðspor,“ sagði hann.

Ekki nóg með það, vegna þess að enginn aðgangsstig var til, gátu nýir starfsmenn fengið aðgang að gömlum viðskiptavinagögnum, afritað lista og tekið þá með sér. GreenHouse byrjaði að missa innra traustið – og þá leitaði Long til GTG CRM.

Lausn: Aðgangsstigastjórnun – skýr réttindi, skýr ábyrgð

Strax eftir innleiðingu GTG CRM hjálpaði Long að endurskipuleggja alla skiptingu réttinda innan fyrirtækisins.

Hann valdi þrjá sjálfgefna réttindaflokka:

• Administrator fyrir hann og deildarstjóra, með fullan aðgang að kerfinu.
• Marketing Manager fyrir markaðssvið, sem hefur aðgang til að búa til og breyta herferðum, aðgangssíðum og færslum.
• Sales Staff fyrir söluteymi, sem geta aðeins séð og uppfært tengiliði, en geta ekki breytt markaðsgögnum.

Síðan notaði Long Custom Roles til að aðlaga nánar fyrir hvern einstakling. Til dæmis hefur hönnunarteymisstjóri aðeins leyfi til að skoða upplýsingar um viðskiptavini sem tilheyra verkefnum hans; þjónustufulltrúi hefur aðeins leyfi til að senda tölvupóst og svara skilaboðum, og getur ekki séð tilboð.

„Upphaflega óttaðist ég að of ströng skipting réttinda myndi hægja á vinnunni,“ sagði hann. „En raunin var alveg öfug. Þegar allir gera bara sinn hluta, eykst vinnuhraði, ábyrgð er skýr og engar deilur eru lengur.“

Lokað ferli – örugg gögn

Þökk sé Access Level Control, eru viðskiptavinagögn og verkefnaskjöl hjá GreenHouse stranglega stjórnuð. Hver aðgerð er skráð: hver breytti, hvenær, og hvað var breytt.

Villur eins og „eytt fyrir slys“, „yfirskrifað“ eða „uppfært rangt“ eru nánast horfnar.

Markaðsdeildin þarf nú aðeins að einbeita sér að sköpun og eftirliti á auglýsingaárangri, á meðan sölufólk sér aðeins um þjónustu og samningsgerð. Mánðarlegar skýrslur eru líka nákvæmari, þar sem gögn skarast ekki lengur.

Þegar lítið fyrirtæki starfar eins og stórfyrirtæki

Áður fyrr taldi Long að skipting á verkefnum væri aðeins nauðsynleg fyrir stór fyrirtæki. En eftir að hafa starfað í nokkra mánuði með GTG CRM, áttaði hann sig á því að þetta er grunnurinn fyrir lítil fyrirtæki til að vaxa sjálfbærlega.

„Við erum aðeins 15 manns, en þökk sé GTG CRM ganga hlutirnir fyrirferðarlaust eins og með 50 manna teymi. Enginn vinnur á svæði annars, og ég þarf ekki lengur að hafa áhyggjur af glötuðum gögnum,“ sagði hann.

Að auki við Access Level Control, nýtti Long sér CRM Module til að stjórna tengiliðum, Invoices til að fylgjast með greiðslum verkefna, og Automations til að senda þakkar tölvupóst til viðskiptavina eftir afhendingu. En hann lagði áherslu á: „Ef það væri engin skipting á verkefnum, myndu allir hinir hlutirnir líka auðveldlega hrynja.“

Niðurstöður eftir 4 mánuði

Aðeins fjórum mánuðum eftir að hafa tekið nýja kerfið í notkun:

• Fjöldi villna í innri gögnum hefur dregist saman um næstum 90%.
• Verkefnavinnsla hefur aukist um 40% vegna þess að ekki er lengur skörun á heimildum.
• Nýir starfsmenn hafa aðlagast hraðar þökk sé skýrum hlutverkum og ábyrgð.
• Fyrirtækið starfar gagnsætt, viðskiptavinagögnum er verndað að fullu.

Niðurstaða

Access Level Control frá GTG CRM er ekki aðeins eiginleiki, heldur „beinagrindin“ sem hjálpar GreenHouse Interior að starfa skilvirkara, öruggara og faglegra.

Með réttri skiptingu á verkefnum þarf Long ekki lengur að hafa áhyggjur af „hver gerir hvað“, heldur getur hann einbeitt sér að því mikilvægasta: að þróa þjónustu og viðskiptavinaupplifun.

„Áður stjórnaði ég fólki. Nú hjálpar kerfið mér að stjórna með reglum – og allir eru þægilegri með það.“

— Nguyễn Hoàng Long, framkvæmdastjóri GreenHouse Interior