Handbók um AI Biz Assistant

1. Aðgangur að AI Biz Assistant

Skref 1: Innskráning á GTG CRM

Skráðu þig inn á GTG CRM reikninginn þinn.

Skref 2: Finna AI Assistant

Neðst til hægri á skjánum, smelltu á bláa táknið.

2. Aðalviðmót

Samræðulisti

Þegar þú opnar AI Assistant sérðu lista yfir fyrri samræður.

Ný samræða

Smelltu á hnappinn "Ný samræða" til að byrja að spyrja AI.

AI Assistant Viðmót

Þetta er aðalviðmótið til samskipta við AI:

• Inntakssvæði fyrir spurningar: Hér slærðu inn spurningar þínar
• Tillögur að spurningum: GTG CRM býður upp á nokkrar algengar spurningar
• Söguleg spjall: Fyrri spurningar og svör
• Viðhengi: Þegar AI býr til Excel, PowerPoint eða Word skrár, birtist niðurhalshnappur beint í spjallglugganum

3. Hvernig á að spyrja spurninga

Grunnreglur

• Notaðu eðlilegt tungumál eins og þú værir að tala
• Því sérstakari sem spurningin er, því nákvæmari verður svarið
• Þú getur spurt í framhaldi af fyrra svari
• Þegar þú vilt búa til skrá, tilgreindu skráargerðina sem þú vilt (Excel, PowerPoint, Word)

Dæmi um spurningar

Ekki æskilegt: - "Sýna mér gögnin" - "Skýrsla" - "Búa til samning"

Æskilegt: - "Hve margir leiðtogi voru í maí?" - "Búa til Excel skjal með tekjum í maí eftir vörum" - "Búa til atvinnusamning fyrir starfsmanninn Nguyễn Văn A" - "Finna tilboðsskránna ABC í Google Drive mínum"

4. Greining á viðskiptagögnum

Þetta er kjarnaeiginleikahópurinn - AI sækir raunveruleg gögn frá GTG CRM og svarar samstundis.

Spurningar um leiðtoga og viðskiptavini

Dæmi um spurningar:

Hve margir leiðtogi eru í þessum mánuði?

AI mun svara með nákvæmu fjölda leiðtoga.

Frekari upplýsingar:

Listi yfir leiðtoga

AI mun birta lista yfir leiðtoga með upplýsingum: Nafn, Sögunardagsetning, og tengdar upplýsingar.

Spurningar um auglýsingaherferðir

Dæmi um spurningar:

Hvaða auglýsingaherferðir skila flestum leiðtogum?

AI mun sækja gögn úr Auglýsingahlutanum (Facebook Ads, Google Ads) til að svara.

Spurningar um efni og samfélagsmiðla

Dæmi um spurningar:

Hvers konar efni hefur mest samskipti og skilar mestum árangri á samfélagsmiðlum?

AI mun greina færslur á samfélagsmiðlum og veita innsýn í mest árangursríka tegund efnis.

Spurningar um vörur

Dæmi um spurningar:

Hvaða vara er mest selda?

AI mun birta mest seldu vöruna miðað við gögn úr Vörustjórnunarhlutanum.

Biðja AI um að taka ákvörðun

Dæmi um spurningar:

Á hvaða sviði ætti ég að einbeita mér?

AI mun greina gögn og gefa tilmæli um mest árangursríka markaðsrás.

Biðja AI um að spá fyrir um áhættu

Dæmi um spurningar:

Ef hlutirnir halda áfram eins og þeir eru núna, hver verður áhættan?

AI mun greina þróun og gefa viðvörun um hugsanlega áhættu.

Biðja AI um tillögur að lykilorðum

Dæmi um spurningar:

Gefðu mér tillögur að lykilorðum fyrir Google auglýsingar fyrir mína vöruflokk

AI mun gefa tillögur að viðeigandi lykilorðum miðað við vörur þínar og vöruflokk.

Skoða töflur í svörum

Fyrir gagnagreiningar mun AI sjálfkrafa búa til sýnilegar töflur beint í spjallglugganum - þú þarft ekki að opna Excel eða önnur tól.

Dæmi um spurningar:

Greindu virkni topp 10 viðskiptavina síðustu 30 daga, teiknaðu töflu

Berðu saman tekjur eftir sölurásum, sýna sem stangarita

Teiknaðu töflu yfir dreifingu leiðtoga eftir uppruna í þessum mánuði

AI styður 3 tegundir af töflum í svörum: - Sirkilrit (Pie) - dreifing, hlutföll - Stangarit (Bar) - samanburður á röðun - Línurit (Line) - þróun yfir tíma

Ráð: Bættu við orðunum "teiknaðu töflu" eða "sýna sem töflu" við hvaða gagnagreiningarspurningu sem er til að fá sýnilegri niðurstöður.

5. Sjálfvirk skráning á Excel (XLSX)

AI Biz Assistant getur búið til Excel skrár (.xlsx) beint úr gögnum í GTG CRM. Þú þarft bara að lýsa innihaldinu sem þú þarft - AI sækir raunveruleg gögn, skipuleggur þau í töflu og býr til skrá til niðurhals samstundis.

Hvernig á að biðja um að búa til Excel

Dæmi um spurningar: Búa til Excel skjal með samantekt á tekjum í maí eftir vörum

Flytja út lista yfir 50 mestu mögulegu viðskiptavinina í Excel skjal

Búa til skýrslu um kostnað við Facebook auglýsingar síðasta mánaðar

Flytja út núverandi birgðastöðu vöru í Excel

Hvað AI getur flutt út í Excel

Tegund skýrslu	Dæmi um spurningu
Tekjur	"Búa til Excel með tekjum eftir dögum í maí"
Viðskiptavinir	"Flytja út lista yfir nýja viðskiptavini þennan mánuð í Excel"
Vörur	"Búa til birgðatöflu eftir vöru"
Pantanir	"Flytja út óafgreiddar pantanir í Excel skjal"
Auglýsingar	"Búa til skýrslu um kostnað og viðskipti fyrir Facebook herferðir"
Leiðtogi	"Flytja út alla leiðtoga frá maí með stöðu í Excel"

Hvernig á að hlaða niður skrá eftir að AI hefur búið hana til

Eftir að AI svarar birtist hnappurinn "Niðurhal (.xlsx)" beint í spjallglugganum. Smelltu til að hlaða skránni niður á tölvuna þína og opna hana í Microsoft Excel eða Google Sheets.

6. Sjálfvirk skráning á PowerPoint (PPTX)

AI Biz Assistant getur búið til faglegar PowerPoint kynningaskrár (.pptx) - hentugt fyrir fundi stjórnar, reglulegar skýrslur eða kynningar fyrir samstarfsaðila.

Hvernig á að biðja um að búa til PowerPoint

Dæmi um spurningar:

Búa til kynningu sem samantekt á niðurstöðum viðskipta í maí, með 5 helstu glærum Búa til kynningu sem skýrir frá árangri auglýsingaherferðar Q2

Búa til samantektar PowerPoint fyrir mánuðinn til að kynna fyrir söluteyminu

Búa til glærur sem skýra frá birgðastöðu og gefa tillögur um innkaup fyrir næstu viku

Ráð við beiðni um að búa til PowerPoint

• Tilgreindu fjölda glæra ef þess er óskað: "með 6 glærum"
• Lýstu helstu innihaldi hverrar glæru: "glæra 1 yfirlit, glæra 2 tekjur, glæra 3 leiðtogi..."
• Láttu AI ákveða, það er líka í lagi: AI mun skipuleggja innihaldið á viðeigandi hátt ef þú lýsir bara tilgangi kynningarinnar

Hvernig á að hlaða niður skrá eftir að AI hefur búið hana til

Hnappurinn "Niðurhal (.pptx)" birtist beint í spjallinu eftir að AI lýkur. Skráin er samhæf við Microsoft PowerPoint og Google Slides.

7. Stíla á víetnömsk lögfræðiskjöl

AI Biz Assistant getur stílað á víetnömsk lögfræðiskjöl samkvæmt ríkisstöðlum: Times New Roman letur, 13pt, réttar hausaupplýsingar, staðlaðar jaðrar, opinbert lögfræðimál. Skráin er í .docx sniði, hægt að opna í Word og tilbúin til prentunar og undirritunar.

24 skjalamynstur, þar á meðal 10 flokkar

Flokkur	Stuðningsskjöl
Stofnun fyrirtækis	Lög félags með takmarkaðri ábyrgð, Stofnunarákvörðun, Umsókn um leyfisvottorð fjárfestingarskráningar
Mannauður & Vinna	Atvinnusamningar, Skipunarákvörðun, Brottrekstrarákvörðun
Umboð & Fulltrúi	Einstaklingsumboð, Félagsumboð
Fundir & Ályktanir	Fundargerð stjórnar félags, Fundargerð hluthafafundar
Viðskiptasamningar	Samstarfssamningur, Þjónustusamningur
Róf	Rófarákvörðun félags
Reglur & Siðareglur	Félagsreglur, Reglur um innri starfsemi

Notkun - AI spyr í skrefum

Nefndu bara tegund skjals sem þú þarft. AI mun spyrja um allar nauðsynlegar upplýsingar í samtalsformi, þú þarft ekki að vita allt fyrirfram.

Dæmi 1 - Lög félags:

Búa til lög félags fyrir takmarkað ábyrgðarfélag mitt

AI mun spyrja smám saman:

• Fullt nafn félagsins?
• Heimilisfang höfuðstöðva?
• Skráð hlutafé?
• Listi yfir félagsmenn og hlutdeild þeirra?
• Löglegur fulltrúi?
• Aðalstarfsemi?

Eftir að þú hefur gefið allar upplýsingar, býr AI til fullkomna .docx skrá í samræmi við ríkisstaðla.

Dæmi 2 - Atvinnusamningur:

Búa til atvinnusamning fyrir nýjan starfsmann minn

AI mun spyrja:

• Nafn starfsmanns? Fæðingardagur? Heimilisfang?
• Starfsheiti? Deild?
• Samningsgerð: tiltekinn tími eða ótiltekinn?
• Samningstími (ef til staðar)?
• Grunnlaun?
• Launaform: mánaðarlega/vikulega?
• Byrjunardagur?

Dæmi 3 - Umboð:

Búa til umboð fyrir útibússtjóra í Hanoi til að undirrita samning fyrir mína hönd

Búa til ákvörðun um skipun sölustjóra

Skrifa fundargerð stjórnar félags í júní um aukningu á hlutafé

Staðlar fyrir snið víetnamskra skjala

.docx skráin sem AI býr til tryggir:

Staðall	Nánari upplýsingar
Letur	Times New Roman, 13pt
Haus	LÝÐVELDIÐ VÍNAMLIE - SJÁLFSTÆÐI - FRELSI - HAMINGJA
Jaðrar	Uppi 2.5cm, Niðri 3cm, Vinstri 3cm, Hægri 2cm (staðlað fyrir stjórnsýsluskjöl)
Tákn & Númer	Samkvæmt stöðlum: Númer.../Nafn fyrirtækis/Deild
Undirskriftarstaða	Rétt staða, með titli og nafni undirskriftaraðila
Tungumál	Opinbert lögfræðimál, ekki hversdagsmál

Hvernig á að hlaða niður Word skrá

Eftir að AI lýkur, birtist hnappurinn "Niðurhal (.docx)" í spjallglugganum. Skráin er tilbúin til að opna, breyta (ef þörf krefur) og prenta undirrita.

Athugið: Skjöl sem AI býr til eru til viðmiðunar og til að spara tíma. Fyrir lögfræðileg skjöl með mikla áhættu eða sem lögð eru fram opinberum aðilum, er alltaf ráðlagt að láta lögfræðing fara yfir þau áður en þau eru undirrituð.

8. Tenging og vinna með Google Drive

AI Biz Assistant getur fengið aðgang að Google Drive þínum eftir að þú hefur tengt Google reikninginn þinn. Þaðan geturðu beðið AI um að finna, lesa og greina skjöl í Drive án þess að yfirgefa GTG CRM.

Skref 1: Tenging Google reiknings

1. Farðu í Stillingar í GTG CRM
2. Veldu Integrationer
3. Finndu Google Drive og smelltu á Tengja
4. Skráðu þig inn á Google reikninginn þinn og gefðu aðgang
5. Tenging tókst - AI getur nú fengið aðgang að Drive

Tengdu bara einu sinni. AI mun muna aðgangsheimildir fyrir síðari spjall.

Skref 2: Spyrja AI um skrár í Drive

Eftir tengingu geturðu beðið AI um að vinna með Drive beint með því að spyrja:

Leit að skrám:

Finna samninginn við viðskiptavininn Minh Hùng í Google Drive

Listi yfir allar skrár í möppunni "Q2 Skýrslur" á Drive mínum

Lesa og samantekt á skjölum:

Samantekt á innihaldi samnings ABC skráarinnar í Drive

Lestu skrána "Maí skýrsla.docx" á Drive og segðu mér helstu atriðin

Bera saman gögn úr Drive við GTG CRM:

Berðu saman tölur í tilboðs Excel skjali á Drive við raunverulegar tekjur á GTG CRM

Metadata myndbanda:

Gefðu mér upplýsingar um myndbandið "Ný vörukynning" í Drive

9. Lesa og skilja niðurstöður

Form svars

AI Biz Assistant svarar í ýmsum sniðum eftir tegund spurningar:

Snið	Hvenær á að nota
Einfaldar tölur	Spurðu "hversu margir...", "samtals..."
Listar	Spurðu "listi...", "sýna lista..."
Greining	Spurðu "af hverju...", "berðu saman..."
Tillögur	Spurðu "ætti...", "tillögur..."
Taflir (Nýtt)	Spurðu um greiningu + bættu við "teiknaðu töflu" eða "sem tafla"
Excel skrá (.xlsx) (Nýtt)	Spurðu "búa til Excel skrá...", "flytja út sem töflu..."
PowerPoint skrá (.pptx) (Nýtt)	Spurðu "búa til glærur...", "búa til kynningu..."
Word skrá (.docx) (Nýtt)	Spurðu "búa til atvinnusamning...", "búa til lög félags...", "skrifa fundargerð..."

Frekari upplýsingar

Ef svarið er ekki nógu upplýsandi, geturðu spurt frekar í sama samtali: - "Gefðu mér frekari upplýsingar um..." - "Listi nákvæmlega..." - "Útskýrðu frekar..." - "Breyta atriði X í Y" (fyrir skjöl/skrár)

10. Ráð um skilvirka notkun

Ætti að gera

1. Spyrðu nákvæmar spurningar - Frekar en "tekjur", spurðu "hverjar voru tekjur í maí eftir vörum?"

2. Notaðu tímamörk - "Síðustu 7 daga..." - "Þennan mánuð..." - "Q2 2026..."

3. Spurðu í framhaldi í sama spjalli - Eftir að hafa fengið svar, haltu áfram að spyrja dýpra án þess að þurfa að endurtaka samhengið

4. Biðja um samanburð - "Berðu saman tekjur þessa mánaðar við síðasta mánuð" - "Hvaða rás er árangursríkari: Facebook eða Google?"

5. Biðja AI um að búa til skrá þegar þú þarft að flytja út gögn - Frekar en að afrita lista úr spjalli, segðu: "Flytja þessa niðurstöðu út í Excel skjal"

6. Bættu við "teiknaðu töflu" við greiningarspurningar - "Greina dreifingu leiðtoga eftir uppruna, teikna sirkilrit"

7. Fyrir lögfræðiskjöl, byrjaðu bara - AI mun spyrja um það sem vantar - Sláðu bara inn "Búa til atvinnusamning", AI spyr um hverja upplýsinguna

8. Tengdu Google Drive áður en þú spyrð um skrár - Stillingar → Integrationer → Google Drive → Tengja

Ekki ætti að gera

1. Of almennar spurningar - "Sýna mér öll gögnin" - "Búa til skýrslu"

2. Spurðu um gögn sem eru ekki enn í kerfinu - AI getur aðeins svarað út frá gögnum sem hafa verið sett inn í GTG CRM (eða skrár í Google Drive ef tengt er)

3. Búast við að AI viti upplýsingar utan GTG CRM - AI hefur ekki almenn markaðsgögn nema þú hafir vistað þær upplýsingar í Drive

4. Biðja um flókið lögfræðiskjal og svara síðan ekki upplýsingum sem AI spyr um - AI þarf allar upplýsingar (nafn, dagsetning, fjárhæð, aðilar...) til að búa til rétt skjal. Svaraðu öllum spurningum AI

Samantekt

AI Biz Assistant hjálpar þér að:

• Sækja gögn með eðlilegu tungumáli

• Samantekning upplýsinga úr mörgum hlutum GTG CRM

• Fá innsýn, töflur og tillögur að aðgerðum

• Spara tíma við að skoða skýrslur

• Taka ákvarðanir byggðar á gögnum

• Sjálfvirk skráning á Excel úr raunverulegum gögnum

• Búa til PowerPoint glærur faglegar

• Stíla á 24 víetnömsk lögfræðiskjöl samkvæmt ríkisstöðlum

• Lesa og greina Google Drive skrár beint frá AI

Athugið: AI Biz Assistant er stöðugt að batna. Ef þú hefur spurningar sem AI getur ekki svarað, vinsamlegast gefðu endurgjöf svo GTG CRM teymið geti uppfært það.